GESTIONE ORDINARIA 5

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3 GESTIONE ORDINARIA Segreteria Con riferimento alle funzioni di supporto e consulenza, è stato concluso l iter (avviato nel 2009) per il nuovo regolamento dei Contratti integrato con le varie normative comunali già esistenti che, in tale contesto, sono state anche revisionate (Regolamento delle forniture e servizi in economia, Regolamento lavori in economia e quello per gli affidamenti con procedure telematiche di lavori, servizi e forniture). Il nuovo Regolamento è stato approvato dal Consiglio Comunale con deliberazione n. 33 del 29 marzo Per garantire uniformità nell applicazione delle nuove norme, è stata fornita a tutti gli uffici comunali la necessaria consulenza; sono stati elaborati alcuni schemi riassuntivi e, in collaborazione con il Servizio Appalti del Dipartimento Infrastrutture, sono stati organizzati due incontri informativi (28 e 29 giugno), rivolti in particolare a tutti i Dirigenti e Funzionari. La ritardata emanazione del regolamento di attuazione del Codice dei Contratti (intervenuta a dicembre 2010 con il DPR 207/2010) ha comportato il conseguente posticipo dell attività di interpretazione e consulenza da fornire agli uffici comunali sul punto. L entrata in vigore del D. Lgs. 20/03/2010 n. 53, (attuativo della cd. Direttiva Ricorsi e che modifica il Codice dei contratti) ha comportato invece una serie di problemi applicativi che hanno reso necessario ed urgente fornire agli uffici comunali alcune linee di indirizzo per l applicazione della normativa (nonostante le incertezze interpretative riscontrate in dottrina). Lo studio svolto assieme al Servizio Avvocatura e al Servizio Appalti, ha portato a elaborare una circolare esplicativa che è stata presentata a tutti i dirigenti e funzionari nel mese di maggio, ed è stata successivamente resa disponibile per i dipendenti, attraverso la sua pubblicazione in Intranos. Per l applicazione della Legge n. 136 del 13/08/2010, Piano straordinario contro la mafia (tracciabilità dei flussi finanziari), e della sua successiva modifica (intervenuta con D.L. 187 del 12/11/2010), sono state fornite le prime indicazioni operative, anche attraverso uno specifico incontro con dirigenti e funzionari, seguito poi dall ulteriore circolare del 23 novembre, trasmessa a tutti gli uffici comunali. Per le difficoltà di interpretazione della nuova legge e la varietà di casistiche, è stato infine assicurata agli uffici, la propria consulenza, sia informale che con pareri scritti. Per la revisione e l adeguamento del Regolamento comunale sull accesso agli atti (Ufficio per le Relazioni con il Pubblico), sono stati analizzati gli aspetti organizzativi connessi all esercizio del diritto di accesso, sono state rilevate le criticità e valutate, sulla base delle risorse disponibili, le scelte organizzative da attuare. La Giunta Comunale, nella seduta del 2/11/2010, ha approvato la bozza del Regolamento e avviato l iter per la sua approvazione da parte del Consiglio comunale. 7

4 Nel 2010 l URP è stato anche oggetto di rilevazione citizen satisfaction, con 82 questionari compilati ( di cui 7 scartati perché compilati in minima parte o in maniera errata). L analisi ha fatto emergere, in linea generale, risultati soddisfacenti sulla qualità del servizio erogato. Domanda: Quanto è soddisfatto complessivamente per il servizio erogato dall URP? Frequenze relative cumulate soddisfazione complessiva. Per niente Poco Indifferente Abbastanza Molto il 92% dei rispondenti è ampiamente soddisfatto ( abbastanza/molto soddisfatto ) del servizio, con quasi il 50% di molto soddisfatto. 