INDICE 1. Metodologia della ricerca 1.1 Ricerca qualitativa 1.2 Ricerca quantitativa 2. E-mail-dipendenza nel Ventunesimo Secolo? 2.1 E-mail: ne siamo dipendenti? 2.2 Gufi o allodole? L e-mail dipendenza prolunga la giornata lavorativa? 2.3 Quanto tempo dedichiamo all e-mail? 3. Dipendente, fobico, sopraffatto o disciplinato? 3.1 Come ti descriveresti in base al tuo rapporto con l e-mail? 3.2 Comportamento delle diverse personalità legate all uso dell e-mail 4. L impatto dell e-mail mobile 4.1 Gli utenti dell e-mail mobile 4.2 Reazioni all accesso all e-mail 24 ore su 24, 7 giorni su 7 5. L impatto sul business 5.1 Il volume delle e-mail aziendali 5.2 Limitazioni all email aziendale 5.3 Impatto delle limitazioni all uso dell email aziendale 5.4 Limitazioni variabili? 6. Confusione in merito alla conformità 6.1 Direttive aziendali premere il tasto cancella? 6.2 Archiviare in maniera sicura? 6.3 Procedure di back-up Pag. 2 Pag. 3 Pag. 9 Pag. 12 Pag. Pag. 1
1. Metodologia della ricerca 1.1 Ricerca qualitativa Il presente rapporto è stato commissionato da Symantec Corporation e contiene una sintesi della ricerca qualitativa e quantitativa condotta su due tipologie di intervistati: dipendenti a vari livelli di servizio e responsabili IT incaricati del sistema di e-mail della loro azienda. Entrambi i membri dei singoli gruppi sono stati selezionati tra aziende di grandi dimensioni in 17 paesi dell Europa, del Medio Oriente e dell Africa. L obiettivo della ricerca qualitativa è stato quello di capire alcuni degli aspetti più complessi associati all uso dell e-mail nelle grandi aziende. Questi aspetti sono stati successivamente quantificati raccogliendo un campione più ampio dello stesso universo. Il rapporto riunisce e divulga i risultati di questi studi. 1.2 Ricerca quantitativa Sono state effettuate 1.700 interviste a dipendenti in generale e responsabili IT incaricati del sistema di e-mail della loro azienda. Tutte le imprese selezionate contano 0 o più dipendenti. Il campione risultante è comprensivo di vari settori industriali. Prima delle interviste, tutti gli intervistati hanno confermato la dimensione dell azienda, il fatto di usare l e-mail per lavorare e la loro carica. Analogamente tutti i responsabili IT hanno confermato la dimensione dell azienda e il fatto di essere i responsabili del sistema di e-mail della stessa. Le interviste sono state effettuate da Dynamic Markets Limited tra il 13 e il 27 giugno 05. Prima e durante le interviste, gli intervistati non erano informati che la ricerca fosse stata commissionata da Symantec. Paesi rappresentati nella ricerca UAE Regno Unito Svizzera Svezia Spagna Sud Africa Russia Polonia Norvegia Italia Israele Germania Francia Finlandia Danimarca Benelux Austria 51 51 51 49 49 49 0 30 40 60 70 80 90 0 Numero dei rispondenti per paese Impiegati IT manager 2
2. E-mail-dipendenza nel Ventunesimo Secolo? 2.1 E-mail: ne siamo dipendenti? Il 75% del personale delle grandi aziende in Europa, Russia, Sudafrica e Medio Oriente afferma che l uso dell e-mail crea dipendenza. E-mail dipendenza 30 25 17 22 24 15 5 0 1 Completamente Significativamente Moderatamente Leggeremente No Non so Variazione geografica UAE 22 32 8 Regno Unito 6 8 34 30 22 Svizzera 12 26 28 22 2 Svezia 38 26 16 8 12 Spagna 4 16 26 34 Sud Africa 12 12 26 32 Russia 22 48 Polonia 8 12 40 4 Norvegia 8 44 2 Italia 42 30 0 16 8 4 Israele 24 22 4 Germania 2 4 8 8 72 6 Francia 64 12 12 0 12 12 Finlandia 24 22 24 Danimarca 26 26 Benelux 14 26 22 Austria 14 14 36 16 2 % rispondenti Completamente Significativamente Moderatamente Leggeremente No Non so 3
