Guida all uso del software Gestione Agenzie Remax

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1 Guida all uso del software Gestione Agenzie Remax 1

2 INDICE Capitolo 0: Per iniziare Configurazione. 3 Struttura del software.. 4 Utilizzo del software 5 Capitolo 1: Tabelle di base Clienti 6 Consulenti 8 Voci di spesa Capitolo 2: Gestione attività Spese consulenti..14 Fatturazione a consulenti 19 Fatturazione a clienti 22 Capitolo 3: Stampe 26 Capitolo 4: Utilità Dati agenzia e importi fissi.27 Gestione copie

3 Configurazione Prima di iniziare a usare il software è necessario definire alcuni dati che saranno utilizzati nelle varie elaborazioni. Questi dati possono essere definiti e successivamente modificati nella sezione Dati agenzia e importi fissi della voce di menu Utilità (Pag. 26) 3

4 Struttura del software Il software ha una struttura compatta composta da una videata principale strutturata in modo da consentire di accedere alle informazioni o di avviare le varie elaborazioni in maniera diretta e avendo sempre sott occhio tutte le informazioni e i comandi. Il layout tipico è una finestra divisa in due porzioni: una parte sinistra con voci di menu e sottomenu articolate gerarchicamente in una struttura nodale (ad albero), e una sezione destra che consente la visualizzazione delle informazioni relative al menu selezionato a sinistra. Nella parte alta della finestra ci sono campi di ricerca per una veloce selezione delle informazioni che si desiderano filtrare e infine nella parte bassa compaiono tasti che consentono di effettuare operazioni quali nuovi inserimenti, modifica di informazioni già salvate o eliminazioni di voci che non interessano più e stampe. Filtri di ricerca Informazioni obsolete Informazioni relative al menù selezionato Uscita dall applicazione Voci di Menù Tasti operativi Stampa delle informazioni 4

5 Utilizzo del software Il software consente di inserire: Le anagrafiche dei clienti Le anagrafiche dei consulenti Le voci di spesa che saranno poi addebitate a ciascun consulente Le fatture ai clienti relative alle provvigioni per intermediazione Le spese effettivamente sostenute da ciascun consulente Sulla base di questi dati possono essere stampate le fatture ai clienti le fatture ai fornitori il riepilogo mensile spese/provvigioni relativo a ciascun consulente il rendiconto statistico mensile di agenzia il rendiconto finanziario mensile di agenzia All apertura il software potrebbe presentare un messaggio che chiede se addebitare in automatico ai collaboratori le spese che il programma trova da attribuire. Rispondendo si nella sezione Gestione Spese Collaboratori saranno poi visibili tutte le attribuzioni di spese effettuate dal programma stesso, rispondendo no si procede come dettagliatamente illustrato in questa guida 5

6 Menu Tabelle Sottomenu Anagrafiche Clienti Consente la gestione dei clienti dell agenzia con la possibilità di visualizzare e stampare l elenco dei clienti filtrandoli per tipologia (ad esempio solo venditori o solo gli acquirenti) o per nome/ragione sociale; inserire i dati di nuovi clienti; modificare i dati di clienti esistenti; rendere obsoleti clienti esistenti; emettere fattura ai clienti. La videata di riferimento è quella in figura e si possono distinguere i vari oggetti con le corrispondenti funzionalità. Menu Tasto Destro con possibilità emissione fattura Tasto funzione F6 per fatturare I tasti NUOVO MODIFICA ELIMINA in basso sono, come negli altri casi, quelli che consentono di aggiornare l elenco clienti ma le stesse operazioni possono essere effettuate anche cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga di un cliente: si attiva in questo modo un menu contestuale che contiene in più una comoda funzionalità ovvero l emissione di fattura al cliente selezionato. La fatturazione può avvenire anche con il tasto funzione F6 L elenco dei clienti, completo o filtrato, può essere stampato attraverso l apposito pulsante di stampa posto in basso. 6