3% 5% 8% 53% 100% Per quanto riguarda l attività di gestione e deposito documentale, la Segreteria Generale ha seguito, in collaborazione con il Servizio Sistemi Informativi e Telematici, alcuni processi operativi diretti ad un maggiore sviluppo del sistema di registrazione telematica dei dati: - decentramento dell attività di protocollo: è stata completata l'estensione del sistema informatico di gestione documentale ad alcuni Uffici periferici (ex circoscrizioni), ed è stato predisposto quanto di competenza dell'ufficio centralizzato per introdurre il sistema decentrato anche al Servizio Entrate (avvenuto il 20 settembre); - posta elettronica certificata: con l'attivazione della Casella Istituzionale PEC (novembre 2009), gli uffici hanno curato la gestione/registrazione di n messaggi di posta elettronica in entrata e la trasmissione di n. 642 messaggi a soggetti esterni; - scansione dei documenti: nell ottica di semplificare e razionalizzare i flussi documentali, è stato introdotto il processo di scansione dei documenti in entrata: dopo la fase preparatoria e l installazione della strumentazione nelle singole postazioni di lavoro, da novembre i documenti da smistare a più uffici non sono più fotocopiati, ma scannerizzati (previa associazione delle immagini di registrazioni di protocollo), con un risparmio medio settimanale di circa 600 pagine fotocopiate; dal 15 dicembre la procedura è estesa anche ai documenti smistati ad un unico ufficio; - dematerializzazione dei documenti: per ridurre l uso della carta in un ottica di contenimento dei costi, è stato avviato un processo di sensibilizzazione degli uffici, affinché la c.d. corrispondenza interna sia trasmessa unicamente tramite posta elettronica. Per favorire il 8

5 consolidamento della nuova procedura, la Segreteria Generale ha diramato apposite istruzioni, affiancando gli uffici anche nell analisi e risoluzione di problemi operativi; con l obiettivo di ridurre la produzione di materiale cartaceo, dal 15 dicembre è stato reso operativo un archivio elettronico che ha eliminato la stampa e lo smistamento degli elenchi dei documenti registrati dal Protocollo: il risparmio medio settimanale è di circa 450 pagine stampate. Particolare attenzione è stata posta alla formazione del personale, al fine di ridurre al minimo i tempi di operatività degli uffici nell uso delle nuove modalità. Oltre ai quotidiani interventi di affiancamento e assistenza diretta a favore degli utenti, sono state assunte le seguenti iniziative: - diffusione di specifiche istruzioni operative: oltre alle Circolari del 29 dicembre 2009 e dell'11 giugno 2010, dirette a sensibilizzare gli uffici sul tema della dematerializzazione documentale, una particolare attenzione è stata riservata all'attivazione della Casella Istituzionale PEC: a questo tema sono state dedicate le Circolari dell'11 febbraio, 11 giugno, 19 luglio, 9 agosto 2010 e, in particolare, quella del 18 ottobre Validità giuridico - amministrativa dei documenti presentati al Comune di Udine per via telematica", con cui si è inteso offrire un illustrazione generale della normativa e alcune indicazioni applicative, per agevolare gli uffici nella valutazione giuridico - amministrativa dei documenti informatici e nella predisposizione delle conseguenti attività; - organizzazione di incontri formativi: in collaborazione con l'unità Operativa Formazione sono stati organizzati il 13 gennaio 2010 l incontro formativo P.E.C. istruzioni per l'uso e il 27 gennaio 2010 il seminario La validità del documento informatico: ricezione, produzione e archiviazione dei documenti informatici, a ciascun incontro hanno partecipato circa 150 dipendenti; è inoltre proseguita l abituale attività formativa propedeutica al rilascio delle abilitazioni SiDoc, che ha interessato 58 dipendenti. Infine, l Ufficio Archivio e Protocollo è stato oggetto di rilevazione Citizen Satisfaction 2010, con una buona adesione degli utenti e la rilevazione di 105 questionari (di cui 5 scartati perché compilati in minima parte o in maniera errata). L analisi ha fatto emergere, in linea generale, risultati soddisfacenti sulla qualità del servizio erogato. Domanda: Quanto è soddisfatto complessivamente per il servizio erogato dal Protocollo? Frequenze relative cumulate soddisfazione complessiva. Poco soddisfatto Indifferente Abbastanza soddisfatto Molto soddisfatto Il 93% delle valutazioni è positiva (abbastanza/ molto soddisfatto). 1% 6% 52% 100% 9

