Gruppo Buffetti S.p.A. Via F. Antolisei Roma

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1 SOMMARIO VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD... 2 MODALITA DI AGGIORNAMENTO... 2 AVVERTENZE... 2 Adeguamento archivi... 2 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 004_2012 DI LINEA AZIENDA... 3 GESTIONE E-COMMERCE... 3 Attivazione ed abilitazione del modulo (Parametri Azienda)... 3 Catalogo Web... 4 Nominativi Web (Clienti/Agenti)... 5 Sincronizzazione Dati Web... 6 Report sincronizzazione dati... 7 Elenco Ordini Web da importare... 8 Ricostruzione dati da pubblicare sul Web... 9 INTERVENTI VARI E DI INTEGRAZIONE DEL MODULO GESTIONE E-COMMERCE Parametri Azienda e Attività e Filiali Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori Gestione Ordini Tabella Magazzini Acquisizione nominativi Anagrafica Clienti / Fornitori Stampa documenti Emissione / Stampa fattura differita Gestione ordini Proposta attività e filiale Gestione prodotti Stampa giacenza multimagazzino Gestione riporto dati Selezione da Ordine Gestione Invio Interventi per CTI Comunicazione telematica operazioni IVA Interventi per EBL Elenchi operazioni con paesi black list Codice CD identificativo dell Aggiornamento : I Pagina 1 di 15

2 VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD Modulo Versione Versione minima richiesta Run Time Modulo Base Modulo Base Contabile Modulo Base di Linea Fatturazione e Magazzino Fatturazione Vendita al banco Vendita al banco touch screen Gestione offerte ed ordini clienti/fornitori Gestione provvigioni agenti Gestione Varianti Gestione Lotti e Partite Gestione Distinta Base Gestione ecommerce Codice CD identificativo dell Aggiornamento : I MODALITA DI AGGIORNAMENTO Installazione da parte dell amministratore del sistema Si ricorda che con tutte le versioni dei sistemi operativi Windows NT, Windows 2000, Windows Xp e Windows Vista, e' necessario essere amministratori del sistema per poter effettuare la prima installazione. AVVERTENZE L assenza di eventuali revisioni minime di prodotto sul PC potrebbe impedire il passaggio degli aggiornamenti correnti. Adeguamento archivi Si comunica che con il presente aggiornamento sarà richiesta una elaborazione di adeguamento archivi alla versione 00040z la cui durata dipenderà dalla mole di dati che si gestiscono. A tal proposito, prima di installare l aggiornamento, si consiglia di effettuare una copia degli archivi. Pagina 2 di 15

3 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 004_2012 DI LINEA AZIENDA Gestione E-Commerce Attivazione ed abilitazione del modulo (Parametri Azienda) Il requisito principale per poter utilizzare il nuovo modulo e-commerce è l acquisto della relativa licenza d uso, solo così infatti si potrà accedere alla specifica sezione dei Parametri azienda dove sarà possibile effettuare la configurazione inerente al collegamento tra l'azienda ed il portale WEB specificando il codice di attivazione, che verrà fornito insieme all'acquisto del modulo, che consente l associazione dell'azienda con il portale di riferimento. Sempre dalla stessa sezione dei Parametri azienda verranno automaticamente memorizzati dal programma i dati inerenti alle sincronizzazioni tra il portale e il gestionale, ed è inoltre possibile specificare una serie di parametri (esempio se gestire un apposito listino Web, se effettuare o meno l'importazione degli ordini Web, etc..) Per maggiori informazioni inerenti la configurazione dei parametri azienda si consiglia di consultare l apposita Guida in Linea fornita con il prodotto. Pagina 3 di 15

