Perché e per chi. Perché Lyra News? Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale

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1 Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale Perché e per chi. Il processo di interazione cliente azienda che porta alla predisposizione dell offerta di un mezzo di produzione è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile. cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra, è il software applicativo, sviluppato da Softeam, leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale, che si pone l obiettivo di raccogliere, gestire e consolidare tutte le informazioni relative ad attività, progetti e relazioni esistenti tra l'azienda e i propri Clienti. Perché Lyra News? Softeam propone questo breve notiziario per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti) sulle attività Softeam, e in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Il database di Lyra Microsoft Small Business Server 2003 Dorado, nuova release 2.0 Tips & Tricks (consigli per l'uso) Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Febbraio Pag. 1 di 7

2 Il database di Lyra Troppo spesso in Azienda, il portafoglio relativo alle offerte commerciali è gestito in maniera personale, senza che l Azienda abbia la possibilità di una valutazione quantitativa e qualitativa delle trattative in essere. Difficile, per non dire impossibile, aggregare dati, spesso disomogenei. Una corretta gestione dell Ufficio Commerciale presuppone al contrario una perfetta organizzazione e condivisione dei dati, tale per cui l informazione commerciale sia patrimonio aziendale, che si traduce nella presentazione di un immagine di Azienda organizzata ed efficiente. Il Cliente apprezzerà favorevolmente il fatto che tutte le azioni siano coerenti con un disegno omogeneo. Anche la definizione dell ordine e le attività di after-sale devono trovare riscontro in una base dati univoca e condivisibile. Proprio partendo da questo presupposto, Lyra si propone come applicazione multiutente. Questo significa che tutti i dati commerciali (anagrafiche clienti, tabelle, componenti, prodotti, listini, offerte ecc.) sono contenuti all interno di un database. Lyra, grazie alla sua architettura client/server, combina le funzioni tipiche dei PC stand alone (interfaccia grafica, connettività, potenza, facilità d uso) con i punti di forza propri dei mainframe (condivisione delle informazioni, ambiente multiutente, organizzazione dei dati, maggiore sicurezza del sistema). Lyra è certificato da Softeam per i database Microsoft SQL Server e Oracle. La sicurezza dei dati è garantita dalla gestione delle transazioni inserita in Lyra e dalle funzioni di sicurezza dei dati proprie dei database relazionali. I vantaggi dell'architettura si possono riassumere in: stato dell'arte della tecnologia; possibilità di utilizzare il database preferito, valutando quanto già disponibile in azienda, il minor costo, la semplicità di manutenzione...; scalabilità della soluzione: è possibile adeguare la potenza del server e il numero di client all'evoluzione aziendale e alla crescita degli utenti che utilizzano l applicativo; totale garanzia di sicurezza e coerenza della base dati; possibilità di integrazione con altre applicazioni aziendali; utilizzo della rete informatica aziendale esistente; info@softeam-tsa.it Febbraio Pag. 2 di 7

