COLLEGIO SINDACALE CON REVISIONE LEGALE NELLE PMI VERIFICA, nel corso dell esercizio, della REGOLARE TENUTA della CONTABILITA e della CORRETTA RILEVAZIONE dei FATTI di GESTIONE FIORANNA NEGRI ASSIREVI - PKF 20 ottobre 2014
ARGOMENTI TRATTATI 1. Normativa di riferimento 2. Periodicità delle verifiche 3. Tipologia delle verifiche periodiche 4. Contenuto tecnico delle singole tipologie di verifiche 5. Documentazione delle verifiche svolte 6. Responsabilità degli amministratori e del revisore legale
1. NORMATIVA DI RIFERIMENTO La verifica della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili è un compito esplicitamente attribuito al revisore legale dall art. 14, punto 1, lettera b), del D.Lgs. n. 39 del 27 gennaio 2010. La normativa civilistica, però, non disciplina né la tempistica, né le modalità che il revisore legale deve adottare per effettuare tale verifica. Inoltre le verifiche contabili, ad oggi non sono ancora state trattate da nessun principio di revisione, né nazionale né internazionale.
1. NORMATIVA DI RIFERIMENTO Il principale riferimento normativo, sul piano operativo, è oggi rappresentato dalla comunicazione che la Consob ha inviato, nel 1999, alle società di revisione che risultavano iscritte all albo speciale tenuto dalla Consob (oggi abrogato) che operano con soggetti a cui si applicava l art. 155, comma 1, lettera a), (oggi abrogato) del D.Lgs 58/1998 Comunicazione della Consob n. DAC/99023932 del 29 marzo 1999, il cui contenuto non è stato modificato. Un utile supporto alle modalità di svolgimento delle verifiche della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili è costituito anche dal Documento di Ricerca Assirevi n. 160 redatto nel 2011, considerando che le verifiche periodiche non sono ancora trattate dai Principi di revisione né nazionale né internazionale.
2. PERIODICITA DELLE VERIFICHE l comma 1, lettera b), dell art. 14 del Decreto ripropone il medesimo contenuto della normativa previgente, con la sola variante di eliminare l obbligo di periodicità almeno trimestrale prima espressamente previsto dal Legislatore nell abrogato art. 2409-ter. Tale impostazione, risulta sostanzialmente in linea con principio di revisione italiano n. 330 (e internazionale ISA 330) che prevede che il revisore deve definire e svolgere procedure di revisione conseguenti la cui natura e tempistica sono determinate in base ed in risposta ai rischi identificati e valutati di errori significativi a livello di asserzioni (punto 6, paragrafi A4-A8) Con riferimento alla periodicità, la Comunicazione della Consob del 1999, tutt ora in vigore, prevede che: Le verifiche periodiche della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili normalmente dovranno avvenire trimestralmente. Tuttavia, per alcune tipologie di società o in alcune situazioni particolari, potrà rendersi necessario effettuare verifiche ad intervalli di tempo più brevi, o con l obiettivo di accertamenti specifici (verifiche mirate)
2. PERIODICITA DELLE VERIFICHE Documento Assirevi n. 160/2011 Coerentemente con l impostazione della citata comunicazione della Consob, ASSIREVI riporta che: Il revisore legale può ragionevolmente ritenere utile mantenere la cadenza trimestrale delle verifiche contabili, mentre prevede di rispettare tale periodicità nel caso in cui l incarico di revisione legale sia riferito a società Enti di Interesse Pubblico (E.I.P.). A meno che le valutazioni fatte dal revisore o specifiche circostanze, non richiedano lo svolgimento di verifiche più ravvicinate.
2. PERIODICITA DELLE VERIFICHE PERIODO DI RIFERIMENTO ESERCIZIO SOCIALE DURATA DELL INCARICO SCRITTURE CONTABILI FINO ALLA DATA DI CHIUSURA DELL ESERCIZIO SOCIALE DI RIFERIMENTO LE VERIFICHE PERIODICHE DEVONO ESSERE SVOLTE FINO ALLA DATA IN CUI L ASSEMBLEA DEGLI AZIONISTI NON CONFERISCE IL MANDATO AD UN ALTRO REVISORE LEGALE
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE CARATTERISTICHE TECNICHE E MODALITA DI ESECUZIONE DELLE VERIFICHE PERIODICHE Il legislatore non ha disciplinato le attività da svolgere per verificare, nel corso dell esercizio, la regolare tenuta della contabilità sociale e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili. I principi di revisione italiani e internazionali non hanno previsto alcun riferimento specifico a questo tema, l ISA 330 prevede che: il revisore deve definire e svolgere procedure di revisione conseguenti la cui natura, tempistica ed estensione sono determinate in base ed in risposta ai rischi identificati e valutati di errori significativi a livello di asserzioni. In base a quanto sopra riportato, il revisore dovrà pianificare le verifiche periodiche tenendo conto dei fattori che caratterizzano la società, quali il settore di appartenenza, la tipologia di attività, la complessità dell impresa l efficacia/efficienza del sistema d controllo interno
