Ades (febbraio GESTIONE LAMPADE VOTIVE

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1 Ades (febbraio 2017) GESTIONE LAMPADE VOTIVE Il software Ades consente una completa gestione del servizio di Illuminazione Votiva, dall attivazione dell utenza, ai pagamenti dei canoni, ai trasferimenti dell utenza, alla cessazione del contratto. Le reportistiche sono complete ed articolate. Tutti i dati contabili (incassi ecc.) sono sempre verificabili in tempo reale. I pagamenti possono essere gestiti allo sportello con bollettazione immediata o con bollettini postali (opzionale anche il nuovo sistema PagoPA). Tra i punti di forza di Ades vi sono: Ø Estrema semplicità operativa: gli operatori riescono ad utilizzare il programma in breve tempo; Ø Profilazione degli utenti; il singolo operatore può avere le opportune limitazioni operative (es. l operatore sig. Rossi non potrà cancellare una bolletta dopo averla stampata, non avrà l accesso a particolari funzioni ecc.) Ø Ricerca dei dati estremamente flessibile e rapida in qualsiasi campo del database (ricerche incrociate in infiniti modi); Ø Utilizzo in Ades della banca dati ANAGRAFE COMUNALE (se fornita) per compilare/correggere le anagrafiche degli utenti in pochi clic con precisione e velocità; Ø Gestione degli Accessori Occasionali (croci led, cuori led ecc. in occasione della ricorrenza dei Defunti ecc.) totalmente indipendente da quella delle lampade fisse; la bollettazione ha caratteristiche diverse, adatte alla specificità della gestione che prevede listini distinti, liste di montaggio ecc., con rendicontazioni e reportistica separata da quella delle lampade perpetue a canone annuale (MODULO OPZIONALE). In particolare, la gestione della bollettazione a mezzo posta prevede: Ø stampa del bollettino allo sportello o invio del PDF tramite mail all indirizzo fornito dall utente (direttamente da procedura); Ø esportazione di flussi per la bollettazione conforme ai tracciati record di poste italiane per invio del bollettino TD 896 (dematerializzato) e successiva importazione dei flussi di incasso di poste italiane scaricati dal conto Banco Posta i dati vengono acquisiti in forma automatica e massiva; Ø generazione flussi per bollettazione di più tipologie di lampade: luce annuale, accessori annuali, prenotazioni accessori occasionali: Ades genera il V campo per i bollettini TD 896 contenente le informazioni che consentono una importazione differenziata dei flussi postali. 1

2 Ades è realizzato su piattaforma FileMaker (consociata Apple) ed è, lato client, multipiattaforma: Windows, Mac, Web, iphone e ipad con app native, e Android tramite browser (dalla prossima versione Ades2). Nella versione multiutente, vengono utilizzate licenze annuali FileMaker per team che includono FileMaker Server e le connessioni utente per il team. La licenza annuale di Ades include il costo annuo delle Licenze FileMaker. FileMaker Server ed Ades vengono installati su un Server dell ente (caratteristiche software e hardware sono riportate in coda al documento), salvo diversi accordi. La fase di avviamento, per motivi di opportunità, può essere effettuata su server della SIA srl. Su richiesta è possibile installare Ades in mono-utenza senza adottare la tecnologia SERVER (richiedere informazioni se interessati). Esempio di schermata di accesso alle funzioni: Ades è stato pensato e sviluppato per agevolare/facilitare la formazione dell archivio utenti in caso di totale o parziale mancanza dei dati da parte dell Ente): In particolare la formazione dell archivio potrà essere realizzata mediante: - acquisizione informatica di banche dati già esistenti fornita dall ente (in qualsiasi formato di interscambio dati) che comprenda defunti e soggetti intestatari dell utenza; - un censimento dell intero cimitero (defunti, data morte, posizione) a cura dell ente o realizzato dalla SIA srl (servizio opzionale da concordare). In caso di censimento del cimitero sarà ovviamente necessario costruire, ex novo, l archivio degli intestatari delle utenze. 2

3 Ades gestisce l importazione di un ANAGRAFE COMUNALE, se fornita dall ente, che consente creazione di contratti con intestazioni ed indirizzi precisi permettendo, inoltre, bonifiche semplificate dei dati già esistenti. Ades consente di bonificare alcune tipologie di dati in modo massivo e preciso. Nessun aspetto è tralasciato: dai controlli/bonifica massiva degli indirizzi al controllo della storia della bollettazione dei singoli contratti. 3

4 Il controllo dell eventuale censimento (o banca dati importata) è effettuato su maschere appositamente progettate. Ades consente il controllo di eventuali posizioni/defunto duplicati in banca dati attraverso particolari ricerche di record anomali. La posizione delle tombe attualmente esistente sarà mantenuta nel software se si mostrerà funzionale, ovvero realizzata ex novo, d accordo con l ente se si riterrà utilizzare metodi più funzionali, cercando di offrire all utenza un servizio sempre migliore. La versione ADES 2 (a breve disponibile) consentirà una incredibile flessibilità di adattamento a ogni possibile scelta di denominazione delle coordinate delle tombe: Ades si adatterà completamente alle denominazioni usate nel cimitero e non il contrario. 4

5 Ades consente di gestire un censimento fotografico del cimitero: ad esempio la scheda può mostrare il portale di una cappella mostrando l elenco dei defunti collocati al suo interno con il relativo status (attivo, senza luce ecc.). Ades consente di georeferenziare le tombe rendendo possibile l apertura di google-maps sulla relativa posizione. Le coordinate possono essere inviate, su richiesta di un cittadino, automaticamente ad un indirizzo mail fornito. 5

