L'importanza delle procedure operative per tutelare l'azienda dai rischi di illecito e di reato previsti dal D.Lgs 231/01

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1 L'importanza delle procedure operative per tutelare l'azienda dai rischi di illecito e di reato previsti dal D.Lgs 231/01 Dott. Federico Zucchi,, Partner di Cesca srl - Padova Consulenza Direzione Organizzazione Aziendale 1

2 COSA SCRIVONO i G.I.P. in merito ai Modelli 231 TRIBUNALE CIVILE E PENALE DI MILANO Ufficio del Giudice per indagini preliminari N R.G.N.R. N R.G.GIP. ORDINANZA ex art 45 D. Lgs.. 231/2001 Il Giudice per le indagini preliminari, dott Beatrice Secchi, Esaminata la richiesta del Pubblico Ministero, pervenuta in data 9 luglio 2004, con la quale si richiede l'applicazione della misura della cautelare dell'interdizione dall'esercizio dell'attività per la durata di un anno nei confronti di: I.V.R.I. Holding s.p.a-, con sede in Milano, COGEFI s.p.a. con sede in Milano, V.C.M. Vigilanza Città di Milano s.p.a. con sede in Milano I.V.R.I. Istituti Vigilanza Riunito d'italk s.p.a. con sede in Torino, 2

3 .. nella vita di tutte le società in esame, il ricorso allo strumento della corruzione (ed ai reati strumentali) non è stato eccezionale il pagamento di tangenti ai pubblici funzionari al fine di ottenere l'aggiudicazione di appalti è stato sistematico, diffuso e pienamente condiviso anzi organizzato dai vertici delle società. La gestione amministrativa delle società <del gruppo> è dominata da una grave assenza di trasparenza: : anche, e soprattutto sotto questo profilo, si manifesta la inadeguatezza dei compliance programs che non affrontano il punto e non dettano regole che, rendendo controllabile la gestione delle risorse finanziarie,, possano diminuire il rischio del verificarsi di eventi della stessa indole di quelli già verificatisi. 3

4 I modelli organizzativi di IVRI Holding e Cogefi avrebbero,, quindi, dovuto dedicare particolare attenzione all'individuazione delle modalità attraverso le quali è stato possibile per le società realizzare un costante e consistente accantonamento di fondi neri, spendibili quindi senza alcuna necessità di giustificazione. Avrebbero, poi, dovuto essere previsti meccanismi tali da rendere estremamente difficoltoso per i vertici di FVRI Holding e Cogefi <coordinare> le attività corruttive funzionali a fare in modo che le società operative (le controllate) potessero ottenere l'aggiudicazione di appalti pubblici: 4

5 I modelli organizzativi elaborati da IVRI Holding e da Cogefi sono, invece, sotto tutti i profili sopra evidenziati, estremamente carenti; ; essi si esauriscono in una mera iterazione del dettato normativo e difettano conseguentemente sia di specificità che di dinamicità. Ci si riferisce ad esempio a quanto stabilito nella sezione dei modelli dedicata ai protocolli di prevenzione ed in particolare a quanto previsto nelle cartelle n. 21 e seguenti: si prevede la <predisposizione di meccanismi di archiviazione delle scritture contabili atti ad una ricostruzione rapida e precisa della vita contabile societaria>. Deve essere sottolineata la estrema genericità ed astrattezza delle previsioni che non indica quali siano concretamente le modalità,, i meccanismi ed i tempi di archiviazione delle scritture e, dunque, gli effettivi poteri di controllo esercitabili dall'organo di Vigilanza Estratto ORDINANZA ex art 45 D. Lgs.. 231/ ISTITUTI di VIGILANZA - 5

