ScheDINO 1 / 22
Sommario Introduzione... 3 Per Iniziare... 4 Utilizzare ScheDINO... 7 Gestione Arrivi... 9 Gestione Partenze... 15 Gestione Anagrafiche... 16 Esportazioni... 19 Contatti... 22 2 / 22
Introduzione Cos'è ScheDINO Schedino un software per la registrazione delle presenze in strutture ricettive nel settore turistico Si rivolge principalmente a Residence, B&B e Campeggi, ma può essere utilizzato da qualsiasi struttura necessiti la registrazione delle presenze ai fini ISTAT e abbia obbligo di notifica presso l'ente locale preposto alla registrazione delle schede alloggiati. Il software permette di mantenere un'anagrafica completa dei clienti, le presenze con date di arrivo e partenza e di gestire l'esportazione automatica di file presenze e statistiche mensili. 3 / 22
Per Iniziare Requisiti di sistema Per installare ed utilizzare al meglio il software ScheDINO si consiglia una configurazione hardware minima con le seguenti caratteristiche: Requisiti minimi di sistema Sistema operativo: Windows XP (Service Pack 3) 32-bit Processore: 1.5 GHz RAM: 2 GB Hard Disk: 100 MB Lettore CD/DVD-Rom Connessione Internet Requisiti di sistema consigliati Sistema operativo: Windows 7 32/64-bit Processore: Dual Core 2GHz RAM: 4 GB Hard Disk: 200 MB Lettore CD/DVD-Rom Connessione Internet Amministrazione del software Per poter utilizzare il software è necessario disporre dei permessi di amministratore del computer. Nel caso di controllo utente abilitato, se all'apertura del programma viene richiesto o segnalato che il programma deve poter disporre di tali permessi, confermare. In caso contrario i dati potrebbero non venire salvati a causa delle limitazioni imposte dal sistema. Installazione del software Per installare il software è sufficiente avviare l'eseguibile SETUP.EXE contenuto nel pacchetto di installazione e seguire le istruzioni a video. Il programma richiede le librerie.net Framework 4, normali aggiornamenti di Windows (per tutte le versioni). Se tali librerie non sono installate, il setup chiederà automaticamente di installarlo al momento. Tali file sono inclusi del programma di installazione e l'utente deve solo confermare il proprio assenso all'installazione. IMPORTANTE: se non si installa il.net Framework 4 non può essere garantito il funzionamento corretto dell'applicazione 4 / 22
Registrazione Per poter utilizzare tutte le funzionalità del software è necessario registrarsi per ottenere il codice di attivazione. Questo al fine di evitare la diffusione di copie non autorizzate. La procedura di attivazione è richiesta solo la prima volta. Dopo l'attivazione non sarà più effettuata nessuna richiesta e il programma si avvierà normalmente aprendo la schermata relativa alla gestione degli arrivi. La schermata di attivazione è la seguente: Per attivare il software: 1. inserire nelle rispettive caselle la Denominazione o Ragione Sociale della società e la Partita IVA. 2. Premere il pulsante Richiedi Codice Attivazione 3. A questo punto si abiliterà la parte inferiore della finestra. Cliccare sul link blu Clicca qui e collegati per ottenere il codice di attivazione 4. Si aprirà il browser predefinito che si collegherà alla pagina web di registrazione del prodotto. Compilare i dati per la fatturazione richiesti 5. Se i dati sono corretti verrà caricata la pagina con il codice di attivazione 6. Copiare il codice di attivazione dalla pagina web e incollarlo nella casella di verifica 7. Premere Verifica codice e attiva ScheDINO 8. Se la procedura è stata eseguita correttamente verrà visualizzato un messaggio di conferma Alla fine della procedura il software verrà chiuso e dovrà essere riavviato. A questo punto il programma è attivato e può essere utilizzato dall'utente. Non sarà più richiesto alcun codice. Riattivazione in caso di richiesta del codice Se per qualche ragione (nuova installazione del software) dovesse essere richiesta l'attivazione, utilizzare nella form di attivazione: L'esatta denominazione usata la prima volta La Partita IVA corretta come la prima volta Il codice di attivazione ricevuto per email Se il personal computer è lo stesso, non serve altro, poiché il software si riattiverà. Se il computer è diverso deve essere richiesta una nuova registrazione. In tal caso contattare il fornitore. Utilizzo versione dimostrativa 5 / 22
