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1 o A olo Vi P n no, 9 - il no Co o Fo z on - Mo ulo A nz o f l g l 04 Il wo kflow o u n l, o o zz o An D C l

2 Indice dell intervento Elementi di base per strutturare un workflow Elementi di base per il workflow Alcuni esempi Domande e risposte 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 1

3 Elementi di base per strutturare un workflow 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 2

4 Gli elementi di base per cominciare a pensare di strutturare in workflow documentale sono essenzialmente due: Definizione delle classi e sottoclassi documentali: Documenti fiscali: Fatture ecc. Documenti amministrativi: Contratti ecc. Documenti personale: Lettera di assunzione ecc. Definizione delle persone, dei ruoli e dei permessi: Amministrazione: Resp.amm., ecc. Reparto tecnico: Resp.tecnico, ecc. ecc. 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 3

5 Una volta definite le classi documentali e le tipologie di documento, nonché le persone ed i ruoli coinvolti, dobbiamo trovare il sistema di regolare l interazione tra queste due cose.una delle possibili soluzioni (per me al momento la migliore ) risiede in strutturare il workflow con tre elementi fondamentali che andiamo ad analizzare 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 4

6 Variabili da definire in un workflow 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 5

7 Si definiscono con le «azioni» i possibili modi di intervento da parte delle «persone» su uno o più elementi (esempio, dare un approvazione) o negarla Si definiscono con le «persone» quali sono gli utenti, o gruppi di utenti che possono interagire con una possibile azione (esempio, sono il Direttore amministrativo approva i contratti) Si definisce con il «tempo», l arco temporale definito per una «persona» (utente) entro il quale espletare un azione e/o entro il quale si scatena un ulteriore azione (esempio tre giorni per fare un preventivo) 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 6

8 Si definiscono con la sezione «informazioni» all interno dei link i percorsi che ogni «informazione» deve seguire in termini direzionali. Ad esempio, richiesta preventivo verso il commerciale. Si definisce l eventuale interazione con strumenti correlati al fine di scegliere il mezzo di trasmissione esulante dal client documentale. Ad esempio mail automatica per approvazione di un task Si definiscono quali sono le classi documentali o le tipologie documentali coinvolte nel processo di workflow e quali di queste sono coinvolte in un processo di creazione/modifica/ ecc. 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 7

9 E la parte pulsante del processo. Tramite le condizioni è possibile definire il percorso che subiranno eventuali oggetti creati, definire il percorso e la derivazione di azioni ecc. Esempi: Se un offerta supera i euro, la decisione spetta al DC Se l offerta tecnica non viene approvata dal DT, deve essere rieditata 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 8

10 Diamo un occhiata a cosa significa tutto questo in pratica «piccolo workflow per il rinnovo di contratti» 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 9

11 All interno del task definiamo l esecutore o gli esecutori 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 10

12 Definiamo il dettaglio del task, la durata e la scadenza 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 11

13 Definiamo quali sono le azioni coinvolte 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 12

14 Definiamo le proprietà del link 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 13

15 Definiamo l invio del documento 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 14

16 MH.siamo sicuri che va tutto bene in questo processo? Noooooo!!!!! Qualcuno mi sa dire perché?????... Provo dal vivo. 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 15

17 Se nessuno.ve lo dico io tutta esperienza sul campo In caso di approvazione del rinnovo. Vi è un azione seguente in cui la Sig.ra Donati è incaricata di effettuare il rinnovo Ma in caso di rifiuto, il processo si chiude. Ma se il contratto necessita di una disdetta perché c è un rinnovo automatico????? 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 16

18 Quindi sarebbe più corretto Da notare che nel caso della disdetta, la scelta è stata di portare all attenzione dell intero gruppo amministrazione il compito. Nel caso del rinnovo infatti, si prevede un flusso collegato che porta alla redazione di nuovi documenti, o di un nuovo fornitore (rinnovo in questo caso significa anche questo) mentre generalmente per la disdetta di un contratto basta mandare una PEC, una raccomandata, ecc. 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 17

19 Forse cosi si chiarisce un po' di più Lo strumento per la definizione del flusso 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 18

20 Qualche altro esempio un po' più complesso. Richiesta di acquisto 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 19

21 Qualche altro esempio un po' più complesso. Controllo solvibilità del cliente 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 20

22 Qualche altro esempio un po' più complesso. Validazione offerta del cliente 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 21

23 Qualche altro esempio un po' più complesso. Gestione insoluti e recupero crediti 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 22

24 Qualche altro esempio un po' più complesso. Piano di azione correttiva 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 23

25 Me nel concreto cosa succede? Sdrammatizziamo un attimo cosi ci svegliamo. Ci svegliamo e ci alziamo più o meno freschi e riposati Facciamo colazione.! 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 24

26 Me nel concreto cosa succede? Sdrammatizziamo un attimo cosi ci svegliamo. Ci «precipitiamo in ufficio» Accendiamo il PC..sperando che. 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 25

27 E come prima cosa ci viene comunicato ad esempio I task di oggi 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 26

28 Click sul mio task. 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 27

29 E posso, oltre a proseguire nella eventuale approvazione verificare il punto in cui è il processo 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 28

30 Visionare eventuali allegati associati al processo ecc. ecc. 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 29

31 In sintesi.mettere in piedi un sistema di workflow, consente di: Centralizzare le informazioni Migliorare la sicurezza Gestire backup e aggiornamenti Semplificare l organizzazione Facilitare la ricerca Condividere le informazioni Integrazione Documenti, Mail, Fax Integrazione con il sistema gestionale. Organizzare i lavori gestendo i processi Essere autonomi nella loro gestione 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 30

32 Domande???? 09/09/2013 Andrea De Calisti ver. 2013_011 31