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE Il legislatore indica quindi solo le attività che il revisore legale deve effettuare: Verifica della regolare tenuta della contabilità questa attività è generalmente intesa come verifica del rispetto delle norme in materia civilistica e fiscale che disciplinano la rilevazione delle scritture contabili, sia in termini di tempistica, sia di tenuta formale dei libri contabili e dei libri sociali obbligatori: contenuto e vidimazioni, nonché della rilevazione e della esecuzione degli adempimenti fiscali e previdenziali. Verifica della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili questa attività è generalmente intesa come verifica della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili, in conformità con alla normativa vigente in tema di informativa finanziaria e adottata dalla società. In questo caso il revisore legale entra nel merito della registrazione fatta, verificando che il fatto gestionale sia non solo rilevato secondo le regole contabili, ma sia anche supportato da una documentazione completa ed idonea a giustificarne la rilevazione in contabilità. Tale verifica è pianificata su base campionaria e il campione da verificare può essere estratto prendendo come riferimento basi diverse di partenza (il libro giornale, le schede contabili di specifici ricavi o costi individuati come critici/significativi, tipologie particolari di fatti gestionali, altro). OIC IAS/IFRS
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE Ancorché non espressamente declinato dal Legislatore, lo svolgimento delle due attività sopra riportate richiede, necessariamente, lo svolgimento dei seguenti controlli di carattere generale: EFFICACIA DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE Verifiche degli adempimenti normativi contabili, fiscali e previdenziali RACCOLTA INFORMAZIONI DAL MANAGEMENT SU FATTI SIGNIFICATIVI
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE Lo svolgimento dei tre controlli indicati è fondamentale per la scelta della pianificazione delle procedure di revisione da svolgere non solo nel corso dell esercizio, ma anche per la pianificazione del lavoro di revisione per l espressione del giudizio sul bilancio d esercizio. NEL CORSO DELL ESERCIZIO BILANCIO D ESERCIZIO EFFICACIA DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO CONSENTE DI VALUTARE CORRETTEZZA, COMPLETEZZA, AUTORIZZAZIONE E VERIFICA DEI FATTI DI GESTIONE NELLE SCRITTURE CONTABILI. DEFINIZIONE DELL AMPIEZZA DEI CAMPIONAMENTI DA SELEZIONARE PER LE VERIFICHE. ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE CONSENTE DI EFFETTUARE TEMPESTIVA INDIVIDUAZIONE DI SALDI E/O TRANSAZIONI SIGNIFICATIVE, INUSUALI O PIANIFICAZIONE DELLE VERIFICHE MIRATA SUI SALDI E/O TRANSAZIONI SIGNIFICATIVE, CRITICHE. INUSUALI O CRITICHE. RACCOLTA INFORMAZIONI DAGLI AMMINISTRATORI SU FATTI SIGNIFICATIVI CONSENTE DI OTTENERE PREVENTIVA CONOSCENZA DEI FATTI DI GESTIONE E LORO VALUTAZIONE DI RISCHIO DI REVISIONE INDIVIDUAZIONE DELLE AREE E/O POSTE DI BILANCIO CRITICHE E TEMPESTIVA RICHIESTA DELLA DOCUMENTAZIONE PROBANTE AI FINI DEL GIUDIZIO SUL BILANCIO
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE MODALITA DI ESECUZIONE DELLE VERIFICHE PERIODICHE Un maggior dettaglio del contenuto delle verifiche periodiche è riportato nella Comunicazione della Consob n. 99023932/99 citata in precedenza. Sulla base di tale Comunicazione ASSIREVI allega al documento n. 160 un programma di lavoro standard da svolgere nel corso delle verifiche contabili periodiche riferibile ad una generica impresa. E IMPORTANTE CHE TUTTE LE VERIFICHE CONDOTTE NEL CORSO DELL ESERCIZIO COSTITUISCANO UN UTILE RIFERIMENTO PER LA PIANIFICAZIONE DEL LAVORO DI REVISIONE DA SVOLGERE AL FINE DI ESPRIMERE IL GIUDIZIO FINALE SUL BILANCIO DI ESERCIZIO. AREE DI RISCHIO TALI VERIFICHE INFATTI CONTRIBUISCONO A DELINEARE IL CONTESTO INTERNO ED ESTERNO IN CUI OPERA L AZIENDA E QUINDI CONSENTONO AL REVISORE LEGALE DI INDIVIDUARE I RISCHI A CUI LA SOCIETA E SOGGETTA E PIANIFICARE COSI AL MEGLIO IL PROPRIO LAVORO. LIMITAZIONE AL LAVORO DI REVISIONE
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE PRINCIPALI TIPOLOGIE DI ATTIVITA Facendo riferimento alle fonti citate, le attività di verifica nel corso dell esercizio, possono essere sostanzialmente ricondotte a tre tipologie differenti, a seconda della fonte informativa da cui si ottengono i dati da verificare. Sistema di controllo interno relativo all area contabile - amministrativa Raccolta di informazioni circa eventuali cambiamenti intervenuti nel periodo in corso di verifica rispetto al periodo precedente con riferimento al sistema contabile - amministrativo TESTS DI CONFORMITA DEFINIZIONE DI UN CAMPIONE DI OPERAZIONI PER VERIFICARE LA PROCEDURA RILEVATA (SONDAGGI DI CONFORMITA ) FORMALIZZAZIONE DEL CAMBIAMENTO NELLA PROCEDURA (narrative o flow-chart) POSSIBILI LIMITAZIONI ALLO SVOLGIMENTO DELLE VERIFICHE
