Access Microsoft Access Anno accademico: 2011 2012 (Versione 2007) È un programma di gestione di database (DBMS) Access offre: Un supporto transazionale limitato Meccanismi di sicurezza, protezione di dati e gestione della concorrenza semplici e incompleti Un ambiente facile da usare (ambiente grafico) 2 Aprire Access 1. Fare clic sul pulsante Start 2. Selezionare Programmi 3. Selezionare Microsoft Office 4. Selezionare Microsoft Office Access 2007 Aprire Access Appare la finestra di introduzione a Access 3 4 Creare un nuovo database Tramite la finestra di introduzione a Access Database vuoto Appare un pannello che richiede il nome del file Per cambiare il percorso del file (dove sarà salvato sul disco) cliccare sull icona di una cartella alla destra del nome Aprire un database Tramite la finestra di introduzione a Access (pannello Apri database recente) Oppure: 1. Fare clic su Pulsante Office 2. Fare clic su Apri 5 6 1
Chiudere un database Per chiudere l intero database: 1. Fare clic su Pulsante Office 2. Fare clic su Chiudi database Per chiudere contemporaneamente il database e il programma Access: 1. Fare clic su Pulsante Office 2. Fare clic sul pulsante Esci da Access Oppure usare il pulsante Argomenti Tabelle Chiavi, proprietà dei campi, regole di validazioni, relazioni tra tabelle Query (interrogazioni) i i) Criteri, campi calcolati, query di riepilogo/aggiornamento/eliminazione Maschere 7 8 Tabella Tabelle 10 Creare una tabella Occorre definire il nome della tabella e i suoi attributi (/campi) Per esempio: rubrica telefonica La creazione della tabella avviene indicandone: Il nome (per esempio, Rubrica) Gli attributi (per esempio, Nome, Cognome, Numero, Indirizzo) Creare una tabella Dopo aver aperto un database esistente, il pannello a sinistra contiene gli oggetti già esistente nel database Dopo aver creato un nuovo database, il pannello a sinistra è vuota 11 12 2
Creare una tabella Per creare una tabella: cliccare su Crea (nella Barra dei menu), poi cliccare sul pulsante Struttura Tabella Creare una tabella Zona per la definizione della struttura di una tabella (Visualizzazione struttura): Alternativa (non consigliata, e non considerata in seguito): Cliccare su Crea, poi sul pulsante Tabelle Poi è possibile creare una tabella, basandosi sull inserimento di dati nella parte principale della finestra Non consigliata perché è meglio avere la struttura della tabella definita in un modo più esplicito possibile prima dell inserimento dei dati 13 14 Creare una tabella Zona per la definizione della struttura di una tabella (Visualizzazione struttura): Creare una tabella Per inserire il nome del campo: Scriverlo nella casella di sinistra Le caselle da riempire obbligatoriamente sono Nome campo e Tipo dati 15 16 Creare una tabella Per indicare il tipo, si fa clic sul pulsante con la freccia in basso per provocare l apertura di una finestra a discesa Nella finestra sono presenti tutti i tipi di dati che è possibile inserire in un campo Creare una tabella Tipo Testo: formato da scritte (lettere, numeri, segni di interpunzione e spazi) Non viene effettuato alcun controllo su un campo di tipo Testo Non è possibile eseguire operazioni matematiche su ciò che contiene 17 18 3
Creare una tabella Tipo Sì/No: Viene utilizzato quando il contenuto del campo serve solo per confermare o negare un affermazione È indicato per campi del tipo: È italiano? Ha mai fatto acquisti presso nostra azienda? Tipo Sì/No: La modifica di un campo Sì/No viene eseguita con un clic del mouse Nel campo, Access presenta un piccolo quadrato che rappresenta una casella di selezione Facendo clic una prima volta, appare il segno di spunta (Sì) Facendo di nuovo clic, il segno di spunta scompare (No) Creare una tabella 19 20 Creare una tabella Tipo Numerico: Dati numerici utilizzati in calcoli matematici Attenzione! Non tutti i campi che sembrano numeri devono obbligatoriamente essere del tipo Numerico Per esempio: sul numero di telefono non vengano eseguiti dei calcoli Meglio lasciare il tipo Testo Il vantaggio è che tra i numeri è possibile inserire una barra, un trattino, spazio bianco, lo zero iniziale del prefisso 21 Creare una tabella Tipo Valuta: per la definizione di valori che riguardano importi in denaro Il suo utilizzo evita possibili errori di arrotondamento in seguito ai calcoli Visualizza il simbolo della valuta all inizio del campo (per esempio, ) 22 Creare una tabella Tipo Data/Ora: si può mettere solo la data, la data e l ora insieme oppure solo l ora Per cambiare il formato del campo, cliccare su Formato nella zona in basso Creare una tabella Tipo Contatore: È un numero che non viene inserito dall utente Parte da uno Viene incrementati automaticamente dal programma ogni volta che si aggiunge un nuovo record alla tabella Lo si utilizza per avere un codice unico per ogni riga della tabella Un campo del tipo Contatore non può essere modificato dall utente A volte il tipo Contatore viene usato per la chiave primaria della tabella (slide 50 56) Il tipo Contatore garantisce l univocità del record, perché viene gestita in modo automatico dal programma 23 24 4
Creare una tabella Creare una tabella Chiudere la Visualizzazione Struttura della tabella Facendo clic sul pulsante X della finestra Si può dare un nuovo nome alla tabella usando la finestra Salva con nome Per salvare le modifiche alla struttura della tabella, fare clic sul pulsante Sì Viene chiesto se una chiava primaria deve essere definita a questo punto: Vediamo il discorso della chiave primaria in seguito Per creare una tabella senza chiave primaria, cliccare su No 25 26 Creare una tabella La tabelle viene visualizzata nella finestra del database (pannello a sinistra) Aggiungere record in una tabella Per aprire la tabella: Fare doppio clic sul nome della tabella nella finestra del database 27 28 Aggiungere record in una tabella Aggiungere record in una tabella Viene visualizzato la finestra della tabella (Visualizzazione foglio dati): Il cursore comincerà a lampeggiare in corrispondenza del primo record vuoto Si potranno cominciare a immettere i dti dati un campo dopo l altro lt 29 30 5
