Nodo regionale condivisione della conoscenza Pagamenti e fatturazione elettronica Incontro di approfondimento
Agenda 4. Fatturazione (11.15 12.30) 1. Il contesto normativo 2. Il sistema di interscambio (SDI) 3. Percorso di adesione Antonino Mola (Regione del Veneto) 4. Esperienza pratica
Scenario Delle 5 milioni di imprese italiane Circa 2 milioni sono fornitrici della PA Il volume delle fatture scambiate è circa 60 milioni l anno Per un importo di oltre 135 miliardi L introduzione della fattura elettronica porterebbe a risparmi per 1,6 miliardi di euro annui. Se fosse integrata ai pagamenti elettronici i risparmi sarebbero 6,5 miliardi di euro annui* * Fonte : Osservatori ICT & Management Politecnico di Milano
Riferimenti normativi Direttiva 2001/115/CE sulla fatturazione elettronica recepita dallo Stato Italiano con il D.Lgs. 21 febbraio 2004, n. 52 e con il DM 23 gennaio 2004 ; Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 istitutivo del Codice dell Amministrazione Digitale; Legge 24 dicembre 2007, n. 244 recante Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato, meglio nota come Legge finanziaria 2008; Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze del 3 aprile 2013, n. 55, recante il Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche. Circolare interpretativa il 31 marzo 2014 del Dipartimento delle Finanze MEF MEF e del Dipartimento della Funzione Pubblica della PCM Art. 25 DL 24 aprile 2014, N. 66 (c.d. DECRETO IRPEF 2014) 4
Fattura PA La legge finanziaria del 2008 ha previsto che: «l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche, nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l osservanza del Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell amministrazione digitale, di cui al Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. 5
Entrata in vigore L emanazione del decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze del 3 aprile 2013, n. 55, (GU Serie Generale n.118 del 22-5-2013) recante il Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche, ha reso imminente e obbligatoria l emissione di fattura elettronica per tutte le amministrazioni pubbliche (DECRETO ENTRATO IN VIGORE IL 06/06/2013). 12 mesi dall'entrata in vigore del regolamento per i ministeri, le agenzie fiscali e gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (6 giugno 2014); 24 mesi dall'entrata in vigore del regolamento per le altre amministrazioni incluse nell'elenco Istat (6 giugno 2015). 6
Entrata in vigore Quest ultimo termine è stato anticipato al 31 marzo 2015 da parte del Governo con l inserimento dell'articolo 25 nel decreto Irpef 2014 (DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66 Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale.(g.u. n. 95 del 24/4/2014) 7
Divieto di pagamento Trascorsi tre mesi dalla decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica, le PA non possono più procedere ad alcun pagamento, neanche parziale, se non hanno ricevuto le fatture in formato elettronico. Le fatture emesse in forma cartacea entro la data di decorrenza della FE potranno comunque essere ancora accettate e pagate nei tre mesi successivi alla data di decorrenza fissata dalla norma. Le fatture che allo scadere dei tre mesi siano ancora in lavorazione presso la PA e prevedano termini di pagamento successivi, potranno comunque essere pagate senza necessità che il fornitore debba emetterle in formato elettronico. 8
Cos è la FatturaPA? Il file FatturaPA è una fattura elettronica (ai sensi dell articolo 21, comma 1, del DPR 633/72) ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni. La FatturaPA ha queste caratteristiche: il contenuto è rappresentato, in un file XML l autenticità dell origine e l integrità del contenuto sono garantite tramite l apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell ufficio destinatario della fattura riportato nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Il contenuto deve essere conforme alle linee guida. deve essere conservata a norma. deve transitare dal Sistema di Interscambio. 9
Contenuto xml Ai sensi dell'art. 21, comma 3, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, la fattura elettronica viene intesa come documento informatico in formato XML (extensible Markup Language) 10
Firma qualificata Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce: l integrità delle informazioni contenute nella fattura; l autenticità dell emittente Il non ripudio, il sottoscrittore non può negare di aver firmato, nè il ricevente di disconoscere la firma del sottoscrittore Il riferimento temporale (Il software utilizzato deve essere in grado di valorizzare il parametro signing time, che riporta la data e l ora, e che assume il significato di riferimento temporale. Non è invece necessaria l apposizione della marca temporale.) Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell'agenzia per l'italia Digitale. 11
Codice identificativo unico Al fine di consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie, tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato Codice Univoco Ufficio assegnato dall Indice delle Pubbliche Ammi-nistrazioni (IPA). 12
Contenuto Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Specifiche tecniche 13
Conservazione a norma Trattandosi di fatture elettroniche, ovvero di documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, la loro conservazione elettronica deve essere coordinata con l art. 3, D.M. 23.1.2004; in particolare, si dovrà effettuare il processo di conservazione elettronica «( ) con cadenza almeno quindicinale ( )» con l apposizione della sottoscrizione elettronica da parte del responsabile della conservazione e della marca temporale sull insieme delle fatture, ovvero su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte delle fatture emesse. 14
