Sistemi Forlì S.r.l.

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1 Forlì, marzo 2013 Sistemi Forlì S.r.l. Via Vivaldi n FORLI' Tel Fax Capitale Sociale: R.I. - FO: R.E.A.: Cod. Fisc. / P. IVA:

2 Sommario ARCHIVIAZIONE OPERATIVA... 4 Configurazione... 4 Archiviazione documenti prodotti da Profis... 5 Archiviazione documenti esterni... 6 Consultazione e interrogazione documenti... 7 Dalle singole procedure... 7 Da esplora documenti... 8 DOSSIER FISCALE Consultazione Dossier Fiscale Invio telematico direttamente da Profis Impostazioni preliminari Installazione software obbligatori Entratel Gestione Flusso Telematico Intermediario modello f Acquisizione ricevute Agenzia Entrate modello f Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 2

3 Il pacchetto GESTIONE DOCUMENTALE permette di archiviare e conservare in maniera sostitutiva tutti i documenti prodotti da Profis ed anche di integrarli con quelli provenienti dall'esterno Il pacchetto si compone dei seguenti 2 moduli acquistabili anche separatamente: ARCHIVIAZIONE OPERATIVA E DOSSIER FISCALE che permette l'archiviazione di tutti i documenti emessi dalle applicazioni Sistemi, l'interrogazione dei documenti archiviati in qualsiasi momento e tramite il Dossier Fiscale l'abbinamento dei documenti con le loro ricevute Entratel. I documenti archiviati, prodotti da Profis, possono essere integrati con documenti esterni prodotti da altri software CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA che permette di ottemperare agli obblighi civilistici e fiscali di conservazione dei documenti contabili, senza l'utilizzo della carta, quindi in formato digitale N.B.: per maggiori informazioni anche di tipo economico, contattate il Vs. Commerciale di riferimento. Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 3

4 ARCHIVIAZIONE OPERATIVA Configurazione menù gestione documentale configurazione configurazione gestione documentale l'archiviazione operativa si basa su categorie di archiviazione suddivise in Tipologie di documenti simili è possibile decidere di archiviare solo alcune tipologie di documenti sul totale di quelle disponibili, selezionando la tipologia e premendo il tasto impostare il flag per allegare alle anche i documenti correlati (ricevute Ag. Entrate) Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 4

5 Archiviazione documenti prodotti da Profis l'archiviazione avviene in fase di stampa definitiva dei documenti, senza oneri aggiunti e aggravio di tempo per l'operatore archiviazione dei registri iva in fase di stampa definitiva Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 5

6 Archiviazione documenti esterni menù gestione documentale esplora documenti premere per archiviare un nuovo documento esterno acquisire il documento scegliendo la fonte appropriata selezionare la tipologia di documento da archiviare impostare manualmente le chiavi di ricerca facendo attenzione a quelle obbligatorie Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 6

7 Consultazione e interrogazione documenti Dalle singole procedure premere il tasto per consultare il modello Unico e Irap 2012 già archiviati da queste funzioni è possibile: aprire il documento esplorare altri documenti visualizzare il dettaglio del documento da questa funzione è possibile effettuare diverse azioni sul documento, come invio per mail, stampa, copia, ecc. Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 7

8 da qui è possibile associare al documento archiviato dei documenti esterni Da esplora documenti menù gestione documentale esplora documenti è possibile impostare filtri di base sulla ditta, categoria archiviazione, tipologia documento e anno di riferimento, per restringere il numero dei documenti trovati, oppure lasciare i campi vuoti per ottenere tutti i documenti archiviati in alternativa è possibile impostare filtri avanzati per restringere il campo di ricerca Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 8

9 da qui è possibile modificare la vista, ovvero raggruppamento e modalità di visualizzazione dei documenti ricercati da qui è possibile modificare i filtri di ricerca dei documenti da queste funzioni è possibile: aprire il documento visualizzare il dettaglio del documento archiviare un nuovo documento o un nuovo allegato da questa funzione è possibile effettuare diverse azioni sul documento, come invio per mail, stampa, copia, ecc. Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 9

10 Consultazione Dossier Fiscale DOSSIER FISCALE menù gestione documentale esplora documenti impostando la vista 61 Dossier fiscale per contribuente, vengono restituiti tutti i documenti fiscali dei vari contribuenti, suddivisi per anno impostando la vista 64 Dossier fiscale per modello, vengono restituiti tutti i documenti fiscali dei vari contribuenti, suddivisi per anno e modello di riferimento elenco delle viste relative al Dossier Fiscale che si possono impostare è possibile creare Viste nuove personalizzate a seconda delle esigenze di Studio Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 10

11 l'acquisizione ricevute Agenzia Entrate provvede ad associare alle dichiarazioni, comunicazioni e modelli f24 le proprie ricevute Entratel, come documenti correlati Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 11