7 La maschera di inserimento dei dati anagrafici di un cliente si presenta in questo modo Colonna visibilità fatturazione Il programma attribuisce un numero progressivo ad ogni nuovo cliente inserito permettendone in questo modo un identificazione univoca. Alcuni dati sono campi obbligatori (ad esempio il codice fiscale in caso di persona fisica), se non vengono compilati questo viene segnalato con un messaggio. Si può in questa fase definire il tipo di cliente e l eventuale applicabilità di ritenuta d acconto o l esenzione IVA. Nella parte bassa della finestra infine c è una sezione dedicata agli immobili trattati per il cliente con i relativi dati compresi quelli legati alla transazione. Gli immobili devono essere definiti attraverso questa maschera affinché compaiano in fattura. Nell ultima colonna ci sarà la lettera F se quell immobile è stato fatturato, diversamente sarà vuota come appare in figura. Il tasto OK consente il salvataggio delle informazioni inserite. Un cliente può essere dichiarato obsoleto con spunta sull apposita voce in questo caso non apparirà normalmente in elenco. 7

8 Menu Tabelle Sottomenu Anagrafiche Consulenti Consente di visualizzare l elenco dei consulenti dell agenzia che possono essere filtrati per nome/ragione sociale Menu Tasto Destro Tasti funzione Per aggiornare l elenco dei consulenti si possono usare i tasti NUOVO MODIFICA ELIMINA in basso oppure il menu contestuale del tasto destro che contiene altre due funzionalità: l emissione di fattura e l aggiunta di spese al consulente selezionato. Queste ultime due operazioni si possono effettuare anche, rispettivamente, con i tasti funzione F6 ed F7. L elenco dei clienti, completo o filtrato, può essere stampato su carta o come documento pdf attraverso l apposita icona di stampa posta in basso. 8

9 Questa è la maschera di inserimento dei dati di un consulente Oltre ai dati della persona c è una sezione dedicata alla figura del collaboratore in cui si specifica il piano RAAP, la data di inizio e il numero di ruolo. Se il consulente è anche broker si spunta l apposita voce e lo stesso per mettere il consulente non più in ruolo tra gli obsoleti o per segnare eventuali ritenute d acconto esenzioni d IVA. Nel caso di broker nell elenco dei consulenti comparirà il simbolo (B) accanto al nome. Importante è segnare l indirizzo e mail del consulente per poter poi inviare la fattura con un gestore di posta elettronica. 9

10 Menu Tabelle Sottomenu Voci di Spesa Contiene l elenco delle voci di spesa previste all interno di un agenzia in formato tabellare con i seguenti campi: - Descrizione della spesa - Costo - Tipo di costo (a Forfait, Unitario) - Periodicità di attribuzione spesa (Mensile, Trimestrale, Annuale ecc..) - Percentuali piani Raap per cui si applica la spesa E possibile aggiungere una nuova voce all elenco, modificarne o eliminarne una già esistente (trasformarla in obsoleta) cliccando sui tasti NUOVO MODIFICA ELIMINA nella parte bassa della finestra oppure attraverso il menu contestuale che si attiva con un clic del tasto destro 10

11 Menu Tasto Destro Nella finestra che si apre per il nuovo inserimento di una voce di spesa devono essere compilati i campi che la caratterizzano. Con il pulsante OK si salva il nuovo inserimento che verrà aggiunto all elenco. Se una voce di spesa non è più usata basta spuntare la voce obsoleto. Definire la periodicità è condizione necessaria affinchè l addebito avvenga in modo automatico. Il tipo di addebito può essere manuale cioè sempre gestito dall operatore, automatico cioè gestito dal programma o automatico su adesione cioè attribuito dal programma ai consulenti che ha segnato l operatore come aderenti (occorre mettere una spunta accanto al nome del consulente nella colonna adesione) 11

