Progetto TelePAT Attività di monitoraggio marzo A cura del gruppo di lavoro TelePAT

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1 Progetto TelePAT Attività di monitoraggio marzo 2014 A cura del gruppo di lavoro TelePAT

2 L articolazione del sistema di monitoraggio Focalizzare i punti di forza e le aree di miglioramento Verificare lo stato di avanzamento e l andamento della sperimentazione Registrare la soddisfazione dei beneficiari e i risultati dei servizi coinvolti e dell ente pubblico Strumenti utilizzati STRUMENTI UTILIZZATI: Informazioni ricavabili dalle banche dati interne Indicatori di performance (KPI) Questionari e focus group

3 Analisi dei questionari e dei focus 1. Questionari a telelavoratori e telelavoratrici 2. Questionari ai responsabili (dirigenti e direttori) delle strutture in cui sono presenti telelavoratori In entrambi i casi sono stati compilati on line in maniera anonima 3. Focus group hanno coinvolto un campione significativo di quanti e quante stanno sperimentando il telelavoro

4 1. Questionari ai dipendenti in telelavoro In questa fase di sperimentazione sono stati somministrati dei questionari ai telelavoratori e telelavoratrici con almeno 6 mesi di attività in telelavoro Sono stati interpellati 107 dipendenti che alla data 1 gennaio 2013 risultavano in telelavoro Al questionario ha risposto il 90% degli interessati, ossia 97 dipendenti

5 I risultati del questionario dei telelavoratori La valutazione complessiva è decisamente positiva: quasi il 90% dei dipendenti esprimono un apprezzamento di tale modalità lavorativa compreso tra 8 e 10. Valutazione complessiva da 1 a 10 38% 1% 1% 1% 8% % % Guardando specificatamente il livello di soddisfazione tutti i telelavoratori/trici hanno dichiarato di essere soddisfatti Soddisfazione al telelavoro 19,59% 80,41% Abbastanza ' Molto '

6 Motivazioni per il telelavoro Tra le motivazioni principali che hanno spinto i telelavoratori e le telelavoratrici ad intraprendere questa esperienza è stata senza dubbio la possibilità di ridurre i tempi di pendolarismo e la possibilità di avere maggiore flessibilità nell orario di lavoro. Significato è stato dato anche alla possibilità di ridurre le spese connesse agli spostamenti mentre poca influenza sulla scelta del telelavoro è stata attribuita ai problemi di salute personali o di parenti, così come l intervento di modifiche nella situazione familiare 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Riduzione dei tempi del pendolarismo Maggiore flessibilità nell orario di lavoro MOTIVAZIONI PER IL TELELAVORO Problemi di salute personali o di parenti Modifica della situazione familiare Riduzione delle spese Massima importanza Nessuna importanza

7 Modifiche alla propria attività Quasi il 90% di chi ha risposto non ha dovuto modificare la propria attività in seguito all introduzione del telelavoro, piuttosto ha avuto la necessità di modificare il modo con cui svolgere tali attività Necessità di modificare le proprie attività 11% 45% 55% Nessuna necessità di modificare il modo di lavorare Necessità di modificare il modo di lavorare No per niente 89% Si in parte

8 Principali benefici rilevati dal telelavoro 80,00% 70,00% 60,00% Benefici e punti di attenzione derivanti dal telelavoro I principali benefici ottenuti dal fatto di poter telelavorare sono stati, a conferma delle aspettative precedenti all esperienza, il risparmio di tempo negli spostamenti e pertanto una possibilità di conciliare meglio sfera privata e sfera lavorativa con conseguente riduzione dello stress complessivo. Non sono stati riscontrati aspetti non positivi nell esperienza di telelavoro. Poco più del 20% degli/le intervistati/e ha riferito un problema di importanza comunque ridotta relativo alla percezione negativa da parte di colleghi e colleghe della sede e dei/le loro responsabili. 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Massima importanza = 5 Importanza = 4 Importanza = 3 Importanza = 2 Importanza = 1 Nessuna importanza Possibilità di coordinare meglio sfera privata e sfera lavorativa Risparmio di tempo negli spostamenti Riduzione stress complessivo (da spostamento ecc.) Più tempo disponibile da dedicare alla famiglia/figli Maggiore concentrazione Problemi Punti riscontrati di attenzione nel telelavoro nel telelavoro Massima importanza = 5 Importanza = 4 Importanza = 3 Importanza = 2 Importanza = 1 Nessuna importanza Perdita senso di appartenenza al proprio servizio/ufficio Sensazione di isolamento Riduzione della propria visibilità nei confronti dei superiori Necessità di accedere a strumenti/documenti presenti in ufficio/sede Difficoltà ad avere informazioni rispetto a colleghi e colleghe che lavorano in Percezione negativa da parte di esterni (colleghi sede, Dirigenti, ecc.)

