I PROGRAMMI PER L ELABORAZIONE DEL TESTO

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1 I PROGRAMMI PER L ELABORAZIONE DEL TESTO Modulo 3 dell ECDL Terza Parte pag. 1 di 10 CopyLeft Multazzu Salvatore

2 I programmi per elaborazione del testo: Terza Parte SOMMARIO Stili... 3 Inserire il numero di pagina... 5 Intestazione e piè di pagina... 5 Controllo ortografico... 6 Controllo grammaticale... 7 Formattare il documento... 8 Anteprima di Stampa... 9 Usare le opzioni di base della stampa... 9 pag. 2 di 10 CopyLeft Multazzu Salvatore

3 Stili In precedenza abbiamo visto come un testo possa essere abbellito applicando ai caratteri e/o ai paragrafi particolari formattazioni cioè modificandone il font, la dimensione, il colore, l interlinea, ecc.. Ma Microsoft Word offre uno strumento più potente che consente all utente di applicare con un semplice click formattazioni predefinite di carattere e di paragrafo a un testo o a un intero paragrafo rendendo cosi omogenee le varie parti del documento (ad esempio nella realizzazione di una tesi si vorrebbe che tutti i titoli dei capitoli abbiano la stessa formattazione ed allo stesso modo i sottotitoli ecc.). L'insieme delle caratteristiche di formattazione di un paragrafo si chiama stile e Word ci offre già molti stili preconfezionati, ma ci consente anche di crearne altri o di modificare quelli esistenti. Nella barra di formattazione è presente una casella di testo che ci mostra lo stile in uso (nella fig. 43 lo stile è Normale ). Figura 1 Per attribuire uno stile esistente a un paragrafo (o a un insieme di paragrafi) è sufficiente selezionarlo, scorrere l elenco della casella Stili (facendo clic sulla freccia verso il basso alla destra della casella) e scegliere quello voluto; al paragrafo selezionato verranno attribuiti tutti gli elementi di formattazione specifici di quello stile. Per avere l'elenco completo e la possibilità di modificare o creare stili si deve aprire il menu Formato Stili e formattazione in microsoft word xp appare sulla destra un riquadro attività (fig. 44) che ci mostra le caratteristiche dello stile in uso. Ciccando su un altra voce dell elenco, che si può scorrere col la barra di scorrimento verticale, le caratteristiche dello stile verranno applicate al paragrafo selezionato. Nella casella mostra si può scegliere se visualizzare la formattazione in uso, l elenco di tutti gli stili oppure solo gli stili in uso nel documento corrente. Per applicare lo stile è sufficiente selezionarlo dall'elenco e fare clic sul pulsante Applica. Una volta selezionato uno stile appare una freccia verso il basso in cui possiamo visualizzare la finestra modifica stile. N.B. : Uno stile Titolo1 (p.e.) definito su un computer può essere diverso dallo stile Titolo1 di un altro computer, se questo stile è stato modificato dall'utente. Le caratteristiche dello stile appaiono nella descrizione. Figura 2 pag. 3 di 10

4 Facendo clic su Nuovo Stile si accede ad una finestra di dialogo rappresentata nella fig. 45. Da questa finestra si può impostare un nome allo stile e modificarne il formato del carattere e del paragrafo e tutte le altre opzioni dal pulsante formato. È inoltre possibile decidere quale deve essere lo stile del paragrafo successivo. In word esistono anche degli stili predefiniti che definiscono un livello di importanza al testo sono gli stili titolo: TITOLO1, TITOLO2, TITOLO3, ecc. Questi stili sono molto utilizzati per la costruzione di testi complessi perché permettono al programma di costruire sommari e indici basati sul livello del testo. Il modo migliore per lavorare con i livelli del testo e quello della visualizzazione struttura ma questa parte esula dagli obiettivi di questo corso. Figura 3 Tuttavia possiamo avere una panoramica completa degli stili utilizzati nel documento anche in visualizzazione normale ma solo dopo aver impostato dal menu Strumenti Opzioni nella scheda Visualizza (fig. 46) un opportuna larghezza per l area di stile In questo modo, in visualizzazione Normale è possibile vedere quale è lo stile di ogni paragrafo (fig. 47) Figura 4 Figura 5 pag. 4 di 10

