Su internet:

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1 Smartbox Viale Parioli Roma Tel.: Roma, Ottobre 2010 Gentile Partner, Abbiamo il piacere di comunicarti il sistema di prenotazione e rimborso: Su internet: Questo sistema ti dà l opportunità di gestire il tuo profilo in maniera più efficace, offrendo i seguenti vantaggi: - una garanzia contro i no show - un processo di pagamento più veloce - un maggior controllo delle prenotazioni Troverai allegati alla presente lettera i seguenti documenti: Una lettera di benvenuto che presenta la nuova gamma Smartbox. Due documenti «Come accogliere un cliente Smartbox»: il primo è dedicato a chi si occuperà di prendere le prenotazioni e ricevere i clienti. Il secondo è per il tuo servizio di contabilità. «Ottenere il rimborso»: questo documento è per il tuo servizio di contabilità. 4 Un modulo di rimborso chiamato «Scheda giustificativa di rimborso» che dovrai stampare direttamente dal link «La mia contabilità» e spedire insieme agli Assegni Regalo originali al nostro indirizzo. Speriamo che questo strumento ti sia utile. Siamo a tua disposizione per ulteriori informazioni. Il Servizio Amministrazione Partner pag 1

2 Questo memo è indirizzato alla persona che si occupa delle prenotazioni al fine di facilitare il processo di prenotazione. Come accogliere un cliente Smartbox STEP 1. Effettuare una prenotazione on line 1 Prendi una prenotazione per una data che sia in accordo con le richieste del cliente e la disponibilità della tua struttura 2 Accedi al sito e inserisci login e password per accedere alla piattaforma, oppure chiama il numero e segui le istruzioni vocali. 3 Dichiarare il codice confidenziale come «Prenotato» Vai su «Prenotazione dei codici» Inserisci le 9 cifre del codice confidenziale Inserisci il codice di prenotazione a 3 cifre Inserisci la data della prestazione Dichiara il codice confidenziale come «Prenotato» STEP 2. Il giorno della prestazione: accogliere il cliente 4 Dichiarare il codice confidenziale come «Utilizzato» Ritira l Assegno Regalo dal cliente e controlla che sia perfettamente compilato Gratta la striscia argentata per scoprire le ultime cifre del codice confidenziale Accedi al sito Inserisci login e password Vai su «Inserimento dei codici confidenziali» Inserisci il codice confidenziale di 12 cifre Dichiara il codice confidenziale come «Utilizzato» Modificare o cancellare una prenotazione: Per modificare o cancellare una prenotazione, in accordo con le modalità da te applicate e comunicate al cliente, accedi alla sezione «Prenotazione dei codici», inserisci il codice confidenziale e il codice di prenotazione. Poi clicca «cancella» o «modifica» in base alla richiesta del cliente. Per Informazione Ti ricordiamo che la procedura di prenotazione degli Assegni Regalo Smartbox è obbligatoria Dichiarando i codici confidenziali ti potrai tutelare dai no show. Ricorda che il cliente Smartbox farà riferimento al pacchetto indicato nella guida. Di conseguenza, è importante tenere sempre a portata di mano la pagina della guida dedicata alla tua struttura. pag 2

3 Ricevere il rimborso Per ricevere il tuo rimborso ti preghiamo di effettuare queste operazioni ogni mese. Hai dichiarato il codice confidenziale come «Utilizzato» su internet STEP 1. Prepara il documento che sarà inviato insieme agli Assegni Regalo ogni mese. 1 La Scheda Giustificativa di Rimborso (SGR) Accedi al sito Inserisci login e password Vai su Estrazione della Scheda Giustificativa di Rimborso Estrai la Scheda Giustificativa di Rimborso (SGR) Stampa la Scheda Giustificativa di Rimborso (SGR) NB: estrarre e stampare la SGR una volta al mese. 2 Verifica i codici confidenziali Barra la casella corrispondente a ciascun codice confidenziale per confermare che il relativo Assegno Regalo sarà inviato insieme alla SGR. Se i codici di alcuni Assegni Regalo non compaiono sulla SGR: Completa manualmente la lista dei codici confidenziali e delle referenze prodotto STEP 2. Invio degli Assegni Regalo 3 Allega gli Assegni Regalo originali alla SGR 4 Specifica il tipo di invio Scrivi «A» sulla busta e spediscila con raccomandata. Nome della società: Codice partner: Data: Scheda Giustificativa di Rimborso (SGR) Come spedire la tua Scheda Giustificativa di Rimborso? 1. Barra la casella corrispondente al codice dell'assegno Regalo che verrà spedito insieme a questa Scheda Giustificativa di Rimborso (1 Assegno Regalo = 1 codice confidenziale) 2. Allega gli Assegni Regalo originali a questa scheda 3. Scrivi "A" sulla busta e spediscila tramite raccomandata con ricevuta di ritorno. Se hai Assegni Regalo i cui codici confidenziali non appaiono nella scheda giustificativa di rimborso: 4. Completa la lista delle Referenze Prodotto e dei codici confidenziali 5. Allega L'Assegno Regalo originale alla Scheda Giustificativa di Rimborso 6. Scrivi "B" sulla busta e spediscila tramite raccomandata con ricevuta di ritorno. "A" o "B" Smartbox Amministrazione Partner Via Salaria Roma Codice confidenziale Ricorda: da inviare ogni mese Referenza Se i codici di alcuni Assegni Regalo non compaiono sulla SGR: Completa manualmente la lista dei codici confidenziali e delle referenze prodotto Allega tutti gli Assegni Regalo originali alla SGR Scrivi «B» invece di «A» sulla busta 5 Invia la SGR e gli Assegni Regalo con raccomandata al seguente indirizzo: Smartbox CASELLA POSTALE Via San Francesco D Assisi Torino - Italy Dichiarare l'assegno Regalo come "Utilizzato" sul sito ( facilita il processo di rimborso e permette un pagamento più rapido. Lista delle referenze di prodotto Nome della Smartbox Referenza Data di validità Quantità Per Informazione Fai sempre una copia della SGR e degli Assegni Regalo La registrazione degli Assegni Regalo su internet ( e l invio della SGR consentiranno una procedura di rimborso più sicura e veloce. Date dei rimborsi Gli Assegni Regalo dichiarati come «Utilizzati» tra: il 1 e il 14 del mese saranno fatturati al 15 dello stesso mese e il pagamento sarà effettuato dopo pochi giorni. il 15 e il 29 del mese saranno fatturati al 30 dello stesso mese e il pagamento sarà effettuato dopo pochi giorni. il 30 e il 31 del mese saranno fatturati al 15 del mese successivo e il pagamento sarà effettuato dopo pochi giorni. Dichiarare gli Assegni Regalo come «Utilizzati» sul sito ( o per telefono ( ) agevola il pagamento ogni 15 giorni. - Gli Assegni regalo non dichiarati sulla piattaforma internet saranno rimborsati una volta al mese. - Se la data di rimborso coincide con un fine settimana, il rimborso verrà effettuato il primo giorno lavorativo successivo. - Ti preghiamo di attendere qualche giorno affinchè l accredito del rimborso sia effettuato. pag 3

