MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO Codice documento: MOG 231

Transcript

1 TECOMEC S.R.L. Strada della Mirandola, Reggio Emilia Italy Telefono Fax P.IVA e C.F. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO Codice documento: MOG 231

2 Introduzione al Modello di organizzazione, gestione e controllo Codice documento: MOG Introduzione II

3 COPIA CONTROLLATA N 1 REV. BREVE DESCRIZIONE E COMMENTO DATA 0 EMISSIONE 22/02/ REVISIONE 03/12/ Tutti i cambiamenti sono sottoposti all approvazione del Consiglio di Amministrazione (CDA) ed al controllo dell Organismo di Vigilanza (ODV) Compilazione : Firma: M. Orlandini Data : 03/12/2013 Verifica OdV Firma: F. Baldi - M. Orlandini - R. Bertuzzi Data : 03/12/2013 Approvazione del CdA Firma: Ing D. Bianchini Data : 03/12/2013 III

4 DEFINIZIONI Aree a Rischio: le aree di attività individuate in TECOMEC S.r.l. nei cui ambito risulta profilarsi, in termini più concreti, il rischio di commissione dei Reati e degli Illeciti. CCNL: Contratto Collettivo Nazionale del 15 ottobre 2009 per i lavoratori addetti all Industria metalmeccanica privata ed alla installazione di impianti di Federmeccanica. Codice Etico: il Codice Etico adottato dal TECOMEC S.r.l. - e approvato dal Consiglio di Amministrazione (e sottoposto a controllo dell OdV). Codice Privacy: Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n.196 Codice in materia di protezione dei dati personali Consulenti: i soggetti che agiscono in nome e/o per conto dell Azienda in forza di un contratto di mandato o di altro rapporto contrattuale di collaborazione professionale. Destinatari: amministratori, dirigenti e dipendenti (Esponenti Aziendali) operanti nelle aree di attività a rischio, nonché da collaboratori esterni e partners Dipendenti: i soggetti aventi un rapporto di lavoro subordinato con TECOMEC S.r.l., ivi compresi i dirigenti. D.Lgs. 231/01 o il Decreto: il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n.231 Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300 e successive modifiche ed integrazioni. Linee Guida: le Linee Guida adottate da Confindustria per la predisposizione dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo ai sensi dell art. 6, comma terzo, del D.Lgs. 231/01. Legge 262/2005: Disposizioni per la tutela del risparmio e la disciplina dei mercati finanziari (emendata in alcune parti dal D.Lgs. 303/06). Legge 29 settembre 2000, n. 300: "Ratifica ed esecuzione dei seguenti Atti internazionali elaborati in base all'articolo K.3 del Trattato dell'unione Europea: (omissis) Delega al Governo per la disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche e degli enti privi di personalità giuridica." Modello/i: il Modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.Lgs. 231/01 e approvato dalla Direzione (e sottoposto a controllo dell OdV). OdV: Organismo di Vigilanza di TECOMEC S.r.l. (ai sensi del D.Lgs. 231/01) OHSAS 18001:2007: Occupational Health and Safety Assessment Series Sistema di gestione a tutela della Salute e Sicurezza dei Lavoratori P.A.: la Pubblica Amministrazione e, con riferimento ai reati nei confronti della Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali e gli incaricati di un pubblico servizio. IV

5 Partners: soggetti legati da rapporti commerciali e finanziari, consulenti, collaboratori a vario titolo, i clienti ed i fornitori. Raccomandazione 361/CE del 6 maggio 2003: relativa alla definizione delle microimprese, piccole e medie imprese Reati: le fattispecie di reato alle quali si applica la disciplina prevista dal D.Lgs. 231/01 Responsabile interno: soggetto interno all azienda al quale viene attribuita, con nomina specifica, la responsabilità singola o condivisa con altri per le operazioni nelle aree a rischio. Scheda di evidenza: documento che, nei casi in cui è richiesto dall Organismo di Vigilanza, il Responsabile Interno è tenuto a compilare per ogni operazione eseguita nell ambito a rischio. Stakeholders: parte interessata, si intende un individuo o un gruppo interessato a, o che influisce su, l azione sociale dell impresa Testo Unico sulla Sicurezza: Decreto Legislativo 9 aprile 2008 n 81: attuazione dell art. 1 della legge 3 agosto 2007 n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro. T.U.F.: Testo Unico sulla Finanza - decreto legislativo n. 58 del 24 febbraio 1998 noto anche come Legge Draghi. UNI EN ISO 9001:2008: normativa relativa al Sistema di Gestione della Qualità in azienda. V

