FATTURAZIONE ELETTRONICA PREMESSA Le ultime disposizioni. La conservazione sostitutiva. La fatturazione nei confronti della P.A. PREMESSA La Legge di Stabilità è entrata in vigore il 1 gennaio del corrente anno e le novità recate in tema di Fatturazione Elettronica saranno interpretate da una Circolare del M.E.F. in corso di predisposizione non ancora resa nota. Quando la Circolare sarà pubblicata avremo consapevolezza che, in argomento, il pensiero ministeriale sarà ovviamente estremamente rigoroso, finalizzato comunque a rendere impossibili e in ogni caso estremamente difficili comportamenti evasivi e elusivi. In questo momento, pertanto, l interpretazione delle nuove disposizioni che hanno modificato in materia gli artt. 21 e 39 del D.P.R. 633 istitutivo dell I.V.A. non può che essere prudente. Confindustria ha commentato le novità nel corso di un convegno che si è tenuto a Torino il 29 novembre 2012, incontro che ha preceduto l emanazione della Legge di Stabilità (n. 228 del 24/12/2012), e con la Circolare interpretativa datata 14/03/2013. Dagli atti del convegno e dal contenuto della citata Circolare si può desumere l orientamento e il pensiero di Confindustria in materia di fatturazione elettronica. Le ultime disposizioni. La Legge di Stabilità, nel recepire nell ordinamento interno la Direttiva Comunitaria 2010/45/UE, ha modificato e in parte sostituito a decorrere dal 1 gennaio 2013 l art. 21 del D.P.R. 633, la norma preposta a regolamentare la fatturazione delle operazioni. Nell ambito della ricostruzione dell art. 21 sono state introdotte nuove disposizioni in tema di fatturazione elettronica e, in parte, modificate quelle già esistenti. Ciò allo scopo di: favorire la fatturazione elettronica; ridurre gli adempimenti a carico degli operatori; perseguire la parità di trattamento tra fattura cartacea ed elettronica; 1
consentire la libera scelta delle modalità con le quali assicurare l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura elettronica. Il considerando n. 10 della Direttiva 2010/45, trasfuso nell art. 21, precisa che: le fatture, emesse o ricevute siano esse cartacee o elettroniche devono riportare esattamente i dati delle sottostanti operazioni realmente scambiate tra le parti; le fatture elettroniche, emesse o ricevute, devono essere garantite nella loro autenticità, integrità e leggibilità dei dati contenuti fino al termine del periodo di conservazione. I dati e la loro corrispondenza con le sottostanti operazioni possono essere garantiti, in alternativa: mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente; mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati; o, mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra le fatture e le sottostanti operazioni ad esse riferibili. Il controllo di gestione è la novità rilevante che viene introdotta nel nostro ordinamento, ma essendo un concetto molto ampio e non compiutamente definito dalla norma né ancora dalle interpretazioni ministeriali si presta, per il momento, ad ogni e qualsiasi illazione. Dagli atti del convegno tenutosi a Torino il 29/11/12 si evince che per controllo di gestione debba intendersi un processo con il quale un soggetto passivo, nell ambito della sua struttura contabile, amministrativa, crea, attua e aggiorna procedure di garanzia di livello adeguato riguardo: all identità del fornitore o prestatore o dell emittente la fattura (autenticità dell origine); al contenuto I.V.A. dell operazione che non possa essere alterato (autenticità del contenuto); alla leggibilità della fattura dall emissione fino al termine del periodo di conservazione. In particolare i controlli di gestione devono: essere adeguati alle dimensioni, all attività e al tipo di soggetto passivo; tener conto del numero e del valore delle operazioni e del numero e tipo dei clienti e dei fornitori; 2
documentare le operazioni attive e passive con, per esempio, contratti, corrispondenza, ordini e relative conferme, documenti di trasporto, buoni di consegna, buoni di lavoro, documenti di pagamento, registrazioni di magazzino, e di contabilità, esposizione dei dati nei bilanci e nelle dichiarazioni rese ai fini fiscali, etc. riguardanti ogni operazione. In pratica il controllo deve creare una pista di controllo affidabile tra la fattura e la sottostante operazione e può essere definito come l iter documentato di una operazione dalla sua formazione, dal suo inizio, fino al suo logico e finale completamento (registrazione nei conti annuali) costituente l anello di collegamento tra i vari momenti e documenti del processo onde consentire all Amm. Finanziaria di verificare, anche a ritroso, se la fattura corrisponde ad una operazione realmente effettuata, avente i contenuti desumibili dalla documentazione di supporto esibita. Il nuovo art. 21/633, nella versione modificata dal 2013, attribuisce parità di trattamento alle fatture cartacee e a quelle elettroniche; definisce elettronica la fattura emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico; conferma che la fattura è elettronica se accettata come tale dalla controparte; necessita pertanto un accordo con il destinatario, accordo che può essere formalizzato in forma scritta o attraverso la semplice accettazione della fattura elettronica, cui consegue la registrazione della stessa. Questa prescrizione è dovuta al fatto che il destinatario deve essere in grado di: ricevere una fattura elettronica e di essere in grado di assicurarne l autenticità, l integrità e la leggibilità fino al termine ultimo del periodo di conservazione. Infatti, i soggetti passivi, emittente e ricevente, devono assicurare: l autenticità dell origine dei dati, impedendo all emittente e al ricevente la possibilità di negare l invio o la ricezione; l integrità dei contenuti, rendendo evidenti eventuali modifiche apportate ai dati; la leggibilità nel tempo, dalla emissione sino al termine di conservazione. Sono confermate le regole previgenti nel senso che devono risultare assenti: macroistruzioni, cioè comandi in grado di modificare il documento informatico nei suoi dati (p.e. la data); codici eseguibili, cioè istruzioni in grado di modificare il documento informatico nei suoi contenuti in generale. In mancanza del rispetto anche di una sola condizione non si è in presenza di fattura elettronica bensì di fattura cartacea, documento che, anche se trasmesso come file di 3
