ELENCO CLIENTI / FORNITORI

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1 ELENCO CLIENTI / FORNITORI RADIX ERP BY ACS DATA SYSTEMS Comunicazione telematica art 21 del DL. 72/2010 (spesometro) Release: ACS Data Systems AG/spa 1 / 27

2 INDICE Indice... 2 Introduzione... 3 Termine di consegna... 3 Contenuto della comunicazione... 3 Operazioni escluse dalla comunicazione... 4 Utilizzo in Radix... 5 Determinare i codici iva inclusi ed esclusi... 5 Definizione dei codici stato estero e paradisi fiscali... 7 Modifica delle impostazioni nelle registrazioni contabili... 8 Gestione di fatture parziali e pagamenti periodici... 9 Gestione di note di variazione Valore proposta nella anagrafica clienti/fornitori Ricerca registrazioni (filtro) Visualizzazione tabellare delle registrazioni contabili Calcolo ed emissione della comunicazione Calcolo elenco clienti e fornitori Emissione elenco clienti e fornitori Controllo dati in internet Inserimento manuale / Importazione dati per elenco clienti/fornitori ACS Data Systems AG/spa 2 / 27

3 INTRODUZIONE Con il decreto legislativo DL. 78/2010 è stato introdotto l obblighi per i soggetti IVA (imprese, liberi professionisti) di inviare alla Agenzia delle Entrate telematicamente i fatturati a partire da un certo limite. Questa comunicazione, che ufficialmente è denominata Comunicazione telematica delle operazioni rilevanti ai fini IVA art. 21 viene chiamata anche Spesometro oppure elenco clienti fornitori (sia in Radix che qui di seguito sarà usata l ultima definizione, dato che agli utenti è nota per la comunicazione abolita alcuni anni orsono). In questo documento viene descritto l utilizzo del programma Radix per emettere la comunicazione dell elenco clienti fornitori. Per eventuali domande di natura fiscale, Vi preghiamo gentilmente di rivolgervi al Vs. commercialista. Per la gestione della comunicazione di seguito descritta è necessario attivare l aggiornamento Radix predisposto appositamente (a partire dalla versione 2.17e1). In caso di comunicazione di un numero limitato di operazioni è possibile effettuarla direttamente, alternativamente a Radix, sul programma di inserimento messo a disposizione gratuitamente dalla Agenzia delle Entrate. Trovate questo programma per il download qui (cliccare il seguente link): +operazioni+iva/compilazione+e+invio/sw+compilazione+comunicazioni+spesometro#software In questo caso non è più necessario effettuare i seguenti passi in Radix. TERMINE DI CONSEGNA La comunicazione deve essere fatta annualmente entro il 30 aprile dell anno successivo (perciò entro il 30 aprile 2012 la comunicazione dei dati 2011). Per l anno finanziario 2010 è stata concessa una proroga fino al 31 dicembre 2011 a causa di tutte le varie modifiche (con la circolare del 21 dic è termine è stato nuovamente spostato al 31 gennaio 2012). CONTENUTO DELLA COMUNICAZIONE La comunicazione riguarda sia la vendita e l acquisto di beni che le prestazioni eseguite e ricevute. Sono stati fissati i seguenti limiti a partire dai quali le operazione devono essere comunicate: esclusa IVA per operazioni che sono documentate da fattura; inclusa IVA per operazioni che sono documentate da ricevuta fiscale o scontrino fiscale; Per l anno 2010 devono essere comunicate operazione documentate da fatture con un importo minimo di esclusa IVA. In questo caso il limite si riferisce all operazione, per la quale deve essere osservato quanto segue: Contratti collegati: se per una operazione sono state emesse più fatture, il limite viene considerato per la somma delle fatture, anche se emesse in anni diversi, che sono collegate al contratto (es. un ACS Data Systems AG/spa 3 / 27