12 Per l adesione l elenco dei consulenti è limitato a coloro che hanno Piani RAAP compatibili con la voce spesa Man mano che si procede con gli inserimenti una voce di spesa può, per affinità di tipologia con altre, essere spostata in una posizione diversa da quella cronologica di inserimento. Per effettuare questa operazione si deve scegliere dal menu tasto destro la voce Sposta prima di.. e successivamente dalla finestra Sposta.. che si apre si va a indicare la posizione in cui effettuare lo spostamento. 12

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14 Menu Gestione Sottomenu Spese Consulenti Per eliminare una spesa Si attiva solo con queste selezioni Per stampare Nella parte destra, in formato tabellare, si visualizzano alcune delle informazioni relative alle spese addebitate ai collaboratori. Dei soliti 3 tasti operativi è attivo solo ELIMINA che consente di togliere una spesa addebitata ma non ancora fatturata. E possibile eliminare più spese contemporaneamente con una multi selezione. Nella parte dedicata ai filtri di selezione si può scegliere di visualizzare le spese relative ad un determinato collaboratore inserendo alcuni caratteri del nome, tutte le spese di un mese selezionando il periodo oppure si può scegliere di filtrare unicamente le spese già fatturate o le spese non fatturate. Soltanto scegliendo la voce non fatturate e un mese si attiva in basso il tasto Fattura a tutti che permette due importanti operazioni: - la fatturazione multipla ai consulenti - la stampa delle fatture generate e del report riepilogo spese - l invio dell e mail con fattura e/o riepilogo spese in allegato. Queste operazioni sono possibili soltanto selezionando con i filtri un periodo e scegliendo la voce Non Fatturate E possibile poi effettuare una stampa delle informazioni a video attraverso l icona di stampa in basso a destra, scegliendo se stampare l elenco spese, eventualmente filtrato, tutto su una pagina o con un consulente per pagina. 14

15 Caricare le spese ai consulenti La prima cosa da ricordare è che le spese possono essere manuali o automatiche e automatiche su adesione, possono essere escluse per alcuni piani RAAP, forfettarie o con costo unitario (bisogna indicare una quantità) e possono avere una periodicità. Il programma tiene conto di tutte queste variabili e chiede all apertura se si desidera un addebito automatico. Se non si sceglie questa strada e comunque anche nel caso di aggiunta di altre spese le procedure di addebito sono quelle di seguito illustrate. Si può usare il menu contestuale tasto destro nella sezione Anagrafiche consultente scegliendo la voce Aggiungi spesa (o tasto funzione F7) sul collaboratore selezionato Lo step successivo è rappresentato dalla seguente finestra: Consulente selezionato Automatica Su adesione Selezionare o deselezionare una voce 15

16 Le spese non spuntate sono quelle ad addebito manuale o quelle automatiche già addebitate, se si tratta di spese forfettarie l importo corrisponde al prezzo mentre se sono definite con costo unitario il programma imposta in automatico quantità 1 quindi per quantità superiori si deve inserire il numero esatto. L importo è calcolato automaticamente. Per le spese automatiche su adesione il prezzo viene suddiviso su tutti gli aderenti per determinare l importo individuale. Le spese già spuntate sono quelle ad addebito automatico che il programma ha riconosciuto come da attribuire. Quelle di colore arancio sono le automatiche, quelle di colore verde sono automatiche su adesione. Per aggiungerne una o toglierne una già selezionata si deve spuntare o al contrario deselezionare il quadratino che precede la descrizione. Se tutte le spese automatiche sono state addebitate nessuna voce sarà spuntate e tentando di farlo si verrà avvisati con messaggio che l attribuzione di quella spesa a quel consulente, per quel periodo, è già avvenuta. n 16

17 In modo speculare si può addebitare una spesa contemporaneamente a più consulenti. Per procedere in questo modo si sceglie il menu Tabelle Voci di Spesa, si seleziona una spesa e si sceglie dal menu contestuale tasto destro la voce Distribuisci su consulenti (o tasto funzione F7) Il passaggio successivo è rappresentato da questa finestra: Spesa da distribuire Il programma presenta la lista dei consulenti che ha individuato per l attribuzione spesa (in base ai piani RAAP, adesioni ecc ) e dà già come selezionati quelli a cui la spesa (automatica) non è ancora stata addebitata. Se si prova ad addebitare nuovamente il programma avvisa con messaggio. 17

