Argo Qualità WEB Argo Software S.r.l. -

Transcript

1 1

2 PREMESSA...3 MENU PRINCIPALE...4 PERSONALE...5 FORNITORI...7 ACCORPAMENTO...13 REGISTRAZIONI...14 RAPPORTI DI NON CONFORMITA...15 RECLAMI AL FORNITORE...18 DOCUMENTI...20 REVISIONI ARGO...21 REVISIONI UTENTE...22 NUOVA REVISIONE 22 MODIFICA, VISUALIZZAZIONE E STAMPA DI UN DOCUMENTO UTENTE...23 STAMPE...25 DATI SCUOLA...26 UTILITA' VARIE...26 PRELIEVO PERSONALE...27 PRELIEVO FORNITORI...28 PRELIEVO DOCUMENTI...31 ESPORTAZIONE DEI FORNITORI...31 CUSTOMER SATISFACTION...31 INDICATORI...37 PASSAGGIO ALL ANNO SUCCESSIVO...39 PROFILI DI ACCESSO

3 PREMESSA Al primo ingresso, l applicativo richiede all utente l indicazione del tipo di scuola Il pulsante consente all utente di selezionare il tipo di scuola di pertinenza, tra quelli presenti nella lista: Scuola primaria; Scuola secondaria di I grado; Scuola secondaria di II grado; Istituto Comprensivo; Istituto Comprensivo Superiore.

4 MENU PRINCIPALE Il menù principale dell'applicativo è composto da: PERSONALE FORNITORI REGISTRAZIONI DOCUMENTI STAMPE SCUOLA ALTRO Le icone presenti sulla barra della finestra consentono di entrare in modalità di ricerca: del personale; dei fornitori; dei rapporti di non conformità dei reclami al fornitore dei documenti 4

5 PERSONALE La voce di menù PERSONALE si compone delle funzioni Nuovo e Modifica per l inserimento e la modifica del personale. La finestra di compilazione dei dati del PERSONALE è suddivisa in due sezioni Dati generali ed Incarichi e presenta il seguente aspetto Le icone,, presenti sulla barra della finestra consentono di: inserire una nuova anagrafica; eliminare il dipendente; avviare la ricerca. Non è possibile inserire una nuova anagrafica se ne risulta una già presente in archivio con identico codice fiscale. 5

6 Effettuato il salvataggio dei dati generali, è possibile specificare gli incarichi ricoperti dal dipendente. I pulsanti consentono, per l'anno scolastico selezionato, di inserire ed eliminare eventuali incarichi. 6

7 FORNITORI La voce di menù FORNITORI si compone delle funzioni Nuovo, Modifica e Accorpa per l inserimento, la modifica e l accorpamento dei fornitori. La finestra di compilazione dei dati dei FORNITORI è suddivisa in quattro tabpage: Dati generali; Valutazione Iniziale; Valutazione Storica; Valutazione Consuntivo. Le icone presenti sulla barra della finestra consentono di: inserire un nuovo fornitore; eliminare il fornitore; avviare la ricerca. Sulla prima tabpage, vengono riportati i dati identificativi del fornitore: la checkbox Certificazione UNI EN ISO 9001 consente di indicare se il fornitore è certificato. 7

8 Non è possibile inserire un nuovo fornitore se ne risulta uno già presente in archivio con identico codice fiscale. Sulla seconda tabpage, è possibile inserire per l'anno scolastico selezionato, la valutazione iniziale per le categorie di prodotto\servizio trattate dal fornitore. 8

9 Attraverso i pulsanti (posti in basso a sinistra della finestra), l'utente può rispettivamente inserire, modificare ed eliminare le valutazioni di ciascuna categoria di prodotto\servizio. Al click sul pulsante di inserimento o di modifica, compare la seguente finestra: 9

10 Mediante i pulsanti l'utente può selezionare il giudizio da attribuire a ciascun parametro. Sulla terza tabpage, vengono riportati gli eventuali reclami emessi nei confronti del fornitore per l'anno selezionato. Sulla quarta tabpage, il sistema riporta per ciascun categoria di prodotto\servizio, la valutazione attribuita al fornitore per l'anno selezionato. La valutazione finale può assumere i seguenti valori: Q (qualificato) QR (qualificato con riserva) NQ (non qualificato) 10

11 Per ciascuna categoria inserita sulla tabpage Valutazione iniziale, il sistema riporta per default la valutazione Q (qualificato). Il pulsante (posto in basso a sinistra della finestra) consente di modificare la valutazione del fornitore per la categoria di prodotto\servizio selezionata. Al click sul pulsante si apre la seguente finestra: 11