3 Microsoft Small Business Server 2003 Un'infrastruttura di rete può offrire alle imprese numerosi vantaggi. Ad esempio, la possibilità per i dipendenti di collaborare su documenti aumenta la produttività, la condivisione delle stampanti permette di ridurre gli investimenti in hardware e la connessione protetta tra le sedi remote favorisce la collaborazione a livello aziendale. Lyra, per la tipologia di problematiche aziendali che si propone di affrontare e risolvere, opera tipicamente in una rete caratterizzata da un architettura client/server, caratterizzate dalla presenza di un computer server e di un sistema operativo di rete. Un server consente di trasferire i processi di stampa, la condivisione dei file e la gestione della rete dai vari PC a un singolo sistema più potente, progettato per gestire in modo efficiente e protetto tutte queste attività da una posizione centralizzata. L'utilizzo di un server consente di aumentare la produttività, migliorare la collaborazione, ridurre tempi e costi, oltre a incrementare la sicurezza e le possibilità di espansione aziendale. Nelle realtà in cui l infrastruttura di rete sia assente o abbia comunque prestazioni insufficienti e necessiti quindi di una sostanziale ridefinizione, un ottima soluzione che coniuga massimi livelli tecnologici e contenimento dei costi di acquisto delle licenze, è quella rappresentata dai prodotti della famiglia Microsoft Windows Small Business Server 2003, che rappresenta la 4ª generazione della soluzione completa di Microsoft dedicata alle piccole e medie imprese. Un'infrastruttura di rete può offrire alle imprese numerosi vantaggi. Ad esempio, la possibilità per i dipendenti di collaborare su documenti aumenta la produttività, la condivisione delle stampanti permette di ridurre gli investimenti in hardware e la connessione protetta tra le sedi remote favorisce la collaborazione a livello aziendale. Lyra, per la tipologia di problematiche aziendali che si propone di affrontare e risolvere, opera tipicamente in una rete caratterizzata da un architettura client/server, caratterizzate dalla presenza di un computer server e di un sistema operativo di rete. Un server consente di trasferire i processi di stampa, la condivisione dei file e la gestione della rete dai vari PC a un singolo sistema più potente, progettato per gestire in modo efficiente e protetto tutte queste attività da una posizione centralizzata. L'utilizzo di un server consente di aumentare la produttività, migliorare la collaborazione, ridurre tempi e costi, oltre a incrementare la sicurezza e le possibilità di espansione aziendale. Nelle realtà in cui l infrastruttura di rete sia assente o abbia comunque prestazioni insufficienti e necessiti quindi di una sostanziale ridefinizione, un ottima soluzione che coniuga massimi livelli tecnologici e contenimento dei costi di acquisto delle licenze, è quella rappresentata dai prodotti della famiglia Microsoft Windows Small Business Server 2003, che rappresenta la 4ª generazione della soluzione completa di Microsoft dedicata alle piccole e medie imprese. Nella pagina seguente vengono illustrati i contenuti delle due diverse tipoligie di offerte. info@softeam-tsa.it Febbraio Pag. 3 di 7

4 Tecnologia Standard Edition Premium Edition Esigenze Microsoft Windows Server 2003 Disporre di una rete client-server e di un sistema operativo di rete sicuro e affidabile Condividere file, stampanti e applicazioni Sfruttare la potenza della tecnologia Active Directory : servizi di directory e degli strumenti di amministrazione, configurazione della rete aziendale Microsoft Windows SharePoint Services Avere a disposizione un ambiente di collaborazione e comunicazione a livello di gruppo di lavoro e/o di azienda Microsoft Exchange Server 2003/ Outlook 2003 Posta elettronica Calendario e contatti e via Web grazie a Microsoft Outlook Web Access Condivisione di calendari e appuntamenti Microsoft Shared Fax Service Ridurre il numero delle linee dedicate per i fax Inviare fax dalla postazione di ogni utente Possibilità di definire orari di invio dei fax Ricezione dei fax su SharePoint, o stampante Microsoft ISA Server 2000 Accesso sicuro e condiviso a Internet Servizi di routing e natting (Network Address Translation) uniti ai servizi di firewall Microsoft SQL Server 2000 Disporre di un database relazionale potente e sicuro per eseguire applicazioni aziendali, per conservare i dati dei clienti/fornitori e svolgere attività di analisi Microsoft Office FrontPage 2003 Sviluppare siti Web aziendali Creare soluzioni personalizzate di portali intranet in combinazione con Windows SharePoint Services (materiale parzialmente estratto dal sito di Microsoft Italia info@softeam-tsa.it Febbraio Pag. 4 di 7

