Per le merci scortate dal documenti EXS il controllo di sicurezza viene interamente espletato per tramite del manifesto merci in partenza.

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1 Il processo di esportazione Dal primo di gennaio entrano in vigore in via definitiva gli emendamenti sulla sicurezza emanati dall Agenzia delle Dogane. Il presente documento ha lo scopo di descrivere le integrazioni che sono previste al processo di esportazione al fine di ottemperare alla nuova norma nell ottica della fluidificazione e dell ottimizzazione delle attività perseguita tradizionalmente dal sistema telematico E-port dell Autorità Portuale. I documenti coinvolti Per tutte le merci che lasciano il territorio della comunità scortate da un documento doganale di esportazione e transito e/o transito, le informazioni sulla sicurezza vengo veicolate all Agenzia delle Dogane per tramite della dichiarazione doganale stessa. Per le merci destinate ad uscire dal territorio della comunità che non sono scortate da una dichiarazione doganale di esportazione/transito è prevista l emissione di una EXS che contiene i dati relativi alla sicurezza. Questi documenti devono essere presentati alla dogana per il trasporto in container almeno 24 ore prima del carico sulla nave, nel caso di short sea il tempo si riduce a 2h prima dell imbarco. I controlli sulla sicurezza per le merci scortate da dichiarazione doganale coincidono, in modo prevalente, con le verifiche doganali. Solo le partite che hanno particolari indici di pericolosità rischiano un controllo di sicurezza sul manifesto merci in partenza. Per le merci scortate dal documenti EXS il controllo di sicurezza viene interamente espletato per tramite del manifesto merci in partenza. Gli estremi delle dichiarazioni doganali telematiche, manuali e le EXS (tipicamente l MRN corrispondente) vengono poi inseriti dallo spedizioniere doganale negli ordinativi di imbarco a conferma che la merce ha completato il circuito doganale. Gli ordinativi vengono trasmessi dal sistema E-port al terminal che effettuate le sue verifiche restituisce esito positivo o dettaglio di anomalia. Gli agenti marittimi trasmettono al sistema e ai terminal le loading list che riportano i contenitori che desiderano imbarcare. Queste liste vengono modificate e integrate fino alla chiusura doganale prevista dal terminal per quel determinato viaggio. Il manifesto merci in partenza, trasmesso in modalità progressiva via via che gli pervengono gli ordinativi, per un determinato viaggio include le dichiarazioni doganali che hanno i contenitori inseriti in loading list e che naturalmente hanno ordinativo di imbarco positivo. L Agenzia delle dogane risponde ad ogni invio di parte di manifesto evidenziando MRN (dichiarazioni doganali) che per il momento non sono imbarcabili perché in attesa di analisi di sicurezza. Pag. 1

2 Schema grafico del processo Figura 1 - Schema generale del processo di esportazione con l'introduzione degli emendamenti sulla sicurezza Il Processo in termini di chi fa cosa 01 Agente trasmette Loading List. Il terminal non appena disponibile si occupa di inoltrarla ad E-port questo anche se quella disponibile riguarda una singola linea (in caso di nave in pool). 02 Agente trasmette eventuale aggiornamento successivo della Loading List. Il terminal non appena disponibile si occupa di inoltrarla ad E-port. 03 Il terminal prima della chiusura doganale trasmette ad E-port Loading List finale. 04 Lo spedizioniere doganale trasmette ad E-port gli Ordinativi di imbarco a partire dalla data/ora di apertura doganale alla data di chiusura doganale, indicata dal terminal e relativa al viaggio nave inserito dall agente marittimo a sistema. Naturalmente le dichiarazioni doganali e di conseguenza gli ordinativi di imbarco, potranno essere elaborati/trasmessi solo nel caso di merce presente in area doganale (ad eccezione di merci pervenute via ferrovia, per cui è accettabile che siano nelle adiacenze del Campasso, e delle merci per cui la dogana sia stata espletata in una dogana interna). 05 E-port genera un prototipo di manifesto incrociando i contenitori indicati sulla loading list e gli ordinativi inviati che hanno esito positivo. L ordinativo è valido solo se il contenitore è presente nel parco del terminal. 06 Lo spedizioniere nave importa tramite specifiche funzionalità sull applicazione manifesti merce in partenza il prototipo prodotto da E-port. 07 Il manifesto parziale generato viene trasmesso all Agenzia delle Dogane e viene ricevuto il relativo esito. 08 Il sistema segnala allo spedizioniere nave eventuali discrepanze tra i contenitori presenti nell ultima Loading List e agli item-contenitori che hanno avuto esito positivo sul MMP 09 Il sistema trasmette al terminal un messaggio XML generato automaticamente che riporta l elenco degli MRN con i relativi contenitori ed il loro stato doganale (imbarcabili, in attesa di esito). L elenco trasmesso viene sempre incrociato con l ultima loading list disponibile. 10 Il terminal imbarca in base all esito positivo del manifesto merci in partenza. 11 Lo spedizioniere nave successivamente alla chiusura doganale convalida il MMP trasmettendo il record H all Agenzia delle dogane. Nel caso ci siano ancora delle merci soggette a verifiche e quindi in attesa di esito le partite corrispondenti non potranno essere imbarcate e verranno automaticamente annullate del manifesto. Pag. 2