Registro unico fatture Con il recente DL. del 24/4/2014 n. 66 (cd. Decreto Irpef 2014), all art 42 del Decreto si prevede anche l obbligo per tutte le PA (di cui all art 1 comma 2 del D. Lgs 165/2001) di tenere il registro unico delle fatture. Tra gli altri dati obbligatori: Protocollo Codice CIG: identificativo di gara codice Codice CUP: codice unico di progetto. 15
Inviata tramite SdI La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni Pubbliche che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. Il Sistema di Interscambio, gestito dall'agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture. 16
A chi è rivolta la fatturapa? Tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione (anche sotto forma di nota o parcella) devono: L obbligo è riferito sia agli Operatori economici (imprese e lavoratori autonomi) che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni pubbliche, sia alle Amministrazioni stesse qualora abbiano il ruolo di fornitore verso altre Pubbliche Amministrazioni. Operatori economici e Pubbliche Amministrazioni possono anche avvalersi, previo accordo, di intermediari per l emissione, la trasmissione o la ricezione della FatturaPA, purché questi siano in grado di predisporre una FatturaPA secondo il formato previsto e di colloquiare con il Sistema di Interscambio secondo le regole stabilite dalla normativa. Per i fornitori esteri è attualmente prevista una deroga alla normativa. 17
Riepilogo La fattura elettronica: è un documento statico non modificabile; la sua emissione, al fine di garantirne l'attestazione della data e l'autenticità dell'integrità, prevede l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata o digitale; deve essere leggibile e disponibile su supporto informatico; deve essere conservata e resa disponibile secondo le linee guida e le regole tecniche predisposte dall'agenzia per l'italia digitale ed approvate dalla Commissione SPC (Sistema pubblico di connettività). il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language). Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio; la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (codice IPA) deve essere inviata alla pubblica amministrazione tramite il Sistema di Interscambio (SDI) 18
Agenda 4. Fatturazione (11.15 12.30) 1. Il contesto normativo 2. Il sistema di interscambio (SDI) 3. Percorso di adesione Antonino Mola (Regione del Veneto) 4. Testimonianza Graziella Bortot Prefettura di Belluno
Cos è il Sistema di Interscambio? Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA; effettuare controlli formali (ma non contabili) sulle fatture ricevute; inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. L Agenzia delle Entrate è il gestore del Sistema di Interscambio e si avvale di Sogei spa per la conduzione tecnica (Decreto Attuativo del Ministero dell Economia e delle Finanze del 7 marzo 2008). 20
Scenario SDI 21
SDI sistemi coinvolti Agenzia per l Italia digitale Fattura Fattura elettronica elettronica Sistema di Interscambio Notifiche e riscontri Notifiche e Notifiche e riscontri Notifica Dati Dati monitoraggio monitoraggio finanza finanza pubblica pubblica Ragioneria Generale dello Stato Sistemi gestionali Protocollo Fattura Fattura elettronica elettronica Pubblica Amministrazione Unità Organizzative INTERMEDIARI Operatori Economici INTERMEDIARI Codice univoco Ufficio destinatario Sistemi documentali Conservazione Sostitutiva
Flusso SDI Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture. 23
Controlli SDI Le tipologie di controllo mirano a verificare: Nomenclature ed unicità del file trasmesso Integrità del documento Autenticità del certificato di firma Conformità del formato fattura Validità del contenuto della fattura Unicità della fattura 24
Chi sono gli attori? Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono: gli operatori economici, le amministrazioni pubbliche; gli intermediari 25
Operatori economici L Operatore economico è colui che effettua fatturazione elettronica verso un Amministrazione pubblica tramite il Sistema di Interscambio. L Operatore economico può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la fattura elettronica oppure avvalersi di un Intermediario. 26
Amministrazioni pubbliche 27
Intermediari Nell interazione con il Sistema di Interscambio, l Intermediario è colui che invia o riceve i file FatturaPA o i file archivio per conto dell Operatore economico e/o dell Amministrazione pubblica. Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo ('Decreto IVA' DPR 633/72). Pertanto se ci si avvale di un intermediario per l'emissione della fattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, in quanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore 28
Quali sono i canali previsti? La FatturaPA va inviata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio. Su di essa deve essere sempre apposta una firma elettronica qualificata. La FatturaPA può essere trasmessa al Sistema di interscambio scegliendo tra i seguenti canali: PEC (Posta Elettronica Certificata); Invio via web; Web Service; Protocollo FTP; Porta di dominio connettività). (solo per i soggetti attestati sul Sistema Pubblico di Per la trasmissione via PEC e l invio via web non è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. In questi casi è sufficiente possedere una casella di posta elettronica certificata, disporre di una Carta Nazionale dei Servizi, oppure essere registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono l accesso ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate. 29