Aggiungere record in una tabella Per passare da un campo a un altro: Usare i tasti direzionale (con le frecce) Oppure premere il tasto Invio per passare al campo successivo Oppure cliccare sul campo Per passare da un record a un altro: Usare i tasti direzionale (su e giù) Oppure premere il tasto Invio o il tasto direzionale con ( ) nel ultimo campo di un record per passare al primo campo del prossimo record Oppure cliccare su un campo del record Aggiungere record in una tabella (II) Per passare da un record a un altro: Oppure usare i pulsanti (sulla barra in basso) Primo record Record precedente Record seguente Ultimo record 31 32 Aggiungere record in una tabella (III) Per passare da un record a un altro: Oppure fare clic nella casella di testo, e scrivere il numero che corrisponde al record Aggiungere record in una tabella Per creare un nuovo record: Premere Invio nel ultimo campo del ultimo record Oppure fare clic sul pulsante Nuovo record Ci spostiamo all ultima riga visualizzata (con l etichetta di una stella) 33 34 Cancellare record in una tabella Per cancellare un record: 1. Selezionare il record: a) Portando il puntatore del mouse sul pulsante alla sinistra del record (assumerà l aspetto di una piccola freccia nera che punta verso destra) b) Facendo clic con il mouse 2. Cancellare il record: tramite La Barra dei menu (Home, poi il pulsante Elimina) Il menu contestuale (clic con il tasto destro del mouse sopra l elemento selezionato, poi Elimina record) La tastiera (Canc) Cancellare record in una tabella Appare una finestra nella quale il programma chiede la conferma: Per confermare la cancellazione, fare clic sul pulsante Sì Per rinunciare, fare clic sul pulsante No 35 36 6
Cancellare dati in un record Usare i tasti Canc o Backspace (per esempio, per i campi del tipo Testo o Numero) Cancellare dati in un record Per la selezione dell intero contenuto di un campo: 1. Portare il puntatore del mouse all inizio del campo (poco a destra della linea del bordo di sinistra), oppure alla fine del campo (poco a sinistra della linea del bordo di destra) 2. Verificare che il puntatore sia diventato una grossa croce 3. Fare clic 4. A questo punto, premendo il tasto Canc, il contenuto del campo verrà cancellato 37 38 Cancellare dati in un record In alternativa al tasto Canc: Fare clic su Home, nella Barra dei menu Fare clic su Elimina Nonè possibile cancellare il contenuto del campo di tipo: Contatore Sì/No Cambiare la visualizzazione di una tabella Con la tabella aperta: Cliccare su Home nella Barra dei menu Fare clic sul pulsante Visualizza Da Visualizzazione foglio dati a Visualizzazione struttura Da Visualizzazione struttura a Visualizzazione foglio dati 39 40 Aggiungere un campo a una tabella Aggiungere un campo a una tabella che è stata già creata: 1. Fare clic sull icona che rappresenta la tabella 2. Entrare in modalità Visualizzazione struttura Aggiungere un campo a una tabella Per aggiungere il campo Città tra Cognome e Telefono: 1. Portare il puntatore sopra il pulsante sulla sinistra del campo Telefono 2. Fare clic con il tasto destro e si aprirà il menu contestuale 3. Fare clic sulla voce Inserisci righe e la riga con il campo Telefono si sposterà di una posizione verso il basso 41 42 7
Aggiungere un campo a una tabella 4. Fare clic sulla cella della colonna Nome campo nella riga vuota che è stata creata e il cursore inizierà a lampeggiare 5. Scrivere Città con la tastiera 6. Fare clic sulla cella Tipo campo e scegliere il tipo del campo (testo) 7. Per terminare l inserimento, uscire dalla modalità Visualizzazione struttura, facendo clic sul pulsante X; poi fare clic sul pulsante Sì nella finestra di dialogo che appare (per salvare la versione modificata della tabella) Modificare la larghezza delle colonne In Visualizzazione foglio dati: 1. Fare clic con il tasto destro sul pulsante con il nome del campo in cima alla colonna e si aprirà il menu contestuale 2. Fare clic sulla voce Larghezza colonne e si aprirà l omonima finestra di dialogo 3. Impostare la nuova larghezza scrivendone il valore nella casella di testi Larghezza colonne 4. Fare clic sul pulsante OK 43 44 Modificare la larghezza delle colonne Spostare una colonna in una tabella Nella stessa finestra di dialogo, si può anche fare clic sul pulsante Adatta Il programma varierà automaticamente la larghezza della colonna, adattandola a quella della lunghezza del campo di dimensioni maggiori presente nella colonna La larghezza di una colonna può essere cambiato utilizzando il mouse con la tecnica del drag and drop, come in Excel Utilizzando la tecnica di drag and drop (in Visualizzazione foglio dati): 1. Portare il puntatore sul pulsante con la descrizione del campo in alto sulla colonna del campo da spostare, finché non assume l aspetto laspetto di una piccola freccia nera con la puntaverso il basso 2. Cliccare sul pulsante; il puntatore del mouse adesso assume l aspetto di una freccia bianca 3. Fare clic sul pulsante per selezionare e tenere premuto il tasto sinistro del mouse 4. Tenendo abbassato il tasto sinistro del mouse, trascinare la colonna 5. Giunti nella nuova posizione, lasciare il tasto sinistro del mouse 45 46 Cancellare una tabella 1. Se la tabella è aperta, chiudere la tabella 2. Fare clic sull icona che rappresenta la tabella (nel pannello a sinistra) 3. Premere il tasto Canc (oppure usare il menu contestuale, con l opzione Elimina) 4. Per eliminare definitivamente la tabella dal database, fare clic sul pulsante Sì nella finestra che viene visualizzata Salvare una tabella Un programma di gestione database permette di lavorare sulla memoria di un unico record selezionato Prima di passare a un altro record da modificare, il precedente viene salvato sul disco Per forzare la memorizzazione dei dati aggiornati sul disco: Fare clic su Pulsante Office, poi Salva o Salva con nome 47 48 8