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE Situazioni contabili periodiche Analisi preliminare dei bilanci infrannuali o delle situazioni contabili di periodo generalmente riferite ai trimestri dell esercizio in corso e individuazione di operazioni significative, inusuali, anomale. INTERPRETAZIONEI DEI RISULTATI CALCOLO DEGLI INDICI, DEGLI SCOSTAMENTI, DEGLI OBIETTIVI ATTESI E RAGGIUNTI E LORO FORMALIZZAZIONE DEFINIZIONE PROCEDURE ANALISI COMPARATIVA PIU IDONEE (INDICI, CONFRONTO DI DATI O DI INFORMAZIONI, SCOSTAMENTI, ETC.) AREE DI RISCHIO
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE Management della Società, amministratori Colloqui con la direzione e con gli organi di governance per ottenere informazioni su operazioni rilevanti o su eventi significativi accaduti nel periodo di riferimento TESTS DI DETTAGLIO INDIVIDUAZIONE DELLE EVENTUALI MODIFICHE DI PIANIFICAZIONE E DEFINIZIONE DELLE VERIFICHE DA FARE FORMALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI OTTENUTE AREE DI RISCHIO
3. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE PERIODICHE Brevi cenni riepilogativi dei contenuti tecnici delle diverse tipologie di verifiche da svolgere nel corso delle verifiche periodiche: SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO RILEVAZIONE FATTI DI GESTIONE, SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE E ADEMPIMENTI CIVILISTICI TRIBUTARI E PREVIDENZIALI COLLOQUI CON LA DIREZIONE
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Con l acquisizione di un incarico di revisione, il revisore legale deve, necessariamente, rilevare tutte le informazioni utili a valutare l efficienza e l efficacia del sistema di controllo interno operante nella società soggetta a revisione contabile. Tutte le informazioni ottenute devono essere formalizzate e organizzate e devono consentire di ripercorrere il processo valutativo fatto dal revisore legale per arrivare alle proprie considerazioni valutative. Generalmente tale processo valutativo è formalizzato attraverso la compilazione di questionari, specifici per ogni tipologia di flusso operativo, che consentono di correlare i controlli esistenti alle asserzioni che tali controlli sono deputati a presidiare.
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO La formalizzazione della valutazione del controllo interno effettuata nella fase conoscitiva iniziale del cliente, è fondamentale sia per la pianificazione, che per monitoraggio, nel corso dell esercizio, dell effettiva ed efficace operatività del sistema di controllo interno della società. Le informazioni raccolte dovrebbero essere da subito organizzate, nell ambito di ogni singolo ciclo operativo, in modo da consentire una immediata correlazione tra l obiettivo che il revisore legale vuole raggiungere (attendibilità di una determinata asserzione sottostante una voce di stato patrimoniale o di conto economico) e i controlli operanti nel sistema di controllo interno della società che ne garantiscono il rispetto delle procedure adottate riducendo il rischio di errori significativi nel bilancio di esercizio. I principali cicli operativi presi in considerazione ai fini della pianificazione delle attività di revisione e quindi delle verifiche periodiche sono: CICLO ATTIVO: vendite/clienti CICLO PASSIVO: acquisti/fornitori CICLO DEL MAGAZZINO: rimanenze iniziali/finali CICLO TESORERIA: cassa e banche (correnti e a medio lungo termine) CICLO DEL PERSONALE: retribuzioni, contributi, rimborsi spese, etc. CICLO DEL CAPITALE FISSO: immobilizzazioni immateriali e materiali
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Sottostanti al questionario che evidenzia i controlli esistenti il revisore legale deve produrre delle carte di lavoro da cui si rilevino le procedure esistenti. Le procedure rilevate possono essere formalizzate nel modo ritenuto più opportuno dal revisore legale, per il caso in esame, e possono anche differenziarsi per ciclo operativo, nell ambito dello stesso cliente. Le principali forme utilizzate per la rilevazione delle procedure sono: NARRATIVE: note descrittive libere FLOW CHART: rappresentazione figurativa del flusso documentale sottostante il ciclo QUESTIONARI STANDARDS QUESTIONARI STANDARDS: domande già impostate da sottoporre alle persone che operano all interno ella società
