TRACCIABILITÀ DEI FLUSSI FINANZIARI

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1 TRACCIABILITÀDEIFLUSSIFINANZIARI RADIX ERPbyACSDataSystems Release: ACSDataSystemsSpA 1/8

2 INDICE Indice... 2 Gestione codici CIG e CUP... 3 Inserimento CIG (Codice Identificativo Gara) e CUP (Codice Unico Progetto)... 3 Documenti di vendita e documenti di acquisto... 3 Gestione progetti... 4 Contabilità... 4 Tickets (Servicemanagement)... 5 Contratti... 6 Compensi Mod Conto dedicato e comunicazione alla stazione appaltante (ente pubblico)... 7 ACS Data Systems SpA 2 / 8

3 GESTIONE CODICI CIG E CUP INSERIMENTO CIG (CODICE IDENTIFICATIVO GARA) E CUP (CODICE UNICO PROGETTO) Per garantire la tracciabilità dei flussi finanziari in riferimento a commesse pubbliche, le fatture e i relativi pagamenti devono essere identificabili attraverso un codice univoco, CIG ovvero CUP (se esistente). Dato che le disposizioni sulla tracciabilità non riguardano solamente i flussi finanziari tra appaltatore e pubblica amministrazione (cliente), bensì anche per i flussi finanziari tra appaltatore e subfornitore, sempre se alla base della fornitura c è una commessa pubblica, devono essere indicati i codici CIG ovvero CUP sia per le fatture clienti che per le fatture fornitori. I seguenti moduli sono stati ampliati della gestione dei codici CIG e CUP. DOCUMENTI DI VENDITA E DOCUMENTI DI ACQUISTO Nei documenti di vendita (ordine cliente, bolla, fattura) e documenti di acquisto (ordine fornitore, bolla e fattura d acquisto) il codice viene riportato automaticamente dal primo documento (p.es. ordine) al documento successivo. Attenzione: dato che i diversi moduli (fatture, bolle, ordini, ecc.) sono stati creati individualmente per i ns. clienti, anche un eventuale modifica della stampa dei moduli per visualizzare i codici CIG e CUP deve essere programmato individualmente; un eventuale modifica della modulistica viene fatturato in base al tempo impiegato. In caso di attività collegate a commesse pubbliche Vi chiediamo di mettervi in contatto con il ns. reparto di supporto software. Facciamo presente, che bolle con codici CIG ovvero CUP differenti non possono essere raggruppati su un'unica fattura, dato che verrebbe meno la tracciabilità dei singoli pagamenti. ACS Data Systems SpA 3 / 8

4 GESTIONE PROGETTI In questo caso il codice inserito nel progetto viene trasferito al documento nel quale viene fatto riferimento al progetto stesso. CONTABILITÀ Nelle registrazioni contabili delle fatture si possono inserire il codice CIG ovvero CUP: Nella registrazione automatica delle fatture questi codici vengono trasferiti automaticamente dal singolo documento (fattura di vendita) in contabilità. Nella registrazione dei pagamenti il codice CIG ovvero CUP della fattura viene abbinato automaticamente al pagamento. Per permettere la tracciabilità dei flussi finanziari i pagamenti di fatture dovrebbero essere registrati singolarmente (cioè non raggruppando più fatture con diversi codici CIG ovvero CUP su un unico pagamento). ACS Data Systems SpA 4 / 8

5 TICKETS (SERVICEMANAGEMENT) Nei tickets il codice inserito viene riportato automaticamente sulla fattura. ACS Data Systems SpA 5 / 8

6 CONTRATTI Nella creazione delle fatture periodiche il codice inserito viene riportato automaticamente sulla fattura. COMPENSI MOD.770 Nella registrazione del compenso il codice inserito viene riportato automaticamente in contabilità. ACS Data Systems SpA 6 / 8

7 CONTO DEDICATO E COMUNICAZIONE ALLA STAZIONE APPALTANTE (ENTE PUBBLICO) L appaltatore ed il suo subappaltatore, che partecipano a commesse pubbliche, devono definire uno o più conti dedicati, sui quali transitano tutti i flussi finanziari in riferimento a queste commesse. L appaltatore deve comunicare alla stazione appaltante prima del pagamento (esistono dei termini tassativi definiti dalla legge) gli estremi del conto dedicato, sul quale devono transitare i pagamenti. Dato che un impresa può avere più conti, è stato previsto in Radix per ogni documento di acquisto e di vendita l inserimento della banca comunicata alla pubblica amministrazione; questo dato viene trasferito automaticamente al documento successivo (p.es. la banca può essere già inserita nell ordine, questa viene poi trasferita dalla fattura fino alla contabilità). Inoltre è possibile stampare la banca scelta sulla fattura (in questo caso è necessario modificare il modulo di stampa, che viene addebitato.). È possibile indicare la banca come valore di proposta nell anagrafica del cliente (p.es. se per più ordini viene utilizzata la stessa banca ed è stato comunicato preventivamente alla stazione appaltante questa banca). Per contenere questa informazione è stato previsto il campo Gruppo banche ; questo non è da confondere con il campo Banca che si riferisce alle coordinate bancarie del cliente stesso (e non alla banca alla quale deve avvenire il pagamento). Durante la registrazione contabile della fattura (incasso) il programma verifica in modo automatico, se il conto utilizzato nella registrazione coincide con quello indicato nel documento (gruppo banche); in caso di differenza viene dato un messaggio di errore. ACS Data Systems SpA 7 / 8

8 Per i pagamenti a subfornitori tramite Homebanking vengono esportati nel campo della causale di pagamento, oltre gli estremi della fattura, anche i codici CIG ovvero CUP. Tramite l indicazione del codice CIG ovvero CUP, il gruppo bancario nella fattura (contabilità) ed il collegamento tra fattura e pagamento è possibile rintracciare in qualsiasi momento il flusso finanziario collegato ad un ordine pubblico specifico (tramite i codici CIG ovvero CUP). Per questo è stata ampliata la ricerca dei documenti con i campi CIG e CUP. ACS Data Systems SpA 8 / 8