Chiudere una tabella Fare clic sul pulsante di chiusura X in alto a destra della finestra di lavoro della tabella Definire una chiave primaria Primo caso: la chiave primaria contiene un singolo campo 1. Portare la tabella in Visualizzazione struttura 2. Selezionare il campo (facendo clic in un punto qualsiasi del rigo che contiene nome, tipo e descrizione) 49 50 Definire una chiave primaria 3. Per impostare il campo come chiave primaria, si può fare clic sul pulsante Chiave primaria presente in una Barra degli strumenti Nel caso in cui il pulsante Chiave primaria non è attualmente visualizzato nella Barra degli strumenti fare clic su Progettazione, nella Barra dei menu Definire una chiave primaria Una volta impostato una chiave primaria, e se la tabella conteneva già dati, il programma verifica: che non ve ne sia alcuno con valore Null (cella vuota) che non ve ne siano di duplicati Se ci siano valori Null/duplicati, viene visualizzato un messaggio di errore 51 52 Definire una chiave primaria Per verificare che la definizione della chiave primaria sia stata eseguita, è sufficiente controllare sulla sinistra del campo Avrà una piccola chiave sul pulsante laterale di sinistra della riga del campo Definire una chiave primaria Secondo caso: la chiave primaria contiene più campi (chiave primaria multicampo): 1. Portare la tabella in Visualizzazione struttura 2. Selezionare i campi (facendo clic sui pulsanti a sinistra dei campi, tenendo premuto il tasto CTRL) 3. Impostare la chiave primaria (facendo clic sul pulsante Chiave primaria) 53 54 9
Modificare della dimensione dei campi Il numero di byte che occupa un campo è un elemento da tenere nella considerazione Per ridurre lo spazio complessivo impegnato dal file del database sul disco Per aumentare le prestazioni del programma (ad esempio, la velocità dell esecuzione delle interrogazioni) Il numero di byte occupato da un record (riga di una tabella) = somma dei numeri di byte occupati dai campi del record (celle della riga) In una tabella con un numero molto grande di record, anche il risparmio di pochi byte per ognuno di essi può far guadagnare una notevole quantità di spazio sui dischi 55 Modificare della dimensione dei campi è possibile cambiare la dimensione di alcuni tipi di campi, ma non tutti i tipi di campi Per esempio, la variazione del valore dell attributo Dimensione campo: è possibile per campi del tipo Testo e Numero ma non per quelli del tipo Sì/No e Data N.B., in questa parte del corso (sulla modifica della dimensione e delle altre proprietà dei campi), parliamo esclusivamente di operazioni in Visualizzazione Struttura 56 Modificare della dimensione dei campi Modificare della dimensione dei campi Esempio: il tipo Testo Un campo di tipo Testo non può essere di lunghezza più di 255 caratteri La lunghezza predefinita in Access è 255 caratteri Per cambiare la dimensione di un campo del tipo Testo: In Visualizzazione Struttura, selezionare il campo facendo clic sulla riga corrispondente Fare clic nella dimensione di testo Dimensione campo nella parte inferiore della finestra, e scrivere il nuovo valore della dimensione Se si aumenta il numero di caratteri di un campo, il contenuto precedente verrà conservato Se si diminuisce la dimensione riducendo il numero dei caratteri, si causa il troncamento del contenuto presente in ognuno di essi Dimensione campo 7 Dimensione campo = 5 57 58 Modificare della dimensione dei campi Il tipo Numerico: occorre impostare il tipo di numero specifico scelto Dimensione Spazio Descrizione Byte 1 byte Valori interi compresi tra 0 e 255 Intero 2 byte Valori interi compresi tra 32.768 e +32.767 Intero lungo 4 byte Valori interi compresi tra 2.147.483.648 e +2.147.483.647 Precisione singola 4 byte Rappresentazione in virgola mobile (numeri con la virgola fino a 7 decimali): da 3,402823E38 a 1,401298E 45 (valori negativi) e da 1,401298E 45 a 3,402823E38 (valori positivi) Precisione doppia 8 byte Rappresentazione in virgola mobile (numeri con la virgola fino a 15 decimali): da 1,79769313486231E308 a 4,94065645841247E 324 (valori negativi) e da 1,79769313486231E308 a 4,94065645841247E 324 (valori positivi) Modificare della dimensione dei campi Il contenuto può subire anche modifiche, a seconda del tipo di numero specifico di partenza e di quello di arrivo Non è sempre un semplice trasferimento con eventuale troncamento/arrotondamento Esempio 1: mettere Byte al posto di Intero Valori maggiore di 255 o minore di 0 vengono eliminati dalla tabella Esempio 2: mettere Intero al posto di Decimali I nuovi valori verranno arrotondato automaticamente ID replica 16 byte Globally Unique Identifier (GUID) Decimale 12 byte Rappresentazione in virgola mobile (numeri con la virgola fino a 7 decimali; con la possibilità di specificare il numero di cifre decimali significative): tra -10 38-1 e 10 38-1 59 60 10
Modificare le proprietà dei campi La dimensione è solo una delle proprietà di un campo; in questa parte del corso, vediamo alcune altre proprietà Come la dimensione, le altre proprietà di un campo vengono visualizzate nella metà inferiore della finestra (tramite la linguetta Generale) Sono differenti per campi di tipi diverso, anche se molte di esse sono in comune Modificare le proprietà dei campi Formato: il modo con il quale viene mostrato il dato in esso contenuto Per esempio: un numero può essere visualizzato con un numero fisso di decimali, con il segno di percentuale, ecc. Per modificarlo, occorre fare clic sul pulsante con la freccia in giù accanto alla proprietà Formato 61 62 Modificare le proprietà dei campi Maschere di input (solo per i tipi Testo, Data e Valuta): permette di definire il modo con cui un dato viene immesso nel campo Per esempio: un codice fiscale è un dato di tipo strutturato i primi sei carattere sono lettere, poi ci sono due cifre, un carattere a altre due cifre Se si lasciasse un campo codice fiscale semplicemente di tipo Testo, si potrebbero avere facilmente dati immessi in modo non corretto Modificare le proprietà dei campi Per impostare o modificare una maschere di input è necessario fare clic sulla cella Maschere di input Poi si può fare clic sulla pulsante a destra 63 64 Modificare le proprietà dei campi Appare la finestra Creazione guidata Maschera di input Modificare le proprietà dei campi Etichetta: Per esempio, il campo Cellulare potrebbe avere un etichetta maggiormente descrittiva del tipo Numero del telefono cellulare Nel caso di generazione automatica della maschere video (vedremo più in avanti), il programma utilizza la scritta inclusa nella casella dell attributo Etichetta per affiancarla alla casella di testo nella finestra di lavoro Per creare/modificare un etichetta, fare clic nella casella di testo Etichetta, poi scrivere la descrizione 65 66 11
