Il nostro primo audit nel 7 Programma Quadro Area della Ricerca Verdiana Bandini 17 febbraio 2010
L audit: facts & figures Quando: Comunicazione datata 12 novembre 2009 (prot. 20 novembre) con richiesta identificazione contact point entro una settimana da ricezione Svolgimento audit: 18-20 gennaio 2010 Chi: KPMG per conto della Commissione Europea Cosa: 3 progetti 7PQ, ICT, in corso 1 progetto in cui UNIBO è partner 2 progetti in cui UNIBO è parte terza ex clausola speciale 10 2 strutture coinvolte (un dipartimento e un centro)
Prima dell audit (1) Richiesta documentazione Contratto con la Commissione Europea, eventuali emendamenti e corrispondenza con CE; Consortium agreement firmato; [Documentazione relativa alla selezione del/dei nuovo/i Partner]; Regolamento interno: di contabilità, del personale, degli acquisti, delle missioni e sul sistema di controllo interno; Bilanci d esercizio 2006-2007-2008, con dettaglio dei contributi UE a livello di struttura e consolidato;
Prima dell audit (2) Nota esplicativa sulla modalità di calcolo e di rendicontazione dei costi indiretti Non rilevante se Special Transitional Flat Rate; Nota esplicativa relativa alla modalità di rendicontazione dei costi del personale; Subcontratti: documentazione relativa alla selezione del contraente; contratti firmati; accettazione da parte del Financial Officer del subcontratto; dettaglio dei subcontratti rendicontati per singolo Form C e relative fatture. Accettazione della richiesta di pagamento da parte del Financial Officer EU;
Prima dell audit (3) Informazioni sul sistema informativo contabile, sul sistema di rilevazione delle presenze del personale e sulla modalità di calcolo delle ore produttive annuali del personale (Allegato 1); ALLEGATO 1 Description of Accounting System and key internal controls Accounting System Date of implementation Accounting basis Reporting currency Project accounting Time recording System Time recording system Product name Date of implementation Integrated with accounting system Certification by designated officer Insert name of accounting system Insert year of implementation Accrual/cash EUR, other Yes/No Insert name of time recording system Insert product name Insert year of implementation Yes/No Yes/No Productive hours calculation and hourly rate calculation Productive hours calculation 200.. 200.. 200.. 200.. Total days in a year Less: Weekends Subtotal Less: Annual Holidays Less: Statutory Holidays Less: Illness Others Workable days in a year Less: Other activities (describe in detail) Productive days per year Hours per day Productive hours per year
Prima dell audit (4) Dettaglio costi per natura (personale, viaggi, materiale consumabile etc.) e per attività (RTD, Demonstration, Training, Management of Consortium, Other Activities) quadrati con il Form C; Periodic Management Report con indicazione del tasso di conversione ore/uomo in persone/mese; Stampa del mastrino contabile del progetto e relativo estratto conto bancario con evidenza delle entrate (dall UE o dal Coordinatore) e delle spese rendicontate nel Form C;
Prima dell audit (5) Estratto della contabilità relativo agli interessi eventualmente maturati sul c/c bancario/postale dedicato al progetto; Elenco del personale rendicontato nel progetto con relativi: timesheet, modalità di calcolo del costo orario, contratto, busta paga.
Svolgimento dell audit (1) Primo incontro Referenti scientifici: illustrazione dei progetti Referenti amministrativi e ufficio project management: quadro regolamentare e organizzazione Verifica dei documenti (originali), in particolare costo del lavoro Incontro finale: presentazione preliminare dei risultati
Svolgimento dell audit (2) Principali osservazioni: Metodo di calcolo del costo del personale Chiarimenti su attinenza dei costi rispetto alle attività di progetto Cambio utilizzato per rimborsi missione in paesi noneuro Personale coinvolto (es. missioni) ma non pagato sul progetto
Svolgimento dell audit (3) Ulteriore documentazione richiesta: Reversali di incasso del pre-financing e relativa estrazione dal sistema contabile Delibera di attivazione del centro di ricerca Convenzione tra centro di ricerca UNIBO (parte terza) e consorzio (beneficiario) Audit report dei precedenti audit svolti (6PQ)
Risultati preliminari Generale Il sistema di gestione e rendicontazione dei singoli progetti e generale è conforme alle regole europee (rilevata come elemento positivo la presenza di un ufficio centrale) Personale Sistema di timesheet corretto Piccoli scostamenti (n. ore, costo) non dovuti a errori di sistema Altri costi Costo di una cena, non rendicontato, eventualmente inseribile come adjustment
Feedback Un draft audit report verrà prodotto entro circa 3 mesi dalla data di svolgimento dell audit UNIBO avrà 30 giorni per integrarlo con eventuali osservazioni/obiezioni L auditor ci ha richiesto in questi giorni ulteriori chiarimenti in merito alle 1512 ore.
Grazie! verdiana.bandini@unibo.it