Tutto il personale tende inoltre a utilizzare l e-mail per le attività lavorative quotidiane e per reperire informazioni. I 5 usi principali sono: 1. Reperire documenti ricevuti per e-mail (74%) 2. Verificare i dati degli appuntamenti fissati (66%) 3. Reperire documenti inviati per e-mail ad altri (63%) 4. Reperire contatti (62%) 5. Comunicazioni personali (60%) L e-mail viene chiaramente utilizzata come resoconto formale. Il 58% del personale la usa per reperire i verbali delle riunioni soprattutto i senior manager per il 65%, contro il 56% dei quadri e il 53% dei junior manager e del personale amministrativo. Inoltre, il 56% utilizza l e-mail per reperire accordi firmati con clienti e fornitori. In particolare senior manager per il 60%, contro il 59% dei quadri e il 49% dei junior manager e del personale amministrativo. Il 32% usa l e-mail per verificare chi ha detto che cosa in una corrispondenza e anche in questo caso soprattutto i senior manager per il 36%, contro il 28% dei junior manager e del personale amministrativo. Inoltre, il % ricorre all e-mail per rivedere gli archivi delle conversazioni telefoniche. In particolare i senior manager per il 25% contro il % dei junior manager e del personale amministrativo e il 17% dei quadri. Per contro, il 46% del personale usa l e-mail per delegare mansioni, mentre il 33% la usa per aggiornare e controllare i propri promemoria. Sembra che in generale i senior manager ricorrano all e-mail per un maggior numero di questi scopi quotidiani, rispetto ai junior manager e al personale amministrativo. 2.2 Gufi o allodole? L e-mail dipendenza prolunga la giornata lavorativa? Questa dipendenza dall e-mail sembra prolungare la giornata lavorativa, e non solo per i dipendenti ai livelli più elevati. In effetti, in genere, in una normale giornata lavorativa, il 54% di tutto il personale che usa l e-mail per lavorare la controlla prima delle 9 del mattino, in media alle 8.35, ma alcuni lo fanno già alle 6. Il % dei dipendenti (1 su ) effettuano il primo controllo dell e-mail alle 7.30 del mattino o anche prima, mentre solo il 38% la controlla alle 9 o più tardi. Stranamente, i dipendenti di livello inferiore tendono a controllare la posta al mattino prima dei colleghi di livello superiore. In dettaglio, in una normale giornata lavorativa, una percentuale maggiore di junior manager e dipendenti amministrativi, pari al 60%, controllano la posta prima delle 9 del mattino, contro il 51% dei senior manager. Ma una percentuale analoga di dipendenti a diversi livelli (9-11%) controllano la posta prima delle 7.30. Per contro, una percentuale maggiore di senior manager, pari al 42%, controllano la posta alle 9 o più tardi, contro il 30% dei junior manager e del personale amministrativo. 4
