JUNAK3 SISTEMA GESTIONE AZIENDALE

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1 JUNAK3 SISTEMA GESTIONE AZIENDALE Modulo di Gestione Magazzino

2 JUNAK3 - SISTEMA DI GESTIONE AZIENDALE Il Sistema di Gestione Aziendale JUNAK3 è una piattaforma realizzata in ambiente Windows, che si avvale di un interfaccia facile ed intuitiva. Multiutente, flessibile, implementata con i più moderni linguaggi di programmazione, la piattaforma può utilizzare diverse tecnologie di riferimento per la propria base dati. Il Sistema si pone l obiettivo di ottimizzare le risorse di cui l azienda dispone per la propria gestione amministrativa, momento essenziale e non eludibile di tutte le realtà produttive, ed in un secondo momento ottimizzare l uso della conoscenza che deriva dalla mole di dati immessa nel sistema. La possibilità di definire in un unico sistema più aziende corrispondenti ad entità fiscali differenti, a cui eventualmente associare più punti vendita e magazzini, consente di aumentare il livello di integrazione ed efficienza fra gli operatori che utilizzano il sistema nonché ottimizzare il controllo dei flussi informativi aziendali. La struttura modulare del software consente una maggiore flessibilità in termini commerciali e di utilizzo; l azienda, infatti, può acquistare soltanto i moduli di cui necessita al momento ed eventualmente integrarli successivamente. Caratteristiche del sistema Sistema Multi-Azienda/Multi-PV/Multi- Magazzino Interfaccia user-friendly Architettura client-server DBMS Relazionale Accesso Multi-utente Integrazione nuove tecnologie RFID (Radio Frequency IDentification) Struttura modulare Gestione Registratori di Cassa, POS e Bilance Ottimizzare le Risorse Consentire l utilizzo di un solo strumento software per gestire tutte le dinamiche aziendali. Minimizzare la quantità di dati immessa nel sistema; ciascun documento viene inserito nel sistema una sola volta e verrà successivamente lavorato all interno del processo produttivo ed amministrativo. Consentire l imputazione dati contabili ad operatori che non necessariamente abbiano competenza o conoscenza di nozioni di contabilità (partita doppia etc.). Disporre di informazioni complete e dettagliate è uno dei requisiti indispensabili che si chiede ad un sistema informativo ma potere usufruire delle stesse al momento opportuno è un valore aggiunto che consente al manager di poter adottare strategie mirate e soprattutto in tempo utile. La scelta di adoperare una certa flessibilità nella base dati utilizzata va proprio nella direzione di dare a ciascun utente finale la soluzione più adeguata rispetto alle sue reali esigenze. Le moderne tecnologie utilizzate, inoltre, consentono di estrapolare, analizzare ed elaborare i dati inseriti in tempi estremamente rapidi. Ottimizzare la Conoscenza Mettere a disposizione una Base Dati moderna e flessibile in grado di poter essere utilizzata dai più moderni sistemi informativi. Consentire la disponibilità tempestiva delle informazioni necessarie nella varie mansioni di management presenti nell azienda. Fornire una struttura omogenea ed integrata dei dati che consenta di poter 1

3 SISTEMA DI GESTIONE AZIENDALE ottenere facilmente le informazioni desiderate. Indipendenza dalla base Dati Il Sistema è stato progettato per avere una assoluta indipendenza dalla base dati utilizzata. La scelta rende la soluzione estremamente flessibile nei confronti dell utente finale senza per altro impedire di affidarsi alle soluzioni più affidabili e diffuse sul mercato come MS SQL Server e Oracle. Particolarmente interessante è la capacità del sistema di generare query ottimizzate per la base dati scelta. Sicurezza La sicurezza delle operazioni viene garantita dal sistema applicando una attenta gestione delle condivisioni ed utilizzando adeguatamente le funzionalità delle Transazioni che garantiscono la registrazione contemporanea di informazioni multiple e correlate tra loro. La funzionalità dipende ed è messa a disposizione dalla base dati scelta. La sicurezza degli accessi è, invece, garantita da una rigorosa gestione degli operatori. Ciascun operatore può essere opportunamente configurato per poter accedere a singoli funzionalità di ciascun modulo di tutto il sistema. La figura adiacente ci mostra un particolare della scheda di configurazione degli Operatori. E presente nel sistema un registro delle operazioni dove vengono registrate gli accessi, le operazioni effettuate sul sistema fino al livello di record ; questa funzionalità può essere attivata a vari livelli a seconda delle esigenze del cliente finale. Moduli del sistema Modulo di Magazzino: architettura magazzini multipli; gestione articoli standard, assemblati, derivabili e confezioni; gestione reparti bilancia e PLU; gestione scorta mensilizzata per articoli stagionali; gestione Listini di acquisto e vendita, scontistiche e promozioni. Modulo Finanziario: Funzionalità per la gestione di Banche, Casse, Portafoglio Titoli, Scadenzari Clienti/Fornitori. Analisi disponibilità e fabbisogno finanziario su parametri temporali. Modulo Economico - Amministrativo: Funzionalità che permettono di gestire la protocollazione dei documenti, la classificazione dei costi, ricavi, centri di costo e di tutte le esigenze amministrative. Analisi economica costi/ricavi per data e periodo di competenza. Modulo Fiscale: Contabilità Fiscale Ordinaria e Semplificata, liquidazioni iva, stampe registri e libro giornale e bilancio. 2