12 Invio telematico direttamente da Profis Impostazioni preliminari menù archivi dello studio tabelle intermediari abilitati alla trasmissione Selezionare l'intermediario per modificarne i dati oppure premere F4 nuovo per creare un nuovo intermediario ATTENZIONE: la password di collegamento al sito Entratel scade ogni 90 gg. Modificandola su entratel NON viene automaticamente modificata anche qui. RICORDARSI DI CAMBIARLA indicare dove è salvato l'ambiente di sicurezza entratel (disco fisso, chiavetta, floppy) e relativa password che deve essere indicata in caratteri MAIUSCOLI In questa sezione occorre inserire i dati di collegamento ad entratel. Il codice PIN serve per la visualizzazione dei dati catastali online, nella gestione immobili e si ricava come sotto indicato Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 12

13 in caso di Intermediario persona giuridica, occorre inserire anche i responsabili/incaricati che si collegano ad entratel con i propri dati personali inserire i dati di collegamento ad entratel dell'incaricato/responsabile dello Studio Installazione software obbligatori Entratel menù Unico PF/SP/SC IVA F24 utilità download e installazione software ag. entrate l'invio telematico da Profis funziona SOLO se sul PC in questione sono installati OBBLIGATORIAMENTE questi software. N.B.: aggiornare sempre Entratel e Entratel multifile controllare i d'installazione software Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 13

14 altro software da installare OBBLIGATORIAMENTE è la versione di Java Runtime Environment, che trovate solo nella sezione software dell'area riservata, sul sito servizi telematici dell'agenzia Entrate per far funzionare correttamente anche Gerico, occorre indicare nella riga Java, la versione JRE 6 o 6.20 indicare le direttive d'installazione di Entratel e Java. ATTENZIONE: Java deve essere sempre in locale (C:\), mentre Entratel potrebbe essere installato in rete (anche se trattasi di programma non creato per la rete) ATTENZIONE: per far si che le operazioni di autentica ed invio file da profis funzionino correttamente, occorre controllare in TUTTI i programmi Java installati, nella direttiva \LIB\SECURITY che i file di cui sopra abbiano la data e ora indicata (13/09/ :12 o 16:12) Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 14

15 Qualora non lo fossero, come evidenziato sopra, occorre copiarli da un'altra direttiva in cui sono corretti. I file corretti sono presenti anche in questo file \PROFIS3\PROG32\JAVA-SECURITY.ZIP scompattare questo file nelle direttive di Java\lib\security dove i file di cui sopra non risultassero corretti ATTENZIONE: I PROGRAMMI JAVA SONO SPESSO IMPOSTATI PER AGGIORNARSI AUTOMATICAMENTE. OVE POSSIBILE DISABILITARE TALE FUNZIONE E NON INSTALLARE GLI AGG. PROPOSTI. Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 15

16 è possibile disabilitare l'aggiornamento automatico di java, dal pannello di controllo di Windows Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 16

17 Gestione Flusso Telematico Intermediario modello f24 menù modello F24 telematico f24 gestione flusso telematico intermediario abilitare il modello f24 da inviare e proseguire con creare la fornitura contenente il modello f24 da inviare e proseguire con generare il file telematico e premere Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 17

18 da qui è possibile stampare il file telematico, eseguire il controllo entratel e visualizzarne l'esito. Premere con questo tasto è possibile autenticare il file telematico al termine dell'autentica viene rilasciato il file di log contenente l'esito dell'autentica controllare sul sito Entratel l'avvenuta trasmissione del file con questo tasto è possibile inviare il file telematico Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 18

19 al termine dell'invio viene rilasciato il file di log contenente l'esito dell'invio con è possibile visualizzare l'elenco dei documenti presenti nel file con questa funzione è possibile visualizzare il log Autentica e Invio file Acquisizione ricevute Agenzia Entrate modello f24 scegliere l'intermediario ed il suo eventuale responsabile scegliere l'utenza di lavoro per la quale si vuole lavorare scegliere il periodo di ricerca premere per verificare le credenziali e attivare l'utenza di lavoro selezionare i file da scaricare, tenendo presente che quelli evidenziati in rosso sono già stati scaricati in precedenza Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 19

20 viene presentato l'elenco delle forniture presenti per l'intermediario e l'anno selezionati premere per acquisire le ricevute selezionare la direttiva dove sono salvate le ricevute. Se le ricevute sono state scaricate da Profis, mantenere quella proposta viene proposto l'elenco delle ricevute da acquisire. Selezionarle nella colonna a sinistra e premere Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 20

21 con il tasto è possibile stampare il modello f24 in formato modello oppure telematico con il tasto è possibile stampare le ricevute telematiche Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 21

22 con il tasto è possibile stampare la ricevuta di avvenuta ricezione del file telematico Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 22

23 con il tasto è possibile stampare la ricevuta di avvenuto addebito del modello f24 Corso Archiviazione Operativa 2013 Pagina 23