Austria Benelux Danimarca Finlandia Francia Germania Israele Italia Norvegia Polonia Russia Sud Africa Spagna Svezia Svizzera Regno Unito UAE Media dell'ora in cui si controlla per la prima volta l'e-mail 8. AM 8. AM 8. AM 8.30 AM 8.55 AM 8.40 AM 8.30 AM 8.40 AM 8. AM 8.15 AM 8.45 AM 8.15 AM 9.05 AM 8.05 AM 8.15 AM 9. AM 8.55 AM Ma a fine giornata, in media, i dipendenti controllano la posta al più tardi alle 17, anche se alcuni lo fanno anche a mezzanotte. L 11% (più di 1 su ) effettuano regolarmente l ultimo controllo della giornata sulla posta dopo le. Sembra che i senior manager, pur controllando la posta un po più tardi al mattino rispetto ai junior manager, compensino questo ritardo alla sera, infatti una percentuale maggiore di senior manager, pari al 40%, effettuano l ultimo controllo della posta del giorno dopo le 17, contro il 29% dei junior manager e del personale amministrativo. Analogamente, una percentuale maggiore di senior manager, pari al 14%, effettuano l ultimo controllo della giornata sulla posta alle o più tardi, contro l 8% dei junior manager e del personale amministrativo. 5
Austria Benelux Danimarca Finlandia Francia Germania Israele Italia Norvegia Polonia Russia Sud Africa Spagna Svezia Svizzera Regno Unito UAE Media dell'ora in cui si controlla per l'ultima volta l'e-mail 5. PM 5.15 PM 5.05 PM 5.00 PM 5.30 PM 4.35 PM 4. PM 5. PM 4.35 PM 4.35 PM 5.55 PM 4.35 PM 6. PM 4.30 PM 4.35 PM 4.30 PM 5.30 PM 2.3 Quanto tempo dedichiamo all e-mail? In una normale giornata lavorativa, i dipendenti dedicano in media 2 ore al giorno all e-mail. Il 52% vi dedica 2 o più ore al giorno, mentre il 15% vi dedicano 4 o più ore - pari a più di metà di una normale giornata lavorativa di 7 ore - ogni giorno della settimana. Ancora una volta, stranamente, junior manager e personale amministrativo dedicano in media più tempo all e-mail (2,2 ore al giorno) rispetto ai senior manager (1,9 ore al giorno). In dettaglio, in una normale giornata lavorativa, junior manager e personale amministrativo, pari al 19%, dedicano in totale 4 ore o più all e-mail, 14% dei quadri e il 12% dei senior manager. 6
Media delle ore trascorse al giorno per la gestione delle e-mail Austria 1,8 Benelux 1,8 Danimarca 2,8 Finlandia 2,1 Francia 1,5 Germania 2,2 Israele 1,9 Italia 2 Norvegia 2,4 Polonia 2,6 Russia 1,1 Sud Africa 2 Spagna 2,9 Svezia 1,7 Svizzera 2 Regno Unito 2,2 UAE 1,6 Questo tempo viene impiegato ricevendo in media 38 messaggi al giorno per dipendente, che per alcuni arrivano anche a 4. Il resto del tempo è dedicato all invio di e-mail; il dipendente medio invia 25 e- mail al giorno, ma alcuni arrivano anche a 3. Sembra anche che in genere i dipendenti ricevano più e-mail di quante ne spediscano (55%). Ma i dipendenti sembrano essere in grado di gestire la corrispondenza personale per e-mail sul lavoro; il 75% inviano infatti la stessa quantità di e-mail personali che ricevono. Curiosamente, la percentuale media di e-mail personali inviate è maggiore per i senior manager (%) che non per i quadri (7%) e junior manager e il personale amministrativo (5%). Tuttavia se, come emerge dalla ricerca, i senior manager dedicano meno tempo dei loro colleghi di livello inferiore all e-mail, a quanto pare sono più efficienti/concisi nell uso, in quanto inviano e ricevono più messaggi dei colleghi di livello inferiore. 7
Media di e-mail ricevute al giorno Media di e-mail inviate al giorno Austria 35 23 Benelux 43 27 Danimarca 32 26 Finlandia 34 22 Francia 35 23 Germania 48 41 Israele 42 24 Italia 32 24 Norvegia 36 23 Polonia 34 24 Russia 31 14 Sud Africa 39 29 Spagna 26 Svezia 39 24 Svizzera 44 27 Regno Unito 36 24 UAE 60 36 8