3 Raccomandazioni Agenti Marittimi Dalle considerazioni precedenti consegue che i tempi di sincronizzazione sono di massima rilevanza e, in particolare, l invio da parte delle Agenzie, delle loading list non può essere effettuato in prossimità della chiusura doganale. Questo perché più la loading list viene ritardata più viene ritardata l emissione del manifesto con la conseguenza che si alza notevolmente la probabilità di contenitori che non possono essere imbarcati perché in attesa di esito di manifesto. Indicativamente la loading list deve quindi essere inviata dall Agente al 24 ore prima e comunque non meno di 12 ore prima della chiusura doganale (closing time). Pag. 3

4 Spedizionieri Merce Lo spedizioniere merce deve trasmettere gli ordinativi di imbarco che devono essere compilati con la massima cura, in particolare nell esplicitazione degli MRN e trasmessi tempestivamente. Va ulteriormente ribadito che la dichiarazione doganale deve obbligatoriamente essere presentata (trasmessa) alla dogana almeno 24 ore prima dell inizio dell imbarco (operativamente l inizio dell imbarco è da considerarsi coincidente con la closing time del terminal). Nel caso di short sea il tempo si riduce a 2h prima dell imbarco. In caso di imbarco parziale (non tutti i contenitori di pertinenza di una dichiarazione doganale sono imbarcati) occorre fare pervenire allo spedizioniere nave tutti i dettagli della spedizione pena il rischio di perdita di imbarco. Ricapitolando quindi: Compilare le dichiarazioni doganali associando per ogni eventuale singolo il/i contenitore afferente. È consigliato specificare i contenitori di pertinenza per ogni singolo della dichiarazione doganale. Questo favorisce l eventuale comunicazione successiva per un imbarco che sia stato effettuato parzialmente. Presentare le dichiarazioni doganali 24h ore (relative a contenitori) prima dell imbarco L emendamento sicurezza prescrive che le dichiarazioni doganali devono essere presentate (allibrate trasmesse) 24h ore prima dell imbarco, nel caso di short sea il tempo si riduce a 2h prima dell imbarco. L esito sicurezza nella stragrande maggioranza dei casi sarà comunicato contestualmente all esito doganale, ma in ogni caso la conclusione del circuito sicurezza avviene per tramite del manifesto che potrebbe evidenziare, in casi particolari, la necessità di ulteriori controlli. Emettere l ordinativo per tempo Il processo portuale, per aumentare al massimo la probabilità dell imbarco che sarà possibile solo ad esito positivo di manifesto, prevede che lo Nave trasmetta il manifesto merci in partenza in modo progressivo. L invio tempestivo dell ordinativo di imbarco permette di sfruttare a pieno questa opportunità. Di seguito alcune note sulla compilazione degli ordinativi in caso di EXS/LME Codice registro per EXS = XS Nel caso di transhipment inferiore ai 14 giorni si continuerà a compilare l LME, dove non è obbligatorio l MRN ma l esito/cin e Data ed il registro può assumere il valore previsto (basta che non sia XS) Nel caso di transhipment superiori ai 14 giorni è prevista la compilazione della EXS, ma nel campo del trasporto bisognerà continuare ad indicare LME, il registro dovrà essere XS e dovrà essere compilato l MRN. In questo caso non bisogna compilare l esito/cin e data. Nel caso di dichiarazione EXS generica (NO Transhipment), nel campo del trasporto si potrà indicare la tipologia del documento corrispondente (no LME), l MRN sarà obbligatorio ed il registro sarà XS. In questo caso non bisogna compilare l esito/con e data. Pag. 4