5 Dorado, nuova release 2.0 A causa dei sempre più frequenti spostamenti per motivi di lavoro, le Aziende si trovano nella necessità di gestire, in modo formalmente e fiscalmente corretto, tutte le problematiche connesse alle trasferte dei propri dipendenti e collaboratori, con la conseguente necessità di elaborare in maniera efficiente le relative Note Spese e la Rendicontazione delle Attività. Dorado è un applicativo software Web-based, che risolve tali problematiche, consentendo la gestione automatizzata del flusso informativo specifico di Aziende che, per la propria tipologia di attività, si trovano a operare quotidianamente con collaboratori temporaneamente o abitualmente fuori Sede (consulenti, funzionari commerciali, tecnici, manutentori, installatori ). Dorado è sviluppato utilizzando i più moderni strumenti informatici: il fatto che si tratti di un applicazione Web ne consente l utilizzo semplicemente attraverso un browser, in modalità location indipendent. La tipologia di sviluppo assicura ricchezza di funzionalità e ampia possibilità di personalizzazioni per risolvere specifiche esigenze operative delle Aziende Clienti. Il modulo NS affronta le problematiche specifiche delle Note Spese: la fase di controllo, determinata in base alle normative fiscali e alle Policy aziendali, riguardo anticipi contanti, limiti di spesa, gestione carte di credito, comprende anche la corretta gestione dei vari flussi di approvazione. Il modulo RA si occupa delle Rendicontazione delle Attività, occupandosi di monitorare costantemente lo stato di avanzamento di singole commesse o progetti e di tenere sotto controllo i tempi e i costi di sviluppo e produzione per singolo collaboratore o gruppi di lavoro. La nuova major release 2.0, rilasciata ufficialmente dal 1 febbraio 2004, si presenta con una nuova e più funzionale interfaccia, adottando lo standard ormai comune a tutti gli applicativi Softeam Web-based. È prevista la possibilità di attivare la versione limitata alla Gestione delle Note Spese o quella completa, che integra anche la Rendicontazione delle Attività, permettendo di seguire lo stato di avanzamento di progetti anche condivisi in gruppi di lavoro, con imputazione delle ore a specifici centri di costo/clienti/commesse. I due moduli sono perfettamente integrabili, permettendo di consuntivare, attraverso un unico strumento software, le attività, le risorse ed i costi connessi per ogni singola commessa/progetto. Dorado è disponibile sia in licenza d uso che in modalità hosting su Web-Server Softeam. info@softeam-tsa.it Febbraio Pag. 5 di 7

6 Tips & Tricks... (consigli per l uso) Nel corso del mese di febbraio, viene rilasciata la nuova funzionalità di Ricerca Avanzata all interno di Lyra. La nuova form di selezione e ricerca permette un analisi ancora più dettagliata di tutte le informazioni archiviate nel database, andando a migliorare, rispetto alla versione precedente, tre distinte funzioni: possibilità di selezione per campi OR, in maniera da soddisfare almeno una condizione di ricerca; affinamento delle modalità di ricerca (sono ora disponibili nuove funzionalità di ricerca per stringa di caratteri, per diverso da e per campo vuoto ); possibilità di salvataggio dei criteri di ricerca, per un utilizzo successivo, della stessa modalità di selezione; Nell ottica di un prodotto sempre più rivolto alla gestione del rapporto commerciale, e non più limitata al processo di offertazione, la nuova modalità di analisi del portafoglio offerte, storico ed in essere, rappresenta uno strumento di CRM di notevole valenza. Naturalmente, grazie ai meccanismi di riservatezza previsti da Lyra, ogni utente dell applicativo ha comunque la possibilità di accedere esclusivamente ai dati di propria competenza, indipendentemente dai parametri inseriti nella form di richiesta. La nuova funzionalità assicura analisi dettagliate delle attività e delle performance, con possibilità di selezione per tipologia di prodotto, per area di vendita, per agente, per periodo È sempre possibile esportare i dati dei reports in altre applicazioni, tipicamente MS Excel, per ulteriori analisi e integrazioni con dati provenienti da altre fonti. info@softeam-tsa.it Febbraio Pag. 6 di 7

7 Newsletter precedenti... Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Ottobre Novembre Dicembre Gennaio Lyra: in che tipologia di aziende? Il Contratto di manutenzione 3 Office XP al prezzo di 2! Ultimi giorni. Tips & Tricks (consigli per l uso). Codici personalizzabili Lyra, un prodotto in continua crescita Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra): Ilapak Group Lugano Symantec Small Office Packs Tips & Tricks (consigli per l uso). Stati Offerta Le nostre scuse Lyra: non solo macchine e impianti.. Offerte ancora più belle, con Epson Tips & Tricks (consigli per l uso). Le analisi statistiche Lyra, un gestionale per l Ufficio Commerciale Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra): Sartec Assemini (CA) Symantec Small Office Packs Tips & Tricks (consigli per l uso). Invio documenti via La presente documentazione commerciale si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Febbraio Pag. 7 di 7