Corso di Microsoft Access Marco P. Locatelli locatelli@disco.unimib.it
Esempio Lo schema Entità Relazione rappresenta parte di un modello relativo ad una palestra, con informazioni sugli istruttori, sulle schede assegnabili ai frequentatori e relativi esercizi.
Creare un database Avviare Access. Creare un nuovo database.
Creare una tabella Ci sono 3 possibilità Visualizzazione struttura. Creazione guidata. Immissione di dati. Usiamo Visualizzazione struttura.
La finestra è divisa in due parti: nomi dei campi, il tipo di dati che il campo deve contenere e una descrizione del campo (facoltativa); nella parte inferiore possiamo inserire le proprietà dei campi che vengono assegnate in modo standard (è possibile modificarle se necessario).
Tipi di dato Testo: Standard, max 255 caratteri. Memo: Testi lunghi, max 65535 caratteri. Numerico: Valori numerici utilizzati solo per eseguire dei calcoli. Data/ora. Valuta. Contatore: Numero progressivo, automatico, non modificabile. Si/No: oppure vero/falso. Oggetto OLE: file. Collegamento ipertestuale. Ricerca guidata: Lista di valori di un altra tabella o creata da noi.
Proprietà dei tipi Dimensione campo Numerico
Proprietà dei tipi (2) Formato campo Numerico/Valuta Formato campo Data/ora
Proprietà dei tipi (3) Posizioni decimali: Solo per campi Numerico e Valuta, stabilisce un certo numero di cifre decimali. Maschera di input: Con questa proprietà è possibile impostare l'aspetto che dovranno avere i dati (es. Codice fiscale, e-mail, ora, CAP, sigla della provincia, data). Etichetta: Con questa proprietà e possibile cambiare il nome (come alternativa) del campo che appare nella tabella su maschere e report. Valore predefinito: Imposta nel campo un
Proprietà dei tipi (4) Valido se: espressione che limita i valori che possono essere immessi nel campo (es. valore massimo o minimo). Messaggio di errore: il testo che viene visualizzato quando si immette un valore non consentito dall espressione Valido se". Richiesto: obbligatorietà di inserimento dati nel campo. Consenti lunghezza zero (per i testi). Indicizzato: un indice permette ricerche rapide. No: nessun indice. Si (Duplicati ammessi): indicizzato, è possibile inserire duplicati. Si (Duplicati non ammessi): indice, non è possibile inserire duplicati.
Tabelle (esempio) Istruttore (IdIstr, Nome, Cognome, Indirizzo, N-tel) Scheda (IdScheda, Difficoltà, Autore) (Autore chiave esterna verso Istruttore) Esercizi-schede (IdScheda, IdEserc, Ripetizioni) Esercizio (IdEserc, Nome, Descr)
Relazioni tra tabelle Clic sul pulsante relazioni Clic su mostra tabella Nella finestra Mostra tabella selezioniamo le due tabelle che vogliamo mettere in relazione e facciamo clic su aggiungi; chiudiamo la finestra. Con il mouse trasciniamo il campo codice della prima tabella sopra al campo equivalente nella seconda tabella. Nella finestra Modifica relazioni facciamo clic su Crea.
Query La query è lo strumento con cui si può definire con quale criterio i dati inseriti nella tabella devono essere ordinati, raggruppati, filtrati ed infine presentati. Una query non contiene dati ma un'insieme di istruzioni; Access utilizza queste istruzioni per selezionare e visualizzare i record appropriati dalle tabelle.
Esempio di query Si vogliono sapere tutti gli esercizi delle schede di una determinata difficoltà e create da un certo istruttore. Creando una query di selezione è possibile estrarre i campi e filtrarli secondo le richieste.
Creare una query Le query si possono creare in due modi Mediante creazione guidata: si seleziona la tabella che si vuole visualizzare nella query e si inseriscono i campi prescelti. Alla query viene dato un nome. E possibile aprirla in Visualizzazione struttura per modificarla. In visualizzazione struttura: crea una query in base ai criteri impostati.
Creare una query (2) Doppio clic su Crea una query in visualizzazione Struttura. Si apre la finestra Mostra tabella, selezioniamo la tabella che vogliamo includere nella query e facciamo clic su Aggiungi e poi su Chiudi.
Creare una query (3) Nelle finestra Query di selezione, trasciniamo il campo di nostro interesse sulla colonna della riga campo nella griglia di disegno (sotto). Aggiungiamo tutti gli altri campi con lo stesso sistema, chiudiamo la finestra Query di selezione e salviamo dando un nome alla query.
Modificare una query In una query si possono aggiungere più di una tabella, ma per dare dei buoni risultati le tabelle devono essere legate fra loro. Selezioniamo la query alla quale vogliamo aggiungere la tabella, facciamo clic su Struttura.
Modificare una query (2) Clic su e si apre la finestra Mostra tabella: selezioniamo la tabella che vogliamo aggiungere e poi clic su Chiudi. Inseriamo i campi nella griglia di disegno e salviamo il tutto.
Modificare i risultati Includere un ordinamento in una query. Includere criteri in una query. Nascondere un campo in una query.
Ordinamento Specifica in fase di disegno
Criteri di selezione Quando lanceremo la query verranno visualizzati solo i record con tale categoria.
Nascondere Campi
Le maschere Le maschere possono essere usate per inserire, visualizzare e modificare dati. Sono la parte estetica del Database, l interfaccia con l utente. Si possono disegnare in modo da poter contenere tutti i campi in un unica schermata, evitando quindi la necessità dello scorrimento.
Tipi di maschera A Colonne: i nomi dei campi sono listati sul lato sinistro della maschera, con una colonna sulla destra contenente i valori dei campi. Tabellare: i nomi dei campi sono posizionati nella parte alta della maschera con i valori nelle rispettive colonne sotto di essi. Foglio Dati: i campi sono visualizzati come in una tabella o una query. Giustificata: i nomi dei campi e i valori sono visualizzati in modo giustificato.
Creare una maschera Selezioniamo Maschera nella sezione oggetti e poi clic due volte su Crea una maschera mediante una creazione guidata. Procedura di Creazione guidata: 1. scegliamo la tabella o la query da inserire e poi i campi da includere, 2. scegliamo il layout da applicare alla maschera, 3. scegliamo lo stile da utilizzare, 4. scegliamo il nome e concludiamo.
Creare una maschera (2) Proviamo la maschera
Il report Per la stampa (su carta) delle informazioni estratte da un database, che possono derivare da una o più tabelle o da una o più query, Access utilizza i report. I report si possono personalizzare come si vuole, aggiungere immagini, avere intestazioni e piè di pagina, possono calcolare totali e sottototali e avere grafici. I report possono essere usati per fatture, ordini, presentazioni e etichette postali.
Tipi di report Verticale: i nomi dei campi sono sul lato sinistro del report e i valori sul lato destro. Tabulare: i nomi dei campi sono in alto nel report e i valori sotto di essi. Giustificata: i nomi dei campi e i valori sono visualizzati in modo giustificato.
Creare un report Selezioniamo Report nella sezione oggetti e facciamo clic su Crea un report mediante una creazione guidata. Procedura di Creazione guidata: 1. Selezioniamo la tabella o la query che vogliamo inserire e successivamente i campi, 2. aggiungiamo i livelli di gruppo, 3. scegliamo il tipo di ordinamento dei record, 4. scegliamo il Layout da utilizzare, 5. scegliamo lo stile da utilizzare, 6. visualizziamo un anteprima.
Creare un report (2) Proviamo il report