4 Catalogo Web Per poter gestire una vetrina su web dei prodotti, e consentirne la successiva vendita, è necessario creare il Catalogo Web. Tramite l'apposita gestione è possibile riportare su tale catalogo i prodotti presenti all'interno dell'apposito archivio prodotti del Gestionale. Il Catalogo Web è stato inserito solo all interno dei moduli Magazzino a Fatturazione, Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori e Gestione e-commerce. La finestra si compone di una Struttura al albero in cui vengono evidenziati i gruppi ed i sottogruppi di vendita con i relativi prodotti presenti sul Catalogo Web. Tale tipo di visualizzazione ha lo scopo di evidenziare graficamente sia i vari livelli che le relazioni che intercorrono tra un elemento e l altro. Nella parte destra della finestra vengono evidenziati le caratteristiche dei gruppi/sottogruppi o dei prodotti selezionati nella struttura ad albero. Tra i dati da impostare è possibile indicare il periodo di validità (inizio fine) del prodotto sul Web, in modo che, alla scadenza del periodo indicato, l articolo venga reso non più visibile sul web. Tramite la casella Da pubblicare sul Web è invece possibile selezionare l opzione per la pubblicazione del gruppo/prodotto di vendita sul WEB. Selezionando l opzione S Sospendi esportazione sia il gruppo che i sottogruppi e prodotti ad esso collegati non saranno più esportati pertanto qualunque modifica dei relativi dati anagrafici, non sarà visibile dal Web. E inoltre possibile associare al prodotti o ai Gruppi interessati una immagine da visualizzare sul Web oppure un allegato (solo per i prodotti). Pagina 4 di 15

5 Per maggiori informazioni inerenti il Catalogo Web si consiglia di consultare l apposita Guida in Linea fornita con il prodotto. Nominativi Web (Clienti/Agenti) Tutti gli utenti, Clienti o Agenti, che possono operare direttamente sul Portale per effettuare gli Ordini, devono essere presenti all'interno della gestione "Nominativi Web". L'inserimento all'interno dell'archivio dei nominativi web può essere effettuato in due modi differenti : tramite inserimento manuale, selezionando il nominativo (Cliente o Agente) dall'anagrafica del gestionale e specificando poi le relative credenziali per l'accesso al portale (Nome utente e Password) da comunicare al nominativo interessato per consentirgli di effettuare l accesso; tramite registrazione dell'utente stesso direttamente dal Portale. Pagina 5 di 15

6 I lavoro Nominativi Web è stato inserito solo all interno dei moduli Magazzino a Fatturazione, Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori e Gestione e- Commerce. Per maggiori informazioni inerenti I Nominativi Web si consiglia di consultare l apposita Guida in Linea fornita con il prodotto. Sincronizzazione Dati Web Il programma di sincronizzazione dati con il WEB si occupa di gestire tutti quei controlli ed operazioni finalizzati all'esportazione (dal gestionale al web) ed all'importazione (dal web al gestionale) dei dati sotto riportati : esportare i nominativi (clienti ed agenti) esportare il Catalogo WEB esportare le anagrafiche dei prodotti, con le relative immagini, allegati, ecc.. esportare le modifiche apportate agli ordini WEB (ad esempio il cambio di stato a seguito della consegna) esportare la disponibilità dei prodotti (se previsto) esportare i prezzi dei prodotti inseriti nel catalogo Web prelevati :secondo la seguente priorità : o dai listini dei clienti (se attivata la relativa opzione nei parametri azienda) o dal listino web (eventualmente indicato nei parametri azienda) o dall'anagrafica prodotti importare i nuovi Clienti importare gli Ordini WEB Il lavoro di Sincronizzazione dati Web è stato inserito solo all interno dei moduli Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori e Gestione e-commerce. Pagina 6 di 15

7 La finestra contiene una griglia che evidenzia le aziende gestite nel modulo e-commerce per cui si desidera avviare la sincronizzazione dei dati tra gestionale e Web. Nella parte inferiore della finestra sono presenti due pulsanti di opzione che consentono di effettuare una sincronizzazione schedulata o manuale. Selezionando la "Schedulata" vengono abilitati i campi di una griglia in cui poter indicare : gli intervalli di tempo (in minuti) che devono trascorrere tra una sincronizzazione e l altra; le opzioni per definire se sincronizzare tutti i dati oppure solo quelli modificati rispetto all ultima sincronizzazione; l opzione per avviare subito la sincronizzazione indipendentemente dall intervallo di tempo definito; l opzione per forzare la sincronizzazione di tutte le immagini dei prodotti nel catalogo Web. Selezionando la sincronizzazione "Manuale" i campi della griglia non vengono visualizzati, al suo posto è presente solo una casella di controllo che consente di effettuare la sincronizzazione dei soli dati che risultano variati. Per maggiori informazioni inerenti la Sincronizzazione dati Web si consiglia di consultare l apposita Guida in Linea fornita con il prodotto. Report sincronizzazione dati Nel caso in cui, durante la fase di sincronizzazione, si siano verificati degli errori (esempio di comunicazioni tra il Portale e il Gestionale) questi verranno visualizzati all'interno della gestione report di sincronizzazione dati presente solo nei moduli Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori e Gestione e-commerce. La generazione del file di report viene effettuata solo se tra i parametri di configurazione Web è stata selezionata l'apposita casella "Genera file di Log per ogni sincronizzazione". Pagina 7 di 15