6 SU RICHIESTA E CON COSTI DA QUANTIFICARE: può essere implementata la pubblicazione in internet dell elenco defunti con le relative posizioni. Il cittadino potrebbe utilizzare il web per trasmettere richieste connesse al servizio di illuminazione votiva, fare segnalazioni guasti ecc. può essere realizzato all ingresso un Totem Informativo per consentire al visitatore di accedere ai servizi sopra citati. Ades permette una gestione agevole del servizio di Illuminazione Votiva in un ufficio all interno del cimitero (o in altra sede) poiché consente di gestire agevolmente i pagamenti dei canoni (con rilascio di ricevuta di pagamento), attivazione di nuovi contratti, trasferimenti e cessazione, segnalazione guasti, il tutto in tempo reale. 6

7 Il software consente di tenere traccia dell intera storia della combinazione defunto/tomba. Nel caso che segue si possono notare le variazioni del defunto che ha subito un trasferimento, un cambio intestazione e interventi di riparazione. Tutti i dati sono sempre disponibili/consultabili (date, precedenti posizioni, precedenti intestatari). Le coordinate delle tombe vengono adattate al tipo e alla storia del cimitero. Nella seguente schermata si può notare una diversa struttura della posizione differente dal precedente cimitero. Numerose sono le maschere che aiutano l operatore ad individuare velocemente il contratto su cui lavorare. Le ricerche sono immediate e l utente/defunto vengono individuati con precisione anche inserendo pochi frammenti di dati. 7

8 I pagamenti, oltre che per cassa allo sportello, possono essere effettuati mediante bollettini postali che saranno inviati all indirizzo degli utenti, bonifico e tutti quei metodi che le normative rendessero obbligatorie ex-lege. Il software crea esportazioni per la bollettazione massiva. E possibile l esportazione del flusso conforme allo standard di Poste Italiane In caso di utilizzo di bollettino TD 896, Ades consente l importazione massiva dei flussi contabili di Poste Italiane, per una acquisizione dei pagamenti immediata ed esente da errori grazie all ausilio del V campo attribuito al singolo bollettino. Migliaia di pagamenti possono essere importati in pochi minuti. 8

9 Le richieste di intervento (lampada spenta ecc.) vengono raccolte in tempo reale sulla scheda del defunto. Ades produce stampe delle riparazioni da effettuare che l operatore utilizza per realizzare gli interventi: al termine vengono registrati/chiusi quelli eseguiti e inserite note dove occorre; gli interventi sospesi sono sempre posti all attenzione dell operatore fino a chiusura dello stesso con esito positivo. SU RICHIESTA E CON COSTI DA QUANTIFICARE: può essere implementato l invio di SMS al cittadino per comunicare la chiusura dell intervento di riparazione, allaccio ecc. possono essere implementati altri tipi di servizi mediante invio di SMS che l ente vorrà prevedere. 9

10 I distacchi dei morosi vengono gestiti con apposite funzioni e stampe dedicate. 10

11 Il controllo delle tombe può essere eseguito dagli operatori all interno del cimitero anche attraverso l uso di ipad collegati in tempo reale agli archivi (attraverso connessioni wi-fi o cellulare).. L uso di colori differenti per tipo di status (attivo, cessato, staccato, senza luce ecc.) consente di analizzare velocemente gli allacci individuando velocemente guasti ed eventuali allacci abusivi. 11

12 Ogni informazione utile del contratto può essere ricavata dall operatore anche al di fuori dell ufficio. L Ente può consultare i propri dati in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo, attraverso credenziali di accesso dedicate all amministrazione che le consentono di gestire (senza interferire con gli operatori) i controlli sui dati e sugli archivi su schermate differenti da quelle utilizzate dagli operatori. 12

13 Le banche dati (defunti, posizioni, utenti ecc.), sono sempre esportabili e di proprietà dell ente. 13

14 La contabilità degli incassi viene gestita con semplicità e precisione. 14

15 Ades 2 Sarà a breve disponibile Ades 2, versione rinnovata in FUNZIONALITA e riprogettata nella veste GRAFICA... 15

16 ADES - CARATTERISTICHE RICHIESTE: CLIENT Requisiti di sistema: Sistema operativo Windows 10 Pro Windows 10 Enterprise Windows 8.1 Standard Windows 8.1 Pro Windows 7 SP1 Professional Windows 7 SP1 Ultimate macos Sierra OS X El Capitan OS X Yosemite Requisiti hardware: Windows Requisiti minimi CPU: processore x86 o x64 da 1 GHz o superiore RAM: 1 GB Requisiti consigliati CPU: processore x86 o x64 da 1 GHz o superiore RAM: almeno 2 GB Mac Minimo Consigliato RAM: 2 GB RAM: almeno 4 GB Servizi Desktop remoto Servizi Desktop remoto supportati su: Windows Server 2008 R2 Windows Server 2012 R2 Client Servizi Desktop remoto supportati su: Windows: Client Servizi Desktop remoto OS X: Desktop remoto Microsoft 8.0 SERVER Requisiti di sistema: Sistema operativo Server Windows Server 2012 R2 Standard con Update Windows Server 2008 R2 SP1 Standard Windows Server 2008 R2 SP1 Enterprise macos Sierra OS X El Capitan OS X Yosemite Requisiti hardware Si consiglia l'utilizzo di un computer dedicato per FileMaker Server. Requisiti minimi CPU: Dual Core RAM: 8 GB Disco rigido: almeno 80 GB, a seconda delle dimensioni dei file Requisiti consigliati CPU: 4 Core RAM: 8 GB Disco rigido: almeno 80 GB, a seconda delle dimensioni dei file 16