5 Riepilogo Tipologia documento CAMPO MRN REGISTRO ESITO,CIN,DATA LME (entro i 14 gg) Non presente Diverso da XS Presente LME (oltre i 14 gg) Presente XS Non Presente Diverso da LME Presente XS Non Presente Eventuali altri casi di merci che escono dalla comunità senza essere scortati da documento doganale E possibile che le merci afferenti ad una unica dichiarazione (MRN) non siano totalmente destinate all imbarco (o imbarcate). Si evidenziano i seguenti casi: - Lo Merce emette ordinativo di imbarco con l intento di imbarcare solo parzialmente le merci afferenti ad un unica dichiarazione doganale (1 MRN) Si consiglia, qualora sia possibile, di evitare questo caso emettendo dichiarazioni separate. Operando in questo modo la procedura si semplifica drasticamente riconducendo gli eventuali due imbarchi parziali in due imbarchi totali - La loading list limita l imbarco e determina imbarco parziale della bolla La loading list trasmessa dall Agente taglia una o più merci (contenitori) afferenti ad un unica dichiarazione. Lo Merce potrà essere contattato dallo Nave che si occupa del manifesto merci in partenza per avere le informazioni necessarie all imbarco parziale (vedi sotto). Nel caso di dubbi, in alternativa può contattare il call center. - Per motivi diversi la merce afferente ad un unica dichiarazione doganale (MRN) è imbarcata parzialmente Non tutte le merci afferenti ad una dichiarazione doganale (MRN) e previste all imbarco lo sono state effettivamente. La notifica di imbarco parziale avviene a posteriori da parte del terminal per tramite della loading report. Anche in questo caso lo Merce potrà essere contattato dallo Nave che si occupa del manifesto merci in partenza per avere le informazioni necessarie all imbarco parziale (vedi sotto). Nel caso di dubbi, in alternativa può contattare il call center. Nel caso di imbarco parziale è necessario specificare per ogni contenitore/merce che si intende imbarcare colli e il peso suddivisi per ogni singolo di appartenenza della dichiarazione doganale. Pag. 5

6 Nave Premesso che, come da circolare prot RU del 23 dicembre 2011: I nuovi tracciati ver. 4.3 saranno messi in produzione dall Agenzia delle Dogane a partire dal 5 gennaio dalle ore Di conseguenza i MMP, presentati prima del 5 gennaio 2012,devono essere convalidati/chiusi improrogabilmente entro e non oltre il 4 gennaio, inviando il record di chiusura H (che deve essere inviato separatamente dagli altri tipi record). Inoltre, la convalida delle integrazioni dei manifesti presentati prima del 5 gennaio 2012, devono essere presentate in dogana in tempo utile per consentire all ufficio competente di convalidare tali integrazioni entro e non oltre il 4 gennaio. Sempre entro il 4 gennaio gli uffici della dogana dovranno apporre il visto uscire alle dichiarazioni di esportazione di competenza. Lo spedizioniere che cura la compilazione del manifesto può trasmettere il manifesto merci in partenza in modo progressivo, e quindi a parti, appena disponibile la prima loading list di pertinenza e i primi ordinativi di imbarco. In caso di necessità contatta il call center. Sarà necessario specificare manualmente, quando si hanno a disposizione i dati, colli e peso suddivisi per singolo nel caso di gli imbarchi parziali. Nel caso tali dati non siano disponibili lo Nave dovrà contattare lo Merce eventualmente supportato dal call center. Alla chiusura doganale lo spedizioniere nave effettua l ultima trasmissione per tramite della final loading list trasmessa a cura del terminal. Pag. 6

7 Completa con le date di pertinenza i viaggi nave inseriti dall agente. Trasmette le loading list parziali e quella definitiva (final loading list) prima della chiusura doganale, imbarca le merci che hanno ottenuto esito positivo del manifesto merci in partenza. A carico nave effettuato restituisce conferme di imbarco (loading report). Pag. 7

8 Cronogramma temporale di massima Condizioni iniziali: - Viaggio presente a sistema a cura dell Agente Marittimo - Date operative compilate a cura del Chi Quando Cosa Verso chi Merce Agente Marittimo 24h prima dell imbarco. Nel caso di short sea il tempo è ridotto a 2h prima dell imbarco. A partire da 24h prima della chiusura doganale (closing time) Successivamente alla ricezione da parte dell Agente Merce Nave Nave Nave A svincolo doganale ottenuto Appena disponibile a sistema il prototipo di manifesto (Loading list + ordinativi) Alla ricezione dell esito manifesto 30 min. prima della chiusura doganale Presenta dichiarazione doganale Agenzia delle Dogane Loading list e aggiornamenti / Loading list e aggiornamenti Ordinativo di imbarco Emette Manifesto Merci in partenza (parte) / Agenzia delle Dogane Trasmette elenco merci manifestate con stato (MRN Sigla Cnt) Trasmette Final Loading List A chiusura doganale Effettua ultimo invio manifesto Agenzia delle Dogane Alla ricezione dell esito Trasmette elenco merci manifestate con manifesto stato (MRN Sigla Cnt) Ricevuto esito manifesto Inizia pianificazione e successivamente Operazione post chiusura imbarco interna Successivamente all ultimo Trasmette record H di chiusura manifesto. Agenzia delle invio Le merci ancora in attesa di esito sono Dogane Alla ricezione dell esito manifesto Alla conclusione delle operazioni di imbarco / partenza nave eliminate. Trasmette elenco merci manifestate con stato (MRN Sigla Cnt). Le eventuali merci che erano in attesa e che ricevono ok all imbarco non hanno garanzia di essere imbarcate. Trasmette loading report Agente Marittimo / Pag. 8