FatturaPA via PEC I soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata possono inviare e ricevere tramite PEC la FatturaPA dal Sistema di Interscambio. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che garantisce l invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati. L invio e la ricezione dei messaggi effettuati tramite PEC hanno lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno. Per fare richiesta di una casella di PEC è possibile rivolgersi ai gestori soggetti presenti nell elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata, pubblicato sul sito dell Agenzia per l Italia Digitale. 30
FatturaPA via WEB Credenziali Entratel/Fisconline o Carta Nazionale dei Servizi Per inviare la FatturaPA al Sistema di Interscambio via web e per accedere alle funzionalità di supporto messe a disposizione sul sito governativo www.fatturapa.gov.it, è necessario disporre delle credenziali di accesso a Entratel e Fisconline, che consentono di accedere ai Servizi online dell Agenzia delle Entrate. Per accedere a Entratel e Fisconline è necessario registrarsi sul sito www.agenziaentrate.gov.it. E inoltre possibile utilizzare una Carta Nazionale dei Servizi (CNS), sia per inviare le FatturePA, sia per accedere alle funzionalità di supporto. La Carta Nazionale dei Servizi è uno strumento di identificazione in rete che consente ai titolari la fruizione dei servizi delle Amministrazioni pubbliche. L elenco pubblico dei certificatori che emettono certificati CNS conformi alle norme vigenti è pubblicato sul sito dell Agenzia per l Italia Digitale. 31
FatturaPA via WEBSERVICE, PORTA DI DOMINIO, PROTOCOLLO FTP Per la trasmissione della FatturaPA tramite i canali che prevedono una cooperazione applicativa, come i Webservice o la Porta di Dominio, e tramite Protocollo FTP è necessario inviare al Sistema di Interscambio una richiesta di accreditamento attraverso le apposite funzionalità del sito governativo www.fatturapa.gov.it. La domanda deve essere successivamente firmata e inviata via PEC. Con la richiesta di accreditamento si sottoscrive un Accordo di servizio che regola modalità e condizioni di utilizzo dei servizi messi a disposizione per la trasmissione della FatturaPA. Dopo l invio, l Operatore economico riceve dal Sistema di Interscambio tutta la messaggistica necessaria per tracciare lo stato della propria FatturaPA e per correggere eventuali errori prodotti al momento della predisposizione della fattura. Sul sito www.fatturapa.gov.it l Operatore economico può accedere alle funzionalità di controllo preventivo della FatturaPA, di gestione del proprio canale trasmissivo e di monitoraggio della messaggistica relativa alle fatture inviate. 32 Accreditare il canale
Flusso di interscambio 33
Trasmissione della fattura La fattura si considera trasmessa e ricevuta solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del Sistema di Interscambio. Nota 1: il SDI non rilascia mai un documento che prova la semplice ricezione della fattura da parte del SDI stesso; rilascia sempre un documento che prova la ricezione da parte della pubblica amministrazione (Circolare 1/2014 MEF). Nota 2: la fattura elettronica si considera emessa anche nel caso in cui il SDI rilascia una notifica di mancata consegna della fattura stessa alla pubblica amministrazione (Circolare 1/2014 MEF) 34
Riepilogo Il Sistema di Interscambio (SDI): fornisce i servizi di accreditamento al sistema; riceve le fatture trasmesse in formato elettronico; valida e gestisce i flussi delle fatture; effettua le opportune verifiche sui dati trasmessi (integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori di fattura); indirizza le fatture alle PP.AA. destinatarie; notifica l'esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta; invia alla Ragioneria Generale dello Stato (RGS) i flussi informativi per il monitoraggio della finanza pubblica; fornisce supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il SDI. 35
Agenda 4. Fatturazione (11.15 12.30) 1. Il contesto normativo 2. Il sistema di interscambio (SDI) 3. Percorso di adesione 4. Testimonianza
Cosa deve fare la PA? 1. Definire il modello organizzativo; 2. Definire i canali e gli strumenti da utilizzare per la trasmissione e la ricezione; 3. Registrarsi in IPA; 4. Comunicare attivazione servizio e gestire il servizio di fatturazione elettronica; 37
1. Modello organizzativo Indentificare il responsabile della fatturazione elettronica Identificare e censire gli uffici destinatari di fatturazione elettronica Predisporre le procedure interne per la gestione della fattura (protocollo, contabilità e conservazione) 38
2. Canali e strumenti scegliere il canale di trasmissione; scegliere il canale di ricezione; scegliere e acquisire gli strumenti; integrare i sistemi protocollo, documentali, conservazione, gestionali, 39
3. Registrarsi in IPA Identificazione uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche Inserimento degli uffici identificati nell Indice PA per l assegnazione del codice univoco ufficio Attivare per ciascun ufficio il servizio di fatturazione 40
4. Comunicare attivazione comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica; censire i contratti attivi e comunicare ai fornitori la data di attivazione; gestire il servizio di ricezione e trasmissione. 41
Strumenti 42
Strumenti
Strumenti
Agenda 4. Fatturazione (11.15 12.30) 1. Il contesto normativo 2. Il sistema di interscambio (SDI) 3. Percorso di adesione 4. Testimonianza