Modificare le proprietà dei campi Messaggio di errore: Il testo che compare nel caso ci sia un errore nell immissione dei dati nel campo e sostituisce il testo standard che visualizzerebbe il programma Errore nell immissione dei dati: per esempio, se una regole Valido se è impostato vedremo più in avanti Per scriverlo, è sufficiente fare clic nella casella e digitare il testo Modificare le proprietà dei campi Richiesto: Controlla che il campo abbia o meno un contenuto Il programma visualizza un errore quando non viene immesso alcun dato nel campo 67 68 Modificare le proprietà dei campi (Definibile solo per attributi del dominio numerico/decimale:) Precisione: Specifica quante cifre decimale devono essere utilizzate nella rappresentazione Scala: Specifica quante cifre decimale devono essere utilizzate al massimo a destra del separatore decimale 69 Modificare le proprietà dei campi Valido se: per la creazione di una regola di validazione Una regola di validazione è un espressione che aiuta a controllare il corretto inserimento di dati in un campo Si tratta di impostare le condizioni di validità del dato immesso proprietà Valido se Per esempio: per stabilire che l età degli studenti iscritti è superiore di 18; l inserimento del CAP (è opportuno costringere l utente a inserire obbligatoriamente un certo numero di caratteri) 70 Modificare le proprietà dei campi Fare clic sulla casella di testo Valido se, e immettere direttamente una regola di validazione Per esempio: >500 (è possibile immettere solo numeri maggiori di 500) LIKE ##### (è possibile immettere 5 numeri) Il carattere cancelletto (#) sta a indicare qualunque cifra Il carattere punto interrogativo (?) sta a indicare qualunque carattere >=#01/01/1980# (è possibile immettere solo date uguale a o dopo il 1 gennaio 1980) In questo caso il carattere cancelletto è usato per delimitare la data (come le virgolette vengono usate per delimitare una sequenza di caratteri quando si tratta di un campo del tipo Testo) Filtri, ordinamento dei dati 71 12
Filtri Un filtro è una funzione che provoca la visualizzazione dei soli record contenenti dati che rispondono a un certo requisito Per applicare un filtro a una tabella è necessario lavorare in Visualizzazione foglio dati Filtri Esempio: per visualizzare tutti i record con il cognome Rossi 1. Fare clic sul campo Cognome, in corrispondenza del cognome Rossi 73 74 Filtri 2. Fare clic su Home nella Barra dei menu 3. Fare clic sul pulsante Selezione nella sezione Ordina e filtra 4. Fare clic su Uguale a Rossi Il foglio mostrerà tutte e solo le righe del campo Cognome che contengono Rossi 75 Altri metodi per fare la stessa operazione: Fare clic sul pulsante Filtro; poi fare clic su Filtri testo, poi su Uguale a, poi inserire i Rossi nella finestra che appare Invece di Uguale a, si può scegliere una delle altre opzioni (Diversa da, Contiene, Non contiene) Per rimuovere il filtro: cliccare sul pulsante Attiva/disattiva filtro Filtri 76 Ordinare dati Ordinare dati Sempre in Visualizzazione foglio dati L ordinamento crescente: Se il campo è di tipo testo, i record verranno visualizzati seguendo l ordine alfabetico Se il campo è di tipo numerico, i record verranno visualizzati seguendo i numeri dal più piccolo al più grande L ordinamento decrescente: Testo: da Z ad A Numerico: dal numero più grande a quello più piccolo Per eseguire un ordinamento dei record: Fare clic su uno dei record in corrispondenza del campo sul quale si desidera attivare l ordinamento dei record Nella sezione Ordina e filtra, fare clic sul pulsante Crescente oppure su Decrescente Crescente Decrescente 77 78 13
Ordinare dati Più campi di una singola tabella possono essere ordinati Per rimuovere un ordinamento, in visualizzazione foglio dati: Fare clic sul pulsante Cancella tutti gli ordinamenti Relazioni 79 Relazioni In Access, le relazioni non sono le relazione del modello relazionale! Relazioni in Access: legato ai concetti di Join Integrità referenziale Relazioni I tipi di relazioni possono essere: Uno a uno Se una riga di una tabella corrisponde ad una riga dell altra tabella, corrisponde ad esattamente una riga dell altra tabella Uno a molti Ogni riga di una tabella può corrispondere ad un qualsiasi numero di righe dell altra tabella Non definita Un qualsiasi numero di righe di una tabella può corrispondere ad un qualsiasi numero di righe dell altra tabella 81 82 Creare relazioni (uno a uno) Creare relazioni (uno a uno) Esempio: Tabella1: con la chiave primaria CP1 Tabella 2: con la chiave primaria CP2 Per mettere Tabella1 e Tabella2 in relazione uno a uno (relazione su CP1 e CP2): 1. Fare clic su Strumenti database nella Barra dei menu, poi sul pulsante Relazioni 2. Viene visualizzata la finestra Mostra tabella; fare clic su linguetta Tabelle N.B.: nei casi in cui è necessario visualizzare la finestra Mostra Tabella, si può cliccare sul pulsante seguente (oppureusare usare il menu contestuale): 83 84 14