4 ordine cliente che è stato eseguito con diverse consegne parziali e perciò è composto da più fatture parziali). Pagamento periodico: in caso ci fossero contratti con pagamenti periodici, il limite viene considerata per la somma delle fatture emesse nell anno attuale che sono collegate a questo contratto (es. contratti di appalto, di fornitura, di somministrazione, contratti con prestazioni ricorrenti, ecc.). Attenzione: Radix gestisce esclusivamente comunicazioni per registrazioni contabili dell IVA per clienti e fornitori. La comunicazione non viene creata in automatico per corrispettivi e ricevute fiscali. E possibile registrare questi movimenti manualmente in un programma sviluppato appositamente in Radix in modo tale da poterli comunicare insieme alle altre registrazioni. OPERAZIONI ESCLUSE DALLA COMUNICAZIONE Operazioni escluse dalla comunicazione sono quelle non tassabili in Italia: Importazioni da paesi terzi; Esportazioni a Paesi terzi (escluse vendite a esportatori abituali, che sono sempre da comunicare); Acquisti e cessioni intracomunitari, prestazioni internazionali ricevute ed eseguite (esclusi operazioni triangolari art. 58, che sono sempre da comunicare); Operazioni con operatori economici in paesi paradisi fiscali ( Blacklist); Operazioni oggetto di comunicazione all Anagrafe tributaria in base all art. 7 DPR 605/1973 (z.b. contratti energia elettrica, gas, servizi di telefonia, contratti assicurativi, ecc.); Vendite a persone private senza obbligo di fattura che sono state pagate con carte di credito o bancomat nazionali; Operazioni al di fuori del campo di applicazione dell IVA (escluso/fuori campo IVA). Per ulteriori casi particolare Vi preghiamo gentilmente di rivolgervi al Vs. commercialista. Per escludere automaticamente le sopracitate operazioni il programma controlla sia il tipo di registrazione (campo trattamento IVA) che il codice IVA utilizzato (campo elenco clienti/fornitori). ACS Data Systems AG/spa 4 / 27

5 UTILIZZO IN RADIX Per poter effettuare la comunicazione per l anno 2010 sono stati rielaborati alcuni programmi in Radix. Dato che la disposizione è da applicare in modo retroattivo sui movimenti dell anno 2010 abbiamo creato delle procedure automatiche che riducono l intervento manuale dell utente al minimo. In fattispecie vengono gestite in Radix automaticamente le seguenti operazioni: Limite per la comunicazione ( per l anno 2010, per l anno 2011): le fatture vengono controllate e in caso di raggiungimento/superamento dell limite utilizzate per la comunicazione; nello stesso modo note di variazione. Contratti collegati: attraverso la gestione degli ordini clienti (per le fatture di vendita) e la gestione ordini fornitori (per le fatture d acquisto) vengono riconosciuti e valutati i contratti collegati. Pagamenti periodici: attraverso la gestione contratti (modulo aggiuntivo in Radix) vengono riconosciute e valutate le fatture che sono collegate a contratti periodici. Operazioni escluse: come sopra descritto (vedi Operazioni escluse dalla comunicazione), alcune operazioni sono escluse: Radix le riconosce attraverso dei campi specifici nel codice IVA e nel codice di registrazione. Questo tema sarà approfondito nei seguenti capitoli. Affinché Radix possa accertare correttamente i dati dell elenco clienti/fornitori devono essere effettuate prima le seguenti procedure: Determinare i codici IVA inclusi ed esclusi Determinare i codici stati e i paradisi fiscali Modificare i campi specificamente creati nelle registrazioni contabili. DETERMINARE I CODICI IVA INCLUSI ED ESCLUSI Per escludere dalla comunicazione definite operazioni è previsto un campo specifico nella tabella IVA che contiene questa informazione. Il tipo di operazione (es. cessione intracomunitaria) nei documenti di vendita viene definito principalmente dal codice IVA. Per le fatture d acquisto invece il tipo di operazione viene definito (aggiuntivo o anche alternativo) dal di tipo di causale di registrazione contabile (es. acquisto intracomunitario) indipendentemente dal codice IVA utilizzato (21%). Per definire se un operazione viene compresa nella comunicazione oppure no vengono utilizzati come criteri sia il codice IVA che il tipo di causale di registrazione contabile. ACS Data Systems AG/spa 5 / 27