18 Se si tratta di spese con prezzo unitario occorre inserire le quantità esatte per il calcolo dell importo, per escludere o aggiungere un consulente nell attribuzione di una spesa si spunta o si deseleziona in modo analogo il quadratino che precede il nome del consulente. 18

19 Fatturazione Multipla ai consulenti Dal menu Gestione Spese Consulenti, dopo aver filtrato le spese non fatturate di un periodo, si attiva in basso il tasto Fattura a tutti. (vedi pag. 14) Ciccando su di esso compare una nuova finestra Il periodo a cui fa riferimento è quello che è stato selezionato in Spese Consulenti, i collaboratori visualizzati sono tutti quelli che, per quel periodo, hanno spese non ancora fatturate. Se dall elenco si vuole escludere un collaboratore si deve togliere la spunta che ne precede il nome (anche con l ausilio dei tasti Seleziona tutti o Annulla selezione) Ciccando sul tasto Genera il programma costuisce le fatture Per stampare le fatture e/o il Riepilogo spese su carta o come documento pdf occorre selezionare le relative voci e in modo analgo per inviare le fatture e/o riepilogo con mail. Per la stampa il programma richiede di scegliere la stampante che può essere anche virtuale (PDFCreator) 19

20 Menu Gestione Sottomenu Fatture Anche per le fatture le informazioni si visualizzano nella parte destra della finestra e rimane la possibilità di ricerca con i filtri di selezione e di stampa delle informazioni. Restano invariate anche le funzioni dei tasti operativi NUOVO ed ELIMINA (MODIFICA è disabilitato) Consulenti Clienti Sospesa o senza royalties In particolare si può emettere una fattura cliccando sul tasto NUOVO in questa sezione (figura 3 pag. 24) oppure si può effettuare la stessa operazione con la voce Emetti fattura a del menu contestuale (tasto destro) nella sezione anagrafiche clienti (vedi pag. 5 e figura 1 pag 22) e anagrafiche consulenti (vedi pag 7 e figura 2 pag 23). Con il tasto funzione F6 sempre nelle sezioni anagrafiche (vedi pag 6 e 8) e infine per i consulenti con la fatturazione multipla (vedi pag 19) Nel caso di clienti ci sarà una sezione che riporta i dati dell immobile per cu si fattura la provvigione e occorrerà abbinare a questo uno o più consulenti che hanno seguito la transazione con relative percentuali. E possibile anche definire un importo di collaborazione esterna ed eventuale ritenuta d acconto nonché sospendere la fattura in modo che non compaia nei rendiconti economico e finanziario spuntando la voce Sospesa ed escluderla da Royalties sempre con spunta nel campo Fattura esclusa da Royalties. Si può selezionare per la fattura un solo immobile per volta, quindi nel caso di più immobili per uno stesso cliente la procedura di fatturazione va ripetuta tante volte quante sono gli immobili. (figura 1 pag. 22) 20

21 Nel caso di consulenti ci sarà una sezione che riporta le spese da fatturare. Si può selezionare un periodo (altrimenti vengono fatturate spese relative anche a mesi diversi). Si può decidere in questa fase di non fatturare una o più spese deselezionandole dall elenco. (figura 2 pag 23) Si può filtrare l elenco delle fatture solo dei clienti o solo dei consulenti anche per ragione sociale e periodo Le fatture con sfondo giallo sono quelle dei consulenti, quelle senza colore di sfondo sono dei clienti, quelle in rosso e con la S nella penultima colonna sono spospese e infine quelle blu con la R nell ultima colonna sono quelle escluse da Royalties. Una sezione comune a qualsiasi fattura da emettere a un cliente è l attribuzione delle provvigioni in percentuale a uno o più consulenti che hanno seguito la trattativa. Attribuire provvigioni su nuova fattura Nella maschera di compilazione della fattura è presente la sezione CONSULENTI DI RIFERIMENTO. Per attribuire le provvigioni ai consulenti si preme il pulsante E appare il form di attribuzione delle percentuali ai singoli consulenti Si selezionano i consulenti spuntando nella casella a sinistra del nome e poi nella casella % si scrive la percentuale di provvigione da attribuire al consulente selezionato. Al termine premendo il pulsante CONFERMA il programma controlla che siano state attribuite il 100% e che non sia stato superato il tetto massimo. I nomi dei consulenti selezionati saranno riportati nella maschera di fatturazione nell apposita sezione. A quel punto il pulsante CONSULENTI DI RIFERIMENTO camia l etchetta in Per consentirne la modifica 21