4 Verifica lo stato del tuo rimborso Per controllare lo stato degli Assegni Regalo che hai registrato vai su «Storico dei codici confidenziali» «Pagato»: il codice confidenziale è dichiarato «Pagato» quando è stata avviata la procedura di rimborso. «Fatturato»: il codice confidenziale è dichiarato «Fatturato» quando il rimborso è stato inviato al Partner. Come verificare la validità dell Assegno Regalo? Strofina forte il sigillo rotondo e rosso sull Assegno Regalo. Se il bollino diventa bianco l Assegno Regalo è autentico, viceversa rifiuta l Assegno Regalo del cliente. Codice confidenziale Striscia da grattare Codice di prenotazione FAQ 1 Quali sono i diversi status dell Assegno Regalo? «Prenotato»: il codice confidenziale è dichiarato «Prenotato» quando il partner e il cliente hanno concordato una data di prenotazione. «Utilizzato»: il codice confidenziale è dichiarato «Utilizzato» quando la prestazione è stata effettuata. «Pagato»: il codice confidenziale è dichiarato «Pagato» quando è stata avviata la procedura di rimborso. «Fatturato»: il codice confidenziale è dichiarato «Fatturato» quando il rimborso è stato inviato al Partner. «Inattivo / Preattivo»: il codice confidenziale non è mai stato «attivato» da Smartbox o dal rivenditore. Contattaci al numero Posso chiedere al cliente di inviarmi l Assegno Regalo prima di effettuare la prenotazione? No, dovrai effettuare la prenotazione attraverso la piattaforma partner e chiedere al cliente di portare il voucher con sé il giorno della prestazione 3 Cosa devo fare se il codice confidenziale è preattivo o inattivo? Non accettare la prenotazione e invita il cliente a rivolgersi al Servizio Clienti Smartbox. 4 Cosa posso fare se internet non funziona? Stai usando Mozilla Firefox? Devi sapere che la piattaforma internet funziona con Internet Explorer. Scarica Internet Explorer per una navigazione ottimale. pag 4

5 FAQ 5 Cosa faccio se un codice confidenziale è già grattato quando il cliente arriva? Chiedi al cliente di contattarci al numero Come tutelarsi dai «no show»? Una volta che il codice confidenziale è stato inserito sulla piattaforma internet: - quando cambi lo stato dell Assegno regalo in «Prenotato», questo sarà bloccato e il cliente non potrà effettuare una prenotazione in un altra struttura. - Passati 60 giorni a partire dalla data di prestazione registrata al momento della prenotazione, lo stato dell Assegno regalo viene automaticamente modificato in «Utilizzato». 7 Cosa ricevo da parte di Smartbox insieme al rimborso degli Assegni Regalo? Riceverai una fattura per la commissione trattenuta e il riepilogo dei codici confidenziali per gli Assegni Regalo rimborsati. 8 Devo spedire la fattura a Smartbox Experience LTD? Stai spedendo un pacco al Servizio Amministrazione Partner non a Smartbox Experience LTD. Di conseguenza, non devi inviare fattura a Smartbox Experience LTD. Al contrario, una volta inviati gli Assegni Regalo, riceverai da parte di Smartbox un giustificativo di rimborso e la fattura per la commissione trattenuta. 9 Fin quando posso accettare un Assegno Regalo Smartbox? Non devi accettare un Assegno Regalo oltre la data di validità riportata sull Assegno stesso. In caso contrario Smartbox non potrà rimborsare l Assegno Regalo. 10 Quando riceverò gli ultimi pagamenti alla scadenza del contratto? Non potrai più registrare Assegni Regalo successivamente alla data di validità. Dalla data di scadenza del contratto avrai un mese per spedire tutti gli Assegni Regalo, oltre questa data Smartbox non rimborserà Assegni Regalo. 11 Perché devo scrivere «A» o «B» sul pacco di invio dei miei Assegni Regalo? «A»: Significa che il codice confidenziale della Scheda Giustificativa di rimborso corrisponde agli Assegni regalo dichiarati questo mese. Il pagamento è in corso. «B»: Significa che qualcuno dei codici confidenziali non è inserito nella Scheda giustificativa di rimborso. Il pagamento per questo Assegno regalo non avviene in automatico. Ce ne occuperemo noi in via straordinaria. pag 5