6 Richiamate per cortesia il programma per l Inserimento codice IVA (Dati anagrafici > contabilità e pagamenti > codice IVA). Attraverso il campo Elenco clienti /fornitori si definisce se una operazione con questo codice IVA viene inclusa nella comunicazione, in modo tale che vengono considerati per la comunicazione solo gli importi che sono contrassegnati qui con sì. Durante l aggiornamento del programma questa impostazione viene fatto automaticamente attraverso il gruppo IVA: Gruppo IVA Ins. Elenco clie / for Annotazione Soggetto ad IVA SI Esente SI Non imponibile SI Per codici IVA che vengono utilizzati per le operazioni di esportazione mettere NO Non imponibile 8.1.c SI Escluso/non sogg. NO Autofattura Art. 17 SI Acquisti/cess. Intra NO Servizi intra (2009) NO Servizi internaz. UE NO Servizi internaz. paesi terzi SI Vi preghiamo gentilmente di controllare queste impostazioni, in particolare il gruppo del codice IVA non imponibile. Dato che gli esportazioni sono esclusi dalla comunicazione è necessario per ogni codice IVA che viene utilizzato per l esportazione di inserire NO nel campo elenco cli/for. ACS Data Systems AG/spa 6 / 27

7 DEFINIZIONE DEI CODICI STATO ESTERO E PARADISI FISCALI Per le registrazioni con clienti o fornitori esteri, che vengono incluse sulla comunicazione, deve essere indicato oltre all indirizzo (nelle tabelle anagrafiche) anche il codice dello stato estero sulla comunicazione. Per favore compilate nel programma Sigle nazioni (menù Tabelle anagrafiche > Tabelle) per questi paesi, che vengono indicati sulla comunicazione, il campo Codice stato estero. Un elenco completo di questi codici trovate cliccando sul seguente link (sull ultima pagina del documento PDF): aesi+iva_istr.pdf?mod=ajperes&cacheid=6e7fe40042a52d12a8beb9ce3ff8abd8 Inoltre, le operazioni con soggetti Iva con sede in un paradiso fiscale (Black List) sono escluse dalla comunicazione (ciò vale per le registrazioni a partire dal 1o luglio 2010). In questo caso è necessario che ci sia attivo il flag Paradiso fiscale nei dati anagrafici dei paese considerati come paradisi fiscali. Per favore verificate nello stesso programma Sigle nazioni questo campo per i paesi coinvolti. Tutte le registrazioni con clienti o fornitori, che nei dati anagrafici hanno un paese definito come paradiso fiscale, vengono escluse automaticamente dalla comunicazione a partire dal 01/07/2010. ACS Data Systems AG/spa 7 / 27

8 MODIFICA DELLE IMPOSTAZIONI NELLE REGISTRAZIONI CONTABILI Per le fatture d acquisto definisce la causale di registrazione, se certe operazioni sono escluse dalla comunicazione. Questo avviene automaticamente con l aggiornamento; da parte dell utente non sono necessarie ulteriori modifiche. Per Sua informazione riportiamo di seguito i tipi di registrazione che includono o escludono la registrazione della comunicazione: Trattamento IVA Normale Dogana Acquisti intra Prestazioni intra (fino 2009) Autofatture nazionali Prestazioni internaz. EU Prestazioni internaz. terzi Ins. elenco clie / for SI NO NO NO SI NO SI In questo modo viene escluso dalla comunicazione ad es. un acquisto intracomunitario, dato che questo avviene per via della causale di registrazione (trattamento IVA = acquisto intracomunitario), indipendentemente dall inserimento del codice IVA; lo stesso vale anche per le importazioni e le prestazioni internazionali EU. Altresì non è possibile accertare automaticamente tutte le registrazione per la comunicazione. Per i seguenti casi l impostazione per l inserimento nell elenco clienti/fornitori deve essere fatto manualmente: Vorfall Pagamenti frazionati Pagamenti periodici Registrazioni contabili escluse Note d accredito o d addebito Beschreibung Fatture parziali per un operazione che singolarmente non superano il limite per l obbligo della comunicazione, però nella somma superano il limite prestabilito (in caso non siano presenti ordini clienti o ordini fornitori in Radix e non siamo collegati alle fatture). Fatture per operazioni periodiche (che si ripetono), che singolarmente non superano il limite per l obbligo della comunicazione, però nella somma superano questo limite nell anno (in caso non siano presenti in Radix contratti e non siano collegati con le fatture). Registrazioni che sono già soggette a comunicazioni secondo Art. 7 DPR 605/1973 (es. forniture di elettricità, gas e acqua, teleriscaldamento, polizze assicurative, ecc.). Queste devono essere collegate con le fatture da comunicare. Se dovete richiamare una registrazione dell anno precedente (2010) per modificare l impostazione per l inserimento nella comunicazione ed infine salvarla, appariranno uno o più avvisi, e cioè che la registrazione, il periodo oppure i conti sono già chiusi; questi avvisi possono essere ignorati dato che non viene effettuata nessuna modifica rilevante nella registrazione IVA o del giornale (come importo, data o conto). ACS Data Systems AG/spa 8 / 27