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO RIASSUMENDO AI FINI DELLE VERIFICHE PERIODICHE, L ATTIVITA DI VERIFICA DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO PRESUME CHE IL REVISORE LEGALE, SULLA BASE DELLA VALUTAZIONE EFFETTUATA NELLA FASE CONOSCITIVA INIZIALE DEL SISTEMA DI CONTROLLO OPERANTE ABBIA: documentato la valutazione del sistema di controllo interno individuato i cicli operativi significativi o critici stabilito il tipo di approccio di revisione che intende adottare (fare o non fare affidamento sul sistema di controllo interno) individuato i controlli su cui si intende fare affidamento per ridurre il rischio di revisione
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO CONTROLLI I CONTROLLI DEVONO ESSERE DOCUMENTATI CHI LI ESEGUE DEVE LASCIARE EVIDENZA DELLA VERIFICA FATTA FIRME O SIGLE DI APPROVAZIONE, AUTORIZZAZIONE Generalmente solo i controlli formalizzati possono costituire un adeguato riferimento valutativo per fare affidamento sul controllo interno e ridurre conseguentemente i tests di validità (substantive tests) CONTROLLI MANUALI CONTROLLI AUTOMATICI TIMBRI CON DATE E RIFERIMENTI SPECIFICI DI CONTROLLO STAMPE AUTOMATICHE DI LISTE DI ECCEZIONI
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO La documentazione del sistema di controllo interno, contenuta nelle carte di lavoro, di solito ricomprende quattro elaborazioni principali ORGANIGRAMMA PER FUNZIONI DETTAGLIO DELLE DELEGHE E DEI POTERI A FIRMARE DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE ESISTENTI SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO RIEPILOGO DEI PRESIDI INDIVIDUATI PER LE ASSERZIONI DEI CICLI OPERATIVI PIU SIGNIFICATIVI
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Partendo dalla valutazione inizialmente fatta, di efficacia ed efficienza del sistema di controllo interno OBIETTIVO STABILIRE SE E IN QUALE MISURA IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO OPERANTE IN SOCIETA, SIA IDONEO A FORNIRE UNA RAPPRESENTAZIONE VERITIERA E CORRETTA DELLE OPERAZIONI CONTABILI I CUI SALDI SARANNO POI RIFLESSI NEL BILANCIO DI ESERCIZIO SU CUI IL REVISORE LEGALE DOVRA ESPRIMERE IL PROPRIO GIUDIZIO PROFESSIONALE. IL REVISORE LEGALE DOVRA INDIVIDUARE PRESIDI DI CONTROLLO AFFIDABILITA DELL INFORMATIVA FINANZIARIA SALVAGUARDIA DEL PATRIMONIO SOCIALE
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Nel corso delle verifiche periodiche il revisore legale deve: raccogliere informazioni circa eventuali cambiamenti, intervenuti nel periodo, per quanto riguarda il sistema contabile amministrativo della società; effettuare sondaggi di conformità che attestino l operatività delle procedure rilevate; stabilire, in caso di cambiamenti intervenuti nel periodo, se sono tali da modificare la valutazione precedentemente fatta dell efficacia e dell efficienza del sistema di controllo nel suo complesso, o con riferimento a singoli cicli operativi e relative asserzioni MODIFICA DELLA PIANIFICAZIONE INIZIALMENTE ADOTTATA compresa la tempistica delle verifiche periodiche
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO L attività di verifica periodica del sistema di controllo interno ha come ambito di valutazione dell operatività dei presidi di controllo: il sistema informativo a supporto della contabilità generale e delle contabilità sezionali; l organizzazione dell area amministrativa e contabile della società ATTENZIONE UNA CORRETTA RIPARTIZIONE DI RUOLI E FUNZIONI E UN IMPORTANTE PRESIDIO DI VALENZA GENERALE A SALVAGUARDIA DELL INTEGRITA E DELLA CORRETTEZZA DEI DATI E DELL INFORMATIVA FINANZIARIA CAMBIAMENTI DI RUOLI CAMBIAMENTI DI RESPONSABILITA CAMBIAMENTI DI DELEGHE E POTERI
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Un cambiamento di ruoli, responsabilità, deleghe o poteri può facilmente comportare CAMBIAMENTI NELLO SCHEMA DEI CONTROLLI VIGENTI PRECEDENTEMENTE, SIA COME NATURA ED ESTENSIONE DEL CONTROLLO, SIA COME FORMALIZZAZIONE DELLE ATTIVITA DI CONTROLLO, AUTORIZZAZIONI O APPROVAZIONE FATTE IL REVISORE LEGALE DEVE VALUTARE SE OCCORRE MODIFICARE LA PIANIFICAZIONE INIZIALMENTE ADOTTATA
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Il costante monitoraggio del rispetto delle procedure interne è una attività che si inserisce perfettamente nella dinamica delle verifiche periodiche e consente, inoltre, di apportare eventuali variazioni alla pianificazione del lavoro di revisione nel momento stesso in cui si rilevano eventi significativi sia nelle funzioni organizzative che nei numeri di bilancio. Il monitoraggio deve essere tale da garantire il rispetto delle procedure durante tutto il periodo di riferimento. Nel caso in cui il revisore legale avesse individuato dei controlli su cui fare affidamento, dovrà documentarne l operatività, in termini di efficacia ed efficienza, per tutto il periodo d esercizio in esame. SONDAGGI DI CONFORMITA