3. Dipendente, fobico, sopraffatto o disciplinato? 3.1 Come ti descriveresti in base al tuo rapporto con l e-mail? Agli intervistati è stato chiesto di caratterizzarsi in base a 4 diverse personalità legate all uso dell email. Dai risultati sono emersi 4 principali gruppi: disciplinati dipendenti fobici sopraffatti La maggior parte del personale risultata essere disciplinato rispetto all utilizzo dell e-mail sul lavoro; il 49% si descrive rilassato rispetto all e-mail, ma molto rigido rispetto a quando e dove usarla, limitandola esclusivamente all orario e al luogo di lavoro Il 21% si può invece definire dipendente. Sono persone che controllano continuamente e in maniera compulsiva la posta e si abbandonano al panico se non riescono ad accedervi. La terza personalità più diffusa è quella dei fobici (%), tecnofobi confessi che evitano di usare l e-mail appena possibile e utilizzano solo le funzioni più basilari, preferendo di gran lunga la comunicazione verbale. Una minoranza (6%) dei dipendenti possono infine essere definiti sopraffatti; sono coloro che dichiarano di essere bombardati dai messaggi di e-mail e di faticare a farvi fronte; i messaggi non vengono letti e loro sono terrorizzati all idea di connettersi. 9
3.2 Comportamento delle diverse personalità legate all uso dell e-mail E-mail Culture in 05 Parlando di e-mail-dipendenza, una percentuale maggiore dei dipendenti (88%) e dei sopraffatti (87%) considera l e-mail capace di creare dipendenza, contro il 63% dei fobici. A sostegno di ciò, i dipendenti e i sopraffatti ricorrono all e-mail per un maggior numero di attività lavorative, mansioni e informazioni quotidiane rispetto ai fobici. Forse non sorprende come una percentuale maggiore di dipendenti, il 67%, effettuino il primo controllo della posta della giornata prima delle 9 del mattino, contro il 53% dei disciplinati, il 51% dei sopraffatti e il 54% dei fobici. E una percentuale maggiore di disciplinati, il 39%, controllano la posta per la prima volta alle 9 del mattino o più tardi, contro il 27% dei dipendenti. Per quanto riguarda l ultimo controllo della posta, i sopraffatti che effettuano l ultimo controllo della giornata sulla posta alle o più tardi (%) sono il doppio rispetto ai disciplinati (%) e ai fobici (7%). E una percentuale maggiore di dipendenti, il 2%, effettuano l ultimo controllo a mezzanotte, contro zero dei disciplinati. In una normale giornata lavorativa, i dipendenti compresi nel campione dedicano più tempo all e-mail (2,6 ore al giorno in media) rispetto ai disciplinati (1,8 ore) e ai fobici (1,6 ore). Media delle ore dedicate all'e- mail al giorno Dipendenti 2,6 Disciplinati 1,8 Sopraffatti 2,1 Fobici 1,6 Inoltre, durante una normale giornata lavorativa, una percentuale maggiore di dipendenti, il 25%, dedica 4 o più ore all e-mail, contro il 13% dei disciplinati e il 7% dei fobici. Per contro, in una normale giornata lavorativa, una percentuale maggiore di fobici, il 7%, dedicano meno di mezz ora all e-mail, contro lo zero dei sopraffatti. Ma per quanto riguarda il volume di messaggi ricevuti, i dipendenti e i sopraffatti ricevono in media un maggior numero di e-mail al giorno rispetto ai disciplinati e ai fobici. I sopraffatti ne ricevono più di tutti. Media % di e-mail ricevute al giorno Media % di e-mail inviate al giorno Dipendenti 43 30 Disciplinati 36 22 Sopraffatti 51 26 Fobici 30 24 In effetti, una percentuale maggiore di dipendenti, il 36%, e di sopraffatti, il 42%, ricevono più di messaggi al giorno, contro il 22% dei disciplinati e il % dei fobici.
