Privacy e Franchising Titolarità dei dati e attività di marketing Avv. Valeria Finazzi
Cosa sono i dati personali e quali dati si raccolgono in franchising Dati personali: qualsiasi informazione relativa ad una persona fisica identificata o identificabile (anagrafica, indirizzo email, dati di acquisto ) Normalmente uno store consente di raccogliere: Dati connessi alla vendita anagrafiche, dati di pagamento ma anche Dati puri per attività di MKT (anagrafiche CRM) Dati di acquisto per attività di profilazione
Di chi sono i dati raccolti nello store? I dati raccolti attraverso lo store rappresentano un valore economico ed un asset aziendale importante è fondamentale stabilire fin da subito tra le parti chi ne sia proprietario e quali siano i ruoli dei soggetti coinvolti.e quindi importante prevedere in contratto clausole specifiche che definiscano (i) i ruoli (ii) le responsabilità (iii) i flussi (iii) le eventuali nomine e (iv) gli eventuali adempimenti successivi alla termination contrattuale La creazione di modelli privacy contrattuali riveste una concreta importanza sia in ambito distributivo «fisico» che online per tutte le società commerciali che svolgono attività di marketing (ad. Es. franchising, retail, sws, etc.)
Di chi sono i dati raccolti nello store? Serve quindi iniziare a distinguere: I dati necessari per effettuare la vendita e le operazioni ad essa collegate: saranno dati raccolti e trattati dal soggetto che vende nel franchising, il franchisee Sarà quindi il venditore il titolare dei dati necessari alla vendita In alcuni casi si prevede la contitolarità con il brand (quando è possibile farlo?)
Di chi sono i dati raccolti nello store? Dati di Sono gli ulteriori dati che si possono raccogliere (sia di clienti che di prospect) Quando il «proprietario»/titolare dei dati è il brand? Inserisce i dati nel proprio CRM tramite collegamento diretto/invio periodico dal negozio Determina come utilizzare i dati (ad es. invio di newsletter, anche se potrà dare incarico al franchisee di operare materialmente l invio per l area di competenza) Determina lo scopo ed il fine dell attività di MKT operata sui dati (supporto al brand, a determinati prodotti, ecc.) Spende direttamente il proprio marchio Nomina il franchisee quale responsabile estrano del trattamento, dandogli istruzioni (di norma allegato al contratto)
Di chi sono i dati raccolti nello store? Quando il «proprietario»/titolare dei dati è il franchisee? Inserisce i dati in un proprio DB on collegato al CRM del brand Determina come utilizzare i dati (ad es. per attività commerciali ed eventi a carattere locale inerenti allo specifico punto vendita - ad es. invito presso il negozio per proprie vendite promozionali, pre saldi, ecc) Determina lo scopo (promuovere non tanto il brand quanto il singolo punto vendita) Attenzione: spendendo il marchio nella comunicazione e nelle attività di marketing dello store, è sempre consigliabile ottenere un preventivo assenso del rand prima di crearsi una propria banca dati a fini marketing
Di chi sono i dati raccolti nello store? Problematiche più comuni: Dati di MKT trattati in contitolarità (schema molto utilizzato nel passato per giustificare il flusso di dati tra le parti) Le finalità devono essere comuni e le modalità operative sempre condivise Al termine del rapporto venendo di fatto meno le finalità condivise il db non potrebbe essere più utilizzato dalle parti singolarmente (si perde un asset economicamente rilevante) Flussi di dati non giustificabili tra le parti (se non con consenso espresso) Profilazione effettuata senza le necessarie formalità (consenso, notifica, misure di sicurezza)
Come si raccolgono e trattano i dati? I dati personali dei clienti/utenti (quale l anagrafica, il numero di telefono, l email), possono essere raccolti e trattati («utilizzati») per fini marketing unicamente: Fornendo al soggetto interessato l informativa privacy richiesta dall art. 13 del D.Lgs. 196/03 Raccogliendo uno specifico consenso privacy Per svolgere attività di profilazione (studio delle abitudini e delle scelte di consumo) si dovrà ottenere un ulteriore e specifico consenso (sono anche richiesta altre formalità, quale la notifica al Garante)
Quindi? Nella creazione di un franchising (sia esso un single franchisee o una rete) è importante impostare da subito quelli che saranno i ruoli e le funzioni delle parti coinvolte, impostando una struttura privacy che consentirà: nel corso del rapporto alle parti di sfruttare lecitamente ed appieno una risorsa importante come quella dei dati della clientela al termine del rapporto di gestire una corretta way-out/migrazione evitando contenziosi, negoziazioni in fase di termination ed il mantenimento di asset aziendali (db) creatosi nel tempo grazie al popolamento di un DB dati provenienti dal sito.
Grazie. Avv. Valeria G. Finazzi