5 Inserire il numero di pagina Per inserire i numeri di pagina nel documento, in modo che tutte le pagine siano numerate si deve fare clic sul menu Inserisci Numeri di Pagina. Si apre la finestra di dialogo rappresentata in fig. 48 che permette di impostare i parametri. Figura 6 Si può decidere di mettere il numero di pagina in alto o in basso, a sinistra al centro o a destra e di inserirlo sulla prima pagina oppure non inserirlo. Nella casella Formato (fig. 49) si può scegliere il formato del numero. Si può includere, insieme al numero di pagina, il numero del capitolo in funzione dello stile assegnato, ossia, se si è impostato allo stile Titolo1 il titolo di inizio capitolo, questi vengono numerati automaticamente e il numero può apparire, separato da un separatore a scelta, dal numero di pagina. Si può infine specificare da dove iniziare la numerazione. Questa opzione ritorna utile quando un documento molto lungo è spezzettato in più file. In questo modo la numerazione finale dopo la stampa risulta continua. Figura 7 Intestazione e piè di pagina Le intestazioni e il piè di pagina rappresentano elementi molto utilizzati nell'impaginazione di documenti formali, perché permettono di fornire al documento una "cornice" informativa che caratterizza ogni pagina. Le intestazioni, che possono contenere testo o immagini, sono poste sopra il margine superiore della pagina, mentre i piè di pagina occupano lo spazio del margine inferiore. Una volta inserite, le intestazioni e i piè di pagina si ripetono per tutte le pagine del documento. E però possibile scegliere di fare comparire questi elementi solo sulla prima pagina, come "copertina" di presentazione di tutto il testo, oppure, come spesso accade, su tutte le pagine a eccezione della copertina. È anche possibile inserire intestazioni e piè di pagina diversi per la pagine pari e le pagine dispari, in caso di documenti affiancati, oppure differenziare l'intestazione da una sezione all'altra di uno stesso documento. Figura 8 pag. 5 di 10

6 Per inserire questi elementi selezionate la voce di menu Visualizza Intestazioni e piè di pagina (fig. 50) Word inserisce all'esterno dei margini superiore e inferiore della pagina due aree tratteggiate, nelle quali è possibile digitare il testo; inoltre, compare una barra di lavoro (fig. 51) che permette di inserire elementi standard e numerazioni di pagine e di spostarsi tra le diverse intestazioni. Figura 9 I pulsanti Inserisci data e Inserisci ora inseriscono rispettivamente data e ora di produzione del documento. Il pulsante alterna intestazione e piè di pagina permettere di passare dall intestazione in alto al documento al piè di pagina in basso. Con i pulsanti inserisci numero di pagina e numero di pagine (totali del documento) si possono ottenere effetti quali ad es. : pag. 2 di 5 dove pag. e di sono stati inseriti come testo e quindi sono statici e non varieranno mentre 2 e 5 sono stati inseriti con i pulsanti preposti e varieranno al variare della pagina e all aumentare delle pagine del documento. Word fornisce anche un glossario di elementi standard, a cui è possibile attingere nella creazione delle proprie intestazioni e piè di pagina. Per visualizzarlo è sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci voce di glossario. Una volta inseriti i dati, selezionando Chiudi in tale barra, si tornerà a visualizzare normalmente il documento, mentre intestazione e piè di pagina saranno visibili in grigio, in alto e in basso nella pagina. Controllo ortografico Word offre una serie di strumenti che aiutano a controllare l'ortografia e la grammatica del testo e a correggere gli errori sia in fase di stesura sia durante la revisione del documento. Mentre si scrive il testo, infatti, Word sottolinea le parole che presentano dei problemi ortografici con una linea ondulata rossa e segna con una linea verde le imprecisioni grammaticali. Non sempre questi strumenti sono graditi a chi scrive il documento per attivare o disattivare gli strumenti di correzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Opzioni. Da questa finestra si deve selezionare la scheda Ortografia e Grammatica e si selezionano le voci desiderate (fig. 52). Figura 10 Gli errori ortografici individuati dal correttore automatico e quindi sottolineati in rosso possono essere corretti ricorrendo ai suggerimenti di Word. Per utilizzare gli pag. 6 di 10