9 GESTIONE DI FATTURE PARZIALI E PAGAMENTI PERIODICI Per gestire i casi sopracitati è necessario richiamare le registrazioni coinvolte e modificare il campo previsto per la comunicazione. Attraverso una funzione filtro (descritta successivamente in Ricerca di registrazioni (filtri)) sarà possibile trovare semplicemente queste registrazioni. La registrazione IVA è stata ampliata nel modo seguente: Valore per il calcolo Valore calcolato Sulla pagina IVA è stato aggiunto il campo Inserimento elenco clienti/fornitori. Le seguenti impostazioni sono previste: Inserimento elenco clienti/fornitori Automatico Descrizione Questa è l impostazione standard, cioè a tutte le registrazioni esistenti sarà inserita automaticamente questa impostazione. In questo caso il programma esegue per la comunicazione i seguenti controlli: a) Controllo se la fattura è collegata ad un ordine cliente (fattura di vendita) oppure ad un ordine fornitore (fattura d acquisto); in caso affermativo l importo dell ordine cliente/ordine fornitore (=comunicazione) viene letto e comparato al limite. Nello stesso tempo viene impostato internamente per la comunicazione il tipo di pagamento su pagamento frazionato. b) Controllo se la fattura è collegata ad un contratto (modulo gestione contratti); in caso affermativo l importo totale di tutte le fatture dell anno che sono di questo contratto viene comparato al limite. Nello stesso tempo viene impostato internamente per la comunicazione il tipo di pagamento su pagamento periodico. c) In caso non dovesse corrisponder ne a) ne b) l importo della fattura viene comparato al raggiungimento del limite; se l importo è uguale o superiore al limite, la fattura rientra nella comunicazione e il tipo di pagamento viene impostato internamente su pagamento non frazionato. ACS Data Systems AG/spa 9 / 27

10 Pagamento frazionato Pagamento periodico Non considerare Con l impostazione automatico, che viene inserito come valore standard, la maggior parte delle registrazione possono essere elaborate automaticamente senza l intervento dell utente. In questo caso la fattura viene sempre inclusa nella comunicazione indistintamente dall importo (anche se al disotto del limite). Questo è necessario quando si tratta di una fatturazione parziale (contratti collegati) di un operazione che super il limite ma non è collegato con un ordine cliente/fornitore e perciò non può essere accertato automaticamente. Esempio: una fattura d acquisto di un fornitore di 5.000, che rappresenta la fatturazione parziale di complessivi deve essere comunicata. Se in questo caso non è stato inserito un ordine e collegato ad una fattura d acquisto l inserimento deve essere impostato manualmente e messo su pagamento frazionato. In questo caso la fattura viene inclusa nella comunicazione se la somma di tutte le fatture che hanno come impostazione pagamento periodico nell anno raggiungono o superano il limite. Esempio: un contratto di manutenzione per una macchina costa annualmente ; viene però fatturato in 4 rate con singole fatture da cadauna. Anche se la singola fattura non supera il limite, questa deve essere inserita nella comunicazione perché la somma delle fatture con pagamento periodico raggiunge oppure supera il limite (4 x = ). In questo caso la fattura indipendentemente dall importo viene esclusa dalla comunicazione. Questo è il caso se per questi fornitori è stata emessa una comunicazione secondo l Art. 7 DPR 605/1973 (es. fornitura di energia). Il termine pagamento utilizzato dal legislatore (pagamento frazionato, ecc.) si riferisce sempre alla fattura e non al pagamento. Per quanto riguarda il termine limite vedi Contenuto della comunicazione. Nel campo Tipo pagamento possiamo trovare a titolo informativo il risultato del calcolo (vedi Calcolo dell elenco clienti/fornitori). Con la lente d ingrandimento può essere visualizzata una finestra d informazione. Il bottone [Nota di variazione] è a disposizione per l inserimento del collegamento per questi documenti (vedi Gestioni note d accredito e d addebito). La registrazione deve essere poi archiviata. La modifica del campo sopradescritto (Inserimento elenco clienti/fornitori) ha influsso sulla emissione della comunicazione. Per avere effetto dopo una modifica manuale di questo campo è necessario avviare il programma per il calcolo (vedi Calcolo dell elenco clienti/fornitori). ACS Data Systems AG/spa 10 / 27

