Vademecum. Guida alla lettura della busta paga PRATICA LAVORO 2/ INSERTO. Riferimenti normativi e nozione. Soggetti interessati.

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1 Guida alla lettura della busta paga Riferimenti normativi e nozione R.D.L. 10 settembre 1923, n R.D.L. 28 agosto 1924, n (*) L. 5 gennaio 1953, n. 4, art. 1 D.P.R. 30 maggio 1955, n. 797, artt. 39 e 41 (*) D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124, artt. 20, 21 e 22 (*) L. 30 aprile 1969, n. 153, art. 42, D.M. 30 ottobre 2002 (*) L. 27 dicembre 2006, n. 296, art.1, comma 1178 (*) D.L. 25 giugno 2008 n. 112 (conv. L. 6 agosto 2008, n. 133), artt. 39 e 40 D.M. 9 luglio 2008 Min. Lav. circolare 21 agosto 2008, n. 20 Min. Lav. nota 5 dicembre 2008 Min. Lav. interpello 4 aprile 2010, n. 8 (*) Si fa presente che l art. 39 del D.L. n. 112/2008 ha abrogato le disposizioni relative alla tenuta dei libri paga e matricola contenute nelle fonti sopra richiamate, e in particolare: l art. 134 del R.D. n. 1422/1924 (obbligo di libro paga e matricola); artt. 39 e 41 del D.P.R. n. 797/1955 (registrazione di una serie di dati sul libro paga e matricola); artt. 20, 21, 25 e 26 del D.P.R. n. 1124/1965 (modalità di tenuta dei libri obbligatori); art. 42 della L. n. 153/1969 (termini temporali della conservazione dei libri paga e matricola); art. 1 comma 1178 della L. n. 296/2006 (tenuta dei libri di matricola e di paga); D.M. 30 ottobre 2002 (modalità applicative circa la tenuta del libro matricola e paga). Il datore di lavoro ha l obbligo di consegnare a ciascun dipendente, all atto della corresponsione della retribuzione, un prospetto paga - o «busta paga» - in cui devono essere indicati il nome e il cognome, la qualifica professionale, il periodo di paga cui si riferisce, l assegno per il nucleo familiare e tutti gli altri elementi che compongono la retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. Il prospetto paga può essere sostituito da una copia del Libro Unico (cedolino paga). Soggetti interessati Forma Datore di lavoro, tenuto a emettere la busta paga. Lavoratore, che ha diritto di ricevere la busta paga. Non è prevista una forma specifica per la busta paga né la sua vidimazione (a meno che non sia una copia del Libro Unico del Lavoro); importante è che contenga le informazioni richieste, nonché la firma, la sigla o il timbro del datore di lavoro. Il prospetto paga deve essere rilasciato alla fine di ogni periodo di paga. Il Ministero del lavoro, con la circolare n. 20/ interpretando l art. 39, c. 5 del D.L. n. 112/ precisa che il datore di lavoro può assolvere all obbligo di consegna della busta paga nei confronti dei propri dipendenti consegnando una copia (anche una mera «fotocopia») delle scritturazioni effettuate sul Libro Unico. L adempimento della consegna del prospetto della retribuzione, peraltro, s intende assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata al dipendente «non comprende i dati relativi al calendario delle presenze». Il «vademecum sul Libro Unico» contenuto nella nota Min. lav. 5 dicembre 2008 precisa ulteriormente che non vi è l obbligo di consegnare al lavoratore le presenze estratte dal Libro Unico, neppure su richiesta dello stesso, a meno che tale obbligo non sia espressamente sancito dalla contrattazione collettiva, anche aziendale. Ancora dal vademecum ministeriale giunge l osservazione d insieme secondo cui il dato normativo contenuto nell art. 39 del D.L. n. 112/2008, relativo all assolvimento dell obbligo di consegna del prospetto di paga di cui alla L. n. 4/1953 mediante la consegna di copia delle scritturazioni contenute nel Libro Unico, consente il perma- III