4 MODULO DI GESTIONE MAGAZZINO E il modulo di sistema orientato alla gestione e all ottimizzazione delle fasi di lavorazione attinenti il Magazzino. La progettazione e lo sviluppo di tale strumento gestionale sono stati effettuati con criteri di praticità e rigore dettati da una più che decennale esperienza nel settore. Di seguito sono illustrate le caratteristiche fondamentali del Modulo di Magazzino. Architettura Multi-Magazzino Possibilità di inserire in archivio una lista di magazzini. Ad ognuno di essi è associabile un Azienda e/o Punto Vendita di riferimento ad uno specifico listino di vendita. In un sistema multi azienda e multi magazzino la coerenza in termini di visibilità è garantita da un attenta gestione dei privilegi degli operatori e da una strutturazione modulare degli accessi. Anagrafica Articoli La scheda di registrazione articoli di magazzino è di agevole ed intuitivo utilizzo ed è strutturata in modo tale da consentire l inserimento delle informazioni per rilevanza graduale e per blocchi logici. L organizzazione del modulo di Magazzino parte da una configurazione degli articoli su 2 livelli (Modello/Articolo). Tale configurazione consente la registrazione rapida di articoli simili. Richiamando di volta in volta il modello si eviterà di reinserire le informazioni comuni. Articoli differenti per codice articolo, taglio, colore, misura avranno infatti lo stesso modello di riferimento. Ogni variazione dei campi del modello verrà propagata a tutti gli articoli appartenenti allo stesso. Gli articoli sono classificati nel sistema in Settori i quali sono strutturati su tre livelli. E inoltre possibile operare una ulteriore classificazione degli articoli associando ad ognuno di essi una Categoria, un Reparto, un Reparto sul PV, un Reparto Bilancia e in tal caso il relativo PLU (differenziabile per PV). Il sistema prevede la possibilità di associare all articolo una Unità di Misura Principale e una Secondaria il cui rapporto è espresso dal taglio. L articolo potrà essere trattato 3

5 MODULO DI GESTIONE MAGAZZINO indifferentemente (in acquisto, vendita e in termini di giacenze). Le conversioni avverranno automaticamente. La scheda dell articolo mostra tutti i Listini di vendita definiti nel sistema e i relativi importi con ricarichi, sconti ed eventuali promozioni attive sullo specifico listino. E anche possibile in questa fase intervenire per modificare il prezzo di listino dell articolo in esame. Ad ogni articolo è possibile associare uno o più codici a barre nonché il codice specifico di ciascun fornitore utilizzabile in fase di caricamento nel sistema. Di particolare interesse per un sistema multi-magazzino è la possibilità di visualizzare per un articolo il dettaglio dei costi differenziati per magazzino come mostrato dalla figura seguente: Gestione Articoli Confezione In fase di registrazione o modifica di un articolo di magazzino è possibile definire contestualmente articoli di tipo confezione. La giacenza di un articolo di questo tipo viene calcolata sulla base della giacenza dell articolo di base specificato nella confezione. Gestione Articoli Assemblati Tale funzionalità consente di strutturare l articolo di magazzino associandolo ad una lista di articoli secondari. Ad ogni carico di un articolo assemblato il sistema provvede a scaricare dal magazzino gli articoli che lo costituiscono nelle quantità specificate nella definizione dell articolo assemblato. Gestione Articoli Derivabili A un articolo derivabile è possibile associare l elenco degli articoli in cui lo stesso può essere derivato/esploso. In fase di caricamento il sistema offre la possibilità di caricare l articolo derivabile oppure gli articoli che lo costituiscono aggiornandone in automatico il costo. La figura che segue mostra un esempio di articolo derivabile con l elenco degli articoli che lo costituiscono. 4

6 MODULO DI GESTIONE MAGAZZINO Listini Creazione di Listini di Acquisto/Vendita a prezzo fisso o a ricarico percentuale (e valore) su costo o su listino. Un listino può essere associato a uno specifico fornitore (se di acquisto) o cliente (se di vendita). In tal modo, in fase di movimentazione di acquisto/vendita gli importi vengono caricati automaticamente una volta specificati articolo e ditta. E inoltre possibile differenziare il listino associato a una ditta in base all azienda su cui si sta operando nel sistema. Tale esigenza è avvertita da strutture commerciali di mediegrandi dimensioni (ce.di.) che dispongono di molteplici aziende distinte fiscalmente e configurate nel sistema, ad ognuno delle quali uno stesso fornitore può applicare prezzi diversi per uno stesso articolo. Le Promozioni (Sconti / Offerte) vengono associate al listino di riferimento e restano valide nel periodo specificato dall utente. Una promozione può essere predisposta in qualsiasi momento e poi attivata all occorrenza. Possibili conflitti derivanti dall evenienza di più promozioni valide nello stesso arco temporale vengono risolti mediante un sistema avanzato di priorità. La lista delle promozioni (attive e non attive) è accessibile dal listino di riferimento. Tali promozioni sono anche identificabili come Sottolistini. 5