Creare relazioni (uno a uno) 3. Selezionare la tabella Tabella1 4. Fare clic sul pulsante Aggiungi e la tabella verrà visualizzata nella scheda Relazioni Creare relazioni (uno a uno) 5. Selezionare la tabella Tabella2 6. Fare clic sul pulsante Aggiungi e la tabella verrà visualizzata nella scheda Relazioni 85 86 Creare relazioni (uno a uno) 7. Confermare l operazione facendo clic sul pulsante Chiudie la finestra Mostra tabelle verrà chiusa 8. Portare il puntatore sulla tabella Tabella1 in corrispondenza della riga del campo chiave CP1 9. Fare clic e tenere premuto il tasto sinistro del mouse. Trascinare il campo CP1 fino a portarlo sopra la riga della tabella Tabella2 che corrisponde al suo campo chiave (CP2) Creare relazioni (uno a uno) 10. Lasciare il tasto sinistro del mouse e verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica relazioni 11. Confermare l operazione facendo clic sul pulsante Crea (si nota il tipo relazione indicato nella finestra) 87 88 Creare relazioni (uno a uno) Il programma visualizza l esistenza della relazione mediante una linea che collega le righe dei due campi coinvolti Creare relazioni (uno a molti) Tutte le operazioni che sono state descritte vanno ripetute in modo praticamente identico nel caso si volesse impostare una relazione uno a molti L unica differenza: Uno (Tabella1) a molti (Tabella2): trascinare il campo chiave primaria (CP1) della Tabella1 sopra un altro campo sul campo chiave (CP2) della Tabella2 Uno (Tabella2) a molti (Tabella1): trascinare il campo chiave primaria (CP2) della Tabella2 sopra un altro campo sul campo chiave (CP1) della Tabella1 Cioè una relazione uno a molti coinvolge la chiave primaria di una tabella e un campo che non è la chiava primaria dell altra tabella 89 90 15
Creare relazioni (uno a molti) Per esempio: Cancellare relazioni tra tabelle 1. Aprire la finestra di lavoro Relazioni 2. Fare clic sulla linea che rappresenta la relazione da eliminare 3. Fare una delle operazioni seguente: Premere il tasto Canc sulla tastiera oppure fare clic con il tasto destro del mouse, e fare clic sulla voce Elimina nel menu contestuale 4. Confermare l operazione facendo clic sul pulsante Sì nella finestra che appare 91 92 Modificare relazioni tra tabelle 1. Aprire la finestra di lavoro Relazioni. 2. Fare clic sulla linea che rappresenta la relazione da modificare. 3. Fare una delle operazioni seguente: Fare clic con il tasto t destro del mouse, e fare clic sulla voce Modifica relazione nel menu contestuale oppure fare clic sul pulsante Modifica relazione nella Barra degli strumenti Appare la finestra di dialogo Modifica relazione. Applicare regole di integrità referenziale L applicazione di regole di integrità referenziale è un comando che normalmente l utente impone quando viene create una relazione tra due tabelle. In Access, si può scegliere di applicare l integrità referenziale al momento della conferma della creazione di una relazione o anche successivamente. 93 94 Applicare regole di integrità referenziale Nella finestra di dialogo Modificare relazione, fare clic sulla casella di selezione Applica integrità referenziale Applicare regole di integrità referenziale In casi di errori (la regola di integrità referenziale non è soddisfatto) appare una finestra: 95 96 16
Applicare regole di integrità referenziale Visualizzazione delle relazioni Il tipo di relazioni viene visualizzato: Uno a uno Uno a molti Nella visualizzazione foglio dati, appaiono dei piccoli quadrati alla sinistra delle righe Facendo clic su uno di essi, viene visualizzata le righe dell altra tabella Solo le tabelle con tipo uno (uno a molti, uno a uno) 97 98 Query Query Per estrarre informazioni da un database si utilizzano delle query Query: procedure di interrogazione Si può creare più query per ogni tabella Occorre avere chiaro: Qual è l obiettivo per il quale creare la query Da quale tabella si desiderano le informazioni Quali campi del record è utile visualizzare Se ci sono tabelle, correlate a quella principale, da cui leggere dati In quale ordine devono essere poste le informazioni Quali sono i criteri di selezione da applicare 100 Query Il risultato di una query viene chiamato RecordSet Un RecordSet non è una tabella, ma una particolare vista di una porzione dei dati in essa contenuti Una query può offrire risultati desunti da più tabelle in relazione tra loro Creare una query Fare clic su Crea nella Barra dei menu I pulsanti che riguardano le query vengono visualizzati nella Barra degli strumenti (Creazione guidata Query e Struttura query) 101 102 17
Creare una query Creare una query con la creazione guidata (non consigliato!): Fare clic sul pulsante Creazione guidata Query Viene visualizzata la finestra Nuova query Scegliere Creazione guidata Query semplice,, poi cliccare su OK Creare una query Viene visualizzata la finestra Creazione guidata Query semplice 103 104 Creare una query Scegliere la tabella/query si intendono prendere i dati da selezionare Creare una query Scegliere il tipo di query: Dettaglio e Riepilogo Scegliere quali campi di questa tabella si desidera visualizzare (usando i pulsanti in mezzo), poi cliccare sul pulsante Avanti 105 106 Creare una query Creare una query Dettaglio: Scegliere l opzione Dettaglio (mostra tutti i campi di tutti i record), poi cliccare sul pulsante Avanti Si può cambiare il nome della query nella prossima finestra, se necessario Premere il pulsante Fine per completare la query Riepilogo: Scegliere l opzione Riepilogo, poi cliccare sul pulsante Opzioni riepilogo Viene visualizzata la finestra Opzioni di riepilogo, che contiene l elenco dei campi numerici della tabella Cliccare sui quadratini per scegliere i valori da calcolare (somma, media, ecc.) per ciascun campo numerico Poi cliccare sul pulsante OK, e seguire le indicazioni per il tipo di query Dettaglio 107 108 18
Creare una query Creare una query con Visualizzazione struttura (consigliata) 1. Fare doppio clic sull icona Struttura query nella Barra degli strumenti Viene visualizzato la finestra di dialogo Mostra tabella 2. Scegliere la tabella/le tabelle che faranno parte della query Fare clic sul nome della tabella, poi fare clic sul pulsante Aggiungi Creare una query 109 110 Creare una query I risultati (RecordSet) delle query create precedentemente possono essere usati in una nuova query Per scegliere una RecordSet, fare clic sulla linguetta Query (o Entrambe), e scegliere la query appropriata (facendo clic su suo nome e poi sul pulsante Aggiungi) Creare una query 3. Fare clic sul pulsante Chiudi Vengono visualizzati nella scheda Query1 le tabelle scelte (può essere solo una) 111 112 Creare una query 4. Portare il puntatore sulla riga del primo campo che si desidera inserire nella query in una delle tabelle visualizzate in alto nella finestra 5. Premere il tasto sinistro del mouse 6. Trascinare il campo fino a farlo arrivare sopra una delle colonne nella parte bassa della finestra di dialogo, nella quale è visualizzata la struttura della query sotto forma di una tabelle Creare una query 7. Rilasciare il tasto sinistro e il campo apparirà nella colonna 113 114 19