7 strumenti di correzione di Word selezionate la parola o la frase sottolineata dal correttore e fate clic con il tasto destro del mouse. Il programma apre una finestra di dialogo a lato della parola, in cui sono presentati i suggerimenti di Word con i quali è possibile sostituire la parola errata (fig. 53). Figura 11 A questo punto basta selezionare dalla finestra di dialogo il suggerimento che si vuole accogliere e fate clic. E' possibile attivare una correzione automatica del testo, in modo che Word modifichi autonomamente mentre si scrive i termini che presentano anomalie grammaticali. Per attivare questa funzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Correzione automatica. Word apre una finestra dalla quale è possibile attivare la funzione di correzione durante la digitazione. Se selezionate la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione, infatti, si attivano in basso i campi Sostituisci e Con. Le stesse funzioni del pulsante Stato ortografia e grammatica sono accessibili dal menu Strumenti. Se selezionate la voce Controllo ortografia e grammatica, infatti, Word inizia a perlustrare il documento alla ricerca di errore. Quando incontra una parola sottolineata dal correttore, il programma apre una finestra di dialogo, analoga alla precedente ma con funzioni estese, dalla quale è possibile visualizzare i suggerimenti, accettarli o anche decidere di ignorare tutte le occorrenze di quel particolare errore all'interno del documento. Controllo grammaticale Figura 12 Correggere un errore ortografico è semplice, in quanto Word confronta la parola errata con quella memorizzata del dizionario e propone la correzione. Più complicata è la correzione grammaticale e ancor più difficile è la correzione sintattica, in quanto intervengono, in questo caso, elementi di stile e di gusto che possono essere personali. Tuttavia Word avanza dei suggerimenti su costruzioni di frase che appaiono scorrette o poco usate. Per attivare il controllo grammaticale bisogna selezionare la casella Controlla grammatica nella finestra di controllo ortografico che si apre attivando il Controllo Ortografia e Grammatica dal menu Strumenti, vista in precedenza. La frase o la parola che sembra non corretta viene evidenziata in verde (fig. 54) nella prima finestra di testo e nella seconda appare il commento di correzione, che può essere accettato o no mediante i pulsanti a lato. pag. 7 di 10

8 Formattare il documento Figura 13 Impaginare un documento con Word significa impostare tutti gli elementi che caratterizzano le pagine del documento, la delimitazione dei margini, che permette di stabilire quanto spazio deve occupare il testo scritto rispetto all'area del foglio, al definizione del paragrafo e altro. Per vedere o modificare l'impostazione del documento bisogna aprire una finestra di dialogo dal menù File Imposta pagina. Le tre "SCHEDE" (fig. 55) consentono di modificare i margini, le dimensioni e l'orientamento della carta (orizzontale o verticale), il tipo di alimentazione della stampante (foglio singolo,modulo continuo, buste) e il "layout" (o impaginazione ). La scheda Margini, permette di definire i quattro margini del foglio nonché lo spazio dedicato alla rilegatura. La Rilegatura serve per aumentare lo spazio di un margine senza modificare la simmetria del testo rispetto alla pagina: se si aumenta il valore di un margine rispetto agli altri, infatti, la pagina viene centrata secondo valori asimmetrici e può risultare spostata verso destra o verso sinistra. Si può inoltre scegliere l orientamento del foglio : verticale o orizzontale. La scheda Carta (fig. 56) permette di definire il formato della carta utilizzando una serie di formati predefiniti (A4, A3, A5, Lettera ecc,) reperibili dall elenco attivabile ciccando sulla freccia rivolta verso il basso. È inoltre possibile definire dei formati personalizzati (chiaramente al momento della stampa bisogna assicurarsi che la stampante supporti il formato di carta impostato). Nella scheda Layuot e possibile modificare l allineamento verticale del testo (che per impostazione predefinita è in alto) e sono possibili 4 opzioni: 1. In alto 2. Centrato 3. In basso 4. Giustificato L opzione centrato è molto utile quando si desidera inserire la pagina Titolo e si vuole che questo sia proprio al centro della pagina. Figura 14 pag. 8 di 10