Se si desidera unicamente testare le potenzialità del software, è possibile utilizzarlo in versione limitata. In tal caso saranno disabilitate le funzioni fondamentali di esportazione del file presenze per invio telematico e l'esportazione dei file ISTAT per le statistiche. E' invece completamente abilitata e funzionante la registrazione delle anagrafiche, degli arrivi e delle partenze. E' possibile filtrare i dati ed effettuare le stampe messe a disposizione dal software. 6 / 22
Utilizzare ScheDINO Dati esercizio In questa schermata vanno registrati i dati anagrafici relativi all'esercizio. Questi dati servono esclusivamente a precompilare i fogli elettronici Excel relativi alle statistiche con i dati anagrafici dell'esercizio turistico. In caso contrario, tali dati vanno compilati a mano dall'utente direttamente in Excel prima di inviare i file all'ufficio competente. Backup e ripristino archivio Dal menu File -> Backup e ripristino archivio è possibile salvare i dati del programma oppure ripristinare una precedente versione del database. Per salvare una copia di sicurezza dei dati, premere Esegui Backup: verrà richiesto dove salvare il file. Il nome 7 / 22
suggerito per il file sarà automaticamente "Anagrafica XX-XX-XXXX.mdb", dove XX-XX-XXXX è la data corrente in cui si effettua il backup. Per ripristinare una precedente copia dei dati, premere Ripristina Backup: cercare il file che si vuole ripristinare e confermare l'operazione. Indipendentemente dal nome del file, il software rinominerà correttamente il file dati per il programma. Dopo il ripristino di un backup il programma viene chiuso e deve essere riaperto per rendere effettive le modifiche. 8 / 22
Gestione Arrivi Arrivi All'apertura del programma si presenta automaticamente la schermata relativa alla registrazione degli arrivi (Immagine seguente). Nella pagina è possibile visualizzare l'elenco degli arrivi, dove i dati visualizzati per ogni gruppo sono: ID: codice univoco assegnato all'arrivo Data Arrivo: data in cui si registra l'arrivo Data partenza: data di partenza registrata per il gruppo Persone: numero di membri del gruppo registrato Nome e Cognome: nominativo del capogruppo/capofamiglia designato dal gruppo (o eventuale ospite singolo) Presenze gruppo: numero di presenze registrate per il gruppo (numero membri del gruppo moltiplicato per il numero giorni del soggiorno) Gli arrivi sono visualizzati in ordine di data decrescente, dai più recenti ai più vecchi. E' possibile modificare l'ordinamento cliccando con il mouse sui titoli delle colonne che si desiderano ordinare. Un secondo click del mouse causa l'inversione dell'ultimo ordinamento impostato. Filtro Arrivi Nella sezione Filtra arrivi è possibile effettuare una selezione sulla lista degli arrivi, che viene sempre visualizzato nella sua completezza. Filtro per Nazionalità: filtra in base alla nazionalità degli alloggiati Filtro per Nome Responsabile: filtra in base alla stringa di ricerca inserita. Saranno visualizzate corrispondenze sia nel caso di Nome che di Cognome totalmente o parzialmente compatibile con la stringa inserita 9 / 22
Filtro per Data Arrivo e Data Partenza: visualizza solo gli arrivi con date di arrivo e partenza comprese negli intervalli indicati. All'apertura della schermata l'intervallo di data copre tutto il periodo a disposizione, dal 1/1/2012 (data antecedente alla prima versione del software) e la data odierna. I filtri si possono combinare (ad esempio alloggiati di nazionalità ITALIA arrivati entro il giorno desiderato). Per rimuovere i filtri e visualizzare nuovamente la lista completa, cliccare sul pulsante Vedi tutto. Inserimento di un nuovo arrivo Per inserire un nuovo gruppo seguire i seguenti passi: 1. Premere il pulsante Nuovo Arrivo. Questa operazione abiliterà