Organizzazione Aziendale

Transcript

1 Organizzazione Aziendale Capitolo 9, Comunicazione, di Luigi Proserpio

2 Definizione Si definisce «comunicazione» un processo di scambio intenzionale e razionale di informazioni tra due o più soggetti, per trasmettere il significato di conoscenza desiderato, attraverso un sistema condiviso di simboli e regole di trasmissione.

3 Inquadramento Comunicazione nel contesto di impresa finalizzata alle prestazioni e al vantaggio competitivo dell impresa stessa L effetto della comunicazione di cui trattiamo deve essere strumentale rispetto alla costruzione di valore in azienda. Ovvero, la comunicazione in azienda, a qualunque livello, è finalizzata al raggiungimento di un obiettivo (influenzare, decidere, coordinarsi, trasferire conoscenza).

4 La comunicazione è un processo Il primo concetto fondamentale da condividere è che la comunicazione non è un atto istantaneo, ma un processo che richiede tempo e che non garantisce un risultato certo Iniziare a parlare e interiorizzare la conoscenza dell altro sono due concetti ben diversi. Che NON accadono istantaneamente Il capitolo sulla comunicazione indica le variabili critiche per una buona riuscita del processo di comunicazione

5 Processo di comunicazione: modello di Shannon e Weaver Attenzione, il modello di S&W (1949) indica solo gli elementi del processo di comunicazione su cui ci si focalizza nel capitolo Ogni elemento è trattato attraverso teorie più dettagliate e specifiche

6 Fonte Comunicare implica l esistenza di un soggetto (fonte) che comunica e di un soggetto che riceve il messaggio (ricevente). Caratteristiche di una buona fonte 1. La fonte deve essere dotata di adeguata conoscenza e di adeguate capacità di trattamento nel trasferire quella conoscenza 2. La fonte deve essere motivata a comunicare in maniera adeguata 3. La fonte deve essere percepita come affidabile e autorevole dal ricevente (con qualche eccezione da discutere, se il ricevente si fida in modo eccessivo)

7 Ricevente Caratteristiche di un buon ricevente 1. Motivazione del ricevente: un ricevente motivato è proattivo, cerca di capire il messaggio, ricerca informazioni aggiuntive, non si limita ad accettare passivamente quanto detto dalla fonte 2. Capacità di ritenzione del messaggio, della conoscenza trasferita. In altre parole, non è detto che il ricevente sia in grado di comprendere il messaggio e di interiorizzare/istituzionalizzare l utilizzo della nuova conoscenza

8 Messaggio (il kn da trasmettere) Messaggio: nella teoria dell informazione, quantità di informazioni inviata da un apparato trasmittente a un ricevitore attraverso un canale Un messaggio (o la conoscenza in esso contenuta) è semplice da trasmettere se è caratterizzato da basso numero di elementi di conoscenza da trasmettere; difficoltà intrinseca di ogni elemento della conoscenza da trasmettere; bassa ambiguità, cioè il messaggio non presenta aree grigie ed è immediato da comprendere per chi legge/ascolta/osserva; basso contenuto di relazioni causa-effetto non esplicite.

9 Messaggio (il kn da trasmettere) Conoscenza esplicita (+ semplice da trasmettere) e conoscenza tacita La conoscenza esplicita è una conoscenza codificata in testi, lezioni, esercizi e ha in sé tutti i riferimenti per essere trasferita (ad es: i manuali di progettazione dei motori e i dati interpretati per minimizzare la diffettosità di costruzione dei motori) La conoscenza tacita è una conoscenza che esiste nella testa degli individui, difficile da formalizzare, da rappresentare per iscritto, da trasferire (ad es, la preparazione del sushi: esistono molti manuali, ma non riescono a spiegare tutto. Il maestro deve affiancare l allievo per numerosi anni, prima di trasferire la conoscenza tacita) La teoria (conoscenza esplicita) è relativamente semplice da comunicare e trasferire, la pratica (conoscenza tacita) lo è meno

10 Messaggio (il kn da trasmettere) Il passaggio da conoscenza tacita a esplicita e viceversa è cruciale per le organizzazioni e avviene in 4 passaggi:

11 Canale di comunicazione Mediato da computer Sincrono Chat, Telefono, Videoconferenza Asincrono Forum, Piattaforme per l apprendimento Non mediato Voce, Mimica Libro, Giornale, Ciclostile (per i fan del vintage)

12 Canale di comunicazione Teoria della media synchronicity (Dennis, Fuller, Valacich, 2008), variabili con cui descrivere le caratteristiche di un canale di comunicazione: velocità di trasmissione varietà simbolica parallelismo modificabilità riprocessabilità

13 Canale di comunicazione: tradeoff

14 Feedback Intensità e la frequenza del feedback cambiano sostanzialmente la natura del modello di Shannon e Weaver, avvicinandolo al modello di Rogers e Kinkaid (slide dopo) 1. Modello senza feedback, il ricevente può comunicare con la fonte (es.: TV) 1. Modello con feedback a bassa frequenza (e.s: lezione frontale)

15 Feedback 3. Modello con feedback continuo, ad alta frequenza, che trasforma il processo di comunicazione lineare, da fonte a ricevente, in un processo dialogico, in cui fonte e ricevente diventano soggetto A e soggetto B, impegnati a creare una comprensione comune dell oggetto di comunicazione, (Rogers e Kinkaid, 1981)

16 Ambiente come esperienza comunicativa Gli assiomi di Watzlawick: 1. È impossibile non comunicare 2. La comunicazione è composta da due livelli di segnale: livello di contenuto e livello di relazione 3. Esiste una sequenza di eventi durante la comunicazione, dato che la comunicazione non è un atto istantaneo 4. Esistono due tipi differenti di comunicazione, quella analogica (non verbale) e quella numerica (verbale). 5. Le comunicazioni possono essere simmetriche o complementari

17 Comunicazione e ambiente Ambiente come diversità culturale

18 Quando la comunicazione è efficace Comunicazione efficace = giusta combinazione di canali, feedback e ambienti a seconda dell obiettivo. Si adotta un approccio contingente (non esistono modi di comunicare migliori o peggiori in assoluto) È necessario individuare le situazioni in cui una combinazione di elementi possa risultare migliore di un'altra (fittra elementi). La regola generale è di cercare il miglior fit possibile fra tipo di task di comunicazione e caratteristiche del canali di comunicazione

19 Efficacia della comunicazione: regola del fit I processi di comunicazione che implicano condivisione di conoscenza non formalizzata su cui attuare avvicinamenti reciproci sono meglio supportati da media caldi Media freddi sono maggiormente adatti ai processi di trasferimento di conoscenza sofisticata, perché il ricevente ha la possibilità di meditare sul messaggio, interiorizzarlo, e poi inviare il feedback alla fonte. Se la conoscenza è semplice (e posto che il ricevente abbia le adeguate abilità cognitive), non occorre utilizzare metodi di comunicazione con basso tempo di feedback tra fonte e ricevente Se la conoscenza è complessa occorre verificare che fonte e ricevente siano allineati sul significato trasmesso e questo si può fare solamente con un frequente confronto tra le parti. Spesso questa necessità è sottovalutata, perché in impresa non è sempre semplice costruire adeguati sistemi di feedback