6 PRESENTAZIONE DELLA SOCIETA Tecomec S.r.l. (d ora innanzi Tecomec o la Società ), fonda le proprie conoscenze, e le proprie esperienze di settore, nei primi anni '70. In questi anni, Sabart S.p.a. (prima azienda del gruppo Yama ), produce accessori e ricambi non originali per motoseghe. Negli stessi anni, FL Ricambi (che diventerà poi Efco ), produce ricambi per motoseghe. Successivamente, dall'unione di queste linee di prodotto, nascerà Tecomec, costituita nel La Società avvia la propria attività nel 1987 con la produzione di ricambi di qualità adattabili a motoseghe e di alcuni accessori per decespugliatori. Nel 1995 l'azienda potenzia la propria struttura e il proprio fatturato, inglobando un nuovo ramo di produzione: la linea di accessori per motoseghe prodotte da Emak S.p.A.. La crescita di Tecomec è stata sempre rapida ed esponenziale rispetto alle risorse impiegate e agli investimenti fatti ed ha portato alla creazione di nuovi articoli per il completamento delle gamme esistenti e alla realizzazione di nuove linee di vendita. Ne sono un esempio le due nove linee di prodotti uscite nel 1998: la linea di ricambi non originali per motoseghe professionali, denominata Precision Tooling. la nuova gamma di componenti ed accessori per atomizzatori e macchine da diserbo per il settore agricolo, denominata Geoline. Tecomec è l'azienda di punta per la produzione di accessori e ricambi adattabili a piccoli motori nel settore delle macchine per il bosco e il giardino e ne detiene la leadership sul mercato mondiale. I principali clienti di Tecomec sono degli Oem e dei distributori. La prima categoria di clientela è rappresentata da costruttori di attrezzature agricole per l irrorazione e il diserbo, soprattutto concentrati nel settore Geoline; per la seconda sono distributori, importatori e grossisti che operano nel settore del giardinaggio e della forestazione. Tecomec è attiva in tutte le principali aree economiche: il fatturato Italia pesa un 17%, quello dei paesi europei il 35%, il Nord America il 21% e il resto del mondo il 28%. Da alcuni anni fa parte di Yama, un gruppo industriale composto da oltre una ventina di aziende operanti in mercati paralleli. Insieme rappresentano il maggior polo italiano nel campo delle piccole macchine per l'agricoltura, il giardinaggio e il settore forestale. Nel dicembre 2011, in seguito ad una riorganizzazione interna del Gruppo Yama, è stata acquistata da altra società del gruppo, Emak S.p.A. di Bagnolo in Piano (RE), società leader mondiale dei prodotti di gardening e forestale, avente strumenti finanziari quotati sul mercato borsistico STAR. VI

7 Attualmente il gruppo di Tecomec è composto da controllate produttive e commerciali nella Repubblica Cinese e in Francia, secondo lo schema seguente: Tecomec S.r.l. Speed France Sas (France) Rue de Chavanne PO BOX Arnas Cedex % 100% 51% 100% Ningbo Tecomec Manufacturing Co. Ltd (China) No 158 Changxing Road Jiangbei District, Ningbo 2007 Speed North America Inc. (USA) 1700A Old Mansfield Road Wooster - Ohio Speed Line South Africa (South Africa) La funzione di coordinamento e controllo delle direzioni è costituita dall Amministratore Delegati e dal Consiglio di Amministrazione. Tecomec ha un organico di circa 78 dipendenti. La struttura organizzativa della Società si articola nelle aree specificate ed aggiornate nell Organigramma Tecomec (Modello ORG_TECOMEC) che costituisce parte integrante del presente MOG 231. Nell Organigramma sono altresì chiariti i rapporti gerarchici fra le diverse funzioni. VII