6 Servizi demografici Dal 1 gennaio 2010 è stato riattivato, a distanza di alcuni anni, il Servizio Demografico e Decentramento, nel senso che gli uffici demografici centrali e gli sportelli decentrati delle circoscrizioni sono stati riunificati in un punto unico di coordinamento e indirizzo; questa scelta organizzativa ha la finalità di potenziare e qualificare le attività di front office e di favorire il coordinamento degli operatori, a fronte di una normativa in costante evoluzione e della necessità di assicurare continui e tempestivi aggiornamenti delle procedure amministrative e informatiche. Per la sede centrale di via Beato Odorico, che dovrà sempre più rappresentare un punto di riferimento per il cittadino, è in previsione l ampliamento nel tempo di competenze e attività. Al momento, oltre al settore demografico, sono attivi: - lo Sportello Net, che lavora in stretta collaborazione con gli uffici comunali - lo Sportello per gli stranieri, che fornisce informazioni e rilascio di documenti (codice fiscale, attestazione abitabilità ecc..) per la successiva iscrizione anagrafica - lo Sportello polifunzionale che, in coordinamento con gli sportelli delle circoscrizioni, è riferimento per informazioni su Carta famiglia, servizi comunali e di altri enti pubblici, oltre che per il rilascio di autorizzazioni per la sosta per persone disabili; - lo Sportello QuiEnel che, in fasce orarie limitate, permette ai cittadini di effettuare operazioni commerciali (es. verifica di consumi e pagamenti, apertura, modifica o disdetta di contratti, richiesta di domiciliazione bancaria, ecc.). Nel 2010 particolare attenzione è stata dedicata agli aspetti logistici e di comunicazione della sede di via Beato Odorico: sono stati realizzati alcuni miglioramenti con ridotto impegno economico, sono stati attivati monitor informativi, è stata realizzata una segnaletica più chiara e accattivante e sono stati tradotti in più lingue avvisi e informazioni, per migliorare la qualità dell accoglienza e facilitare l accesso agli uffici. Di pari passo viene curato il costante aggiornamento delle informazioni pubblicate sul sito web del Comune. Altro obiettivo importante realizzato nel 2010 è la dematerializzazione di alcune procedure che interessano in particolare l Unità Operativa Informazioni e Notifiche: attraverso la creazione di un software dedicato, è stata introdotta una nuova metodologia di lavoro che ha portato a una notevole semplificazione del processo interno di comunicazione fra l Unità Operativa Anagrafe e l Unità Operativa Informazione e notifiche, relativamente agli accertamenti svolti a seguito di iscrizioni/cancellazioni/variazioni anagrafiche, con una completa eliminazione dei documenti cartacei prodotti e con risparmio di tempo lavorativo. Studi e statistica Nel 2010 sono state condotte, rispettando le periodicità previste, le attività di rilevazione dei prezzi al consumo finalizzati al calcolo degli indici NIC e FOI per il monitoraggio, locale e nazionale, delle dinamiche inflazionistiche da parte di ISTAT ed EUROSTAT. Gli ultimi mesi del 2010, diversamente rispetto a quanto avveniva gli anni precedenti, l ufficio è stato coinvolto in diverse operazioni in vista delle attività annuali di ribasamento che, oltre all aggiornamento del paniere dei prodotti, ha avuto per la prima volta come risultato anche un 10