11 GESTIONE DI NOTE DI VARIAZIONE Per la comunicazione devono essere prese in considerazione anche eventuali note di variazione (d accredito e d addebito), nel caso in cui la fattura sia sottoposta ad obbligo di comunicazione. Qui esistono 2 possibilità: Nota di variazione Compensazione Comunicazione distinta Descrizione Fondamentalmente le note di variazione possono essere compensate con le fatture d origine. Questo è anche possibile se una nota di variazione che si riferisce al periodo per il quale è stata fatta la comunicazione, è stata emessa nell anno successivo. Così ad es. una nota d accredito che è stata emessa nel marzo del 2011 e si riferisce ad una fattura del dicembre 2010 può essere compensata con questa. Questo sempre nel caso in cui la comunicazione non sia già stata consegnata, cioè la compensazione può avvenire fino alla consegna della comunicazione. Nel caso in cui una compensazione non fosse più possibile, perché la nota di variazione è stata emessa dopo la consegna della comunicazione, questa viene indicata distintamente nella comunicazione. Se una nota di variazione si riferisce ad una fattura dell anno della comunicazione, deve essere inserito manualmente un collegamento fra questa fattura e la nota di variazione. In questo modo viene effettuato il controllo del limite in base alla nuova somma (fattura + nota d addebito ovvero fattura nota d accredito); se per una fattura è obbligatorio fare la comunicazione (in base al limite) potrebbe essere che dopo aver fatto il collegamento non sia più obbligatorio (perché l importo complessivo non supera il limite prestabilito). Viceversa potrebbe essere invece, che una fattura per la quale in base al limite non era necessario fare la comunicazione, dopo il collegamento con una nota d addebito l importo complessivo superi il limite e per questo sia obbligatorio fare la comunicazione. In base al collegamento da Voi inserito Radix controlla il nuovo limite. Attenzione: il collegamento deve essere inserito nella registrazione della nota di variazione e non viceversa. Per evitare l inserimento manuale di un collegamento per ogni nota d accredito, è sensato inserire questo solo dove è obbligatorio, in base al limite, includere la fattura (singola) nella comunicazione. Sulle note d addebito è necessario inserire esclusivamente quelle dove la somma della fattura + la nota d addebito superano il limite. ACS Data Systems AG/spa 11 / 27

12 Per l inserimento del collegamento delle note di variazione procediamo come segue: Impostazione lasciare su automatico Cliccare per inserire collegamento Richiamate la registrazione di una note di variazione. Lasciate l impostazione Inserimento elenco clienti/fornitori su automatico (questa impostazione non ha nessun effetto sulla nota di variazione). Cliccate sul bottone [Note di var.]; si apre la seguente finestra: Selezione fattura da collegare In questa tabella inserite la/le fatture alla/e quali si riferisce la nota di variazione. Nel campo registrazione collegata potete aprire una funzione di ricerca, cliccando su <F2> oppure sulla lente d ingrandimento, dove saranno elencate tutte le fatture esistenti su questo cliente/fornitore che poi potrete collegare. In questo modo ACS Data Systems AG/spa 12 / 27