8 Il tipo di file da visualizzare viene indicato selezionando apposito pulsante d'opzione "File report Sincronizzazione dati" e "File degli Errori". Elenco Ordini Web da importare Il lavoro in esame, presente solo nei moduli Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori e Gestione e-commerce, consente di visualizzare in modo veloce l elenco degli ordini WEB acquisiti sul gestionale ma non ancora importati nell archivio ORDINI. Pagina 8 di 15

9 All'interno della griglia di cui si compone la finestra vengono visualizzati tutti gli ordini Web non ancora importati. Per importare gli ordini Web è necessario avviare l'immissione ordini da cliente selezionando l'opzione "Importazione ordine Web". Ricostruzione dati da pubblicare sul Web Il lavoro in esame, presente solo nei moduli Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori e Gestione e-commerce, consente di effettuare una ricostruzione delle informazioni presenti nell archivio utilizzato per gestire la sincronizzazione dei dati modificati o inseriti dal gestionale. Sarà possibile selezionare se ricostruire i dati relativi ai nominativi WEB, al catalogo WEB (compreso le giacenze) ed agli ordini WEB. Una ulteriore opzione consentirà di scegliere se effettuare la creazione parziale dei soli dati che mancano rispetto a quelli già presenti oppure se ricreare tutto l archivio partendo da zero. Si consiglia di eseguire tale funzionalità solo in caso di effettiva necessità e solo dopo aver eseguito la sincronizzazione completa dei dati. Pagina 9 di 15

10 Interventi vari e di integrazione del modulo Gestione e-commerce Parametri Azienda e Attività e Filiali All interno dei parametri azienda sono stati effettuati i seguenti interventi : è stata inserita la nuova sezione per gestire l abilitazione e la personalizzazione del modulo e-commerce. Il nuovo Pannello è attivo solo sui moduli Magazzino a Fatturazione, Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori e Gestione e- Commerce. all interno del pannello Documenti -> Assoggettamento spese, per le sole spese di Trasporto, è stato inserita l opzione "W- Dal WEB" gestita per gli ordini clienti acquisiti dal Web; la stessa opzione di cui al punto precedente, è stata inserita anche nel pannello Documenti -> Assoggettamento spese della gestione Attività e Filiali. Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori Le vendite effettuate dal Portale generano degli ordini che, tramite la fase di sincronizzazione, sarà possibile riportare all'interno del gestionale come ordini cliente (o preventivo) per poi essere trattati attraverso il modulo Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori. A tal proposito, nel modulo di riferimento è stata inserita l opzione per effettuare l importazione degli Ordini da clienti da Web. 1 passo Pagina 10 di 15

11 2 passo Nel secondo passo è necessario selezionare l'attività/filiale di riferimento e il relativo Codice magazzino. Cliccando sul pulsante FINE, se in archivio sono presenti più Ordini provenienti da importazione web il programma visualizza una finestra con l'elenco degli ordini presenti in archivio. Selezionando l'ordine desiderato e premendo sul pulsante "Variazione F7", viene visualizzata la finestra per l'inserimento dei dati di dettaglio. Pagina 11 di 15

12 Se il cliente, oltre a non essere presente tra i nominativi Web, non è presente in anagrafica l ordine non viene acquisito, in questo caso viene visualizzato un report con i dettagli del nominativo mancante e gli estremi dell ordine non importato. Per maggiori informazioni inerenti l importazione degli Ordini da Web si consiglia di consultare l apposita Guida in Linea fornita con il prodotto. Gestione Ordini All interno di alcuni lavori della sezione Gestione Ordini è stata inserita la casella Ordini provenienti dal Web che consente di filtrare solo gli Ordini cliente provenienti da importazione Web, escludere questi ultimi oppure ricercare tutti i tipi di ordine. La casella è attiva solo per le aziende che gestiscono l'"e-commerce". Di seguito esponiamo i lavori che riportano la casella di cui sopra: Variazione ed Assegnazione Manuale Simulazione/Assegnazione Automatica Consegna Merce con Emissione Documento Stampa Tabulato Ordini Ristampa Tabulato Ordini Duplica/Rievadibilità Ordini Pagina 12 di 15