2 nere di due documenti distinti. Sebbene, infatti, in ottica di semplificazione, sia più utile immaginare e concepire un documento unitario che fisicamente assembli il prospetto paga e il cedolino del Libro Unico, non vi è nessun obbligo di corrispondenza fisica fra i due documenti. Ne consegue che, secondo la propria organizzazione, l azienda, il professionista o l associazione, potranno legittimamente, nel rispetto integrale della L. n. 4/1953, formare il prospetto di paga in momenti differenti rispetto al Libro Unico e con qualsiasi modalità, in forma libera; d altronde, ove ciò avvenga, i dati retributivi, fiscali e previdenziali contenuti nei due documenti dovranno essere comunque e sempre coincidenti per lo stesso periodo di riferimento. Procedura Al termine di ogni periodo di paga, di norma mensile, il datore di lavoro corrisponde la retribuzione al lavoratore dipendente per la prestazione resa consegnandogli la busta paga. Nella moderna gestione del personale tale documento, come già detto, è sostituito dalla copia del Libro Unico nella forma a «foglio mobile» (vidimato o a stampa laser), meglio conosciuto come «cedolino paga», anche perché le singole annotazioni del prospetto paga devono corrispondere con quelle del Libro Unico. Non vi è l obbligo di consegna al lavoratore delle presenze (estratto del Libro Unico), nemmeno su richiesta del lavoratore. L invio del prospetto paga al dipendente può essere assolto dal datore di lavoro mediante l inoltro come file allegato ad un messaggio di posta elettronica inviato all indirizzo del lavoratore provvisto di password personale; sempre che, nel rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali, allo stesso lavoratore siano messe a disposizione idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto, posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell impresa. È possibile per i datori di lavoro privati l invio del prospetto anche a mezzo posta elettronica non certificata. IV INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO

3 Lettura del Cedolino paga V

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5 Sezione 1 Sezione 2 Sezione 3 Sezione 4 Dati vidimazione Cedolino a stampa laser ovvero in formato «grafico» Sono indicati: il numero di autorizzazione con relativa data e sede; il numero di cedolino; la data e l ora di stampa come previsto dalla norma. Cedolino a modulo continuo prefincato È indicato solo il numero di cedolino. Dati azienda e periodo retribuzione La sezione riporta i dati anagrafici relativi all azienda che redige il cedolino paga, la posizione INAIL, la matricola INPS; altre informazioni possono riguardare l indicazione di eventuali unità locali o centri di costo. È indicato inoltre il periodo di retribuzione a cui si riferisce il cedolino. Può accadere che nel mese vi siano delle «rotture di cedolino» che comportano la generazione automatica di più cedolini nel mese, ciascuno per il proprio periodo di riferimento. Le cause di tali rotture possono essere: variazioni di enti in corso di mese; variazioni di contributi/agevolazioni; variazioni di Inail; variazioni di qualifica; variazioni di tipologia part-time; variazioni di percentuali part-time. La data riportata nel cedolino è individuata in base alla tipologia di prospetto paga, come di seguito indicato: elaborazione di una mensilità normale senza rotture di cedolino: è indicato il mese e l anno di riferimento (es. gennaio 2011); elaborazione di una mensilità aggiuntiva automatica: è indicato il mese e l anno con la dicitura fissa a titolo esemplificativo «AGG.» (es. Giugno 2011 AGG.) o la mensilità aggiuntiva che si corrisponde (a titolo esemplificativo «TREDICESIMA», «QUATTORDICESIMA»; ecc.). elaborazione di una mensilità normale con rottura (esempio variazione di qualifica, apprendista trasformato in operaio a tempo indeterminato a partire dal 25 marzo 2011): nel primo cedolino è indicato il mese, l anno ed il primo periodo (es. Marzo /24), mentre nel secondo cedolino è indicato il mese, l anno ed il secondo periodo (es. Marzo /31). Per i dipendenti con calendario differito viene inoltre indicato a quale mese si riferiscono i dati variabili (presenze ed assenze) ed è riportata la dicitura - a titolo esemplificativo «Variabili di MM/AAAA» - dove è indicato il mese e l anno a cui si riferiscono le presenze. Dati dipendente La sezione contiene, oltre ad alcune informazioni anagrafiche del dipendente quali data di nascita e codice fiscale, tutti i dati relativi alle caratteristiche del rapporto di lavoro ovvero: data di assunzione; data di cessazione; numero di iscrizione al libro matricola; qualifica; livello di inquadramento; tipo di rapporto (es. part-time, tempo determinato, ctr. Mobilità, ecc.). Dati contatori statistici In questo riquadro sono riportati, per il periodo di retribuzione a cui si riferisce il cedolino, i valori totali di: settimane Inps; VII

