Il foglio elettronico

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1 introduzione Il foglio elettronico è uno dei componenti della triade software che è presente in qualunque ufficio e che comprende anche un programma per l elaborazione dei testi e un programma per la gestione della posta elettronica. Rispetto agli altri due programmi, il foglio elettronico è quello che più viene percepito come destinato prevalentemente alle aziende, ma non sono pochi gli utenti (anzi sono proprio molti) che lo usano per classificare le proprie raccolte, per fare le schede dei personaggi di giochi di ruolo o per stilare le classifiche del campionato di calcio. Excel 2003 è la versione più recente del foglio elettronico più diffuso al mondo: questo libro vi aiuterà a farvi aiutare da esso, sia in azienda sia tra le pareti domestiche. Nel decidere il livello del testo, ci si è attenuti a una considerazione molto semplice: si è dato per scontato che il lettore sia a conoscenza delle principali procedure riguardanti il sistema operativo e che sono comuni a quasi tutte le applicazioni Windows (apertura e chiusura di file, salvataggio, salvataggio con nome diverso, copia e incolla eccetera); si sono date inoltre per acquisite le principali nozioni che riguardano le funzioni di Office (spostamento delle barre degli strumenti e visualizzazione di esse e via dicendo); ci si è invece soffermati sugli aspetti peculiari del foglio elettronico, pur partendo dall abicì e non dando nulla per scontato. Excel 2003 è un programma molto vasto e che mette a disposizione molte funzioni. Per risparmiare spazio su disco, Microsoft consente di installare solo i moduli che vengono ritenuti utili. Per esigenze didattiche, nella realizzazione di questo testo si è dato per scontato che il lettore abbia installato tutti i componenti, in modo che non sia necessario spiegare ogni volta quale modulo occorre installare per ottenere l effetto voluto. Se proprio si vuole risparmiare spazio su disco, è possibile disinstallare solo in un secondo tempo i moduli ritenuti inutili, dopo aver acquisito una buona conoscenza del software e dei moduli che si usano effettivamente. Gli utenti non devono avere nulla da temere circa la possibilità di installare o disinstallare i componenti di Excel 2003 o di Office in generale: la pro-

2 XIV Microsoft Office Excel 2003 No problem cedura è infatti semplice, come dimostrano le immagini riportate in questa introduzione. Figura 1 Per modificare gli elementi installati di Office o di Excel, occorre avviare l accessorio del Pannello di controllo di Windows per disinstallare le applicazioni, selezionare Office (o Excel) e fare clic su Cambia: viene aperta questa finestra. Figura 2 Dopo aver selezionato la casella Personalizzazione avanzata applicazioni e aver fatto clic su Aggiorna, compare l elenco dei moduli.

3 Introduzione XV Figura 3 Il menu di ogni modulo permette di specificare il tipo di installazione. Per installare anche tutti gli eventuali sottomoduli, occorre usare quello indicato dal puntatore. Figura 4 La modifica dei moduli installati può essere ripetuta in ogni momento: la procedura che si avvia dal Pannello di controllo richiama questa finestra, che consente di scegliere il tipo di manutenzione. La spiegazione degli argomenti si basa sull assunto che è più importante conoscere il funzionamento del programma piuttosto che il metodo più veloce per compiere un determinato lavoro. In altre parole, si è cercato di mette-

4 XVI Microsoft Office Excel 2003 No problem re in grado il lettore di imparare da solo, descrivendo le procedure generiche per le attività più comuni. Il Capitolo 9 tratta comunque delle possibilità di compiere più rapidamente le operazioni frequenti e di come personalizzare il programma perché il suo funzionamento predefinito sia quello che risponde meglio alle vostre esigenze. Per quanto riguarda gli argomenti trattati nel testo, occorre ammettere che, essendo Excel 2003 un programma vastissimo, si è dovuta operare una scelta; essa ha comportato quindi una serie di esclusioni dolorose (sarebbe stato bello poter descrivere tante altre funzioni) ma necessarie. I criteri con cui sono stati selezionati gli argomenti si rifanno all esperienza dell autore sia come utente sia come docente di Excel: oltre a ciò che egli stesso utilizza, ha tenuto conto delle richieste che provengono dai partecipanti ai suoi corsi. L autore vuole infine ringraziare Letizia Jaccheri, che ha gentilmente concesso il permesso di utilizzare una delle sue foto norvegesi (quella della Figura 7.20) per gli esperimenti di trattamento delle immagini. Struttura e particolarità del libro Per scelta redazionale, è stata utilizzata una forma breve per descrivere la procedura che permette di impartire un comando mediante il sistema di menu a cascata. Ad esempio, quando trovate la forma Inserisci Immagine Da file significa che dovete fare clic sul menu Inserisci, scegliere il comando Immagine e fare infine clic sul sottocomando Da file. Oltre alla normale descrizione delle funzioni di Excel 2003, il testo è corredato da elementi di supporto che vi aiuteranno a cogliere i punti fondamentali degli argomenti trattati. BluePrint Prima di iniziare la trattazione vera e propria, alcune BluePrint vi danno un idea generale di quanto troverete nel volume. Non si tratta di un semplice sommario visuale, ma di una vera e propria puntualizzazione su alcune delle funzioni fondamentali del programma descritto nel testo. Anteprima All inizio di ogni capitolo una serie di Anteprime vi descrive le procedure principali trattate nel capitolo stesso. Grazie a queste Anteprime potrete farvi

5 Introduzione XVII subito un idea del contenuto del capitolo e avrete a disposizione uno strumento sicuro cui ricorrere quando avrete bisogno di recuperare rapidamente una procedura. Consigli dell esperto I Consigli dell esperto sono approfondimenti che vi saranno utili per evitare di incappare in situazioni difficili, per risolvere brillantemente alcuni problemi o semplicemente per sfruttare al meglio Excel Scorciatoia Nel testo viene indicata sempre la procedura canonica per eseguire una funzione; tuttavia esistono spesso alternative più rapide, che consentono agli utenti ormai smaliziati di risparmiare tempo. Le Scorciatoie vi illustreranno come procedere in corsia di sorpasso. Attenzione Talvolta può capitare di cadere in qualche trabocchetto e di dover perdere ore di lavoro per tornare alla situazione precedente al fatidico errore. Le note Attenzione vi avvisano prima che commettiate qualche grave errore. Definizioni Se non si è un tecnico, non c è nulla di più snervante di dover stare ad ascoltare persone che parlano un gergo da iniziati. Nei box Definizioni troverete la spiegazione dei termini utilizzati. Suggerimento Talvolta c è bisogno di qualcuno che dia la dritta giusta al momento giusto. Un piccolo aiuto per non sbagliare strada e continuare a lavorare con soddisfazione. Note a margine Nelle Note a margine troverete tutte quelle piccole segnalazioni che aiutano la comprensione, che chiariscono un dubbio, che mettono in guardia su false credenze.

6 XVIII Microsoft Office Excel 2003 No problem Bonus per i lettori Molte parti del libro sono tratte dalle dispense che l autore ha realizzato quale sussidio didattico nei corsi che tiene periodicamente presso aziende e associazioni. Grazie alla disponibilità di questo materiale, potete trovare gratuitamente sul sito McGraw-Hill ( i file citati nel testo, da utilizzare come esercizi per verificare l apprendimento degli argomenti trattati.