Fatturazione elettronica

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1 Fatturazione elettronica Dal 31 marzo 2015 diventa operativo l'obbligo di fatturazione elettronica per i fornitori di enti pubblici e loro amministrazioni, agenzie fiscali ed enti di previdenza e assistenza. A fronte dell'obbligo per i fornitori, è fatto divieto, per gli uffici destinatari, di accettare fatture in formato cartaceo. Tutte le imprese e i lavoratori autonomi che hanno rapporti con la pubblica amministrazione sono dunque tenuti a confrontarsi con questa importante novità introdotta.

2 Destinatari degli obblighi Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza, Enti pubblici territoriali e loro consorzi, Enti pubblici economici e non economici ed ogni altra pubblica amministrazione, non potranno accettare le fatture emesse e/o trasmesse in formato cartaceo, oltre a non poter procedere al pagamento dei propri fornitori, neppure parziale, fino alla ricezione della fattura in formato elettronico. Di conseguenza, tutte le imprese ed i professionisti sono tenuti a fatturare in modalità elettronica, nel rispetto della normativa di cui al D.M. 55/2013, nei confronti della pubblica amministrazione.

3 Come si emettono le fatture L'allegato A del D.M. 55/2013 dispone che i dati della fattura elettronica devono essere rappresentati in un file.xml, non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possono modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, che dovrà essere firmato digitalmente. Le specifiche tecniche operative sono disponibili sul sito del sistema di interscambio La fattura deve rispettare specifici requisiti di contenuto e sintattici affinchè possa essere correttamente inoltrata.

4 Come si inviano le fatture Il file preparato, firmato digitalmente e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso posta elettronica certificata oppure tramite invio via web. Il sistema di interscambio, una volta ricevuto il file nel formato FatturaPA, effettuerà i controlli sui file ricevuti e, una volta verificata la correttezza, procederà all'inoltro all'amministrazione destinataria della fattura. L'ente destinatario della fattura in formato elettronico, successivamente alla ricezione, dovrà inviare apposita ricevuta di accettazione della fattura al sistema di interscambio. Solo dopo questa operazione potrà essere effettuato il pagamento della fattura al fornitore.

5 Come si conservano le fatture I fornitori e le pubbliche amministrazioni sono tenuti a conservare tali fatture esclusivamente in modalità digitale c.d. Conservazione sostituiva. Il processo di conservazione prevede che la fattura da conservare debba essere in formato riconosciuto (pdf, pdf/a, tiff, jpg, txt, odt, xml ecc..). Alla fattura viene associato un sottoinsieme di dati (n.fattura, partita iva del cliente ecc..) che consentono di indicizzare il singolo documento. La singola fattura diviene poi parte di un lotto di conservazione che può raggruppare anche molte fatture (in genere, tutte le fatture emesse in un detrminato arco temporale). Il lotto deve garantire sia l'ordine cronologico sia la completa continuità numerica per ciascun periodo di imposta. Su questo verrà applicata la marca temporale, e successivamente, la firma digitale del responsabile della conservazione. La conservazione di tali fatture è prevista per un periodo di dieci anni.