Analogamente, i dipendenti inviano in media un maggior numero di e-mail al giorno rispetto ai disciplinati: una percentuale maggiore di dipendenti (6%) inviano infatti più di 0 e-mail al giorno, contro il solo 2% dei disciplinati. Com è prevedibile, una percentuale maggiore di utenti sopraffatti, il 71%, inviano meno e-mail di quante ne ricevano, contro il 56% dei dipendenti e il 54% dei fobici. Altrettanto prevedibile è il fatto che una percentuale maggiore di dipendenti, il 13%, inviano più di quanto ricevano, contro il 2% dei sopraffatti. Ma in parte questa pressione è autoinflitta, in quanto una percentuale maggiore dei disciplinati compresi nel campione, il 44%, afferma di non inviare e-mail personali e non legate al lavoro durante una normale giornata lavorativa, contro il 35% dei dipendenti e il 27% dei sopraffatti. Media % delle e-mail personali ricevute al giorno Media % delle e-mail personali inviate al giorno Dipendenti 9,4 6,7 Disciplinati 8,2 7,5 Sopraffatti 8,9 7,9 Fobici 7,5 8,4 In merito all uso dell e-mail mobile, lo studio evidenzia che il 37% dei dipendenti ne fa uso, contro il 28% dei disciplinati e il % dei fobici. Inoltre è interessante notare come, mentre un maggior numero di dipendenti hanno un laptop rispetto alle altre tipologie di gruppi, un maggior numero di sopraffatti (9%) abbiano un dispositivo BlackBerry o similare, che usano per controllare l e-mail dell ufficio. 11
4. L impatto dell e-mail mobile 4.1 Gli utenti dell e-mail mobile E-mail Culture in 05 Il 31% dei dipendenti sono utenti dell e-mail mobile e hanno un telefono cellulare che usano per controllare l e-mail fuori ufficio. L apparecchio più usato per controllare l e-mail fuori ufficio laptop (26%) % usano il telefono cellulare 2% hanno un dispositivo portatile BlackBerry o similare. Per contro, il 69% dei dipendenti non hanno alcun mezzo per controllare la posta fuori ufficio. In quanti usano l'email mobile in azienda? 31% Sì No 69% Gli utenti dell e-mail mobile sono soprattutto dipendenti ad alto livello: quadri (34%) e senior manager (36%) dispongono di un telefono cellulare, junior manager e personale amministrativo (21%) In effetti solo i quadri (2%) e i senior manager (3%) hanno un dispositivo BlackBerry o equivalente. Quanto alle personalità legate all uso dell e-mail mobile si contano numerosi dipendenti: dipendenti (37%) dipendenti (28%) fobici (%) E interessante notare come, mentre un maggior numero di dipendenti hanno un laptop rispetto alle altre personalità, un maggior numero di sopraffatti (9%) abbiano un dispositivo BlackBerry o similare, che usano per controllare l e-mail dell ufficio. 12
Le personalità degli utilizzatori di email mobile Fobici Dipendenti 37 Disciplinati 28 4.2 Reazioni all accesso all e-mail 24 ore su 24, 7 giorni su 7 Secondo lo studio sembra che l e-mail mobile sia generalmente apprezzata e faccia ormai parte della vita quotidiana. Questa osservazione è confermata dal fatto che solo il 27% degli utenti dell e-mail mobile affermano che questo strumento ha un impatto negativo sull equilibrio della loro vita lavorativa e non vi è alcuna differenza in base al livello di servizio e a come il personale si pone rispetto alla questione. L'uso dell'e-mail mobile ha un impatto negativo sulla tua vita lavorativa? 2% 27% Sì No Non so 71% 13
Variazione geografica UAE 28 72 Regno Unito 5 95 Svizzera Svezia Spagna Sud Africa Russia 40 38 46 29 60 63 55 71 Polonia 22 78 Norvegia 33 67 Italia 33 58 8 Israele 44 44 11 Germania 93 7 Francia 0 Finlandia 82 Danimarca 90 Benelux 33 60 7 Austria 30 70 0% % 40% 60% 80% 0% Sì No Non so Analogamente, solo il 27% degli utenti dell e-mail mobile affermano che la possibilità di controllare la posta al di fuori dell orario di lavoro aumenta lo stress legato al lavoro e quasi altrettanti (23%) affermano che lo riduce. 14