la sezione Dati Arrivo dove inserire tutti i dati. 2. Se il gruppo è nuovo (non sono mai stati registrati i suoi membri) procedere come segue: 1. Premere il pulsante Crea un nuovo gruppo 2. Si aprirà la seguente schermata per l'inserimento guidato: 3. Per iniziare ad inserire il gruppo/famiglia, premere il pulsante Nuovo Capogruppo/Capofamiglia 4. Si aprirà la schermata di inserimento dati anagrafica seguente: 5. Inserire i dati relativi all'alloggiato: Il processo è guidato ed eventuali vincoli sono evidenziati dal programma: 1. Campi obbligatori: vengono evidenziati in giallo. Quando cambiano i vincoli il software automaticamente segnala i campi che divengono obbligatori evidenziandoli ulteriormente in giallo 10 / 22
2. Se quando si salva ci sono dei dati non corretti, il programma blocca l'operazione con un messaggio a video ed i campi non correttamente compilati vengono evidenziati in rosso, come nella schermata di esempio seguente: 3. Se tutti i campi sono correttamente compilati, premere Salva. 4. A questo punto si abiliterà l'inserimento dei membri del gruppo, come si vede nella schermata di esempio seguente: 5. Per inserire i componenti del gruppo premere Nuovo Ospite e compilare la stessa schermata di inserimento vista per il capogruppo 6. Quando sono stati inseriti tutti i membri del gruppo, premere Continua Inserimento. 7. Ora sarà possibile selezionare dalla sezione Dati Arrivo il capogruppo inserito 8. Dopo aver selezionato il capogruppo possono essere selezionati uno ad uno tutti i suoi membri gruppo (verranno visualizzati solo membri del gruppo relativo al capogruppo selezionato), come da immagine seguente 11 / 22
9. Se è necessario aggiungere ulteriori membri al gruppo è sufficiente premere il pulsante + a fianco del primo menu vuoto, per inserire i dati anagrafici di un altro membro. La schermata di inserimento dati è sempre la stessa utilizzata in precedenza 10. Alla fine della procedura premere Salva. 11. Verrà chiesto se stampare la scheda relativa all'arrivo. In caso affermativo si aprirà automaticamente una schermata di anteprima di stampa con la preview della scheda 3. Se si deve inserire un nuovo arrivo di un gruppo già registrato in precedenza la procedura è molto semplice: 1. Non utilizzare il pulsante di creazione nuovo gruppo, ma selezionare direttamente il nome del capogruppo desiderato dall'elenco Capogruppo nella sezione Ospiti 2. Selezionare successivamente i membri del gruppo. 3. Non è obbligatorio inserire tutti i membri registrati per quel gruppo o creare un nuovo gruppo più piccolo. Ad esempio se il nuovo arrivo riguarda solo 5 ospiti di un gruppo di 10 precedentemente registrato, basta selezionare solo i 5 interessati. Con l'arrivo verranno registrate solo le presenze dei membri selezionati 4. Premere salva ed eventualmente stampare la scheda 12 / 22
Altri dati da compilare Come si vede dagli screen, oltre alle anagrafiche ci sono altri dati relativi all'arrivo da compilare. Tali dati sono: Data Arrivo: la data dell'arrivo, automaticamente impostata sulla data corrente Giorni Permanenza: indicare i giorni di permanenza previsti. Massimo valore selezionabile (limite imposto dal sistema di accettazione schede di AlloggiatiWeb) è 30 giorni. Persone: non è necessario compilare manualmente questo campo: il software "conta" da solo il numero di anagrafiche aggiunte per l'arrivo che si sta registrando/modificando, inserendo in tale casella il corretto numero di alloggiati registrati Camere Occupate: inserire il numero di camere occupate dal gruppo registrato. Tale dato va registrato solo per alloggi soggetti a tale statistica, come appartamenti o camere d'albergo. In caso di alloggi non soggetti a tale vincolo, ad esempio piazzole di sosta di campeggi, non è necessario inserire alcun dato o, in alternativa, inserire il valore 0 Alloggio: inserire il nome dell'alloggio. Tale dato serve ad identificare la posizione del gruppo nel complesso residenziale o campeggio, e viene visualizzato al momento della registrazione della partenza da parte del gruppo