Procedura per le attività di raccolta e condivisione dei rilievi da parte della Regione Piemonte e del Collegio Sindacale

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1 condivisione dei rilievi da parte della Regione CONTENUTI DELLA PROCEDURA 1. Descrizione sintetica, Obiettivi del documento e Campo di applicazione pag Indicatore pag Destinatari e Responsabilità pag Risorse utilizzate pag Azioni operative/ Fasi del procedimento pag Normativa di riferimento pag Note pag. 6 Funzionari della S.S. Affari Generali Dott.ssa Fulvia Bertolo Sig. ra Patrizia Doni Dott. Michele Torre Dirigente Responsabile Dott. Calogero Pirillo (firmato in originale) (firmato in originale) Stesura Validazione Emissione

2 1. Descrizione sintetica, Obiettivi del documento e Campo di applicazione La presente procedura descrive le fasi relative alle attività di raccolta e condivisione, tra i soggetti interessati, dei rilievi formulati da parte della Regione Piemonte Direzione Sanità e del Collegio Sindacale. Gli obiettivi che si pone questo documento sono, in primo luogo, quello di contribuire all attuazione di quanto disposto dalla Regione Piemonte, con D.G.R. 25 giugno 2013 n , in materia di certificabilità del bilancio delle Aziende Sanitarie (ai sensi del DLgs.n.118/20011 e provvedimenti conseguenti). In secondo luogo quello di attivare un processo di analisi e monitoraggio delle attività aziendali, al fine di ridurre le eventuali criticità operative. Nello specifico, con questa procedura vengono gestite le attività intraprese da quest Azienda, dalla rilevazione del problema e dell oggetto dell intervento, alla definizione delle azioni finalizzate alla risoluzione della questione sollevata. La procedura è destinata al personale operante in Azienda. 2. Indicatore n. dei rilievi effettuati = Standard 100% n. totale rilievi 3. Destinatari e Responsabilità Destinatari della procedura sono: a) Il personale della struttura Affari Generali che presta supporto alla Direzione Generale e al Collegio Sindacale; b) Le strutture Amministrative e Tecniche che ottemperano alle richieste degli organi aziendali. 2

3 In particolare i soggetti coinvolti sono: Direzione Generale; Uffici Regionali; Collegio Sindacale; Segreteria di supporto al Collegio Sindacale afferente alla struttura Affari Generali; Destinatari dei rilievi (strutture aziendali). La responsabilità dell applicazione della procedura è in capo al Dirigente Responsabile della struttura Affari Generali che riferisce direttamente alla Direzione Generale dell Azienda. 4. Risorse utilizzate Il personale incaricato della struttura Affari Generali, collabora con la Direzione Generale e il Collegio Sindacale, per lo svolgimento delle attività collegate ai rilievi da parte degli organi ed enti preposti, svolgendo le funzioni di segreteria e supporto, sotto la direzione del Dirigente Responsabile della struttura Affari Generali. 5. Fasi del procedimento/azioni Operative Le principali fasi attraverso le quali viene gestita l attività sono: 1. Presa in carico e gestione del rilievo 2. Chiusura procedura di gestione del rilievo 3. Condivisione delle azioni di miglioramento 1. Presa in carico e gestione del rilievo La segreteria di supporto al Collegio Sindacale, che afferisce alla struttura Affari Generali, gestisce i rilievi formulati dagli organi ed enti preposti [Regione Piemonte e/o dal Collegio 3

