CONTRIBUTI COMUNITARI E NAZIONALI PER IL FINANZIAMENTO DI PROGETTI DEL CONSORZIO

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1 CONTRIBUTI COMUNITARI E NAZIONALI PER IL FINANZIAMENTO DI PROGETTI DEL CONSORZIO Norma Operativa OP 001/Corecom Milano, Gennaio 2005 Sede Legale: CoreCom - Piazza Leonardo da Vinci, Milano IT Capitale Sociale Euro int. Vers. Registro Imprese di Milano N Codice Fiscale/Partita IVA N Laboratori e Uffici: Via G. Colombo, Milano IT Tel Fax (surname@corecom.it) Web:

2 Norma Operativa OP 001/Corecom CONTRIBUTI COMUNITARI E NAZIONALI PER IL FINANZIAMENTO DI PROGETTI AZIENDALI SOMMARIO 1. Premessa 2. Identificazione di attività da finanziare 3. Gestione richiesta di finanziamento 4. Formalizzazione contratto 5. Gestione e rendicontazione progetto 6. Archiviazione documentazione DISTRIBUZIONE Presidente Direttore Principal Investigator Capi Laboratorio Controllo Operativo Centro Servizi Amministrativi Pirelli (C.S.A.P.) Direzione Affari Pubblici Pirelli & C. SpA Direzione Proprietà Industriale Pirelli & C. SpA Direzione Affari Legali Pirelli & C. SpA 2/7

3 1. PREMESSA L attività di seguito descritta si riferisce alla richiesta e successiva gestione dei contributi comunitari e nazionali erogati a fronte di Progetti di Ricerca scientifica e tecnologica o Progetti di carattere socio-economico, quali: corsi di formazione, programmi di inserimento neo-assunti, riqualificazione /riconversione di personale occupato, ecc. L attività considerata si articola nelle seguenti fasi:! identificazione delle attività da finanziare;! gestione della richiesta di finanziamento;! formalizzazione e firma del contratto/convenzione;! gestione e rendicontazione del progetto;! archiviazione della documentazione. 2. IDENTIFICAZIONE ATTIVITA DA FINANZIARE Le informazioni necessarie a identificare le attività a fronte delle quali gli Enti Pubblici preposti possono intervenire con programmi di erogazione di finanziamenti a fondo perduto vengono acquisite direttamente Dal Direttore o dai Principal Investigators Corecom o indirettamente dalla Direzione Affari Pubblici e International Business Development ( di seguito denominata Affari Pubblici ) di Pirelli & C. SpA. L acquisizione di tali informazioni avviene attraverso: analisi di documentazione ufficiale, quale: Gazzetta Ufficiale delle Comunità Europee, materiale informativo della Commissione Europea, pubblicazioni comunitarie, ministeriali, di Associazioni di categoria o territoriali, altro. incontri con Funzionari della Commissione Europea o governativi, Ispettorati, Associazioni di categoria, altro. Siti Internet degli Enti e delle Associazioni. Segnalazioni da parte di Politecnico di Milano, tramite l Area Ricerca e Trasferimento Tecnologico del Servizio Ricerca di Ateneo e tramite i propri Dipartimenti. In ogni modo, le informazioni raccolte vengono selezionate, formalizzate ed aggiornate periodicamente da Direzione Affari Pubblici di Pirelli & C. SpA, evidenziando: gli specifici temi ed azioni ammissibili; i fondi messi a disposizione; le scadenze di presentazione delle proposte. 3/7

4 Tali informazioni se di interesse Corecom - vengono inoltrate al Consorzio, per consentire l individuazione delle attività da finanziare, coerenti con i propri piani strategici, e la definizione dei progetti per i quali si intenda effettuare richiesta di finanziamento. 3. GESTIONE RICHIESTA DI FINANZIAMENTO La richiesta di finanziamento di un progetto viene formalizzata in una Bozza contenente in linea di massima i seguenti elementi, variabili in base alla tipologia di attività trattata e/o linea di finanziamento: Titolo; Esigenze aziendali; Descrizione dell attività; Innovazione; Tempistiche; Utenti interessati; Partnership richieste; Sfruttamento dei risultati; Valorizzazione del progetto; Preventivo; Il documento è a cura del Principal Investigator dell Area di Ricerca che usufruirà dei risultati del Progetto e che, a partire da questo momento, agisce in qualità di Area Sponsor del progetto stesso. Tale Area, assistita da Direzione Affari Pubblici di Pirelli & C. SpA, attiva quindi le seguenti Aree: Area Controllo Operativo, per la definizione dei preventivi di costo e per tutte le problematiche amministrative, fiscali e gestionali; Centro Servizi Amministrativi Pirelli (di seguito denominato C.S.A.P.) a supporto dell Area Controllo Operativo Corecom; Direzione Affari Legali di Pirelli & C. SpA per assistenza su aspetti legali, se necessaria; per progetti di Ricerca: Direzione Proprietà Industriale Pirelli, per la definizione di aspetti di progetto (descrizione dell attività, innovazione, sfruttamento dei risultati) e per la selezione dei Partner; per progetti di carattere socio-economico: 4/7