9 Modifiche dei rapporti con i colleghi e con i responsabili Rispetto al rapporto con colleghi e colleghe e con i loro e le loro responsabili, una significativa maggioranza di telelavoratori e telelavoratrici dichiarano che non ci sono state modifiche rilevanti. Solo l 8% afferma che ci sono state variazioni nei rapporti con almeno uno dei/le superiori e il 4% con colleghi e colleghe di altri uffici del loro servizio. Più significativa è la percentuale di quanti e quante hanno visto modificarsi i rapporti con colleghi e colleghe del proprio ufficio (15%). Infine 4 persone su 5 dichiarano che il telelavoro non ha portato a modificare i rapporti né con i colleghi né con i responsabili Modifica rapporti con i superiori 2% 6% 4% Modifiche rapporti con i colleghi 15% 92% Nessuna variazione ' Si con tutti i miei superiori ' Si ma solo con il responsabile diretto(direttore) ' 81% Nessuna variazione ' Si soprattutto con i/le colleghi/e degli altri uffici del mio servizio ' Si soprattutto con i/le colleghi/e del mio ufficio/unità '

10 Impatti sul lavoro Impatti sul lavoro: modifiche produttività Vi è la percezione da parte di una significativa maggioranza di telelavoratori e telelavoratrici (68%) di avere aumentato la propria produttività, nella maggior parte dei casi (69%) sia da un punto di vista quantitativo che da un punto di vista qualitativo 32% 69% 68% Aumentata ' Rimasta invariata ' Influenze positive del telelavoro nella sfera lavorativa 20% 11% Entrambi ' Qualitativo ' Quantitativo ' Collaborazione con i colleghi La sfera lavorativa ha subito notevoli influssi positivi percepiti da quasi la metà dei telelavoratori, lo sviluppo di procedure innovative e di strumenti organizzativi innovativi ha sicuramente contribuito alla riduzione dei tempi di risposta e di evasione delle pratiche Clima lavorativo Aumento dell autostima Pianificazione delle attività Gestione delle urgenze Sviluppo di maggiore flessibilità Sviluppo di strumenti organizzativi innovativi Sviluppo di procedure innovative Riduzione dei tempi di risposta o di evasione delle pratiche 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00%

11 2. Questionari ai responsabili di dipendenti in telelavoro In questa fase di sperimentazione sono stati somministrati 78 questionari ai responsabili (dirigenti e direttori) delle strutture in cui sono presenti telelavoratori da almeno gennaio 2013 Al questionario hanno risposto in 56 pari a circa il 72%.

12 I risultati del questionario dei responsabili La valutazione dei responsabili in merito al telelavoro è complessivamente buona: il 68% esprime un valore positivo. Valutazione complessiva da 1 a 10 13% 5% 4% 4% 4% 20% valutazione 2 valutazione 3 valutazione 4 valutazione 5 valutazione 6 14% valutazione 7 valutazione 8 20% 16% valutazione 9 valutazione 10

13 Impatti sul lavoro 11% 11% La totalità dei responsabili dichiara che la produttività dei telelavoratori non ha subito riduzioni: per l 82% è rimasta invariata mantenendosi su valori positivi, il 18% evidenzia un aumento di produttività. In particolare il 78% rileva un miglioramento sia quantitativo sia qualitativo Impatti sul lavoro: modifiche produttività 18% 78% Entrambi ' Qualitativo ' Quantitativo ' 82% Il telelavoro per i/le responsabili ha influito positivamente sulla pianificazione delle attività da parte dei telelavoratori, nello sviluppo di maggiore flessibilità nonché nello sviluppo di strumenti organizzativi innovativi. Il telelavoro ha portato anche influenze positive nella collaborazione tra i/le colleghi/e con un conseguente miglioramento del clima lavorativo. La riduzione dei tempi di risposta o di evasione delle pratiche in questa prima fase hanno avuto invece poche influenze positive. E da evidenziare che dal punto di vista dei telelavoratori e delle telelavoratrici, per contro, tale riduzione dei tempi di risposta o di evasione delle pratiche è stato percepito come significativo per più del 50% dei/le rispondenti. 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Aumentata ' Ugualmente positiva ' Influenze positive del telelavoro nel modo di svolgere la propria attività Maggiore intraprendenza Sviluppo di maggiore flessibilità Sviluppo di strumenti organizzativi innovativi Sviluppo di procedure innovative Riduzione dei tempi di risposta o di evasione delle pratiche Collaborazione con i colleghi Clima lavorativo Aumento dell autostima Pianificazione del calendario delle riunioni Pianificazione delle attività Gestione delle urgenze Maggiore capacità di lavorare in gruppo Per niente Poco Abbastanza Molto