Creare una query Creare una query 8. Ripetere la sequenze delle tre operazioni precedenti (drag and drop) per ognuno degli altri campi da inserire nella query 9. Inserire dei criteri, cambiare le opzioni di ordinamento, ecc. (quest argomenti saranno tratti più in avanti) 10. Chiudere la creazione della query, facendo clic sul pulsante di chiusura (con X, alla stessa altezza della linguetta Query1) 11. Confermare la chiusura, facendo clic sul pulsante Sì nella finestra che appare 12. Usare la finestra Salva con nome, che viene visualizzata, per salvare la query Per visualizzare la finestra Mostra tabella, dopo la sua chiusura, fare clic sul pulsante Mostra tabella nella Barra degli Strumenti 115 116 Criteri Per impostare un criterio di selezione ad un campo: Fare clic sulla casella Criteri del campo Scrivere il criterio per esempio: >30 Not Rossi >=18 And <=30 Like???? Or Verdi >#1/1/97# Criteri Se i criteri di selezione vengono inseriti su uno stesso rigo per più campi, il programma esegue un AND tra i criteri Esempio: studenti con numero di matricola minore di 123 e con data di nascità dopo il 1 gennaio 1980 117 118 Criteri Criteri Se invece i criteri sono posti su righe diverse, il programma esegue un OR, selezionando i record che ne soddisfano uno Esempio: studenti con numero di matricola minore di 123 oppure numero di matricola uguale o maggiore di 567 Si può scrivere le query con una combinazione di AND e OR AND: criteri sulla stessa riga OR: criteri su diverse righe Esempio studenti che: Hanno un numero di matricola minore di 123 Oppure hanno un numero di matricola uguale o maggiore di 567 e hanno un cognome con cinque carattere 119 120 20
Criteri Mostrare/nascondere campi Campo del tipo Sì/No criterio: Valido: Sì, =Sì, Vero, =Vero Valido: No, =No, Falso, =Falso Non valido: = Sì, = No, = Vero, = Falso, Si (senza accento) ecc. Fare clic sulla casella di selezione Mostra nella colonna del campo per mostrare/nascondere il campo Mostrare: Nascondere: Utile quando si vuole utilizzare un criteri che riferisce ad un campo, ma non si vuole visualizzare il campo nel risultato 121 122 Eseguire una query Le query vengono visualizzate nel pannello a sinistra con l icona di due tabelle sovrapposte Per eseguire una query: Fare doppio clic sul nome della query che si intende lanciare in esecuzione Il programma Access eseguirà la query Eseguire una query Oppure, in visualizzazione struttura: Fare clic sul pulsante Esegui nella Barra degli strumenti Oppure fare clic sul pulsante Visualizza Per tornare alla visualizzazione struttura, fare clic sul pulsante Visualizza una seconda volta (quando ha la forma seguente) 123 124 Eseguire una query Il risultato che si ottiene è la produzione di un foglio di lavoro con i record che soddisfano i criteri di scelta imposti dall utente Visualizzazione SQL Per visualizzare la codice SQL della query, fare clic sul pulsante Visualizza, nella parte con la freccia in giù Poi fare clic sulla voce Visualizzazione SQL 125 126 21
Visualizzazione SQL Appare una finestra che contiene la codice SQL della query Per tornare alla visualizzazione foglio dati/struttura, fare clic su Visualizza, di nuovo nella parte con la freccia in giù, e scegliere la voce appropriata Cancellare una query Nel pannello a sinistra: Fare clic sul nome della query per cancellare Premere il tasto Canc Oppure fare clic con il tasto destro del mouse sulla query, e poi scegliere Elimina 127 128 Ordinare dati in una query Per ordinare dati in una query (in Visualizzazione struttura): Fare clic sulla casella Ordinamento nella colonna che contiene il campo per ordinare Scegliere Crescente o Decrescente Ordinare dati in una query I record sono raggruppati secondo l ordine dei campi della query Per esempio (I): 129 130 Ordinare dati in una query I record sono raggruppati secondo l ordine dei campi della query Per esempio (II): Relazioni Prodotto cartesiano di due tabelle: Query 131 132 22
Relazioni Prodotto cartesiano di due tabelle: Risultato Per esempio: Una join tra le tabelle: Relazioni Corsi(Codice,Corso) Esami(Studente,Corso,Voto, Superato) usando Corsi.Codice and Esami.Corso come campi per definire un join naturale 133 134 Relazioni Risultato: un join naturale/equi join usando i campi Codice e Esami.Corso Un altro esempio: Un join tra le tabelle: Studenti(Matricola,Cognome, Nome,DataDiNascita, Voto) Esami(Studente,Corso,Voto, Superato) Criteria per il join: i campi Studenti.Matricola e Esami.Studente Ci sono alcuni studenti che non hanno sostenuto nessun esame Relazioni 135 136 Relazioni Risultato: un join completo L informazione sugli studenti che non hanno sostenuto nessun esame non è incluso nel risultato! Relazioni Join esterno sinistro: includere tutte le righe della tabella Studenti, inserendo valori NULL in assenza di controparti dalla tabella Esami 1. Fare clic con il tasto destro sopra la linee della relazione 2. Fare clic sulla voce Proprietà join 137 138 23
Relazioni 3. Nella finestra che appare, fare clic sulla voce 3 4. Fare clic sul pulsante OK Relazioni Viene visualizzato una rappresentazione del join esterno 139 140 Relazioni Risultato Campi calcolati Campo calcolato: un campo virtuale nel risultato di un query Il valore è un funzione di un o più campi nella tabella del query Per esempio: combinare Nome e Cognome in un campo 141 142 Campi calcolati Campi calcolati In visualizzazione struttura di un query: 1. Fare clic con il tasto sinistro nella riga Campo di una colonna 2. Scrivere: Stud: [Nome] & [Cognome] Oppure: 1. Fare clic con il tasto destro nella riga Campo di una colonna 2. Fare clic su Zoom nel menu contestuale 3. Scrivere nella finestra Zoom: Stud: [Nome] & [Cognome] 4. Fare clic sul pulsante OK 143 Risultato 144 24
