Proposta Videoconferenza Collaborativa

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1 Proposta Videoconferenza Collaborativa

2 La Videoconferenza Collaborativa offerta da Ae.Net Nei confronti delle imprese che desiderano beneficiare dei servizi di Videoconferenza Collaborativa, Ae.Net svolge il ruolo di Conferencing Provider come esemplificato dallo schema sottostante. I servizi di Videoconferenza Collaborativa mettono a disposizione dell impresa ambienti virtuali per svolgere meeting audio-video-dati con qualsiasi tipo di terminale, fisso o mobile, collegato ad Internet, oppure ad una VPN (Virtual Private Network), o alla rete telefonica ISDN oppure alla rete cellulare UMTS: dai personal computer, ai sistemi di videoconferenza professionale, dai palmari ai videofonini. A seconda del tipo di servizio, l 'organizzazione e la gestione delle videoconferenze può avvenire in modo autonomo, attraverso un portale web dedicato oppure tramite gli operatori del Service Center di Ae.Net Durante le sessioni di Videoconferenza Collaborativa sono disponibili tutti i servizi utili a svolgere un meeting confortevole, ordinato ed efficace: connessione / disconnessione di terminali attivazione /disattivazione dell'audio dei partecipanti connessione di sorgenti video live o registrate proiezione di documenti, presentazioni, grafici, fogli elettronici, etc. gestione degli interventi per alzata di mano messaggistica istantanea 2

3 Conference Room Ogni istanza dell'ambiente virtuale è chiamata Conference Room ed è identificata da un codice numerico e dall'eventuale PIN per l'accesso riservato. La Conference Room viene dedicata all'azienda cliente in modo esclusivo e configurata in base alla formula di servizio scelta (pay-per-use o abbonamento) ed al numero di postazioni da collegare in videoconferenza. Per postazione si intende un terminale di videocomunicazione, indipendentemente dalla sua tipologia, che partecipa alla sessione di Videoconferenza Collaborativa. Con le formule di servizio in abbonamento, la Conference Room può essere utilizzata dal Cliente in qualsiasi momento con la garanzia di poter collegare il numero massimo di postazioni stabilito dal contratto. Le sessioni di Videoconferenza Collaborativa vengono gestite dagli utenti in modo totalmente autonomo, attraverso il portale web dedicato al servizio. Con le formule pay-per-use, la disponibilità di una Conference Room in grado di ospitare il numero di postazioni richieste è subordinata alla prenotazione da effettuare al Service Center di Ae.Net. Multicanalità Caratteristica distintiva dei servizi offerti da Ae.Net è la multicanalità, ovvero la possibilità per gli utenti di partecipare alle Videoconferenze Collaborative con il terminale di cui dispongono al momento, sia presso il proprio ufficio sia in mobilità. L avanzata tecnologia che viene utilizzata per realizzare le Conference Room permette infatti di ottimizzare i flussi audio-video-dati scambiati tra i differenti terminali durante la sessione di videoconferenza. La figura seguente mostra una Conference Room in grado di ospitare 8 postazioni per una Videoconferenza Collaborativa tra utenti dotati di terminali eterogenei: sistemi di videoconferenza di gruppo, videofonini, palmari, videotelefoni. MeetIn è il portale di Ae.Net per i servizi di conferencing. 3

4 Scenari operativi I servizi di Videoconferenza Collaborativa possono essere utilizzati in molti scenari operativi ed ambienti sia interni che esterni all impresa. A titolo di esempio citiamo: web conferencing formazione a distanza personale in mobilità, partner, consulenti, etc. videotelefoni executive sale di videoconferenza Web Conferencing In questo scenario gli utenti possono comunicare direttamente dal proprio PC equipaggiato con una webcam e con il software di videocomunicazione Aethra Conference Client che permette anche la presentazione di documenti, la messaggistica istantanea e altre funzioni di lavoro collaborativo. La partecipazione ad una videoconferenza può avvenire su chiamata da parte dell organizzatore del meeting, oppure cliccando sul link contenuto nella mail di invito, oppure direttamente dal portale web di servizio. Formazione a distanza Una sessione di distance learning coinvolge generalmente uno o più docenti che si rivolgono ad un numero anche molto elevato di allievi i quali assistono all evento in live streaming attraverso il player multimediale disponibile sul proprio PC. La sessione di formazione può anche essere registrata e resa disponibile in modalità differita per chi desidera rivederla o per chi non ha potuto assistervi in diretta. Personale in mobilità, partner, consulenti, etc. La multicanalità dei servizi Ae.Net permette di far partecipare alle videoconferenze anche utenti in mobilità (personale in trasferta, tecnici sul campo, consulenti esterni, etc.) o che comunque non si trovano in azienda ma possono disporre di un PC connesso ad Internet, ad esempio presso un area coperta da collegamento wireless, oppure di un palmare o di un semplice cellulare UMTS abilitato alle videochiamate. 4