6 N. 2460/03 R.G.N.R Tribunale Ordinario di Milano Ufficio del Giudice per le indagini preliminari dr. Guido Salvini 7 piano - stanza 23 (tel. 02/ fax 02/ ) R.G.N.R N. 950/03 R.G.GIP ORDINANZA DI APPLICAZIONE DI MISURA INTERDITTIVA - artt e segg. D.L/vo 231/ Il Giudice per le indagini preliminari, dr. Guido Salvini, Esaminata la richiesta del Pubblico Ministero, pervenuta in data , con la quale si richiede l'applicazione della misura interdittiva del divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione nei confronti della: Amministrazione SIEMENS AG, con sede a Monaco. società sottoposta a procedimento penale per responsabilità amministrativa in relazione a reati di corruzione aggravata ascritti a persone sottoposte a poteri di direzione d e vigilanza; in particolare, per i reati ascritti a:. essendo ascrivibile alla suddetta SIEMENS AG quanto di seguito specificato: illecito amministrativo previsto dall'art. 25 comma 3 D.Lgs.. 231/01 in relazione al delitto di cui agli art. 110, 81 cpv,, 321,319, 319 bis cp perch perché, non avendo adeguatamente vigilato sull'osservanza del modello di organizzazione predisposto al fine di prevenire la commissione di reati, rendeva possibile che VIEGNER, BECKER, DIETRICH, in concorso tra loro e con altri soggetti in corso di identificazione, al fine di favorire la SIEMENS AG, che operava in Associazione Temporanea d'imprese con le società italiane ANSALDO ENERGIA S.pA.. ed ANSALDO CALDAIE S.pA.,., nell'aggiudicazione di una serie di forniture di turbine a gas per il programma di riconversione delle centrali di ENEL Produzione [EP],. a che. a corresponsione di illecite erogazioni che 6

7 Le modalità con le quali l'azione corruttiva è stata condotta dai funzionari SIEMENS.. nonché - anzi soprattutto - la preesistenza di conti e fondi riservati riferibili a SIEMENS AG utilizzabili (e utilizzati) per la commissione di reati, dimostrano.. l'assoluta inefficacia del modello di controllo adottato da SIEMENS e l'inattività degli organi preposti a verificarne l'osservanza E' particolarmente grave il fatto che la Siemens Ag, anche dopo che i reati commessi dai suoi dirigenti sono divenuti di pubblico dominio, non si sia preoccupata,, nonostante i non pochi mesi trascorsi dalla scoperta dei fatti, di implementare il proprio modello organizzativo carente ed inadeguato. 7

8 Siemens Ag si è semplicemente rifiutata di adottare, dopo i fatti, quel modello organizzativo previsto dall'art. 17 punto b) del D.lvo n. 231/01 come strumento preventivo e impeditivo, anche se in via non assoluta,, della commissione di nuovi reati, non potendo certo bastare la produzione, allegata alla memoria della difesa, del generico codice etico ( le "Business Conduct Guidelines" " ) che dovrebbe ispirare la condotta dei funzionari della società tedesca anche nei loro rapporti con l'estero. 8

9 la normativa introdotta.. prevede l'istituzione di organi di controllo dotati di autonomo potere di iniziativa, l'approntamento di specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell'ente in relazione ai reati da prevenire,, l'individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di reati ( e qui devono essere affrontati i problemi relativi all'esistenza di fondi extracontabili ), l'adozione di un efficace sistema di veicolazione delle informazioni all'interno della società, l'introduzione infine di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare seriamente il mancato rispetto dei comportamenti e delle misure indicate. Nulla di tutto ciò sembra essere avvenuto nonostante il tempo trascorso dall'esplosione del caso SIEMENS- ENELPOWER3 e ne consegue che non sussistono allo stato le condizioni per evitare l'applicazione della misura interdittiva. estratto Ordinanza ex art 45 D. Lgs.. 231/ SIEMENS - 9

10 RISCHIO di REATO 231 PREVENIRE il RISCHIO Progettare Costruire Applicare Verificare un MODELLO ORGANIZZATIVO

11 MODELLO ORGANIZZATIVO 231 ovvero SISTEMA DI GESTIONE DEI PROCESSI/ATTIVITA AZIENDALI A RISCHIO DI REATO 231 ovvero SISTEMA DOCUMENTATO DI REGOLE (deleghe e procure, mansionari,, procedure operative e di controllo, documenti di registrazione) 11