12 La dropdwon Motivo si attiva a condizione che si sia selezionato il tipo di valutazione NQ Non Qualificato. Il pulsante consente di scegliere tra le opzioni: Gravi non conformità, Cessazione attività, Esito negativo valutazione iniziale, Altro. 12

13 ACCORPAMENTO Dalla presente funzione è possibile accorpare eventuali fornitori doppioni: il sistema riporta sulla finestra l'elenco dei fornitori, da cui selezionare il Fornitore origine (il doppione che si desidera cancellare) e il Fornitore destinazione (il fornitore cui verranno aggiunti i dati provenienti dal fornitore origine: es. dati generali, reclami, ecc.). Il primo record selezionato dall'elenco, rappresenta il Fornitore origine, il secondo il Fornitore destinazione. La selezione dei fornitori dall'elenco viene effettuata con un doppio click. Cliccando sul pulsante Accorpa il sistema procederà all'accorpamento dei dati. 13

14 REGISTRAZIONI Il menù REGISTRAZIONI si compone delle sottovoci: Rapporti di non conformità; Reclami al fornitore. Ciascuna sottovoce prevede le funzioni Nuovo e Modifica per l'inserimento e la modifica di una registrazione 14

15 RAPPORTI DI NON CONFORMITA La finestra di registrazione dei rapporti di non conformità si compone di due tabpage: Dati generali Piano Azioni Il campo numero non è editabile ma assegnato dal sistema, secondo ordine progressivo, all atto del salvataggio. I rapporti inseriti non sono eliminabili: è consentita solo l operazione di annullamento, settando la checkbox Annullato e compilando i campi Data Annullamento, Responsabile e Motivo. 15

16 Il Piano Azioni è compilabile a condizione che venga settata la checkbox Piano delle indagini e si sia effettuato il salvataggio dei dati. La finestra Piano Azioni riporta l elenco delle azioni caricate dall utente e costituenti il piano. Attraverso i pulsanti l'utente può rispettivamente inserire, modificare ed eliminare le azioni. 16

17 Cliccando sulle icone di inserimento o modifica, si apre la seguente finestra Il salvataggio dei dati viene effettuato mediante il pulsante Conferma. 17

18 RECLAMI AL FORNITORE La finestra di registrazione dei Reclami al Fornitore presenta il seguente aspetto Il campo numero non è editabile ma assegnato dal sistema, secondo ordine progressivo, all atto del salvataggio dei dati. 18

19 I reclami non sono eliminabili: è consentita solo l operazione di annullamento, settando il checkbox Annullato e compilando i campi Data Annullamento, Responsabile Annullamento, Motivo Annullamento. La ricerca del fornitore è effettuata mediante il pulsante : per il fornitore selezionato, il sistema mostrerà nella dropdown Categoria, le categorie di prodotto\servizio trattate dal fornitore nell anno scolastico di riferimento. 19

20 DOCUMENTI Il menù DOCUMENTI si compone delle sottovoci: Revisione Argo: dalla quale è possibile visualizzare o salvare in locale i modelli proposti dal software, per la loro successiva lavorazione ad opera dell'utente, ai fini dell'adeguamento del modello alle peculiarità del proprio sistema di gestione scolastico. Revisioni Utente: dalla quale accedere all'inserimento\ modifica di un documento utente 20

21 REVISIONI ARGO Cliccando sulla voce di menù Documenti\Revisioni Argo, si apre la finestra di ricerca dei modelli. Per poter visualizzare e\o salvare in locale i modelli proposti dall'applicativo, occorre selezionare il documento di interesse e cliccare sul pulsante. 21

22 REVISIONI UTENTE La voce di menù Documenti\Revisioni utente si compone delle funzioni Nuovo e Modifica per l inserimento e la modifica\stampa delle revisioni. NUOVA REVISIONE La finestra di inserimento di una nuova revisione presenta il seguente aspetto Cliccando sulla dropdown Tipo Documento, è possibile selezionare il tipo di documento per il quale si vuole procedere ad una nuova revisione. DaI pulsante Sfoglia viene aperto il file associato al modello: per un corretto funzionamento del sistema è necessario che il file sia di tipo rtf. Il campo Revisione, non editabile dall'operatore, si valorizza solo ad avvenuto salvataggio dei dati: il sistema assegnerà il numero di revisione seguendo l'ordine progressivo.l'icona consente di procedere al caricamento di una nuova revisione. 22

23 MODIFICA, VISUALIZZAZIONE E STAMPA DI UN DOCUMENTO UTENTE Cliccando su Ricerca, il sistema mostra la seguente finestra di ricerca I parametri di ricerca consentono di effettuare una ricerca per: codice titolo del documento numero di revisione escludere\includere nei risultati della ricerca le revisioni obsolete. 23