Campi calcolati Si può scrivere: Stud: [Nome] & & [Cognome] Campi calcolati Un altro esempio di campo calcolato: Campo in cui i valori sono Voto 1: scrivere VotoDim: Voto 1 nella riga Campo Viene visualizzato così: Risultato 145 146 Campi calcolati Campi calcolati Risultato Altri operatori matematici sono ammissibile: Per esempio: Espr: [Valore]*1,05 Bonus: [Stipendio]*1.000 147 148 Query di riepilogo Se si utilizzano tabelle che contengono campi di tipo numerico, Access permette di creare query che riepilogano tutti i dati contenuti in un campo Una query di riepilogo può calcolare la somma, la media, il valore minimo o massimo, il numero, la deviazione standard, la varianza di un campo Query di riepilogo Per creare una query di riepilogo: 1. Creare una nuova query in visualizzazione strutture 2. Scegliere Struttura dalla barra dei menu 3. Cliccare sul pulsante Totali 4. Nella griglia della query apparirà la riga Formula 149 150 25
Query di riepilogo 5. Fare clic sulla riga Formula del campo su cui il valore sarà calcolato 6. Apparirà un menu che contiene le funzioni utilizzabili per riepilogare i dati contenuti nel campo 7. Scegliere unadelle funzioni 8. Eseguire la query Query di riepilogo Per esempio: ottenere la media dei voti degli studenti che hanno superato l esame, e la media dei voto degli studenti che non hanno superato l esame Query: SQL: I valori degli altri campi sono raggruppati (come group by in SQL) 151 152 Query di riepilogo Per esempio: ottenere la media dei voti degli studenti che hanno superato l esame, e la media dei voto degli studenti che non hanno superato l esame Query di riepilogo Per esempio: ottenere il numero degli studenti che hanno superato l esame, e il numero degli studenti che non hanno superato l esame Query: Risultato: Query: SQL: 153 154 Query di riepilogo Per esempio: ottenere il numero degli studenti che hanno superato l esame, e il numero degli studenti che non hanno superato l esame Query di riepilogo Aggiungere un criterio (come group by having in SQL) Per esempio: ottenere il minimo dei voti degli studenti che hanno superato l esame Query: Risultato: Query: SQL: 155 156 26
Query di riepilogo Aggiungere un criterio (come group by having in SQL) Per esempio: ottenere il minimo dei voti degli studenti che hanno superato l esame Query: Risultato: Query di aggiornamento Le query di aggiornamento consentono di aggiornare con una sola operazione più record contemporaneamente, in una o più tabelle Le modifiche apportate dalle query di aggiornamento sono permanenti e non possono essere annullate Dopo la scelta della tabella su cui operare, fare clic sul pulsante Aggiornamento nella Barra degli strumenti 157 158 Query di aggiornamento Query di aggiornamento Per esempio: aggiornare tutti i stipendi inferiori a 12.000 a 11.500 Tabella Impiegati: Per esempio: aggiornare tutti i stipendi inferiori a 12.000 a 11.500 Tabella Impiegati: Query: 159 160 Query di aggiornamento Query di aggiornamento Per esempio: aggiornare tutti i stipendi inferiori a 12.000 a 11.500 Tabella Impiegati: Per esempio: aggiornare tutti i stipendi inferiori a 12.000 a 11.500 Tabella Impiegati: Query: Per osservare il risultato della query sulla tabella Impiegati è necessario eseguire la query (scegliendo Sì nella finestra di conferma che appare), chiudere la query, e aprire la tabella Impiegati 161 Query: Risultato nella tabella Impiegati: 162 27
Query di aggiornamento Query di eliminazione Per esempio: aggiornare tutti i stipendi inferiori a 12.000 a 11.500 Query: Tabella Impiegati: Risultato nella tabella Impiegati: Le query di eliminazione permettono di cancellare tutti i record del database che rispondono a determinati criteri Per creare ed eseguire una query di eliminazione: 1. Creare una nuova query in visualizzazione i struttura tt 2. Dopo la scelta della tabella su cui operare, fare clic sul pulsante Eliminazione nella Barra degli strumenti 3. Specificare i criteri relativi ai record da cancellare 4. Eseguire la query (scegliere Sì nella finestra di conferma che appare) 163 164 Query di eliminazione Query Per esempio: eliminare gli impiegati con stipendio minore di 12.000 Query: Tabella Impiegati: Risultato nella tabella Impiegati (dopo la chiusura e riapertura della tabella): Ottenere il nome del impiegato con lo stipendio massimo Un approccio: Ottenere lo stipendiomassimo usandounauna query Usare il risultato della prima query per ottenere in nome 165 166 Query Query Query1: Ottenere lo stipendio massimo usando una query Risultato di Query1: Usare il risultato della prima query per ottenere il nome del impiegato con lo stipendio massimo 1. Selezionare Impiegati e Query1 nella finestra Mostra tabella (cliccare sulla linguetta Entrambe per visualizzare sia le tabelle che le query del database) 167 168 28
Query Query Usare il risultato della prima query per ottenere il nome del impiegato con lo stipendio massimo Usare il risultato della prima query per ottenere il nome del impiegato con lo stipendio massimo 2. Creare una relazione tra i campi Stipendio della tabella Impiegati e il campo MaxDiStipendio della query Query1 (può essere creato nella finestra della query) 3. Aggiungere i campi Nome e Cognome alla query 169 Risultato della query: 170 Query Query N.B.: un criterio può essere usato in questo tipo di query nidificata Per esempio: trovare i nomi e cognomi degli impiegati con il massimo stipendio nel dipartimento Produzione Usare una query nidificata: prima creare Query1, poi usare il risultato della Query 1 per la creazione della Query2 Il risultato della Query2: i nomi e cognomi degli impiegati con il massimo stipendio nel dipartimento Produzione Query: trovare il nome e cognome del impiegato con il massimo stipendio nel dipartimento Produzione Query1: 171 172 Query Query: trovare il nome e cognome del impiegato con il massimo stipendio nel dipartimento Produzione Maschere Query2: 173 29