L'uso dell'e-mail mobile che impatto ha sul tuo livello di stress lavorativo? 23% 2% 27% Aumenta lo stress Non ha effetto Diminuisce il livello di stress 48% Non so Variazione geografica UAE 28 28 44 Regno Unito 5 42 53 Svizzera 40 4 56 Svezia 13 38 Spagna 38 38 25 Sud Africa 45 27 27 Russia 29 71 Polonia 22 11 67 Norvegia 33 11 67 Italia 33 17 42 8 Israele 44 11 33 11 Germania Francia 7 0 87 Finlandia 14 61 25 Danimarca 33 57 Benelux 33 33 13 Austria 30 0% % 40% 60% 80% 0% Aumenta lo stress Diminuisce lo stress Non ha effetti Non so 15
Il 75% degli utenti dell e-mail mobile ritiene infatti che spetti a loro tenere sotto controllo l uso dell email, affinché non comprometta troppo l equilibrio della loro vita lavorativa. Per contro, i quadri che ritengono che questa responsabilità spetti al loro datore di lavoro sono il triplo (14%) rispetto ai senior manager (5%). Quasi la metà degli utenti dell e-mail mobile (43%) ritengono che poter accedere all e-mail dell ufficio 24 ore su 24, 7 giorni su 7 li aiuti ad essere più efficienti. Una percentuale significativa (28%) afferma che fa parte della cultura lavorativa moderna, e il 26% concorda che si tratta di un male necessario della vita aziendale. Solo una minoranza è negativa rispetto all e-mail mobile: il % non gradisce l accesso 24 ore su 24 7 giorni su 7 (in particolare i senior manager) e il 9% pensa di esservi costretto dal senior management. Un ulteriore dimostrazione di quanto l e-mail faccia ormai parte della vita professionale dei dipendenti, come anche della loro vita lavorativa, deriva dal fatto che il 65% degli utenti dell e-mail mobile usano il proprio telefono cellulare per attività lavorative in presenza dei loro partner e/o amici intimi e familiari, in particolare i senior manager (69%), contro il 53% dei junior manager e del personale amministrativo. Inoltre, il 38% afferma che queste persone non sono affatto disturbate dall uso dell e-mail fuori orario e ne capiscono la necessità. Solo il 25% affermano che i loro partner, amici e familiari sono negativi rispetto a questo uso dell email dell ufficio: il 17% affermano che non lo gradiscono ma lo accettano l 8% affermano che obiettano e si lamentano apertamente il 5% affermano che questo uso è continuamente oggetto di discordia il 5% affermano che l uso dell e-mail mobile provoca litigi In effetti è quasi sorprendente che il risentimento da parte di partner, amici e familiari non sia più diffuso se si esaminano le situazioni in cui l e-mail dell ufficio viene controllata: il 40% - in vacanza soprattutto i senior manager (46%) il 38% - durante le assenze per malattia il 34% - appena si svegliano al mattino 30% - come ultima cosa prima di andare a dormire la sera, soprattutto i dipendenti (47%) 11% - durante le occasioni sociali 7% - fuori a pranzo o a cena con il partner 5% - alla festa di compleanno dei figli soprattutto i senior manager (9%) Il 72% degli utenti dell e-mail mobile affermano di avere controllato l e-mail dell ufficio in queste situazioni non lavorative; solo il 27% non lo hanno mai fatto. Ma questo controllo antisociale dell e-mail viene effettuato più spesso dai quadri (79%) che non dai junior manager e dal personale amministrativo (61%). 16
La ricerca evidenzia che i dipendenti che usano l e-mail mobile vi ricorrono soprattutto per le attività lavorative quotidiane e per reperire informazioni, il che indica che l e-mail mobile in un certo senso migliora queste attività. Inoltre, i dipendenti che usano l e-mail mobile vi dedicano più tempo e un maggior numero di loro pensano che provoca dipendenza. E interessante notare come il 17% delle imprese forniscano direttive e/o limitazioni agli utenti in merito al tempo che devono dedicare ogni giorno all uso dell e-mail. 17