4 Sindacale], con riferimento a specifici problemi gestionali/amministrativi/giuridici riguardanti l attività dell Azienda Sanitaria e i dati contabili e gestionali prodotti. In dettaglio la segreteria opera come di seguito indicato: Azioni La Direzione Generale recepisce i rilievi e avvia il relativo procedimento di gestione degli stessi consistente in: - Attivazione di intervento; - Individuazione dell ufficio competente alla presa in carico del rilievo; - Trasmissione del rilievo all ufficio che ne curerà la gestione; - Assegnazione del termine per la conclusione del procedimento; - Individuazione dell eventuale struttura incaricata di verificare l efficacia delle azioni intraprese per la definizione del problema. Soggetti e ruoli - Collegio Sindacale esamina gli atti dell Azienda sanitaria ed effettua eventuali rilievi. - Direzione Generale recepisce i rilievi e avvia il procedimento di presa incarico degli stessi. - Segreteria supporto trasmette il rilievo alla struttura individuata dalla Direzione Generale al Collegio Sindacale per la gestione del rilievo. - Struttura individuata - prende in carico e gestisce il rilievo. - definisce le azioni da porre in essere per la soluzione del problema. 2. Chiusura della fase di gestione del rilievo. Questa seconda fase si realizza con la chiusura della procedura di gestione del rilievo; più precisamente, al termine della prima fase, la segreteria degli Affari Generali, raccoglie tutte le risultanze istruttorie, relativa al rilievo pervenuto (con le quali si è dato conto del processo decisionale), le sottopone alla Direzione Generale, e cura la comunicazione degli esiti del procedimento al soggetto che ha formulato il rilievo (Collegio sindacale/regione Piemonte). 4

5 - Struttura assegnataria del rilievo - comunica alla Direzione Generale la conclusione della presa in carico/gestione del rilievo. - propone alla Direzione Generale eventuali provvedimenti da adottare. - comunica al soggetto che ha formulato il rilievo l esito del procedimento [a seguito dei provvedimenti adottati dalla Direzione Generale sullo stesso]. - Direzione Generale - acquisisce le conclusioni della struttura assegnataria, valuta la proposta di eventuali provvedimenti da adottare e, se concorda, si uniforma ovvero si discosta da essi chiedendo ulteriori chiarimenti o trasmettendo la propria decisione per i provvedimenti di competenza. - Segreteria supporto - informa il soggetto che ha formulato il rilievo sugli esiti del Collegio Sindacale procedimento. - chiude il rilievo e formalizza la sua chiusura. - cura l eventuale trasmissione delle risultanze dell attività del Collegio Sindacale alle autorità competenti. - Collegio Sindacale - valuta la compatibilità della risposta al rilievo con la normativa in materia. Ove riscontri situazioni di illegittimità trasmette gli atti agli organi di competenza in materia contabile (Corte dei Conti) ovvero se illecito penale/civile/amministrativo all Autorità Giudiziaria competente. 3. Condivisione delle azioni di miglioramento Questa terza fase viene attivata nel caso in cui, dai rilievi e dalle azioni intraprese per il superamento delle criticità, emergano aspetti di miglioramento condivisibili anche con altre strutture aziendali ad esempio: - Quali elementi sono stati presi in esame; - Come sono stati valutati; - Su quali elementi la struttura interessata abbia fondato il proprio convincimento; - Quali sono state le soluzioni adottate. 5

6 Soggetti e ruoli - Direzione Generale - condivisione ed estensione con altre strutture aziendali dei provvedimenti adottati per il superamento delle eventuali criticità. - Segreteria Affari Generali - supporto a tutte le attività che la Direzione Generale intende intraprendere. 6. Normativa di riferimento Decreto Legislativo 30/12/1992, n. 502 e smi; Decreto Legislativo 23/06/2011, n. 118; Legge Regionale 24/01/1995, n. 10; D.G.R. 25 giugno 2013 n ; in materia di certificabilità del bilancio delle Aziende Sanitarie. 7. Note Al momento non vi sono moduli collegati alla presente procedura ma, in una successiva fase di sviluppo e implementazione, è ipotizzabile la predisposizione di strumenti per il controllo della documentazione raccolta (check list) e di una Scheda di intervento per la gestione/catalogazione dei rilievi. Quest ultima scheda si connoterebbe come strumento da utilizzarsi per l analisi e il miglioramento di eventuali criticità operative evidenziate attraverso la formulazione dei rilievi, dal Collegio Sindacale e/o da altri enti. 6