5 Direzione Personale di Pirelli Labs, se necessario, per la definizione di aspetti del progetto e per verificare il rispetto delle norme in materia di lavoro. Qualora, sulla base dei contenuti della Bozza, l Area Sponsor decida di procedere alla stesura della richiesta di finanziamento (Proposta), per ogni progetto vengono identificati: Il Responsabile Progetto (Project Manager); Il Responsabile Amministrativo. Il Responsabile Progetto assume il ruolo di interfaccia con l Ente erogatore e, insieme al Responsabile Amministrativo Corecom, mantiene, per tutta la durata del progetto, una stretta collaborazione con la Direzione Affari Pubblici di Pirelli & C. SpA. Sulla base delle informazioni contenute nella Proposta, la Direzione Affari Pubblici, in collaborazione con il Responsabile di Progetto, è responsabile di: monitorare le scadenze relative alla proposte in corso di definizione; contattare gli Uffici della Commissione Europea, gli Enti Ministeriali o altri Enti preposti che possano fornire indicazioni per una corretta stesura della Proposta nonché strumenti (formulari, supporti software, eccetera) per la presentazione delle stesse; assistere la Direzione Sponsor nell elaborazione di parti della Proposta; assistere la Direzione Sponsor nell eventuale costituzione del Consorzio/Partnership, laddove la Proposta lo richieda. Quindi l Area Sponsor, con il supporto della Direzione Affari Pubblici di Pirelli & C. SpA, procede a: emettere la Proposta in forma definitiva; definire il ruolo dei diversi Partner; formalizzare il Consorzio, quando previsto. La Direzione Affari Pubblici di Pirelli & C. SpA provvede anche a gestire tutti i possibili interventi presso gli Enti competenti, finalizzate a supportare la Proposta del Consorzio durante tutta la fase di valutazione. Al ricevimento della comunicazione ufficiale sull esito della valutazione, il Responsabile Progetto comunica i risultati al Presidente del Consorzio, all Area Controllo Operativo ed alla Direzione Affari Pubblici di Pirelli & C. SpA, nonché in caso di esito positivo l importo del contributo ottenuto ed i tempi/modalità di riscossione al C.S.A. Pirelli. In caso di esito negativo, in base al giudizio formalizzato dall Ente 5/7

6 erogatore, il Responsabile Progetto e la Direzione Affari Pubblici di Pirelli & C. SpA valutano la possibilità di ripresentare la Proposta, riprendendo la procedura dall inizio, o di abbandonarla. 4. FORMALIZZAZIONE CONTRATTO In caso di valutazione positiva della Proposta e conseguente assegnazione del finanziamento/contributo, il Responsabile Progetto procede alla formalizzazione del Contratto/Convenzione ed alla stesura degli annessi richiesti, coinvolgendo ove opportuno: Direzione Affari Legali; Direzione Proprietà Industriale; Direzione Finanza (ove sia previsto finanziamento agevolato) Di Pirelli & C. Spa Il rappresentante legalmente autorizzato dal Consorzio per la firma del contratto/convenzione è il Direttore o il Presidente, nell ambito dei poteri di firma loro conferiti. Copia del Contratto firmato, completo degli annessi richiesti e delle eventuali revisioni, viene inviata per conoscenza alla Direzione Affari Pubblici di Pirelli & C. SpA ed al C.S.A.P.. Per quanto riguarda il Progetto di Ricerca, tra gli annessi previsti vanno inclusi: Le rettifiche concordate con la Commissione Europea e con gli altri Partner; Gli eventuali accordi per la tutela della proprietà industriale (Internal Agreement); I contratti che regolano i rapporti tra il Consorzio quale contraente ed eventuali altre Società del Gruppo Pirelli coinvolte (sub-contratti o Contratti associati). 5. GESTIONE E RENDICONTAZIONE PROGETTO Successivamente alla firma del Contratto/Convenzione, il Progetto diventa operativo secondo i tempi ed i modi stabiliti dal bando. Il Responsabile Progetto e quello Amministrativo curano il regolare svolgimento delle attività e la predisposizione di tutta la documentazione/reportistica, nonchè la rendicontazione periodica e/o finale richiesta dall Ente Erogatore. L Area Controllo Operativo del Consorzio, supportata da C.S.A.P. cura la 6/7

7 contabilizzazione delle quote di finanziamento erogate. Nel caso in cui il Consorzio funga da Prime Contractor, lo stesso C.S.A.P. in collaborazione con l Area Controllo Operativo e con il supporto di Affari Pubblici e Affari Legali, cura anche la redistribuzione delle quote di finanziamento di competenza agli altri Partner, come stabilito dal provvedimento che autorizzi il contributo o dal contratto stesso. L attività di redistribuzione delle quote viene ripetuta in occasione di ogni erogazione da parte degli Enti Pubblici preposti fino al saldo che tiene conto anche delle eventuali modifiche al Contratto intervenute successivamente (Contract Amendments). 6. ARCHIVIAZIONE DOCUMENTAZIONE L Area di Controllo Operativo del Consorzio conserva tutta la relativa documentazione di competenza, secondo i tempi e le modalità delle norme nazionali/europee vigenti e delle Condizioni Generali di Contratto/Convenzione. Tale Area è tenuta alla conservazione completa di tutta la documentazione relativa ai contributi erogati in caso di controllo ispettivo (Art c.c.). 7/7