22 Figura 1 Fattura a cliente Per sospendere una fattura o escluderla da Royalties Si seleziona un immobile per fattura Si abbinano dei consulenti con relativa % alla transazione Calcolo automatico degli importi Per salvare, Propone anche la stampa fattura Sono attivi quando si riapre la fattura Quando si salva (Pulsante Salva ed Esci in basso) il programma propone di stampare la fattura anche come documento Pdf. Se la stampa non viene lanciata in questo momento la si può effettuare successivamente riaprendo la fattura dall elenco del sottomenu fatture e quindi cliccando sul pulsante Stampa che in questo caso sarà attivo, insieme al pulsante . 22

23 Figura 2 Fattura a Consulente Si deve selezionare un mese Si possono non fatturare delle voci Calcolo automatico degli importi Per salvare, Propone anche la stampa fattura Sono attivi quando si riapre la fattura Quando si salva (Pulsante Salva ed Esci in basso) il programma propone di stampare la fattura anche come documento Pdf. Se la stampa non viene lanciata in questo momento la si può effettuare successivamente riaprendo la fattura dall elenco del sottomenu fatture e quindi cliccando sul pulsante Stampa che in questo caso sarà attivo, insieme al pulsante . 23

24 Figura 3 Nuova Fattura Cliccando sul tasto NUOVO sottomenu Fatture si apre una mascherina senza dati. Sarà sufficiente posizionarsi sull icona Trova accanto alla voce cliente (o tasto F4-elenco clienti) e scegliere il cliente/consulente a cui fatturare. A seconda che si selezioni da elenco un cliente o un consulente si avrà un riempimento automatico di alcuni campi e l aspetto della finestra fattura sarà rispettivamente come quello riportato a pag 22 figura 1 e pag 23 figura 2 24

25 Figura 4 Fattura a banche Se il cliente è stato definito come Banche e altro nella scheda anagrafica la finestra fattura si presenta in questo modo La fattura puo essere sospesa, esclusa da Royalities e associata a consulenti Cambia la dicitura IVA,il tipo documento, la causale fatturazione 25

26 Menu Stampe E il menu nel quale si può scegliere di stampare i vari report utili per la gestione complessiva del rapporto con i consulenti. Selezionando la voce di menu si ha una prima visualizzazione dei risultati a video e poi si può decidere di stamparli Esempio: stampa rendiconto finanziario (B3) 26

27 Menu Utilità Sottomenu Dati agenzia e importi fissi Sono dati che ogni agenzia imposta in fase iniziale. Su quelli della sezione Importi fissi si basano alcune sezioni della fatturazione. I campi da compilare sono mostrati nelle immagini che seguono: 27

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29 Menu Utilità Sottomenu Gestione Copie di Backup Periodicamente si può creare una copia di salvataggio dei dati attraverso questo sottomenu. E il programma stesso, come mostra la figura, a inserire il file di backup (che contiene nel nome data e ora di creazione) nella cartella Copie. E sufficiente cliccare sul tasto Copia in basso per salvare il file. L ultimo file di backup può essere poi recuperato in caso di perdita dati, per ripristinare il lavoro salvato dalla sezione ripristino copie. Basta selezionare il file più recente e cliccare sul tasto Restore in basso per riportare tutto alla condizione che quel file fotografava al momento del salvataggio 29