13 viene creato il collegamento fra l attuale nota di variazione e la fattura d origine. In base a questo collegamento viene utilizzata la somma complessiva (fattura + nota d addebito ovvero fattura nota d accredito). Dopo avere collegato la fattura verranno inseriti automaticamente in questa tabella numero e data fattura. Qui viene anche ripreso l importo (imponibile e IVA) della nota di variazione attuale (e non l importo della fattura collegata). Questi importi sono necessari perché una nota di variazione può riferirsi a più fatture; in questo modo si può dividere l importo sulle singole fatture. Il segno per l imponibile e l IVA deve sempre coincidere con quello dell attuale nota di variazione (perciò per note d accredito negativo e per note d addebito positivo). In caso non dovesse essere fatto nessun collegamento attraverso la funzione di ricerca, i campi data documento, numero documento, imponibile ed IVA possono essere inseriti anche manualmente. In questo caso però la nota di variazione non viene compensata con la fattura ma viene elencata distintamente sulla comunicazione (indipendentemente dall importo). La registrazione deve successivamente essere salvata/memorizzata. L inserimento o la modifica di un collegamento di una fattura ha effetto sull emissione della comunicazione. Affinché però un inserimento nuovo oppure modificato abbia ripercussioni sulla comunicazione, deve essere eseguito nuovamente, alla fine della modifica, il programma di calcolo (vedi Calcolo elenco clienti/fornitori). ACS Data Systems AG/spa 13 / 27

14 VALORE PROPOSTA NELLA ANAGRAFICA CLIENTI/FORNITORI E anche possibile fare proporre automaticamente nella registrazione contabile il contenuto del campo Inserimento elenco clienti/fornitori inserito nella anagrafica clienti oppure fornitori. Questo può essere utile quando la maggior parte delle registrazione di un cliente/fornitore hanno sempre lo stesso valore per l inserimento. Così ad es. per fornitori di elettricità e gas, che sono esclusi dalla comunicazione oppure per fornitori che effettuano esclusivamente o quasi pagamenti periodici (fatture d affitto). In questo caso è possibile inserire nel campo dell anagrafica cliente/fornitore Inserimento elenco cliente/fornitore un valore proposta; come standard è attivato automaticamente. Questo valore viene proposto automaticamente nella registrazione contabile dall anagrafica del cliente/fornitore e può essere modificato individualmente per ogni singola registrazione. Attenzione: questo inserimento ha solo effetto su registrazioni future e non su registrazioni preesistenti. Per registrazioni preesistenti è possibile impostare automaticamente questo inserimento con un programma sviluppato a posta ; questo valore viene trasferito nelle registrazioni contabili per tutti i clienti/fornitori selezionati. Per questa operazione richiamate per cortesia il programma Inserimento elenco clienti/fornitori da clienti/fornitori (Menù Contabilità > Elenco clienti-/fornitori). ACS Data Systems AG/spa 14 / 27

15 Dopo aver lanciato il programma selezionare l anno, per il quale devono essere trasferiti gli inserimenti. Con il campo Registrazioni si apre il filtro registrazioni che permette di trasferire l inserimento eventualmente solo per clienti / fornitori predefiniti. Attenzione: con questo programma vengono sovrascritti gli inserimenti già eventualmente effettuati nelle registrazioni (es. Inserimento=pagamento periodico) con il valore inserito nell anagrafica clienti/fornitori. In questo caso è meglio utilizzare il filtro registrazione per trasferire l inserimento solo su clienti/fornitori ovvero registrazioni selezionate. Attenzione: dopo aver eseguito questo programma è necessario fare ripartire il programma di calcolo (vedi Calcolo elenco clienti/fornitori); in questo modo vengono considerati gli inserimenti modificati per la comunicazione. RICERCA REGISTRAZIONI (FILTRO) La ricerca di registrazioni per le quali devono essere inseriti informazioni manualmente (coma sopra descritto) può avvenire attraverso più programmi: Online-Info <F10>/<F11>/<F12>: attraverso questa funzione possono essere elencati nella tabella Contabilità le singole registrazioni del cliente, fornitore o conto; queste possono essere richiamate direttamente con il tasto <F4> e modificate. Nuova funzione filtro inserimento registrazioni : attraverso criteri di filtro diversi è possibile selezionare e modificare le registrazioni. Questa funzione viene descritta di seguito. ACS Data Systems AG/spa 15 / 27