13 Tabella Magazzini Nella Tabella Magazzini è stata inserita la casella Escludi magazzino dal calcolo disponibilità prodotti per gli Ordini Web, da selezionare per escludere il magazzino corrente dal calcolo disponibilità che viene esposta sul Web ed nel caso in cui si richiede la simulazione \ assegnazione automatica degli ordini provenienti dal Web. La casella è selezionabile solo se è stata attivata la gestione e-commerce dai parametri ed è comunque attivabile solo all interno dei moduli Magazzino a Fatturazione, Gestione Offerte ed Ordini clienti e fornitori e Gestione e-commerce. Acquisizione nominativi All interno del lavoro di Acquisizione Nominativi è stata aggiunta la sezione Digitare il nuovo codice da impiegare per il cliente contenente il campo codice che consente di attribuire un codice numerico ai nuovi nominativi che saranno acquisiti. Non indicando un codice questo verrà automaticamente assegnato dal programma partendo dall ultimo codice registrato. E' possibile verificare quali sono i codici disponibili per il tipo di nominativo selezionato tramite il pulsante Codici disponibili (F4). Pagina 13 di 15

14 Anagrafica Clienti / Fornitori Nel caso in cui si accedeva all anagrafica in questione dalla contabilità non era possibile modificare i campi : Vettore 1 e 2 Porto Ritenuta (fornitori) Stampa documenti Nella stampa dei documenti sono stati effettuati una serie di interventi : nel caso in cui si effettuava l emissione e la relativa stampa di documenti di tipo ricevute fiscali, scontrini fiscali e non fiscali, in alcuni casi si riscontravano dei rallentamenti; è stata gestita la stampa del barcode del prodotto e la stampa della sigla del paese estero del cliente/fornitore; è stata consentita la stampa dello scontrino fiscale sulla modulistica dello scontrino non fiscale, previa attivazione della specifica opzione nei parametri aziendali, anche se non è gestita la configurazione dell ECR collegato al PC; è stata corretta la stampa dei contributi raggruppati in fattura differita nel caso di attivazione della specifica opzione. Emissione / Stampa fattura differita In alcune condizioni si verificava che non veniva effettuata la stampa della fattura differita contestualmente alla relativa emissione. Pagina 14 di 15

15 Gestione ordini Proposta attività e filiale Nei programmi della gestione ordini da cui è possibile inserire, modificare, stampare, selezionare un ordine in generale, è stata prevista, come per i documenti, la proposta dell attività e della filiale indicata nella tabella terminali per l azienda corrente. Gestione prodotti Stampa giacenza multimagazzino E stato effettuato un intervento per consentire nella stampa delle giacenze multi magazzino di ottenere dei totalizzatori da stampare per tutti i prodotti appartenenti allo stesso magazzino. A tal proposito sono stati modificati anche i formati di stampa distribuiti in installazione del prodotto L_gmcod e L_gmdes e che sarà possibile reperire anche in aggiornamento attraverso la funzione Copia formati di stampa posta nel menù dei Lavori di servizio. Gestione riporto dati Selezione da Ordine Se si accedeva a questa funzionalità e si selezionava il riporto dei dati dall archivio ordini non veniva gestita correttamente la Lista sul campo numero ordine per il nominativo selezionato. Gestione Invio Sono stati effettuati una serie di interventi atti ad ottimizzare l invio dall emissione documenti in modo che possa essere gestito solo per i clienti a cui in anagrafica è stata attivata la relativa opzione. Inoltre è stata gestita in modo migliore la formattazione nel corpo della mail del testo selezionato. Interventi per CTI Comunicazione telematica operazioni IVA Sono stati effettuati gli interventi per consentire anche nell ambito della ripresa dati da linea azienda l elaborazione dei documenti relativi al Interventi per EBL Elenchi operazioni con paesi black list Sono stati effettuati gli interventi per consentire anche nell ambito della ripresa dati da linea azienda l elaborazione dei documenti relativi al Inoltre è stata gestita l introduzione del limite di 500 euro per i documenti emessi successivamente al 01/03/2012. Pagina 15 di 15