6 giorni Inps; ore Inps; giorni minimale; ore minimale; giorni lavorati; ore ordinarie lavorate; ore straordinarie. Sezione 5 Sezione 6 Sezione 7 Elementi che compongono la retribuzione Caselle riservate all esposizione dei singoli elementi di paga, sia contrattuali che personali, che compongono la retribuzione lorda del dipendente, il cui totale è riportato in apposita casella. È inoltre indicata la data di maturazione dello scatto successivo. Voci retributive variabili del periodo La sezione riporta i dati relativi alle componenti della retribuzione teorica e i dati delle componenti variabili della retribuzione. Per ogni voce paga, nelle apposite colonne, sono evidenziati i seguenti dati: «Codice e descrizione della voce»: indica la natura del dato esposto nelle colonne successive (es. retribuzione ordinaria, festività, straordinario, premi, una tantum, ecc.; trattenute per assenze come malattia, maternità, infortunio, ecc.); «Quantità» espressa in ore, giorni o mese; «Valore base» ovvero la tariffa presa a base per il calcolo; nella colonna «Competenze» o in quella «Trattenute» può essere indicato l importo totale della voce a seconda della sua natura. Con riferimento alla busta paga sopra riportata come esemplificazione, l indicazione nella colonna «Quantità» del valore 7 e nella colonna «Valore base» del valore 57,69231 sta ad indicare che i giorni da retribuire con la retribuzione ordinaria sono 7 e che dunque il compenso unitario giornaliero pari a 57,69231 è corrisposto per 7 volte: ne consegue che nella colonna «Competenze» è esposto il valore 403,85 corrispondente all importo posto a pagamento. Per i dipendenti con calendario differito - ovvero pagati prima della fine del mese con le presenze effettive del mese precedente - in busta paga viene anticipata l intera retribuzione del mese di elaborazione del cedolino e, in base al foglio presenze del mese precedente, sono prodotte tutte le voci di retribuzione, festività, assenza, straordinario, ecc. con eventuale recupero della retribuzione liquidata a titolo di «anticipo» nel mese precedente. Imponibili variabili per il prelievo contributivo - c/dipendente Le caselle di questo gruppo di dati contengono il valore degli imponibili per i contributi obbligatori (o tali per l effetto di accordi o di contratto) ovvero i contributi previdenziali, assistenziali e della previdenza complementare. Accanto alla casella dell imponibile è riportato il corrispondente valore del contributo dovuto dal lavoratore. In apposita casella sono esposti complessivamente i contributi obbligatori trattenuti. La percentuale applicata all imponibile è quella comunicata dall Ente stesso. I contributi dovuti all INPS sono legati al settore di appartenenza e alle dimensioni aziendali. Ad esempio, per le aziende del settore industria in genere fino a 15 dipendenti e per le aziende commerciali - titolari non iscritti - fino a 50 dipendenti, le aliquote contributive risultano così fissate dall INPS: Settori Qualifiche FPLD DS TFR CUAF CIG CIGS Mobilità Industria in generale CSC 1.xx.xx, , , Ind. Malat. Ind. Mat. Aliq. Tot. Lav. Dip. Operai 33,00 1,61 0,20 0,68 1,90 2,22 0,46 40,07 9,19 Impiegati 33,00 1,61 0,20 0,68 1,90 0,46 37,85 9,19 VIII INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO

7 Settori Qualifiche FPLD DS TFR CUAF CIG CIGS Mobilità Aziende commerciali CSC Ind. Malat. Ind. Mat. Aliq. Tot. Lav. Dip. Operai 33,00 1,61 0,20 0,68 2,44 0,24 38,17 9,19 Impiegati 33,00 1,61 0,20 0,68 2,44 0,24 38,17 9,19 Attenzione, è facoltà del datore di lavoro indicare in busta paga anche l imponibile ed i contributi c/ditta. Sezioni 8 e 9 Imponibile variabile mensile per il prelievo fiscale e imponibili annuali per i conguagli Le sezioni contengono i dati relativi agli imponibili fiscali e alla relativa imposta trattenuta al dipendente, con indicazione delle detrazioni spettanti (sia mensili che del conguaglio di fine anno/licenziamento) e delle addizionali comunali e regionali con relativa descrizione della regione e del comune. Per approfondimenti sulle disposizioni che regolano i calcoli esposti, sia per quanto riguarda la determinazione dell imponibile che per il prelievo dell imposta al dipendente si deve fare riferimento al D.P.R. del 22 dicembre 1986, n Di seguito uno schema per eseguire un veloce calcolo mensile ed annuale dell imposta lorda IRPEF. Reddito fino a (E) Anno Costante a detrarre (E) Reddito fino a (E) Mese Costante a detrarre (E) Aliquote Irpef % , ,00 23, ,00 600, ,33 50,00 27, , , ,33 306,67 38, , , ,00 444,17 41,00 oltre 6.830,00 oltre 569,17 43,00 L imposta lorda dovuta si calcola con un unica operazione applicando al reddito l aliquota corrispondente allo scaglione superiore raggiunto e detraendo dal prodotto l ammontare indicato nella colonna costante a detrarre rilevabile nella stessa riga. Reddito complessivo: annuo ,00 38% ¼ , ,00 ¼ 7.720,00; mensile 2.800,00 38% ¼ 1.064,00 306,67 ¼ 757,33 Le caselle che si riferiscono ai progressivi annuali «A» verranno compilate anche se il datore di lavoro sta effettuando per il dipendente un «Conguaglio di fine anno» oppure un «Conguaglio per cessazione del rapporto di lavoro». Sezione 10 Sezione 11 Totale competenze/trattenute/arrotondamento La differenza tra il totale della colonna competenze e della colonna trattenute, sommato l arrotondamento, è il netto a pagare. Dati relativi al tfr accantonato nel periodo e alla liquidazione in acconto o a saldo (o anticipo) All interno di questa sezione è facoltà del datore di lavoro esporre alcuni dati del trattamento di fine rapporto maturato nel periodo e in particolare: «Retribuzione utile tfr»; «Quota tfr trasferita a fondi di previdenza complementare»; «Quota tfr maturata nel mese» ovvero: valore della retribuzione utile tfr (fino al mese in elaborazione): 13,5 al netto della trattenuta fondo pensione (fino al mese in elaborazione) al netto della quota tfr maturata fino al mese precedente quello in elaborazione IX

