Nuove Regole Tecniche per la Conservazione in Ambiente Digitale. M. Lombardi

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1 Nuove Regole Tecniche per la Conservazione in Ambiente Digitale M. Lombardi

2 Documento Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l'osservanza di determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di prova

3 Requisiti del documento Affidabilità/Reliability = Capacità del documento di rappresentare i fa3 cui si riferisce al momento della creazione. Un documento è affidabile se la persona che lo produce è affidabile e iden;ficabile nel suo ruolo. Auten0cità/Authen0city = Credibilità del documento in riferimento al responsabile della sua produzione e alla integrità del documento stesso. Accessibilità/Usability = Usabilità costante: il documento deve essere reperibile, leggibile, intelligibile a breve e lungo periodo Integrità/Integrity = Certezza di conservazione non manipolata o contraffaca.

4 Il Ciclo Documentale PRODUZIONE ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE

5 ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE

6 Archivio Complesso di documenti prodotti o comunque acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da magistrature, organi e uffici dello stato, enti pubblici e istituzioni private da famiglie e persone.

7 A cosa serve l archivio Ø Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi. Ø Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse. Ø Verificare i risultati raggiunti. Ø Provare diritti nel contesto della certezza del diritto. Ø Conservare la memoria dei singoli e della collettività.

8 ARCHIVIAZIONE Con il termine ARCHIVIAZIONE ci si riferisce al processo di memorizzazione su qualsiasi supporto idoneo di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione; Il termine ARCHIVIAZIONE è quindi sinonimo di ORGANIZZAZIONE, etichettatura e classificazione documentale e non a caso è necessario un codice di riferimento, che agevoli le funzioni di ricerca, consultazione, di leggibilità, di esibizione e di copia del documento archiviato

9 Consolidamento La Firma Digitale diversamente da quella autografa, scade con lo scadere del certificato o con la sua revoca e non è permanente nel tempo. In caso di contenzioso è possibile sostenere in giudizio l autenticità di un documento firmato digitalmente, dopo il temine di validità del certificato utilizzato per firmarlo?

10 Occorrono quindi strumenti per consolidare/prolungare nel tempo il valore probatorio del documento firmato digitalmente Responsabile della Conservazione Sostitutiva Apposizione di una MARCA TEMPORALE

11 Deliberazione CNIPA n.11/2004 art. 3 Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, cosi' come individuati nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

12 CONSERVAZIONE Il processo di CONSERVAZIONE (SOSTITUTIVA) è quindi finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità Il processo di CONSERVAZIONE è in genere successivo a quello di archiviazione

13 Tipologie di documenti Una distinzione sulla base del supporto: Documenti analogici Documenti digitali (nativi e non)

14 Il Documento Digitale Ø Concettualmente il documento digitale è la traslazione elettronica del documento cartaceo tradizionale. Ø Esso è però un oggetto digitale. Ø Le caratteristiche intrinseche degli oggetti digitali e l esigenza di soddisfare i requisiti che sono alla base della teoria giuridica del documento in un contesto tecnologico in continua evoluzione, fanno assumere ai processi di produzione, gestione e conservazione dei documenti digitali una loro specifica connotazione, sostanzialmente diversa da quella dei processi analoghi applicati ai documenti cartacei. Ø Il problema della conservazione nel breve e nel medio periodo.

15 In ambiente digitale, infatti, si tratta di concetti assurdi, poiché un bit si replica sempre uguale a se stesso, nella indistinguibilità tra originale e copia.

16 Documento nativamente digitale Di conseguenza, per conservare nel tempo e nello spazio un documento che nasce digitale bisogna conservare nel tempo e nello spazio una serie di informazioni relative al documento, con lo scopo di mantenerne nel tempo gli elementi necessari per rilevare la sua eventuale autenticità, vero problema del documento informatico. Quali informazioni? Ad esempio, le informazioni relative al sistema operativo, al tracciato di un database, alla versione del software utilizzata, alla unità organizzativa responsabile, al responsabile del procedimento amministrativo, all autore, all indice di classificazione, al numero di protocollo, etc., in una parola quelle ignorate dal legislatore in questi ultimi dieci anni.

17 Documento nativamente digitale Soltanto i vari tipi di METADATI possono eventualmente qualificare un documento in un contesto determinato, primi fra tutti quelli del contesto tecnologico e giuridico amministrativo di produzione.