14 Impatti sull aspetto organizzativo Alcuni aspetti organizzativi sono stati rivisti per poter gestire al meglio l esperienza di telelavoro. Dirigenti e direttori dichiarano che sono stati revisionati in parte i processi di lavoro e ridefinita la programmazione delle attività con conseguenti interventi sul team di lavoro. La pianificazione puntuale di riunioni e incontri è stato l aspetto che maggiormente ha dovuto essere reimpostato, mentre l organizzazione degli uffici e l assegnazione dei compiti/ obiettivi non ha richiesto molti cambiamenti almeno in questa fase iniziale. Processi di lavoro Programmazione delle attività Interventi sul team di lavoro Pianificazione puntuale di riunioni Modalità con cui avviene la verifica dell'attività svolta da parte dei responsabili Contatti telefonici Per verificare l attività svolta viene maggiormente utilizzato il contatto telefonico, la comunicazione via mail e il colloquio periodico Comunicazioni via posta elettronica/e_works Colloqui periodici 70,00% 72,00% 74,00% 76,00% 78,00% 80,00% 82,00% 84,00% 86,00%

15 Valutazioni finali Alla luce dell esperienza maturata finora, i/le responsabili affermano che i risultati raggiunti dai telelavoratori e dalle telelavoratrici corrispondono agli obiettivi concordati e che pertanto il telelavoro non ha impedito di ottenere da un punto di vista lavorativo il conseguimento dei risultati richiesti Valutazione degli indicatori di risultato dell'attività svolta in telelavoro Non ho ancora avuto modo di valutare gli indicatori individuali di risultato I risultati raggiunti corrispondono solo in parte agli obiettivi concordati I risultati raggiunti sono INFERIORI agli obiettivi concordati risultati raggiunti sono SUPERIORI agli obiettivi concordati I risultati raggiunti CORRISPONDONO agli obiettivi concordati 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00%

16 3. Gli approfondimenti qualitativi: i risultati dei focus I focus group hanno coinvolto un campione significativo di quanti e quante stanno sperimentando il telelavoro. Sono stati realizzati cinque incontri per altrettanti gruppi di telelavoratori e telelavoratrici In tutto hanno partecipato 62 persone. Sono state rilevate le aspettative rispetto alle seguenti dimensioni: Lavorativo/organizzativa Relazionale Tecnico/informatica Personale/familiare

17 Aspetti rilevati nei focus rispetto le quattro dimensioni di analisi DIMENSIONE LAVORATIVO ORGANIZZATIVA: telelavoratori e telelavoratrici riconoscono di avere allenato, potenziato o sviluppato, e in alcuni casi acquisito, come nel caso di e-works, una pluralità di conoscenze e competenze, naturalmente con focalizzazioni diverse a seconda dei casi, ma che trasversalmente hanno portato ad un miglioramento delle loro performance. DIMENSIONE TECNICO INFORMATICA: l utilizzo di nuovi strumenti informatici e di nuovi programmi ha inciso positivamente sulle opportunità di miglioramento delle performance informatiche di quanti e quante telelavorano. Particolarmente interessanti gli sviluppi favoriti da e-works; interessanti pure gli sviluppi verso un utilizzo più consistente e consapevole di altri strumenti ed obiettivi già presenti nell amministrazione provinciale come la dematerializzazione dei documenti DIMENSIONE RELAZIONALE: sia per quanto riguarda colleghi e colleghe sia i propri e le proprie responsabili, telelavoratori e telelavoratrici dichiarano che il clima e la collaborazione sono buoni ed anzi in alcune situazioni sono migliorati. Questo sia per il riconoscimento della professionalità e disponibilità di quanti lavorano da remoto sia, probabilmente, perché con il tempo sono venute meno alcune preoccupazioni rispetto alle conseguenze del lavoro a distanza (per esempio di appesantimento ed aumento delle attività di chi rimane in sede). DIMENSIONE PERSONALE FAMILIARE: i risultati confermano pienamente le ipotesi iniziali. Liberando tempo con la diminuzione dei viaggi casa-lavoro e potendo usufruire di una maggiore flessibilità, telelavoratori e telelavoratrici riescono a rispondere più efficacemente alle esigenze familiari e personali, risparmiando (tempo e denaro) e riducendo lo stress