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE SONDAGGI DI CONFORMITA Il revisore, nella propria valutazione del controllo interno individua i flussi operativi che considera significativi/critici, per i quali ha rilevato la procedura operativa per ogni funzione attiva, nonché i presidi esistenti con riferimento ai principali obiettivi, comuni a ogni funzione/flusso e specifici per ciascuno di essi: OBIETTIVI COMUNI RISPETTO DIRETTIVE AZIENDALI Tutte le transazioni sono effettuate nel rispetto dei criteri e delle procedure adottate dalla Direzione AUTORIZZAZIONE/APPROVAZIONE Tutte e solo le transazioni autorizzate/approvate sono processate CORRETTEZZA/COMPLETEZZA Tutte le transazioni autorizzate sono processate in modo corretto e completo
SONDAGGI DI CONFORMITA Esempio ciclo attivo ORDINI DIRITTI & OBBLIGHI Autorizzazione elementi dell ordine (quantità, qualità, prezzo, modalità di spedizione e di pagamento) FATTURAZIONE CLIENTE OBIETTIVI SPECIFICI ACCURATEZZA MANIFESTAZIONE COMPLETEZZA ESISTENZA VALUTAZIONE Corrispondenza elementi tra ordine, consegna e fattura Riconciliazione/verifiche saldi clienti, monitoraggio crediti scaduti INCASSO ESISTENZA ALLOCAZIONE Riconciliazione banche c/c e conti anticipi effetti o fatture TIPO DI CONTROLLO NON FORMALIZZATO STRATEGIA DI VERIFICA FORMALIZZATO
SONDAGGI DI CONFORMITA Strategia di verifica Il revisore legale, a seconda della tipologia di controllo operante, pianificherà le proprie verifiche in modo da accertare l operatività dei controlli individuati durante tutto il periodo in esame. CONTROLLI NON FORMALIZZATI OSSERVAZIONI O ISPEZIONI VERBALIZZAZIONI CONTROLLI FORMALIZZATI TESTS DI CONFORMITA E RICALCOLI FOGLI RIEPILOGATIVI DEI DOCUMENTI VERIFICATI E DELLE EVIDENZE CONTROLLATE/ RICALCOLATE E anche in base ai risultanti dei tests di conformità che il revisore decide quale approccio di pianificazione adottare (control, substantive o un approccio misto tra i due a seconda degli obiettivi prefissati). Se il revisore deciderà di fare affidamento sui controlli testati dovrà acquisire tanti più elementi probativi quanto è maggiore l affidamento che intende riporre sull efficacia di tali controlli (ISA 330, punto 9).
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE Nell ambito di questa tipologia di verifiche, si ricomprende tutta l attività del revisore riferibile: all analisi dell andamento della società nel corso dell anno; alla verifica del rispetto della normativa in tema di tenuta della contabilità e di adempimento degli obblighi fiscali e contributivi. TESTS DI VALIDITA ANALISI COMPARATIVE SU SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE TESTS DI DETTAGLIO SULLA DOCUMENTAZIONE TESTS DI CONFORMITA SUI PUNTI DI CONTROLLO RITENUTI EFFICACI
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE L attività da organizzare dovrà prevedere la verifica: della corretta rilevazione dei fatti di gestione secondo il quadro della normativa sull informativa finanziaria vigente e adottata dalla società effettuando verifiche campionarie dei documenti giustificativi dei diversi fatti amministrativi (fatture, retribuzioni, contabili, etc.); del rispetto degli adempimenti civilistici, fiscali, previdenziali e amministrativi in tema di regolare tenuta e tempestivo aggiornamento di tutti i libri obbligatori previsti dalla normativa vigente ; dell operatività dei punti di controllo ritenuti dal revisore efficaci ai fini del peso (MEDIO, BASSO) da attribuire al rischio di controllo nell ambito della pianificazione per poter ridurre le tecniche di revisione (tra cui il campionamento) da svolgere per mantenere il rischio di revisione basso; dell andamento intermedio della società sulla base dello svolgimento di procedure comparative che consentano di individuare scostamenti anomali o andamenti significativi/critici da approfondire e da cui trarre considerazioni utili ad individuare o escludere le aree critiche/significative verso le quali il revisore dovrà focalizzare l attenzione nella fase di verifica del bilancio finale dell esercizio.
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE Verifica della corretta rilevazione dei fatti di gestione secondo la tecnica della partita doppia sulla base della verifica campionaria dei documenti giustificativi dei diversi fatti amministrativi (fatture, retribuzioni, contabili, contratti, etc.). PRASSI DI LAVORO La pianificazione delle verifiche da svolgere parte sempre dalla significatività complessiva di bilancio individuata nella fase preliminare della pianificazione. Tutti gli importi singolarmente superiori alla significatività complessiva stabilita a livello di bilancio dovranno essere considerati nella pianificazione delle attività di revisione.