8 Inoltre è possibile trovare esposto: l Imponibile del tfr al 31 dicembre 2000; l imposta calcolata sul tfr al 31 dicembre 2000; l imponibile a partire dal 1º gennaio 2001; l imposta calcolata sull imponibile tfr a partire dal 1º gennaio Gli altri dati (anticipazioni già erogate, imposta sostitutiva sulla rivalutazione, rivalutazione, imposta già pagata sugli anticipi, imposta da trattenere a tassazione separata, ecc,) saranno evidenzianti nel corpo del cedolino (Gruppo 6) e le trattenute sommate nella casella «Totale trattenute». Sezione 12 Sezione 13 Sezione 14 Sezione 15 INAIL del periodo Contiene il dato relativo all «Imponibile INAIL» del periodo. Il datore di lavoro potrebbe esporre il «Codice voce tariffa» applicato. Netto del periodo Nella casella «Netto a pagare» è esposto l importo della retribuzione al netto delle ritenute operate. Dati progressivi Sono riportati tutti i valori progressivi, sino alla data di elaborazione del cedolino, di: «Imponibile INPS»; «Imponibile INAIL»; «Imponibile IRPEF»; «IRPEF pagata»; «Addizionale regionale residua»; «Addizionale comunale residua». Ratei ferie e permessi L esposizione dei ratei di ferie e permessi può essere effettuata con quattro modalità. 1. Esposizione della situazione del «maturato»: è esposta la quantità maturata del rateo fino al mese di elaborazione compreso e rappresenta la «situazione ratei» alla data di elaborazione. Maturato Goduto Residuo Residuo AP Ferie 3,25 0 3,25 2,1666 Permessi 21, , Esposizione della situazione dello «spettante»: è esposta la quantità del rateo che rimane da maturare dal mese successivo a quello in elaborazione, fino al mese di chiusura di maturazione e costituisce una «proiezione» della situazione ratei del dipendente. Residuo AP Spettante Goduto Saldo Ferie 2, , ,41666 Permessi 0 86, ,50 3. Esposizione della situazione del «saldo»: è esposta la quantità del rateo residuo dell anno precedente con i dati di maturato, goduto e saldo dell anno in corso e costituisce una visualizzazione alla data della situazione ratei del dipendente. Residuo AP Maturato Goduto Saldo Ferie 2,1666 3,25 0 5,4166 Permessi 0 21, ,62 X INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO

9 4.Esposizione della situazione dei «residui»: è esposta la quantità del rateo goduto e residuo dell anno in corso e dell anno precedente e costituisce una visualizzazione della situazione corrente e dell anno precedente dei ratei del dipendente. Goduto Residuo Goduto AP Residuo AP Ferie 0 3,25 0 2,1666 Permessi 0 21, Sezione 16 Sezione 17 Sezione 18 Sezione 19 Dati assegno nucleo familiare Vengono esposti i dati, comunicati al datore di lavoro mediante apposita modulistica predisposta dall INPS, utili alla determinazione dell assegno per il nucleo familiare (ANF): «Codice tabella»; «Livello di reddito»; «Numero dei componenti del nucleo familiare»; «Numero figli». Coordinate bancarie Sono esposte le «Coordinate bancarie» per i lavoratori che hanno optato per l accredito dello stipendio in c/c bancario. Oltre alle coordinate bancarie IBAN potranno essere presenti la descrizione banca e descrizione filiale. Calendario delle presenze Nella sezione è possibile (ma non obbligatorio) riportare le effettive presenze del periodo attraverso le quali sono state imputate le voci retributive nel corpo del cedolino. Autorizzazione INAIL Il cedolino prodotto mediante stampa grafica del «Libro Unico del Lavoro» riporta inoltre l autorizzazione INAIL rilasciata all azienda produttrice dell applicativo utilizzato per l elaborazione del prospetto paga. XI