posta elettronica, deve essere trasferito, in forma cartacea e come tale registrato e conservato. Il 1 com. del nuovo art. 21/633 precisa che per fattura elettronica si intenda: una fattura emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico superando i precedenti e più rigorosi principi. Quindi fattura emessa (Direttiva 2010/45/UE Istruzioni esplicative), per esempio, tramite: messaggio strutturato, formato XML messaggio di posta elettronica, con allegato in PDF fax ricevuto in formato elettronico su PC cartacea, scannerizzata, inviata e ricevuta tramite posta elettronica. Sempre il già citato art. 21 disponendo l equiparazione tra fattura cartacea e fattura elettronica conferma che: le prime, cartacee, si intendono emesse all atto della loro consegna o spedizione alla controparte, le seconde, si intendono emesse all atto della loro trasmissione o messa a disposizione dell acquirente. La conservazione sostitutiva. La Legge di Stabilità ha modificato anche l art. 39 del D.P.R. 633, preposto a regolamentare la tenuta e conservazione dei registri e dei documenti contemplati dal decreto anzidetto. Il vigente 3 comma, al proposito della conservazione, dispone che: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica in conformità a quanto dispone il D.M. adottato ai sensi dell art. 21, 5 com. del D.Lgs. 7/03/05, n. 82: si tratta delle regole contenute nel D.M. 23/01/04 che disciplina le modalità di conservazione sostitutiva dei documenti a rilevanza fiscale. Queste norme prevedono una tempistica di conservazione ristretta per le fatture elettroniche per le quali entro 15 giorni dalla loro emissione deve essere conpletato il processo di conservazione sostitutiva con apposizione della firma digitale e della marca temporale a cura del responsabile della conservazione. A questo proposito è opportuno segnalare che come da notizie recate dalla stampa specializzata è in corso di predisposizione un decreto M.E.F. che dispone, ferma restando l apposizione della firma digitale e della marca temporale, l allungamento dei tempi di conservazione (annuale per le fatture ed entro 3 mesi dal 30 settembre per i 4
registri) mentre con un ulteriore D.P.C.M. in corso di emanazione saranno stabilite le regole tecniche in materia di conservazione. Qualora le fatture siano archiviate per via elettronica deve essere assicurato che anche i dati che garantiscono l autenticità dell origine e del contenuto di ciascuna fattura sia archiviato per via elettronica. L art. 39 dispone che la conservazione delle fatture è: obbligatoriamente elettronica per le fatture emesse e ricevute in modalità elettronica, purché accettata dal destinatario; facoltativamente elettronica per le fatture emesse e ricevute cartacee e per quelle create e trasmesse in formato elettronico ma per le quali non vi è stata accettazione da parte del destinatario. P.A. e fatturazione elettronica. L art. 1, com. 209 214, della L. 24/12/07, n. 244 (Finanziaria 2008) ha introdotto l obbligo non ancora a regime di utilizzare la fattura elettronica nei rapporti con: le amministrazioni dello Stato, anche se autonome; gli enti pubblici nazionali. A decorrere dalla data di entrata in vigore dell obbligo: l emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture emesse nei confronti delle pubbliche amministrazioni, anche se sotto forma di nota, conto, parcella e simili, dovrà essere effettuata: esclusivamente in forma elettronica; e sarà vietato alle amministrazioni destinatarie: accettare fatture cartacee; effettuare pagamenti anche parziali sino all invio in forma elettronica della fattura. L attuazione della norma è demandata all emissione di due decreti attuativi del M.E.F. dei quali: il primo, del 7/03/2008, ha individuato l Agenzia delle Entrate quale gestore del sistema, che attuerà avvalendosi della SOGEI; il secondo, notizie fornite dalla stampa specializzata, è ancora in discussione presso il Forum italiano sulla fatturazione elettronica. Nel frattempo, quale misura di supporto per le P.M.I., il Min. Econ. e Finanze: ha reso disponibile sul proprio portale elettronico (www.acquistiretepa.it) alle P.M.I. abilitate al Mercato Elettronico della Pubb. Amm. (M.E.P.A.) e che forniscono 5
la P.A., gli strumenti di supporto informatico per l emissione e la conservazione delle fatture elettroniche, disponendo inoltre che: le P.A. interessate identificano i propri uffici deputati a ricevere le fatture elettroniche inserendoli nell indice delle Pubb. Amm. (I.P.A.); le fatture dovranno recare obbligatoriamente i codici I.P.A. degli uffici destinatari delle fatture (codici consultabili sul sito www.indicepa.gov.it). Dall entrata in vigore dell obbligo: decorsi 6 mesi: applicabilità dell obbligo su base volontaria per accordi specifici tra la P.A. interessata e tutti i suoi fornitori; decorsi 12 mesi: applicabilità obbligatoria a tutti i Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti di Previdenza e Ass. Sociale; decorsi 24 mesi: obbligo in tutti gli altri casi. Per le Amm. Locali sarà emanato ulteriore apposito decreto del M.E.F. entro 6 mesi dall entrata in vigore del decreto di attuazione. Ringrazio per l attenzione prestata. 6