Note: campo di testo libero in cui inserire dati a piacere, che verranno eventualmente stampati nella scheda relativa al gruppo Ospiti: qui si possono inserire i membri del gruppo registrato. Il gruppo può essere composto da un massimo di 50 persone (49 più il capogruppo) Stampa della scheda Gruppo La scheda dell'arrivo relativo ad ogni gruppo può essere stampata in qualsiasi momento. All'inserimento dell'arrivo viene richiesto se stamparla al momento del salvataggio dei dati. In ogni momento è possibile selezionare un arrivo dall'elenco e utilizzare il tasto Stampa per stampare la scheda. Di seguito un esempio di stampa della scheda: 13 / 22
Cancella un arrivo E' possibile cancellare un arrivo. Tale operazione può essere necessaria, in caso di: pre-registrazione di un arrivo che poi non si verifica (disdetta/mancato arrivo/ritardo) E' stata registrata la partenza del gruppo (operazione non reversibile) in data sbagliata ed è necessario inserire nuovamente l'arrivo per poter indicare una data di partenza corretta Per eliminare un arrivo: 1. Selezionare dall'elenco l'arrivo desiderato 2. Premere il tasto destro del mouse sull'arrivo selezionato 3. Comparirà la seguente richiesta all'utente: 4. 5. Per annullare l'operazione senza fare alcuna modifica ai dati premere Annulla 6. Per eliminare solo il dato relativo all'arrivo correntemente selezionato premere NO. Proseguirà cancellando i dati del solo arrivo 7. Per eliminare anche i dati relativi al gruppo che si è registrato con l'arrivo, premere SI ATTENZIONE: se si sceglie l'opzione SI, tutti i dati anagrafici del gruppo vengono cancellati dal sistema. L'operazione non è reversibile, quindi un eventuale errore di valutazione in questa fase costringerà l'utente a reinserire tutti i dati anagrafici che sono stati cancellati. Effettuare questa operazione con molta cautela ed attenzione. 14 / 22
Gestione Partenze Partenze Al momento della partenza di un gruppo è necessario aprire l'apposita sezione 1. Menu Gestione -> Partenze 2. Si aprirà una schermata come la seguente 3. 4. Per ogni gruppo attualmente presente nella struttura viene visualizzato il nominativo del Capogruppo, la data di arrivo, il numero di componenti del gruppo e l'alloggio (se indicato nella sezione arrivi) 5. Selezionare la data partenza da registrare nel controllo sulla parte sinistra della schermata 6. Selezionare nella parte destra i gruppi che si devono indicare come partiti 7. Premere il pulsante Salva partenze 8. La schermata verrà aggiornata e nell'elenco non saranno più visualizzati i gruppi di cui è stata registrata la partenza SE UNA PARTENZA E' INDICATA CON UNA DATA ERRATA, E' POSSIBILE MODIFICARE LA PRESENZA DALLA SEZIONE ARRIVI. CLICCARE CON IL TASTO DESTRO DEL MOUSE SULLA RIGA DELL ARRIVO DESIDERATO E SELEZIONARE CORREGGI DATA PARTENZA. INDICARE LA DATA CORRETTA E SALVARE. I DATI VERRANNO AGGIORNATI. Le partenze possono essere indicate anche singolarmente, è sufficiente selezionare solo il gruppo di cui si vuole registrare la partenza. 15 / 22
Gestione Anagrafiche Inserimento anagrafiche La sezione anagrafiche permette di avere un riepilogo di tutti gli ospiti registrati, passati e presenti. In questa sezione è possibile effettuare nuovi inserimenti oppure modificare i dati di qualsiasi ospite già registrato. Permette inoltre di eseguire alcune operazioni accessorie, il cui dettaglio è riportato nelle apposite sezioni: Cancellazione, Duplicazione e Ricerca. Cancellazione anagrafiche Per eliminare un'anagrafica è sufficiente: 1. Selezionare il nominativo da eliminare 2. Premere il tasto destro del mouse sopra il nominativo selezionato 3. Scegliere Elimina dal menu che si apre A questo punto possono verificarsi due eventualità Membro di un gruppo o familiare 1. Se il soggetto selezionato non è un capogruppo/capofamiglia, viene chiesta conferma se eliminare definitivamente i suoi dati 2. Se la risposta è affermativa, l'anagrafica selezionata sarà eliminata 3. Se si annulla l'operazione non vi saranno modifiche Capofamiglia o Capogruppo 1. Se il soggetto è un responsabile di gruppo, la sua cancellazione causa la perdita del "riferimento" per tutti i membri del suo gruppo. 2. In tal caso la prima richiesta sarà come la seguente: 3. 4. Se si sceglie di eliminare tutti i membri del gruppo, il software cancellerà tutti i dati anagrafici del capogruppo e di tutti i membri del suo gruppo 5. Se si sceglio NO, viene proposto un promemoria che ricorda la perdita del riferimento, come da immagine 16 / 22