8 I SISTEMI GESTIONALI ESISTENTI La Società ha gi implementato e fatto certificare un sistema gestionale per la qualità SGQ conforme alla norma ISO Nel rispetto del proprio SGQ, la Società adotta un sistema di deleghe di poteri e funzioni adeguato alla propria complessità organizzativa. Ogni delega, formalizzata e consapevolmente accettata dal delegato, prevede in termini espliciti e specifici l attribuzione degli incarichi a persone dotate di idonea capacità e competenza, assicurando al delegato l autonomia ed i poteri necessari per lo svolgimento della funzione. Le procure e deleghe sono rese conoscibili all interno ed all esterno della società, in particolare le procure con rilevanza esterna sono registrate presso l Ufficio del Registro delle Imprese. Con riferimento alle procedure necessarie per tenere sotto controllo le attività a rischio reato, si sono identificate una serie di procedure ritenute opportune e/o necessarie. In ciascuna delle procedure sono previsti: - Il Responsabile dello specifico protocollo di controllo (CHI) - La regola da seguire per applicare il protocollo (COME) - Le modalità di registrazione del controllo effettuato (DOVE) - La fase temporale del controllo (QUANDO) Per ciascuna delle attività indicate come potenzialmente a rischio deve essere redatto, in forma scritta, un protocollo contenente la descrizione di: - Procedure interne per l assunzione e l attuazione delle decisioni di gestione, con l indicazione delle modalità relative e dei soggetti titolari delle funzioni, competenze e responsabilità; - Modalità di documentazione e di conservazione degli atti delle procedure, in modo da assicurare trasparenza e verificabilità delle stesse e corretta rappresentazione contabile, nonché, ove necessario in ragione del tipo di informazione, della disciplina giuridica e della potenziale lesività della divulgazione, la sicurezza e la riservatezza dei dati in fase di acquisizione, conservazione, trattamento e comunicazione anche mediante l impiego di strumenti informatici; - Modalità di controllo della conformità tra le procedure previste e la loro attuazione e documentazione. VIII

9 DESCRIZIONE DEL MOG 231 Il D.lgs. n. 231/2001 ha introdotto una nuova forma di responsabilità delle società, qualificata come amministrativa ma sostanzialmente di natura penale, per alcune tipologie di reati commessi dai propri amministratori e dipendenti, nonché dai soggetti che agiscono in nome e per conto della società Tecomec. In ossequio alle indicazioni del suddetto Decreto, la Società si è dotata, con deliberazione del Consiglio di Amministrazione del 22 febbraio 2012, di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ( MOG 231 ). Il Modello di Tecomec si compone dei seguenti documenti: Il Documento di Sintesi, a sua volta suddiviso in: o Parte Generale (MOG 231 PG); o Parte Speciale (MOG 231 PS); Il documento Statuto dell Organismo di Vigilanza (MOG 231 Statuto OdV); Il Sistema Sanzionatorio (MOOG 231 SS); Il documento Formazione e Diffusione del Modello (MOG 231 PFD); Il Codice Etico del Gruppo Emak. La Parte Speciale del Documento di Sintesi è, a sua volta, suddivisa nelle seguenti parti: 1. Parte Speciale A, relativa ai cd. Reati contro la Pubblica Amministrazione e falso nummario; 2. Parte Speciale B, relativa ai cd. Reati societari; 3. Parte Speciale C, relativa ai cd. Reati con finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico; 4. Parte Speciale D, relativa ai cd. Reati contro la personalità individuale; 5. Parte Speciale E, relativa ai cd. Reati di abuso di mercato; 6. Parte Speciale F, relativa ai cd. Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi e gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavoro; 7. Parte Speciale G, relativa ai cd. Reati transnazionali e di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita; 8. Parte Speciale H, relativa ai reati informatici; 9. Parte Speciale I, relativa ai reati ambientali; 10. Parte Speciale L relativa ai reati di criminalità organizzata; 11. Parte Speciale M relativa ai reati contro l industria e il commercio; 12. Parte Speciale N relativa ai reati commessi in violazione del diritto d autore. IX