12 IL MODELLO Formazione e sensibilizzazione Mappa attività a rischio 231 Aggiornamento Flussi informativi Deleg he e Procu re Attività di verifica Procedure 231 Mappa attività a rischio reati 231 Sistema Deleghe e Procure Procedure prevenzione reati 231 OdV Sistema Sanzionatorio Formazione e sensibilizzazione Sistema Sanzionatorio Verifica applicazione (Organismo di Vigilanza)

13 LA MAPPA DEI PROCESSI A RISCHIO FOTOGRAFA IN UN UNICO DOCUMENTO SISTEMICO I REATI POTENZIALI PREVISTI DAL D.LGS. 231/2001 LE EVENTUALI CARENZE ORGANIZZATIVE REATI CHE POTREBBERO VENIRE COMMESSI ALL INTERNO DELLE SPECIFICA AZIENDA, CORRELANDOLI ALLE DIVERSE ATTIVITÀ/PROCESSI/FUNZIONI AZIENDALI LE MAGLIE LARGHE PRESENTI NELLE ATTUALI PRASSI/PROCEDURE AZIENDALI CHE POTREBBERO CONSENTIRE LA COMMISSIONE DEI REATI 231 LE INDICAZIONI PER LA PREVENZIONE E CONTROLLO ELENCO DI PROCEDURE, DOCUMENTI, MODALITA ORGANIZZATIVE DA DEFINIRE, MIGLIORARE O APPLICARE AL FINE DI PREVENIRE E CONTROLLARE I POTENZIALI REATI

14 MAPPA dei PROCESSI AZIENDALI a RISCHIO di REATO 231 (Risk Analisys/Assessment Assessment) esempio di GAP analysis processo pagamenti VALUTAZIONE PROCESSO A RISCHIO 14

15 DELEGHE e PROCURE Definirle Documentarle Approvarle Comunicarle ai collaboratori dei processi coinvolti Verificarne il rispetto Mantenerle aggiornate esempio di DELEGHE e PROCURE 15

16 Le Procedure 231 devono indicare in modo chiaro Cosa Chi Come fare per evitare/ridurre concretamente la probabilità che venga commesso il reato 16

17 dal COSA fare evitare le semplici enunciazioni di principio, evitare documenti politici,, privi di riscontro operativo, che non forniscono indicazioni concrete ed applicabili per prevenire in modo efficace ce i reati (es. il codice etico non è sufficiente) al COME fare CHI/COME deve FARE CHI/COME deve VERIFICARE CHI/COME deve REGISTRARE attività svolte, controlli e relativi esiti 17

18 ATTIVITÀ A RISCHIO PROCEDURE Gestione acquisti di beni e servizi Gestione rapporti con terzisti Gestione consulenze e incarichi professionali Gestione iniziative congressuali e sponsorizzazioni Gestione spese di rappresentanza Gestione donazioni, liberalità e omaggi Gestione campioni prodotto Gestione concorsi a premi Gestione contributi in favore di Soggetti Pubblici Gestione rimborsi spese a dipendenti Selezione, assunzione e gestione del personale dipendente Selezione e incentivazione degli agenti Gestione cassa e banche Gestione finanziamenti pubblici Formazione del bilancio e gestione dei rapporti con Revisori, Sindaci e Socio Gestione gare d appalto e dei contratti di fornitura con Soggetti Pubblici QUALI TRA LE PROCEDURE SOPRA ELENCATE: Sono presenti in azienda? Sono scritte? Sono conosciute? E stata verificata sul campo l effettiva capacità di prevenire il reati? Esistono i verbali di tali verifiche? A quanto tempo addietro risalgono? 18

19 esempio procedura P FINANZIAMENTI E CONTRIBUTI PUBBLICI (con note).doc 19

20 esempio procedura P FINANZIAMENTI E CONTRIBUTI PUBBLICI (Ag( Ag).doc 20

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