seguente 1. 2. Se si conferma, il capogruppo sarà eliminato e tutti i suoi membri gruppo risulteranno senza capogruppo. Dovranno essere verificati ed eventualmente modificati uno ad uno. 3. Se si sceglie NO l'operazione viene annullata e non viene apportata alcuna modifica a i dati Duplicazione anagrafiche Questa operazione è stata pensata per uno scopo preciso: ricreare lo stesso gruppo con un diverso capogruppo. Questo può essere utile nel caso lo stesso gruppo si ripresenti in diversi momenti con membri diversi e capigruppo/capifamiglia variabili. Duplicando un gruppo, lo su può avere pronto nel caso in cui fra due arrivi dello stesso gruppo ci siano gli stessi componenti escluso il capogruppo precedente. Per duplicare un'anagrafica è sufficiente: 1. Selezionare il nominativo da duplicare come capogruppo 2. Premere il tasto destro del mouse sopra il nominativo selezionato 3. Scegliere Duplica come capogruppo o Duplica come ospite singolo dal menu che si apre 4. A questo punto si chiede conferma con la schermata seguente: 5. Confermando l'operazione, se si è scelto di duplicare un Capogruppo si duplicheranno tutti i membri del gruppo a cui appartiene l'ospite selezionato, e tutti avranno impostato come capogruppo il nominativo selezionato per la duplicazione del gruppo. Nel caso di Ospite Singolo, verrà duplicato il solo nome selezionato 6. Viene quindi visualizzato un promemoria all'utente, poiché i dati relativi ad un capogruppo/ospite singolo sono più stringenti rispetto ai dati richiesti per un membro gruppo, come da schermata seguente ATTENZIONE: i dati del nuovo capogruppo/ospite singolo DEVONO essere completati, poiché in caso di dati incompleti l'esportazione del file presenze per l'invio alla questura rileverà tali mancanze e sospenderà l'esportazione con un messaggio di notifica. 17 / 22
ATTENZIONE: vengono inseriti dei nuovi dati identici agli originali, la copia esatta dei dati anagrafici. I dati originali non vengono toccati e continuano ad essere presenti in tutta la loro completezza Ricerca anagrafiche Per favorire la ricerca e la visualizzazione dei nominativi nell'elenco, è possibile filtrare tali anagrafiche in diversi modi. Nazionalità: visualizza solo le anagrafiche dei clienti della nazionalità scelta. Capogruppo: selezionando il capogruppo, si visualizzeranno solo i membri del suo gruppo. Cerca per Nome: inserire anche solo una parte o le prime lettere di un nome od un cognome, e il programma mostrerà tutti i nominativi corrispondenti. Vedi nominativi presenti ad oggi: mostra solo ed esclusivamente i nominativi degli ospiti che sono presenti in data odierna. Ovvero fanno parte di gruppi registrati in arrivo che non hanno ancora una data di partenza (e risultano quindi attualmente presenti nella struttura). Tutti i filtri possono essere combinati fra loro per avere il risultato desiderato. E anche possibile stampare l elenco visualizzato premendo il pulsante Stampa. Se si vuole tornare all'elenco completo premere il pulsante Vedi tutto. 18 / 22