16 Nel programma Registrazioni è possibile richiamare attraverso la finestra filtro una finestra specifica per la selezione delle registrazioni che sono rilevanti. Di seguito si presenta la seguente finestra filtro: ACS Data Systems AG/spa 16 / 27

17 Di seguito vengono descritte le singole opzioni filtro: Impostazione filtro Descrizione Comunicazione per: selezionare almeno un opzione; un campo deve essere attivo. Inserimento elenco clienti/fornitori: le registrazioni contabili possono essere estratte secondo l impostazione inserita nella registrazione contabile. L impostazione standard viene settata su automatico. Come descritto sopra (vedi Gestione fatture parziali e pagamenti periodici) questa impostazione può essere modificata direttamente nelle registrazioni contabili (p.es. pagamento parziale); così è possibile ritrovare registrazioni di questo tipo. Calcolo: prima della emissione della dichiarazione e dopo aver effettuato modifiche manuali nelle registrazioni contabili, queste devono essere ricalcolate. Con questo calcolo viene definito, quale registrazione contabile viene inclusa nella dichiarazione, in base ai parametri immessi. Qui possono essere selezionate le registrazioni contabili da comunicare, da non comunicare e quelle non ancora calcolate. Tipo pagamento: se il campo precedente è impostato su da comunicare, qui possono essere selezionate le registrazioni contabili, per le quali dopo il calcolo è stato attribuito un tipo di pagamento. Attenzione: questo campo non deve essere confuso con il campo sopra indicato Inserimento elenco clienti/fornitori : mentre il campo sopra indica il tipo di calcolo, questo campo (tipo pagamento) contiene il valore determinato dal calcolo (p.es. il campo sopra contiene automatico e il secondo campo (tipo pagamento) dopo il calcolo è impostato su pagamento frazionato, perché il programma ha trovato ordini con più fatture parziali. Comunicazione necessaria a causa dell importo: indipendentemente da un eventuale calcolo o altre impostazioni (p.es. pagamenti periodici) qui vengono selezionati tutti i documenti, che hanno raggiunto o superato la soglia (con opzione da comunicare ) o che sono sotto la soglia (con opzione da non comunicare ). Inoltre si può indicare, se eventuali contratti collegati (ordini clienti/fornitori o pagamenti) devono essere presi in considerazione per il calcolo della somma delle fatture. Con ACS Data Systems AG/spa 17 / 27

18 l opzione Clienti/fornitori con importo annuo fatture oltre la soglia vengono presi in considerazione solo quei clienti/fornitori, dove la somma di tutte le fatture nell arco dell anno supera la soglia.(indipendentemente dalla impostazione). Con il campo Considerare note di variazione fino al: viene definito, fino a quale data questi documenti possono essere compensati con la fattura originale. Attenzione: siccome questa procedura di sommatoria di documenti rende necessaria numerosi accessi alla banca dati, si possono prevedere tempi lunghi per l elaborazione. Dati della fattura per nota di variazione: siccome nella comunicazione delle note di variazione da considerare per la comunicazione devono essere presenti informazioni sulle fatture ad esse collegate, viene creato manualmente un collegamento tra loro. Qui può essere effettuata una selezione in base alla presenza di un collegamento. Se non esiste un collegamento, la nota di variazione non viene comunicata (può essere voluto). Tramite la combinazione delle funzionalità del filtro possono essere individuate le registrazioni contabili che devono essere controllate o modificate. Siccome la ricerca e molto complessa, l elaborazione può risultare lunga. Di seguito indichiamo alcuni esempi di ricerca. Obiettivo della ricerca Impostazione Tutte le registrazioni da prendere in considerazione per la comunicazione Tutte le registrazioni contabili, che sono da dichiarare, che però sono corrispettivi periodici Tutte le registrazioni contabili, che manualmente sono state indicate come corrispettivi periodici Tutte le registrazioni contabili, che non sono da considerare nella comunicazione Prerequisito: programma di calcolo eseguito Campo clienti [x] e/o fornitori [x] attivo Campo calcolo = da comunicare Tutti gli altri campi: tutti Prerequisito: programma di calcolo eseguito Campo clienti [x] e/o fornitori [x] attivo Campo calcolo = da comunicare Campo tipo di pagamento = corrispettivi periodici Tutti gli altri campi = tutti Campo clienti [x] e/o fornitori [x] attivo Campo Inserim. elenco cli/for = corrispettivi periodici Tutti gli altri campi = tutti Prerequisito: programma di calcolo eseguito Campo clienti [x] e/o fornitori [x] attivo Campo calcolo = da non comunicare Tutti gli altri campi = tutti ACS Data Systems AG/spa 18 / 27