5. L impatto sul business 5.1 Il volume delle e-mail aziendali E-mail Culture in 05 Il 91% dei responsabili IT afferma che il volume di e-mail che entrano ed escono dalla loro azienda è aumentato in media del 47% negli ultimi 12 mesi. Tuttavia, per alcune grandi aziende con 0 o più dipendenti, questo valore raggiunge o supera addirittura il 0%. L 8% delle imprese ha osservato un aumento superiore al 0% del volume di e-mail in entrata e in uscita, e il % ha registrato un aumento pari a più del %. Inoltre lo studio ha evidenziato che spesso quando un dipendente lascia l azienda, solo l 11% delle aziende cancella le sue e-mail presenti in archivio o nel sistema di back-up, contribuendo così ad un peggioramento del carico di e-mail archiviate. 5.2 Limitazioni all email aziendale Il 51% delle aziende pongono limitazioni all uso dell e-mail in termini di quota, presumibilmente nel tentativo di gestire il volume crescente di messaggi. I responsabili IT affermano che le loro aziende pongono limitazioni alla dimensione delle caselle della posta in entrata degli utenti (46%) e/o alla dimensione dei file che gli utenti possono inviare e ricevere (31%). Analogamente, i dipendenti affermano che vengono poste limitazioni alla dimensione delle loro caselle della posta in arrivo (38%) e/o alla dimensione dei file che possono inviare e ricevere (25%). % di limitazioni quota e-mail di ogni tipo Austria 42 Benelux 54 Danimarca Finlandia 46 Francia 44 Germania 14 Israele 44 Italia 52 Norvegia 64 Polonia 32 Russia 62 Sud Africa 42 Spagna 60 Svezia 70 Svizzera Regno Unito 72 UAE 32
5.3 Impatto delle limitazioni all uso dell email aziendale E-mail Culture in 05 In totale, il 32% dei dipendenti soggetti a limitazioni all uso dell e-mail affermano che queste hanno su di loro un impatto negativo: le limitazioni tolgono flessibilità al lavoro (15%) le limitazioni rallentano la produttività personale (12%), in particolare per i sopraffatti (24%) le limitazioni aumentano il livello di stress (11%), in particolare per i quadri (15%) e i sopraffatti (29%) le limitazioni creano frustrazione (7%) Inoltre, sono soprattutto i disciplinati (70%) che affermano che le limitazioni a loro imposte non hanno alcun effetto, contro il 47% dei sopraffatti. 5.4 Limitazioni variabili? Non sembra esserci nessuna differenza tra i dipendenti a vari livelli e la percentuale di coloro che sono soggetti a limitazioni. Eppure, tra coloro che sono soggetti a limitazioni, il 49% pensano che tali limitazioni dovrebbero essere diverse per i diversi gruppi di dipendenti, e i dipendenti ai diversi livelli sono d accordo su questo aspetto. Diverse limitazioni all'uso dell'e-mail in base al ruolo aziendale 33% 49% Sì No Non so % Infatti, il 55% dei responsabili IT nelle aziende che pongono limitazioni all e-mail affermano che queste sono applicate in misura uguale a tutto il personale. Di contro sono meno numerosi (44%) quelli che affermano che le limitazioni sono minori per i senior manager e per alcuni altri gruppi. 19
6. Confusione in merito alla conformità 6.1 Direttive aziendali premere il tasto cancella? Nonostante la conformità sia un argomento relativamente caldo, solo il 23% dei responsabili IT afferma che le loro aziende forniscono direttive o limitazioni agli utenti in merito a quali e-mail conservare e quali cancellare. Analogamente, il 30% dei dipendenti sono d accordo e non c è nessuna differenza tra le risposte dei dipendenti a livelli diversi di servizio. Inoltre, il 49% dei responsabili IT afferma che nessuno dice loro quali e-mail conservare e quali cancellare. Solo il 28% dei responsabili IT afferma di dover archiviare alcune e-mail per molto tempo, mentre il 19% devono conservare tutte le e-mail per un certo periodo di tempo. E anche allarmante scoprire che il 78% dei dipendenti afferma di decidere personalmente quali e-mail conservare e quali cancellare, mentre un altro % pensa che la decisione spetti all ufficio IT; anche in questo caso, non ci sono divergenze di opinione sull argomento in base al livello di servizio. Chi decide quali e-mail conservare o cancellare 78 % dipendenti 80 70 60 40 30 0 1 1 Utenti IT Nessuno Non so Inoltre, solo il 29% dei responsabili IT conserva espressamente le e-mail dei dipendenti fantasma in archivio, il che significa che il 71% non lo fa. 6.2 Archiviare in maniera sicura? Quando si tratta di archiviare in maniera sicura, le opinioni sono molteplici: il % dei dipendenti ritiene che sia compito loro, mentre il 47% pensa che spetti all ufficio IT.