Esportazioni Tavole riepilogative mensili Il software permette di compilare automaticamente i file ISTAT relativi alle presenze. Questi file sono: Tavola di spoglio A1-A2: presenze giornaliere nella struttura Tavola di spoglio riepilogativa: report mensile relativo alle presenze I file sono in formato Microsoft Excel e necessitano del programma Excel installato per poter essere compilate dal software. In caso contrario la compilazione si interrompe con un messaggio di errore. Entrambi i file sono su base mensile e si esportano selezionando gli stessi parametri: Mese e anno per cui effettuare l'esportazione Intervallo di date all'interno del mese: generalmente si lascia invariato dal primo all'ultimo del mese, tranne che il mese di apertura in cui il primo giorno non coincide col primo del mese, e nel mese di chiusura in cui l'ultimo giorno di apertura della struttura può non essere l'ultimo giorno del mese Premendo il relativo pulsante si esporterà il file desiderato. Le operazioni da eseguire sono: 1. Chiudere tutti i file Excel eventualmente aperti (alla fine della procedura, in caso contrario, altri documenti aperti vengono chiusi automaticamente) 2. Selezionare dove salvare il file 3. Attendere la compilazione 4. Se viene richiesto un ulteriore conferma al salvataggio confermare 5. Attendere il messaggio di operazione completata ATTENZIONE: prima di salvare definitivamente il file compare il messaggio di "Sovrascrivere il file già esistente": questo avviene perché prima di compilare il file, viene creato il file stesso partendo dal modello originale vuoto fornito da ISTAT. Quindi il file viene riaperto e compilato, da cui la richiesta di sovrascrivere il file. I file master originali (vuoti) relativi alle statistiche sono nella cartella di installazione del programma. Tali file non vengono mai modificati e non devono ASSOLUTAMENTE essere modificati o spostati dalla cartella 19 / 22
in cui si trovano. I fila master sono stati predisposti per la sezione di Como, con riferimenti e contatti relativi all'invio presso la sede di Como. Se la provincia/ente di riferimento è diversa, aggiornare manualmente i dati nei fogli excel prima di spedirli. E' possibile anche modificare, in questo caso, i file master in modo da avere sempre i dati di riferimento aggiornati al momento dell'esportazione. Esporta file presenze Per esportare il file di testo per l'invio telematico alla Questura tramite il sito Alloggiati Web, andare nella schermata relativa all'esportazione. 1. Menu Esportazioni -> Esporta Presenze 2. Selezionare la data di esportazione. E' già automaticamente selezionata la data odierna Nella parte destra della schermata sono elencati tutti i capigruppo/capifamiglia dei gruppi registrati alla data selezionata che devono essere esportati. Di seguito la schermata di esportazione presenze: Per agevolare le selezioni è possibile selezionare e deselezionare tutti gli elementi nella lista premendo l'apposito pulsante sopra l'elenco. A questo punto è possibile eseguire due operazioni distinte. Esportazione file presenze Per esportare tutte le presenze selezionate premere Esporta File Presenze. ATTENZIONE: tutti i gruppi che non vengono selezionati per l'esportazione saranno "rinviati" al giorno 20 / 22
successivo: questo significa che la loro data di arrivo viene automaticamente modificata alla data successiva a quella correntemente selezionata per l'esportazione. Verrà chiesto dove salvare il file e il nome del file stesso. Automaticamente viene assegnato al file il nome "Arrivi XX-XX-XXXX.txt" dove XX-XX-XXXX è la data correntemente selezionata. Esportazione aggiuntiva Se è già stata effettuata un'esportazione ma sono stati aggiunti nuovi gruppi, è possibile selezionare ed esportare solo alcuni nominativi selezionati. ATTENZIONE: in questo caso si esportano solo i gruppi selezionati e le date degli arrivi non selezionate rimangono invariate, proprio per permettere di esportare solo i dati desiderati senza influire sugli altri. Ovviamente l'elenco esportazioni sarà sempre completo. Sta all'operatore selezionare fra i nominativi solo quelli eventualmente aggiunti dopo la precedente esportazione. Per comodità i gruppi sono visualizzati in ordine dall'ultimo inserito a quello inserito per primo per quel giorno. In tal modo i primi della lista sono gli ultimi inseriti. 21 / 22
Contatti Contatti Se hai un problema e non riesci a risolverlo. Se il software si blocca con un errore imprevisto. Se hai idee o proposte su come integrare nuove funzionalità o sviluppare il software. Email: info@schedinealloggiati.it Sito Web: http://www.schedinealloggiati.it/ 22 / 22