In visualizzazione foglio dati: È necessario spostarsi tra i campi come in un foglio di lavoro tipico di un foglio elettronico (Excel ecc.) Maschere Maschere Le maschere: una finestra progettata e realizzata in modo che i record siano mostrati con più chiarezza rispetto alla loro visualizzazione da foglio dati Per aiutare l utente a lavorare in un modo più agevole 175 176 Maschere Le maschere: utili anche per motivi di riservatezza In visualizzazione foglio dati: l utente potrebbe vedere tutte i dati memorizzate, comprese quelle riservate Creando una maschere, invece, si possono stabilire i campi da visualizzare (per esempio, Nome, Cognome) e quelli da escludere (per esempio, Stipendio) Maschere Le maschere: si possono avere campi ripresi direttamente da altre Per esempio: In una tabella di studenti, ogni record potrebbe contenere il codice della città di residenza invece del nome completo Questo codice potrebbe essere un campo chiave di una tabella che contiene i nome delle città In visualizzazione foglio dati della tabelle di studenti, si vedrebbe il codice della città Creando un apposita maschera, si può affiancare al campo codice della città il suo nome 177 178 Creare una maschera Due modi per la creazione di una maschera: Automaticamente dal programma Access Consigliato, e il modo che vedremo in questo corso Manualmente dall utente La creazione manuale di una maschere è indicata come visualizzazione struttura Punto di partenza: scegliere qual è la tabella cui associare la maschere Creare una maschera Punto di partenza: dal pannello a sinistra, scegliere qual è la tabella (o la query) cui associare la maschere Poi, cliccare su Crea nella Barra dei menu 179 180 30
Creare una maschera Sezione Maschere nella Barra degli strumenti: Maschere: crea subito una maschere Creare una maschera Maschere divisa: crea subito una maschere che contiene una visualizzazione foglio dati della tabella 181 182 Creare una maschera Creare una maschera Più elementi: crea subito una maschere con un formato di tabella Altre maschere: include l opzione Creazione guidata Maschera 183 184 Creare una maschera con creazione guidata Creare una maschera con creazione guidata Viene visualizzata la finestra Creazione guidata maschere Si tratta di scegliere tra le varie proposte in una serie di finestre mostrate in sequenze La finestra include i pulsanti: Avanti: per confermare le scelte e passare alla finestra successiva Indietro: per intervenire sulle scelte già fatte e passare alla finestra precedente Annulla: per rinunciare all operazione e uscire dalla creazione guidata Fine: per completare immediatamente la creazione guidata in atto, accettando tutte le scelte predefinite dal programma 185 186 31
Creare una maschera con creazione guidata Prima finestra: indicare la tabella alla quale associare la maschere Vengono elencate tutte quelle che fanno parte del database, insieme con le query Fare clic qui per visualizzare le tabelle/query Creare una maschera con creazione guidata Dopo aver scelto la tabella, in basso viene visualizzato l elenco di campi Pulsante >: portare il campo selezionato nella maschere Pulsante >>: portare tutti i campi della tabella nella maschera 187 188 Creare una maschera con creazione guidata Pulsante <: portare il campo selezionato fuori dalla maschere Pulsante <<: portare tutti i campi fuori dalla maschera Creare una maschera con creazione guidata Fare clic sul pulsante Avanti Viene visualizzata la finestra successiva, nella quale scegliere il layout (formato) della maschere A colonne Tabulare Foglio dati Giustificato 189 190 Creare una maschera con creazione guidata A colonne: riporta tutti i campi in colonna, con accanto la descrizione Creare una maschera con creazione guidata Tabulare: 191 192 32
Creare una maschera con creazione guidata Foglio dati: crea una finestra identica a quella del foglio dati (ma può essere modificata) Creare una maschera con creazione guidata Giustificato: i campi vengono mostrati in una sequenza a partire da sinistra verso destra (continuando sulla riga successiva) 193 194 Creare una maschera con creazione guidata Fare clic sul pulsante Avanti Si arriva nella finestra dove impostare lo stile grafico dello sfondo e dei tipi di caratteri da utilizzare Creare una maschera con creazione guidata Fare clic sul pulsante Avanti Appare l ultima finestra di dialogo della creazione guidata Scrivere nella casella di testo il alto il titolo della maschera 195 196 Creare una maschera con creazione guidata Scegliere di aprire la maschera per poter lavorare immediatamente nei dati della tabella oppure aprirla in modalità modifica struttura (permette di intervenire i per modificarne l aspetto creato automaticamente dal programma) Poi, fare clic sul pulsante Fine Navigare tra i record Aprire la maschera Per navigare in avanti oppure all indietro, in ogni maschere il programma visualizza un apposita barra di navigazione 197 198 33
Modificare una maschera Fare clic su Formato nella Barra dei meni, e usare la Barra degli strumenti (Strumenti layout maschera) Se l opzione Formato è visibile, fare clic su Crea, poi fare clic sul pulsante Maschera L utilizzo della Barra degli strumenti è simile a quello per Word, Excel, PowerPoint Chiudere una maschera Usando il pulsante Chiudi 199 200 Aprire una maschera Nel panello a sinistra, fare doppio clic sul nome della maschera Cancellare una maschera 1. Nel panello a sinistra, fare clic con il tasto destro del mouse sul nome della maschera da eliminare 2. Poi scegliere Elimina 3. Scegliere Sì nella finestra che appare per cancellare la maschere definitivamente 201 202 Inserire record Una maschera può essere sfruttata non solo per vedere dati ma anche per immettere nuovi record, per modificarli o percancellarli (comein visualizzazione foglio dati) Per inserire un nuovo record: fare clic sul pulsante Nuovo record Inserire record 203 204 34
Inserire/modificare record Dopo aver aggiunto il valore in un certo campo, per portarsi in quello successivo: Premere il tasto Invio Premere Premere il tabulatore Per spostarsi al campo precedente: Premere Premere il tasto Shift con il tasto tabulatore Inserire/modificare record Campo del tipo Testo, Numerico, Data: scrivere direttamente nella casella Campo del tipo Sì/No: la maschera lo presenta come una casella di selezione fare clic per attivarla o disattivarla 205 206 1. Visualizzare il record per cancellare 2. Cliccare sulla barra alla sinistra della maschera 3. Fare clic suelimina nella Barra degli strumenti e si aprirà una finestra di dialogo con la richiesta della conferma della cancellazione 4. Fare clic sul pulsante Sì Cancellare record 207 35