24 I pulsanti Stampa, Visualizza e Modifica consentono rispettivamente di: aprire o salvare il file per la stampa del modello definitivo aprire o salvare il file per la sua lavorazione apportare modifiche alla data di emissione, al periodo di validità o al file allegato al modello (come da immagine sottostante) L'applicativo assegna il numero 0 alle revisioni iniziali dei modelli. Per una più semplice e rapida gestione iniziale dei modelli, il sistema consente di importare tutti i modelli argo, attraverso la funzione Altro\Preleva\Documenti Argo. 24

25 STAMPE Dalla presente funzione si accede all elaborazione delle seguenti stampe: Organigramma Albo Fornitori Elenchi: ofornitori orapporti di non conformità oreclami odocumenti Report C.S. Indicatori Lista riscontro Gli elenchi Fornitori, Rapporti, Reclami prevedono diverse opzioni di ordinamento e filtro. 25

26 La stampa dell elenco documenti è preceduta da una finestra di richiesta data ultimo aggiornamento. DATI SCUOLA Dal menù Scuola, si accede alla finestra di controllo dei dati generali dell'istituto scolastico I dati inseriti vengono riportati sull intestazione dei documenti del SGQ. L' icona presente sulla barra della finestra consente di prelevare\ripristinare i dati generali della scuola. UTILITA' VARIE Dal menù ALTRO, l'utente accede alle seguenti funzionalità: prelievo personale prelievo fornitori prelievo documenti esportazione dei fornitori compilazione dei questionari di customer satisfaction elaborazione degli indicatori di qualità passaggio all'anno asuccessivo help in linea (manuale d'uso) 26

27 PRELIEVO PERSONALE Si accede alla presente funzione dal menù Altro\Preleva\Personale: l'applicativo consente l'importazione delle anagrafiche del personale da file creato secondo lo standard Open Sissi. È consentita l'importazione del file creato utilizzando il tracciato suddetto, anche dal programma Argo Personale Win. La finestra d importazione presenta il seguente aspetto Attraverso il pulsante il file, clicca sull'icona l'utente seleziona il file di interesse e una volta aperto,per eseguire l' importazione. 27

28 La finestra è suddivisa in due sezioni: la sezione superiore mostra l'elenco dei nominativi presenti nel file, quella inferiore i nominativi che si desidera importare nell'applicativo. Attraverso l'icona è possibile spostare i nominativi dalla sezione superiore a quella inferiore. L'icona consente di eliminare dalla sezione inferiore, eventuali nominativi inseriti per errore. Con l'icona è possibile ordinare alfabeticamente i nominativi presenti nelle due sezioni della finestra. Al termine della selezione dei nominativi di interesse, occorre cliccare sull'icona per rendere effettiva l'importazione. PRELIEVO FORNITORI Si accede alla presente funzione dal menù Altro\Preleva\Fornitori: l'applicativo consente l'importazione dei dati dei fornitori da file creato secondo lo standard Open Sissi e dal file fornitori.xml creato dal programma Argo Bilancio Win e\o Argo Magazzino Win. 28

29 La finestra d importazione presenta il seguente aspetto Attraverso il pulsante Sfoglia l'utente seleziona il file di interesse e una volta aperto il file, clicca sull'icona, presente sulla barra della finestra, per eseguire l' importazione. La finestra è suddivisa in due sezioni: la sezione superiore mostra l'elenco dei fornitori presenti nel file, quella inferiore i fornitori che si desidera importare nell'applicativo. Attraverso l'icona è possibile spostare i fornitori dalla sezione superiore a quella inferiore: l'operazione è consentita solo per i fornitori che presentano il codice fiscale. L'icona consente di eliminare dalla sezione inferiore, eventuali fornitori inseriti per errore. 29

30 L'icona consente di ordinare alfabeticamente i fornitori presenti nelle due sezioni della finestra. Al termine della selezione dei fornitori di interesse, occorre cliccare sull'icona per rendere effettiva l'importazione. 30