9 Anteprima di Stampa Prima di stampare un documento è importare verificare ciò che verrà stampato in una visione di insieme. Il modo migliore per controllare l aspetto finale del documento è quello di attivare l'anteprima di stampa. Per farlo si deve selezionare Anteprima di stampa dal menu File oppure fate clic sull'omonimo pulsante nella barra degli strumenti standard. L'Anteprima di stampa è molto utile per controllare se i margini sono allineati nel modo corretto e se i numeri di pagina appaiono al punto giusto. Una volta aperta l'anteprima Word mostrerà il vostro documento in piccolo e visualizzerà il cursore sotto forma di lente di ingrandimento. Posizionate la lente sul documento e fate clic per visualizzare il documento nelle sue dimensioni reali. Figura 15 Sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa (fig. 57) compaiono diversi pulsanti che permettono di vedere con facilità il documento in diversi aspetti: mandarlo alla stampa, ingrandirlo o rimpicciolirlo, pagina singola o multipla, percentuale d'ingrandimento, righello, riduci di una pagina, schermo intero e Chiudi. Usare le opzioni di base della stampa Le funzioni di stampa sotto windows non sono prerogativa dell'applicazione, ma di essa si occupa il sistema operativo. Una volta mandato in stampa il documento, è windows che se ne occupa, liberando l'applicazione da questa incombenza e mettendo in coda di stampa il file. Per attivare la stampa si può far click sul pulsante stampa della barra degli strumenti standard. In questo caso il documento passa direttamente alla stampa, secondo le impostazioni predefinite, che potrebbero non corrispondere alle proprie aspettative. Per stampare in modo personalizzato (ad esempio più copie, oppure solo alcune pagine ecc) si deve attivare la stampa dal menu File Stampa. In questo caso si apre una finestra di dialogo(fig. 58), che permette di impostare alcuni parametri. Figura 16 Innanzitutto nel riquadro Stampante si può scegliere la stampante dall'elenco a discesa del campo Nome. pag. 9 di 10

10 Poiché ogni stampante ha le sue caratteristiche, col pulsante Proprietà si possono impostare dei parametri come: la qualità di stampa (ottima, normale, risparmio) ed altre opzioni che dipendono dalla stampante installata. Negli altri riquadri si possono impostare altri parametri come le pagine da stampare, il numero di copie e altro. Se si seleziona pagina corrente si stampa solo la pagina attiva cioè quella dove è posizionato il cursore. Mentre se si vogliono stampare solo alcune pagine si deve selezionare la voce pagine ed indicarle nel riquadro secondo queste semplici regole: 1,2,6 stamperà solo le pagine 1, 2 e stamperà tutte le pagine da 1 a quattro 1,3,5-8 stamperà le pagine 1,3,5,6,7 e 8. Completate le impostazioni si può procedere alla stampa cliccando sul pulsante OK. Se invece non si desidera stampare si può chiudere la finestra di dialogo col pulsante Chiudi. In questo caso i parametri impostati rimangono attivi fino a quando non si chiude Word o non si modificano. pag. 10 di 10