18 Pubblicazione GAZZETTA UFFICIALE n supplemento ordinario 20 - del 12/03/2014

19 Adeguamento agli Standard Internazionali Ø OAIS; Ø Dublin CorE; Ø ISO/IEC 27001:2005); Ø UNI SInCRO

20 Garantire: ü intelligibilità dei documenti nel tempo; ü interoperabilità fra servizi di conservazione

21 Quando: entro 36 mesi tutti i sistemi di conservazione digitale di aziende e pubbliche amministrazioni dovranno adeguarsi per legge ai nuovi standard

22 Novità (1): superamento della distinzione fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici per documento informatico deve intendersi sia quello prodotto mediante l'utilizzo di appositi strumenti (word processor, fogli di calcolo, etc.), sia quello prodotto mediante acquisizione informatica (ad esempio tramite scansione). A prescindere da come sia stato formato il documento, in entrambi i casi ci troveremo di fronte a un documento informatico che dovrà essere conservato in un idoneo "sistema di conservazione" (fonte:

23 Novità (2): Viene introdotto il concetto di: SISTEMA DI CONSERVAZIONE sistema che (dalla presa in carico fino all'eventuale scarto) assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (fonte:

24 SISTEMA DI CONSERVAZIONE 1 Acquisizione e verifica del pacchetto di versamento 2 Generazione del rapporto di versamento 3 4 Preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione Preparazione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata. (fonte:

25 Novità(3): dal punto di vista terminologico PACCHETTI INFORMATIVI di VERSAMENTO inviati dal "produttore - figura che nelle pubbliche amministrazioni dovrà identificarsi nel Responsabile della gestione documentale - al sistema di conservazione, secondo un formato predefinito in un accordo di versamento PACCHETTI INFORMATIVI di ARCHIVIAZIONE composti dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell'allegato IV del decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione PACCHETTI INFORMATIVI di DISTRIBUZIONE inviati dal sistema di conservazione all'utente4 in risposta a una sua richiesta, o in caso di esibizione all'autorità richiedente (fonte:

26 Novità(4): Centralità della figura del RESPONSABILE della CONSERVAZIONE il soggetto, interno all'ente che per legge ha l'obbligo di conservazione di un determinato documento, che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Nello svolgere queste attività il Responsabile potrà, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione - o parte di esso - a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate (fonte:

27 RCS Le Responsabilità Responsabile Trattamento dei Dati RCS Volumi Di Conservazione RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO E RESPONASBILE DELLA CONSERVAZIONE NON POSSONO ESSERE LA STESSA PERSONA

28 Novità(5): Obbligatorietà del MANUALE della CONSERVAZIONE «documento informatico» che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione (con particolare riferimento alle modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento e della predisposizione del rapporto di versamento, che ora viene reso obbligatorio e per il quale è prevista la necessaria apposizione di un riferimento temporale), le procedure per la produzione di duplicati o copie (che sostituiscono i precedenti concetti di riversamento diretto e sostitutivo), le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti (e ciò è sintomatico dell'attenzione che occorre nella scelta dell'eventuale outsoucer), nonché le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate. (fonte:

29 Novità(6): previsione di MODELLI ORGANIZZATIVI RELATIVI AL SISTEMA DI CONSERVAZIONE esplicitamente definiti e tenuti logicamente distinti dall'eventuale sistema di gestione documentale. La conservazione può essere realizzata dal Responsabile della conservazione all'interno della struttura organizzativa del produttore oppure affidata a un soggetto esterno mediante contratto o convenzione di servizio, che preveda l'obbligo del rispetto del manuale della conservazione predisposto dallo stesso Responsabile. Nello specifico, il terzo comma dell'art. 5 dispone che le pubbliche amministrazioni realizzino i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa oppure li affidino a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del CAD. (fonte:

30 Tecnologia Relativamente alla Tecnologia da impiegare le Nuove Regole Tecniche restano sostanzialmente neutre lasciando al Responsabile della Conservazione la facoltà di scegliere liberamente con quali tecniche raggiungere gli obiettivi della Conservazione (garantire l autenticità, l integrità, l affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici conservati). Unica eccezione è rappresentata dalla necessità di sottoscrivere digitalmente il pacchetto di archiviazione, mentre per gli altri due pacchetti la firma digitale è solo una possibilità (pur essendo consigliabile utilizzarla, soprattutto quando si affida il servizio di conservazione in outsourcing).

31 Pertanto Prima di produrre un documento, bisogna necessariamente progettare la sua conservazione. «Conservarlo in un supporto non è sufficiente: bisogna progettare il suo mantenimento su quel supporto e su altri non meccanicamente, ma in forma autentica». (Fonte: Gianni Penzo Doria)

32 Competenze Articolo 7 - Responsabile della Conservazione a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa b.gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente c. Genera il rapporto di versamento d. Genera e Gestisce il pacchetto di distribuzione

33 e. verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; f. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione g. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

34 h. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; i. Predispone il manuale di conservazione e ne cura l aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti;

35 RUOLI E RESPONSABILITA Ø ART. 6 Ø Ø Il Responsabile della Conservazione, Ø sotto la propria responsabilità, Ø può delegare Ø lo svolgimento del processo di conservazione o parte di esso ad uno o più soggetti Ø di specifica competenza ed esperienza Ø in relazione alle attività ad essi delegate. 35

36 L Amministratore di Sistema

37 Schema Organizzativo Responsabile della Conservazione Sostitutiva Coordinatore ADS Lab. Analisi Coordinatore ADS Anat. Patologica Coordinatore Amministratore di Sistema Diag. per Immagini ADS Collaboratore ADS Collaboratore ADS Collaboratore ADS Collaboratore ADS Collaboratore ADS Collaboratore ADS Radiologia ADS Radioterapia ADS Medicina Nucleare 37

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