31 PRELIEVO DOCUMENTI La presente funzione consente di importare i modelli Argo nei documenti Utente: l'operazione può essere eseguita a condizione che non risultino presenti revisioni utente. ESPORTAZIONE DEI FORNITORI La presente funzione consente di esportare i Fornitori per il Programma Argo Magazzino Win: il programma esporta sul file fornitori_qualita.xml, i dati generali dei fornitori e lo stato di valutazione a consuntivo per l anno d'interesse. CUSTOMER SATISFACTION Si accede alla presente funzione dal menù Altro\Customer Satisfaction: il sistema consente la registrazione e l'elaborazione dell'analisi dei dati raccolti mediante somministrazione di questionario. È possibile compilare questionari di customer satisfaction per 4 categorie di destinatari: personale a.t.a., personale docente, genitori e alunni (solo per gli istituti di istruzione secondaria superiore di II grado). I modelli di questionario sono disponibili e stampabili dal menù Documenti\Revisioni Utente\Ricerca (Mod.03-09, Mod.04-09, Mod e Mod.06-09). 31

32 Dall'icona, l'operatore seleziona l'anno e il tipo di questionario per il quale desidera procedere alla compilazione\visualizzazione dei dati. Cliccando sul pulsante questionario. si accede alla maschera di compilazione del La finestra si compone di due tabpage: Modalità wizard Modalità scheda 32

33 Nella Modalità Wizard, l'applicativo propone all'operatore una compilazione guidata del questionario (attraverso i pulsanti Avanti e Indietro è possibile spostarsi da una domanda all'altra). 33

34 Nella Modalità scheda, l'applicativo propone all'operatore l' elenco delle domande in un'unica pagina: le risposte alle singole domande vengono assegnate cliccando sul radio button corrispondente. Per aggiornare i dati del questionario, e procedere alla compilazione di una nuova scheda, occorre cliccare sul pulsante L'icona. consente di visualizzare i dati di riepilogo del questionario in corso. 34

35 Selezionata la domanda e cliccando sul pulsante (o eseguendo un doppio click) è possibile modificare le risposte. L'icona consente L'icona di azzerare i dati fino a quel momento caricati nel questionario. produce la stampa del Report Customer Satisfaction. 35

36 La produzione della stampa è preceduta dalla seguente finestra Le checkbox consentono di selezionare i dati da includere nel report, la dropdown Anno scolastico permette di selezionare l'anno scolastico. 36

37 INDICATORI Si accede alla presente funzione dal menù Altro\Indicatori: gli indicatori di qualità utilizzati dall'applicativo (e riepilogati nel modello All.01-09, stampabile dal menù Documenti\Revisioni Argo) sono costruiti sulla base di indici relativi alla situazione didattica e finanziaria della scuola. La finestra si compone di due tabpage: Dati Alunni e Dati Bilancio. Il valore di ciascun parametro riportato sulla finestra di compilazione è modificabile selezionando il parametro e cliccando sul pulsante (o eseguendo un doppio click). L'icona consente all'utente di eseguire l'importazione dei parametri, prelevandoli dai file prodotti dai programmi Argo Alunni Win e Argo Bilancio Win (indicialunni.xml e indicibilancio.xml). 37

38 La finestra di importazione presenta il seguente aspetto: Dal pulsante è possibile aprire il file di interesse, avendo cura di settare correttamente il radio button corrispondente al tipo di parametro di interesse (Parametri Alunni, Parametri Bilancio). Terminato l'aggiornamento dei valori, occorre effettuare il salvataggio dei dati dall' icona.la stampa del report viene effettuata dall' icona o dal menù Stampe\Indicatori. 38

39 PASSAGGIO ALL ANNO SUCCESSIVO La funzione di Passaggio all anno successivo, dal menù Altro\Passaggio all anno successivo consente di trasferire i dati relativi ad incarichi e fornitori all anno scolastico successivo. Un messaggio sulla finestra di dialogo avverte l utente quando è possibile operare il trasferimento dei dati: L operazione viene effettuata cliccando sul pulsante. 39

40 PROFILI DI ACCESSO I profili d accesso degli utenti sono stabiliti dal Gestore delle Utenze del Sistema Argo. Ad uno stesso utente è possibile associare più profili di accesso. L applicativo prevede i seguenti profili di accesso: Responsabile Qualità L utente ha accesso a tutte le funzionalità dell applicativo. Gestione Personale L utente ha accesso alle voci di menù: opersonale oscuola ostampa\organigramma opreleva\personale 40

41 Gestione Fornitori L utente ha accesso alle voci di menù: ofornitori ostampe\albo fornitori ostampa\elenchi\fornitori oaltro\preleva\fornitori oaltro\esporta Fornitori Gestione documenti L utente ha accesso alle voci di menù: odocumenti oaltro\preleva\documenti Argo 41

42 Misurazioni e Monitoraggio L utente ha accesso alle voci di menù: oaltro\customer Satisfaction oaltro\indicatori ostampe\report C.S. ostampe\indicatori ostampe\lista Visualizzazione riscontro e Stampa L utente ha accesso al menù Stampe. 42