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE Generalmente si importa il Libro giornale aggiornato fino alla data della verifica in corso e si individuano tutte transazioni singolarmente superiori o uguali alla significatività complessiva individuata e se ne verificano tutte le variabili che ne hanno determinato la registrazione (es se trattasi di un acquisto o di una vendita: documento di spedizione /contratto, fattura da cui stabilire la natura della transazione e quindi verificarne la corretta registrazione: accuratezza, competenza, allocazione, diritti e obblighi ed eventuale informativa dalla stessa derivante da riportare nel bilancio finale). Tutti i tests effettuati sulle transazioni superiori al livello di significatività sono attività di revisione utili ai fini della verifica sul bilancio di fine esercizio (costi, ricavi e Immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie, etc.) Verifica TIMBRI di controllo FIRME/SIGLE di approvazione/autorizzzazione
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE Verifica del rispetto degli adempimenti civilistici, fiscali, previdenziali e amministrativi in tema di regolare tenuta e tempestivo aggiornamento di tutti i libri obbligatori previsti dalla normativa vigente. PRASSI DI LAVORO Predisposizione di check-list standard sia per la tenuta dei libri obbligatori, che per il rispetto degli altri adempimenti civilistici, fiscali, previdenziali che riporti: l elenco di tutti i libri contabili e i registri imposti dalla normativa civilistica, tributaria, previdenziale e da eventuali leggi speciali e le informazioni da verificare per ognuno di essi (date vidimazione, numero di pagine vidimate, ultima pagina verificata, etc.); le obbligazioni relative ai versamenti e alle dichiarazioni tributarie e previdenziali distinto per tipologia di tributo con le informazioni da verificare; lettura del contenuto dei verbali di governance (assemblea, consiglio di amministrazione, etc.) Importante per rilevare i fatti di gestione significativi e consentire una corretta/completa verifica della loro registrazione in contabilità Verifica inversa dai verbali di consiglio alla contabilità: natura, competenza, completezza e idoneità della documentazione a supporto
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE Verifica dell andamento intermedio della società sulla base dello svolgimento di procedure comparative che consentano di individuare scostamenti anomali o andamenti significativi/critici da approfondire e da cui trarre considerazioni utili ad individuare o escludere le aree critiche/significative verso le quali il revisore dovrà focalizzare l attenzione nella fase di verifica del bilancio finale dell esercizio. PRASSI DI LAVORO Il revisore effettua una analisi preliminare del bilancio periodico o la situazione contabile del periodo di riferimento alla data della verifica al fine di individuare e interpretare eventuali scostamenti significativi e/o anomali e inusuali da approfondire. Tale analisi è condotta con l impiego delle procedure comparative utilizzate sia in percentuale che in valore assoluto. I dati da utilizzare sono quelli correnti, messi in relazione sia con lo storico (da uno a tre esercizi precedenti) sia con il budget qualora disponibile e attendibile. Se disponibili sono anche molto utili i dati relativi al settore di appartenenza della società. In questa fase i tests di analisi comparativa servono per confortare il revisore circa l individuazione di aree critiche/significative su cui concentrare la propria attività di verifica ai fini dell espressione del giudizio sul bilancio d esercizio
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE IMPORTANTE Il livello di dettaglio e l attendibilità dei dati utilizzati per l analisi comparativa sono fondamentali, il revisore deve accertare che la procedura sottostante la formazione dei dati che fornisce la società a seguito delle nostre richieste garantisca: l adozione di principi contabili, metodologie di stime contabili, di rettifiche e di classificazioni omogenee e coerenti nel tempo; la riconciliazione dei dati utilizzati con i dati contabili; l individuazione delle fonti informative. REVISORE individuare le variabili più idonee a caratterizzare l attività dell impresa e le relazioni attese; valutare i risultati ottenuti rispetto al rischio di revisione atteso
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE ANALISI DELLE SITUAZIONI CONTABILI PERIODICHE Verifica dell operatività dei punti di controllo ritenuti dal revisore efficaci ai fini del peso (MEDIO, BASSO) da attribuire al rischio di controllo nell ambito della pianificazione per poter ridurre le tecniche di revisione (tra cui il campionamento) da svolgere per mantenere il rischio di revisione basso. PRASSI DI LAVORO Nell ambito della valutazione del sistema di controllo interno il revisore avrà ipotizzato di poter fare affidamento su determinati controlli operanti a salvaguardia di specifiche asserzioni (singole o multiple) e individuati nell ambito dei flussi operativi esaminati perché ritenuti critici/significativi ai fini dell espressione del giudizio finale sul bilancio dell esercizio. Il revisore dovrà riepilogare tali controlli su un apposito foglio di lavoro riportando: il ciclo operativo in cui opera il controllo; la descrizione del controllo; le asserzioni verso le quali esplica la sua efficacia; i documenti interessati dal controllo; la metodologia con cui tale controllo risulta formalizzato. RICONCILIAZIONI A ROTAZIONE cassa, banche, magazzino, titoli e partecipazioni,etc. Il numero di documenti/transazioni su cui si intende verificare l operatività di tale controllo dipenderà dalla valutazione del rischio di controllo da utilizzare nel modello del rischio della revisione pianificato.