7 cambio nella base di riferimento (l anno base è diventato il 2010), l introduzione di un nuovo sistema di classificazione dei prodotti e l introduzione di una nuova metodologia di calcolo e rilevazione per i prodotti stagionali. Nel pieno rispetto delle modalità e tempistiche dettate dall ISTAT, si sono concluse le indagini: Consumi delle Famiglie (indagine annuale, a conduzione mensile), Sperimentale sui Consumi delle Famiglie, Aspetti della vita quotidiana, Eusilc Condizioni di vita. Le indagini hanno coinvolto circa 300 famiglie. Nel corso dell anno sono stati raccolti ed elaborati, anche con la collaborazione di due stagisti, in condivisione con l Ufficio Comunicazione, i dati per la redazione dell Annuario Statistico Anche quest anno l Annuario ha riportato alcune novità rispetto agli anni precedenti: una nuova impaginazione, un analisi più approfondita dei capitoli sulle imprese, sul lavoro e sulla giustizia, un nuovo capitolo dedicato ai dati sull ambiente. Nel 2010 sono state anche pubblicate due brochure di aggiornamento sui dati demografici e socio-economici (UdinEnumeri); inoltre, sono stati redatti quattro numeri di Utinum-Informazione statistica di città, approfondendo le tematiche legate agli indici dei prezzi, alla scolarizzazione, ai quartieri e ai censimenti. A cadenza mensile sono state pubblicate le principali dinamiche demografiche e inflazionistiche rilevate per Udine, con diffusione on-line del Notiziario Statistico. Tutti i dati e le pubblicazioni citate sono state tempestivamente rese disponibili sul sito web del Comune. Ad ottobre è terminato il progetto, in collaborazione con i Servizi Demografici, di numerazione degli appartamenti situati nella Prima Circoscrizione del Comune (con la collaborazione di due lavoratori socialmente utili); a conclusione del progetto, sono state percorse quasi un centinaio di sezioni di censimento e numerati circa appartamenti. Nel 2010 sono state avviate le diverse attività di preparazione al Censimento della Popolazione e delle Abitazioni, che inizierà a ottobre 2011; in particolare, l ufficio ha chiuso le operazioni di revisione delle basi territoriali, anche con la collaborazione dei SIT, e ha partecipato all indagine sperimentale sull invio delle Liste Anagrafiche di Censimento. A settembre si sono attivate le operazioni di organizzazione della Rilevazione ISTAT dei numeri civici e degli edifici (prevista per i comuni capoluogo di provincia e con oltre abitanti). L indagine, che ha coinvolto 28 rilevatori coordinati dall ufficio, è iniziata il 15 novembre; le rilevazioni sul campo si sono concluse il 31 gennaio 2011, mentre l invio dei dati ad ISTAT per la validazione degli stessi terminerà a marzo

8 SPESA PER PROGRAMMI E PROGETTI - ANNO 2010 PREVISIONI INIZIALI PREVISIONI ATTUALI IMPEGNI MANDATI PROGRAMMA , , , ,69 TITOLO I SPESE CORRENTI , , , ,74 INTERVENTO 1 - PERSONALE , , , ,10 INTERVENTO 2 - ACQUISTO DI BENI DI CONSUMO E/O MATERIE PRIME , , , ,46 INTERVENTO 3 - PRESTAZIONI SERVIZI , , , ,74 INTERVENTO 4 - UTILIZZO DI BENI DI TERZI , , , ,81 INTERVENTO 5 - TRASFERIMENTI , , , ,03 INTERVENTO 6 - INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZIARI DIVERSI , , , ,19 INTERVENTO 7 - IMPOSTE E TASSE , , , ,11 INTERVENTO 8 - ONERI STRAORDINARI DELLA GESTIONE CORRENTE , , , ,30 INTERVENTO 9 - AMMORTAMENTI DI ESERCIZIO INTERVENTO 11 - FONDO DI RISERVA , , TITOLO II SPESE IN CONTO CAPITALE , , , ,16 INTERVENTO 1 - ACQUISIZIONE DI BENI IMMOBILI , , INTERVENTO 5 - ACQUISIZIONE DI BENI MOBILI, MACCHINE E ATTREZZATURE TECNICO-SCIENTIFICHE , , , ,16 INTERVENTO 6 - INCARICHI PROFESSIONALI ESTERNI INTERVENTO 7 - TRASFERIMENTI DI CAPITALE INTERVENTO 10 - CONCESSIONI DI CREDITI E , , TITOLO III SPESE PER RIMBORSO DI PRESTIT , , , ,79 INTERVENTO 3 - RIMBORSO DI QUOTA CAPITALE DI MUTUI E PRESTITI , , , ,83 INTERVENTO 4 - RIMBORSO DI PRESTITI OBBLIGAZIONARI , , , ,96 INTERVENTO 5 - RIMBORSO DI QUOTA CAPITALE DI DEBITI PLURIENNALI , , ,94-12