5 Videotelefoni Executive Questi apparati, sofisticati, compatti ed eleganti, rappresentano un grande salto di qualità rispetto alle postazioni video basate su PC. Particolarmente adatti nelle situazioni in cui occorre garantire una elevata qualità di comunicazione audio e video, trovano la perfetta collocazione sulle scrivanie dirigenziali e negli ambienti in cui la videocomunicazione personale deve essere svincolata dal PC. Sale di videoconferenza L ambiente più adatto per una videoconferenza di gruppo, quando risulta necessario riunire fisicamente più persone intorno allo stesso tavolo, è una sala equipaggiata con le attrezzature professionali (telecamera orientabile, schermo di grandi dimensioni, microfoni ambientali, etc.) che rendono il meeting a distanza qualitativo ed efficace, grazie anche alla possibilità di collegare un PC al sistema di videoconferenza per presentare documenti, grafici, tabelle, etc. Molte aziende dispongono ancora di terminali da sala che utilizzano la rete telefonica ISDN: la partecipazione di questi sistemi ad una videoconferenza che si svolge su rete IP è comunque garantita grazie ai servizi gateway che Ae.Net rende disponibili ai propri clienti. 5

6 Caratteristiche dell offerta Le imprese associate a Confindustria potranno beneficiare di una vasta gamma di servizi e prodotti per il lavoro collaborativo (videoconferenza, audioconferenza, streaming, terminali professionali di audio e videocomunicazione, etc.) a condizioni economiche particolarmente vantaggiose rispetto a quelle attualmente praticate da Ae.Net sul mercato. Modalità di acquisizione dei servizi di Videoconferenza Collaborativa Per i servizi di Videoconferenza Collaborativa sono previste formule con modalità payper-use e abbonamento. Con la modalità pay-per-use è obbligatoria la prenotazione, da effettuare con un anticipo minimo di 4 ore al Service Center di Ae.Net. La prenotazione può essere effettuata telefonicamente ai numeri e oppure via fax al numero oppure via all indirizzo booking@aethra.net, dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle e il sabato dalle 8.30 alle La prenotazione dovrà essere confermata da un operatore del Service Center che avrà cura di avvisare il Cliente in caso non vi fosse disponibilità delle risorse di servizio richieste per la data e l ora desiderate. Con la modalità in abbonamento il servizio è disponibile 7/7 giorni e 24/24h, senza necessità di prenotazione. Il Cliente può quindi programmare autonomamente le sessioni di videoconferenza. Modalità di acquisizione dei prodotti Per i prodotti è possibile optare per il noleggio operativo (abbinato o meno ad un servizio) oppure per l acquisto dai rivenditori e/o canali di distribuzione che verranno indicati. Configurazione minima consigliata Generalmente l esigenza minima di un'azienda in termini di Videocomunicazione Collaborativa è quella di poter effettuare sessioni di Web Conferencing. Per soddisfare questa esigenza è consigliabile disporre di una Conference Room in grado di ospitare una videoconferenza almeno tra 3 terminali. Qualsiasi configurazione può comunque essere ampliata, anche temporaneamente, con servizi e/o prodotti aggiuntivi. Un esempio di ampliamento di servizio è l aumento del numero di postazioni che possono essere ospitate in una Conference Room. Un esempio di prodotto aggiuntivo è il monitor LCD o plasma da abbinare ad un terminale di videoconferenza professionale. 6

7 Software di Videocomunicazione per PC Il software di videocomunicazione per i PC (Aethra Conference Client) può essere scaricato gratuitamente dal portale MeetInWeb ( e si installa automaticamente in seguito al click di conferma da parte dell utente. I requisiti minimi per i PC sono i seguenti: Windows XP SP2 oppure Windows Vista 512 MB RAM Internet Explorer 6 o superiore Java Virtual Machine Terminali di videoconferenza professionale Se si desidera allestire una postazione di gruppo, è consigliabile dotarsi di un sistema di videoconferenza professionale con eventuali opzioni aggiuntive come, ad esempio, l interfaccia XGA-Dual Video per consentire la presentazione dei documenti. I sistemi possono essere acquistati o noleggiati, a meno che l azienda non disponga già di propri apparati che potranno essere utilizzati purché aderenti agli standard H.323- SIP o ISDN. Per essere correttamente utilizzati all interno della LAN aziendale, i terminali necessitano di un servizio di connessione con la server farm di Ae.Net. Tramite questo servizio ogni terminale viene registrato al network di Ae.Net ed abilitato alla telegestione (diagnostica, configurazione, upgrade) e al supporto per il NAT/Firewall Traversal. Il servizio viene effettuato per mezzo di un prodotto software da installare su un PC 1 messo a disposizione dal cliente sulla propria LAN. Collegamento Internet Il collegamento Internet non è incluso nei servizi e viene considerato già a disposizione del Cliente. Per ogni postazione che si connette in videoconferenza deve comunque essere disponibile una banda minima garantita di 256 Kbps, bidirezionale. Accesso al servizio di Web Conferencing Verrà realizzato un portale web da cui si potrà accedere ad una Conference Room dedicata alle imprese associate a Confindustria. L indirizzo Internet del portale verrà comunicato soltanto a Confindustria, che provvederà poi a informare le imprese tramite i propri circuiti e canali informativi. Per una efficace dimostrazione del servizio di Web Conferencing, Ae.Net si renderà disponibile ad allestire un ambiente di prova gratuito. (1) Il PC deve essere dedicato al servizio di connessione. I requisiti sono i seguenti: Windows 2000 Professional / 2000 Server / 2003 Server / Windows XP, Pentium IV (2 GHz o superiore), 256 MB RAM, 50 MB spazio libero su hard disk 7