10 Il Codice Etico adottato dalla Società (come indicato, oggetto di un apposito documento di dettaglio) è quello emanato dalla controllante EMAK S.p.A. e si conforma, tra l altro, ai principi indicati dalle Linee Guida di Confindustria. Il Codice Etico del Gruppo Emak individua tutti i soggetti destinatari (organi societari, dirigenti apicali, dipendenti, nonché i c.d. "Terzi Destinatari") e rappresenta sia i principi etici di riferimento, sia le norme di comportamento cui tutti i destinatari devono conformarsi. Una sezione a parte è dedicata alle modalità di attuazione e controllo del rispetto del Codice Etico. Le violazioni del Codice Etico sono sanzionate ai sensi del sistema sanzionatorio. Come il Codice Etico, anche il sistema sanzionatorio è oggetto di uno specifico documento di dettaglio. Il sistema sanzionatorio di Tecomec si articola in tre sezioni: - Nella prima, sono indicate le condotte potenzialmente rilevanti, le quali tengono conto dei principi di proporzionalità e di adeguatezza rispetto alla violazione contestata; - Nella seconda, sono indicati i soggetti passibili delle sanzioni previste, suddivisi in cinque differenti categorie: 1. Amministratori e Sindaci; 2. Dirigenti; 3. Dipendenti; 4. Agenti; 5. Collaboratori Esterni e Fornitori. Nel proseguo del MOG 231 i soggetti di cui ai precedenti punti 1-3 sono definiti anche Esponenti Aziendali, mentre i soggetti di cui al precedente punto 4-5 sono definiti altresì Collaboratori Esterni - Nella terza, è disciplinato il procedimento di irrogazione ed applicazione della sanzione con riguardo a ciascuna categoria di soggetti destinatari del Sistema Sanzionatorio. Per ciò che concerne la comunicazione, il MOG 231 è formalmente comunicato a tutti gli organi sociali, nonché ai dirigenti apicali e ai dipendenti, mediante consegna di copia integrale dello stesso, anche su supporto informatico e pubblicato sulla rete intranet. Per i Terzi Destinatari il MOG 231 è inoltre disponibile sul sito internet nella versione integrale. X

11 Quanto alla formazione, il MOG 231 assegna all'organismo di Vigilanza il compito di promuovere e vigilare l'implementazione delle iniziative volte a favorire una conoscenza e una consapevolezza adeguate del Modello e dei Protocolli. All'uopo sono previste apposite attività formative (corsi, seminari, questionari, ecc.), differenziati in base al ruolo e alla responsabilità dei soggetti interessati. Per ciò che concerne l'organismo di Vigilanza ( OdV ), il Consiglio di Amministrazione ha approvato un documento di dettaglio che disciplina puntualmente il funzionamento dello stesso. In particolare è stato nominato un OdV a composizione collegiale di cui fanno parte un legale esterno (con qualifica di presidente), il responsabile dell Internal Auditor della controllante, il responsabile HR della Società. Sono stati previsti, inoltre, i casi di ineleggibilità e di decadenza, nonché, in maniera estremamente dettagliata, i compiti ed i poteri dell'odv. Particolare attenzione è stata dedicata ai flussi di informazione da e verso l'odv, in modo tale che lo stesso, da un lato, sia in grado di portare a conoscenza del CdA e del Collegio Sindacale i risultati della propria attività e delle eventuali criticità, dall'altro, sia posto nelle migliori condizioni per svolgere il proprio compito. Per ciò che concerne i flussi informativi verso l'odv è stata creata un'apposita casella di posta elettronica odv.tecomec@legalmail.it, nonché sono state collocate presso l area Reception, in zona ad accesso pubblico ma riservata e protetta alla vista esterna, due cassetta intestata Cassetta Segnalazioni Organismo di Vigilanza per le comunicazioni cartacee. XI