Chi è resposnabile dell'archiviazione sicura delle e- mail? % dipendenti 40 30 0 47 1 1 Utenti IT Nessuno Non so E mentre una percentuale maggiore di quadri (57%) pensa che sia compito loro, contro il 48% dei junior manager e del personale amministrativo e il 43% dei senior manager, una percentuale maggiore di senior manager (52%) pensa che sia compito dell ufficio IT, contro il 40% dei quadri. Infatti, il 64% dei dipendenti ritengono che l ufficio IT della loro azienda conservi una copia di back up di tutte le e-mail che inviano e ricevono dai computer e dai telefoni cellulari dell ufficio a loro disposizione, e non ci sono differenze in base al livello di servizio. Chi si occupa del salvataggio delle e-mail? % 16% 64% Sì - IT se ne occupa No - IT non se ne occupa Non so 6.3 Procedure di back-up Probabilmente la maggior parte dei responsabili IT concordano con i dipendenti nell affermare che archiviano in maniera sicura le e-mail dei dipendenti. Tuttavia, da questo studio emergono varie scappatoie nell approccio delle imprese all archiviazione sicura. Infatti, mentre l 89% dei responsabili IT effettuano un back-up delle e-mail durante la notte o ogni 24 ore, solo il 4% effettuano il back-up a vari intervalli durante il giorno, che vanno da due sole volte al giorno a ogni minuto, con una frequenza media di 4 volte al giorno. 21
Tuttavia, solo il 6% effettua il back-up e archivia le e-mail non appena entrano nel server e-mail e prima che raggiungano le caselle della posta in entrata degli utenti, il che significa che il 94% non lo fa. Il risultato è che, se un e-mail raggiunge la casella della posta in arrivo di un utente dopo che è stato effettuato il back-up e viene cancellata dal dipendente prima del back-up successivo, il risultato è che tale e-mail non viene archiviata in maniera sicura dall azienda. Inoltre, il 69% delle imprese esclude dal back-up automatico alcune postazioni per e-mail e allegati; le e-mail e gli allegati di queste postazioni sono esclusi del tutto dal back-up oppure il back-up viene affidato agli utenti; solo il 31% effettua automaticamente il back-up di tutte le postazioni. Back up automatico delle postazioni 31% 69% Sì, viene effettutao il back up automatico su tutte le postazioni Alcuni utenti fanno il back up automatico delle loro postazioni, o l'it manager non è certo Ogni e-mail che si trova sul laptop o sul cellulare di un dipendente ha un destino peggiore, infatti solo il 42% delle imprese effettuano automaticamente il back-up di tutte le cartelle dell e-mail personale dei dipendenti contenute nei laptop e nei cellulari, e il 45% lascia talvolta il compito agli utenti; il 3% non lo sa e un altro % afferma che queste vengono del tutto escluse dal back-up. Analogamente, solo il 44% effettua automaticamente il back-up di ogni e-mail e allegato salvato sull hard disk del laptop o del cellulare dei dipendenti, e il 40% lascia talvolta questo compito all utente; il 4% non lo sa e un altro 12% afferma che questi vengono del tutto esclusi dal back-up. Ne consegue che questo studio dimostra che l 80% dei dipendenti ignorano o sbagliano se pensano che la loro azienda abbia una copia sicura di tutte le e-mail cancellate dai loro computer in ufficio. Inoltre, è abbastanza preoccupante rilevare come il 78% degli utenti dell e-mail mobile ammetta che spesso i dati contenuti nei propri dispositivi mobile hanno un valore finanziario in termini di proprietà intellettuale o di dati commerciali sensibili, il quale valore è in media di poco superiore al mezzo milione di sterline (551,598 sterline), ma può arrivare anche a 5 milioni di sterline. Tuttavia è interessante scoprire che il 52% degli utenti dell e-mail mobile non ha alcuna idea del valore di tali informazioni contenute nel loro telefono cellulare, il che induce a pensare che non attribuiscano molta importanza a questo aspetto. 22