ESEMPI DI ANALISI COMPARATIVE INDICI ECONOMICI PATRIMONIALI E FINANZIARI Maggiore è il dettaglio dei dati utilizzai migliore sarà l analisi comparativa a supporto delle proprie considerazioni e quindi la validità PROBATIVA dei tests effettuati GIACENZA MEDIA DELLE RIMANENZE DI MAGAZZINO SCOSTAMENTI FATTURATO SOCIETA E SETTORE INDIVIDUAZIONE RISCHI DI REVISIONE POTENZIALI GIACENZA MEDIA DEI CREDITi/DEBITI Difficoltà finanziarie Mancanza di redditivtà Eccessivi investimenti INCIDENZA ONERI FINANZIARI SU FATTURATO INCIDENZA COSTI OPERATIVI FISSI E/O VARIABILI SU FATTURATO Lenta rotazione delle giacenze rischio di obsolescenza Perdita di quote di mercato rischio di perdita di valore delle attività Difficoltà a remunerare i costi fissi rischio di continuità aziendale Difficoltà a recuperare i crediti rischio di perdite su crediti
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE Altre attività del processo di revisione Il revisore può pianificare, nel corso delle verifiche periodiche, altre attività utili al fine dell espressione del giudizio finale sul bilancio, quali ad esempio: l analisi documentale dei principali movimenti intervenuti nel corso dell esercizio, con particolare riferimento alle attività immateriali e materiali e a ogni altro saldo attivo o passivo la cui rilevanza imporrebbe comunque una verifica documentale in sede di verifica finale del bilancio TEST DI VALIDITA verifica esistenza, competenza, esposizione, completezza e correttezza formale della documentazione a supporto, corretta registrazione contabile, informativa, valutazione, diritti e obblighi
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE Altre attività del processo di revisione l aggiornamento di particolari analisi svolte nel corso dell esercizio precedente, la cui predisposizione potrebbe già essere anticipata rispetto all analisi conclusiva del bilancio, come per esempio: l aggiornamento dell analisi del fondo svalutazione crediti e del fondo rischi per eventi intervenuti successivamente all ultima verifica effettuata e portati all attenzione del revisore dalle risposte dei legali ricevute nel frattempo dalla società; la verifica dei calcoli relativi ad eventuali nuovi contratti di leasing; l analisi dello scaduto dei fornitori, la rilevazione di eventuali decreti ingiuntivi ricevuti nel frattempo, etc.;
4. CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE aggiornamento delle linee di fido concesse dalle banche e dei loro utilizzi, al fine di individuare tempestivamente eventuali tensioni finanziarie; analisi dell andamento del cash flow nel breve periodo; aggiornamento delle polizze assicurative e una prima analisi di completezza di copertura dei rischi aziendali rispetto ai massimali e alle tipologie di rischi coperti; controllo della sistemazione di eventuali segnalazioni di errori effettuate nel corso della verifica precedente; eventuale pianificazione ed esecuzione di inventari rotativi laddove funzionali alla tipologia di magazzino della società; il conteggio della cassa della sede e, a rotazione, invio di una richiesta o esecuzione di un conteggio delle casse gestite nelle sedi distaccate, qualora esistenti.
CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE COLLOQUI CON LA DIREZIONE Sulla base delle attività di revisione precedentemente illustrate, il revisore ha la possibilità di avere un quadro della situazione della società che gli consente di individuare Aree di approfondimento su specifiche tematiche di business, finanziarie, economiche o di controllo interno Operazioni significative verso Parti correlate o transazioni inusuali o anomale Limitazioni allo svolgimento del lavoro di revisione, potenziali rischi da cui potrebbero emergere rilievi e/o richiami di informativa Incontro con il management per approfondire le tematiche emerse nel corso delle verifiche periodiche
CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE COLLOQUI CON LA DIREZIONE Le persone a cui fare riferimento per ottenere gli approfondimenti utili a completare le proprie considerazioni, oltre ai componenti della governance, sono tutti coloro che, per la funzione che ricoprono, possono essere in possesso delle informazioni utili al processo valutativo del revisore, a titolo di esempio: i responsabili della produzione; i responsabili delle vendite e degli acquisti; i responsabili del sistema informativo; i responsabili amministrativi e finanziari; il responsabile del controllo gestione; il legale interno della società o i legali esterni con mandati specifici su particolari tematiche che possono avere dei riflessi sul bilancio; il responsabile delle risorse umane.
CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE COLLOQUI CON LA DIREZIONE Le indagini presso la direzioni rappresentano una attività di revisione fondamentale per il revisore, in quanto contribuiscono ad aiutarlo ad identificare i rischi di errori significativi nel bilancio. Partendo proprio dalla raccolta di informazione effettuata nel corso delle verifiche periodiche il revisore ha una serie di elementi utili a circoscrivere l ambito di operatività in cui l evento è stato gestito e potrà interfacciarsi con tutti i responsabili che hanno contribuito al suo processo all interno dell azienda. La casistica di fatti di gestione che possono rappresentare temi importanti su cui focalizzare la propria attività di revisione partendo proprio dalla raccolta di informazione da parte di tutti gli attori che possono aver interagito con l operazione oggetto di valutazione, è numerosa, alcuni esempi sono riportati nella comunicazione della Consob prima citata:
CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE COLLOQUI CON LA DIREZIONE cambiamenti significativi nella struttura organizzativa, in particolare laddove risultassero cambiate le persone che ricoprono funzioni autorizzative di determinate operazioni del processo operativo quali acquisti, vendite, pagamenti assunzioni, etc.; operazioni di entità particolarmente significativa o caratterizzate da particolare rischiosità, incluse voci anomale o a carattere eccezionale già rilevate in contabilità o in fase di trasferimento nei registri contabili; informazioni circa i motivi di significativi scostamenti nei conti patrimoniali e nei conti di ricavi, costi e spese, rilevati nella comparazione di cui ai punti precedenti; contratti stipulati dalla società di eccezionale rilevanza o per operazioni di carattere straordinario;
CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE acquisizioni, cessioni, o liquidazioni di significative attività, già verificatesi o previste, e relativo trattamento contabile; modifiche nella struttura del capitale sociale e negli impegni obbligazionari; cambiamenti nel trattamento contabile di operazioni aziendali o nei criteri di valutazione; rettifiche contabili di entità significativa già rilevate o previste; introduzione di nuovi prodotti e servizi e abbandono di linee di prodotto già esistenti; andamento del portafoglio ordini o dei contratti da cui scaturiscono ricavi per la società; fluttuazioni nel volume di affari;
CONTENUTO TECNICO DELLE VERIFICHE PERIODICHE impegni significativi assunti nel periodo, oltre a quelli derivanti dalla normale attività aziendale; passività potenziali, nuovi procedimenti legali e sviluppi in quelli precedenti; cambiamenti nella situazione finanziaria della società, nuovi prestiti, garanzie ricevute o concesse, eventuali difficoltà nell ottenimento del credito o nel fare fronte agli impegni assunti; cause di perdite sostenute o previste, eventuale perdita di fasce del mercato, di clienti o di fornitori importanti per i quali vi è difficoltà di sostituzione, di importanti livelli della direzione aziendale; operazioni significative con parti correlate per le quali verificare la natura della transazione e l applicazione delle condizioni in linea con il mercato.