7 MODULO DI GESTIONE MAGAZZINO Allo stesso modo è possibile inserire nel listino sottolistini di tipo aggiornamento che si attivano automaticamente a partire da una data di validità specificata dall operatore. Questo tipo di funzionalità risulta particolarmente utile nei listini di acquisto per inserire gli aggiornamenti di listino introdotti dai fornitori e per memorizzare le variazioni nel tempo dei prezzi applicati. La figura che segue mostra l elenco degli articoli contenuti nel listino di interesse o in un suo sottolistino. La scheda di visualizzazione degli articoli di Listino (o di Promozione) offre un ricco corredo di funzionalità per rispondere ad ogni esigenza gestionale: - Attivazione visuale di un doppio importo di riferimento (Ultimo Costo e Listino); - Attivazione visuale del riferimento immediatamente anteriore all ultimo (es. ultimo costo e costo precedente), con dettaglio della variazione di tipo importo e percentuale; - Applicazioni RICARICHI sul riferimento. Quattro ricarichi percentuali e uno a valore; - Applicazione SCONTI su importo. Sette sconti percentuali e uno a valore. - Opzioni di selezione delle colonne da visualizzare per una completa personalizzazione - Fatturazione Il sistema fornisce una un interfaccia utente semplice ma completa per la gestione del flusso documentale in acquisto e vendita. Da segnalare la funzionalità di caricamento automatico delle bolle elettroniche di acquisto e delle offerte. Nel Modulo Economico e Finanziario le fatturazioni in acquisto e in vendita sono semplificate da una serie di impostazioni che il sistema consente di effettuare a monte. L associazione dei listini alle ditte, la ripartizione dell iva, la definizione delle modalità di pagamento e di incasso, tanto per citarne alcune. 6

8 Modulo Statistiche Movimentazione Acquisto/Vendita L elaborazione statistica della movimentazione di acquisto e di vendita è un attività decisiva nell ottica dell ottimizzazione della produttività aziendale. Tale modulo consente di monitorare la movimentazione degli articoli nel periodo d interesse in termini di importi e quantità. E possibile operare una selezione degli articoli da analizzare e successivamente definire la modalità di visualizzazione del risultato della ricerca attraverso la selezione di una duplice tipologia di raggruppamento. Il sistema propone diversi format di stampa, orientati agli importi piuttosto che alle quantità e/o alle giacenze degli articoli. 7

9 Vengono inoltre evidenziate le valorizzazioni in maniera comparata tra acquisti/vendite, promozioni, rapporti percentuali in base ai gruppi selezionati, con la possibilità di puntualizzare le suddette valorizzazioni in base ai costi medi, ultimi, prezzi di listino. Sono calcolati i ricavi e i margini lordi e viene data la possibilità di ordinare i dati per quantità, importo, margini, descrizioni. Un utilizzo mirato dello strumento proposto consente una mappatura versatile e completa delle tendenze di vendita nel periodo, con possibilità di scelte aziendali strategicamente efficaci. Gestione Registratori di Cassa, Casse POS, Bilance L interfacciamento dei Registratori di Cassa unito alla disponibilità di una semplice scheda di vendita al banco, con funzionalità di tipo Touch Sreen, consente all operatore di effettuare la vendita per scontrino in maniera semplice e funzionale, aggiornando nel contempo le giacenze di magazzino. L interfacciamento di Casse Pos e Bilance consente l aggiornamento degli articoli sulle casse/bilance, l invio delle promozioni e l acquisizione ed elaborazione del venduto a fine giornata. Esempi di software di barriera gestiti: Unigalaxy, Position, Brainpos. 8

10 Tecnologia RFID Il sistema integra la tecnologia di identificazione a radiofrequenza RFID sia in emulazione di codice a barre, ricerca articolo mediante codice a barre codificato su tag rfid, sia nella modalità codici seriali, modalità questa ultima che consente di identificare in maniera univoca nel sistema il singolo pezzo di un articolo. Le funzionalità offerte dalla tecnologia RFID sono disponibili per le operazioni di: - codifica posizione di stoccaggio in magazzino: utile per la verifica circa la corretta posizione di caricamento dell articolo sullo scaffale; - creazione documento di vendita: è sufficiente passare il pallet preparato dall operatore attraverso il varco RFID perché questo rilevi automaticamente i tag incollati sugli articoli presenti sul pallet e compili automaticamente il documento di vendita con tutti i dettagli degli articoli in questione; - verifica ordine da evadere: l operatore addetto alla preparazione dell ordine riceve in carico il documento e provvede al prelievo dei relativi articoli. Una volta preparato il pallet l operazione di riscontro degli articoli prelevati rispetto all ordine viene eseguita passando il pallet attraverso il varco RFID. Il sistema rileva gli articoli sul pallet e ne carica le quantità nell ordine consentendo di confrontare la quantità ordinata e la quantità evasa. 9