DOCUMENTAZIONE DELLE VERIFICHE PERIODICHE SVOLTE Ogni verifica periodica dovrà essere documentata nelle carte di lavoro del revisore e dovrà riportare: IL PROGRAMMA DI LAVORO ADOTTATO LE VERIFICHE SVOLTE I RISULTATI OTTENUTI FREQUENZA PIANIFICATA DELLE VERIFICHE PERIODICHE TIPOLOGIA DI VERIFICHE SVOLTE IN CIASCUNA VERIFICA PERIODICA CONSIDERAZIONI, VALUTAZIONI RISULTATI, INDICANDO I POSSIBILI EFFETTI SUL BILANCIO PIANIFICAZIONE FINALE DEL LAVORO DI REVISIONE SUL BILANCIO MEMO CONCLUSIVO DELLA VERIFICA Note di commenti Check-list Riepiloghi dei dati raccolti
DOCUMENTAZIONE DELLE VERIFICHE PERIODICHE SVOLTE Ogni verifica periodica deve essere distintamente individuabile rispetto alle altre verifiche periodiche programmate e anche rispetto all attività di revisione contabile sul bilancio (ASSIREVI documento di ricerca n. 160) Verifica periodica al Svolta il Verifica periodica al Verifica periodica Svolta il al Svolta il Verifica periodica al Lavoro Lavoro di di revisione revisione Bilancio Bilancio d esercizio d esercizio chiuso al chiuso al Svolta il La tempestività nella predisposizione della documentazione del lavoro svolto contribuisce a migliorarne la qualità e rende più efficace l utilizzo del lavoro svolto nelle analisi successive
RESPONSABILITA DEGLI AMMINISTRATORI E DEL REVISORE LEGALE La responsabilità degli amministratori e del revisore legale per la regolare tenuta della contabilità e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili è chiaramente riportata nel Documento di ricerca ASSIREVI n. 160, che distingue la responsabilità degli amministratori rispetto alla responsabilità del revisore. RESPONSABILITA DEGLI AMMINISTRATORI la responsabilità della redazione dei bilanci e dell informativa finanziaria nonché della correttezza delle informazioni in essi contenute e della correzione di tutti gli errori significativi riscontrati, dell adeguatezza della struttura organizzativa, del sistema di controllo interno e del sistema di controllo amministrativo-contabile anche ai fini della regolare tenuta delle scritture contabili, della corretta rappresentazione dei fatti di gestione e dell integrità del patrimonio sociale compete agli amministratori. È altresì responsabilità degli amministratori l implementazione e il funzionamento di un adeguato sistema di controllo interno volto a prevenire e ad individuare frodi [1] e/o errori. ;
RESPONSABILITA DEGLI AMMINISTRATORI E DEL REVISORE LEGALE RESPONSABILITA DEL REVISORE LEGALE la verifica della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili, pur rientrando in un più ampio procedimento revisionale finalizzato all espressione di un giudizio sul bilancio, rappresenta un processo di verifica del tutto autonomo. Il revisore è quindi tenuto a comunicare tempestivamente agli organi di governance gli eventuali problemi di rilevanza riconducibili all esito della verifica, secondo le modalità previste dal principio di revisione n. 260. [1] Il termine frode include le false dichiarazioni per bilanci intenzionalmente errati e l appropriazione illecita di beni della Società. Le false dichiarazioni sui bilanci comprendono l omissione intenzionale di importi o di informativa adeguata nel bilancio al fine di ingannare gli utilizzatori stessi del bilancio. L appropriazione illecita di beni include le sottrazioni dei beni della Società accompagnate da false o ingannevoli registrazioni atte dissimulare la mancanza dei beni o la cessione degli stessi senza un adeguata autorizzazione.