19 Tutte le registrazioni contabili con note di variazione, che hanno collegamento con una fattura Tutte le registrazioni contabili con nota di accredito che non hanno collegamento con una fattura (per fare ev.il collegamento) Campo clienti [x] e/o fornitori [x] attivo Campo Dati fattura per nota di variazione = esistente Tutti gli altri campi = tutti Campo clienti [x] e/o fornitori [x] attivo Campo Dati fattura per nota di variazione = non esistente Tutti gli altri campi = tutti VISUALIZZAZIONE TABELLARE DELLE REGISTRAZIONI CONTABILI Nella visualizzazione tabellare delle registrazioni contabili, che viene richiamata dalla funzione di ricerca, si possono evidenziare colonne specifiche, per ottenere ulteriori informazioni sui contenuti della comunicazione. Tramite la funzione di impostazione delle colonne possono essere aggiunti i seguenti campi: ACS Data Systems AG/spa 19 / 27

20 Nome campo Significato Inserimento elenco clienti/fornitori Inserimento della comunicazione nella registrazione (es. automatico, pagamento periodico, ecc.) Tipo di pagamento Anno elenco cliente/fornitore Valore per la registrazione rilevato attraverso il programma di calcolo (es. non pagamento frazionato, ecc.) L anno della comunicazione della registrazione (solo se calcolata). Questo è interessante per le note d accredito che si riferiscono a fatture dell anno precedente. Importo pagamenti collegati Importo per operazione, cioè importo complessivo calcolato dagli ordini cliente ed ordini fornitori oppure da fatture per il pagamento periodico. Contratti collegati Nota di variazione Elenco clienti/fornitori tipo record Per futuri ampliamenti, al momento non vengono valutati Data della nota di variazione collegata Tipo di record della comunicazione (privato, soggetto iva, residente, non residente) ACS Data Systems AG/spa 20 / 27

21 CALCOLO ED EMISSIONE DELLA COMUNICAZIONE Dopo aver eseguito i passi precedentemente descritti la comunicazione può essere predisposta per l emissione. Per questa procedura è necessario eseguire i seguenti passi: Calcolo della comunicazione Emissione della comunicazione CALCOLO ELENCO CLIENTI E FORNITORI Per poter trasferire le singole registrazioni IVA nella comunicazione questi devono essere calcolate prima con il programma Calcolo elenco clienti/fornitori (Menù Contabilità > Elenco clienti/fornitori). Quando lanciate questo programma selezionate per cortesia l anno per il quale viene creata la comunicazione (es. 2010). Campo Registrazioni Descrizione Con questo campo può essere selezionato il filtro della registrazione e singole registrazioni (es. solo per un fornitore questo solo per testare) per il calcolo. Per ottenere un calcolo completo, prego lasciare vuoto questo campo. ACS Data Systems AG/spa 21 / 27

22 Considerare note di variazioni fino a Con questo campo potete definire fino a quale data dell anno successivo le note di variazioni vengono compensate con le fatture (normalmente data della comunicazione, perciò 31/12/2011 per la comunicazione 2010, altrimenti 30/04/ dell anno attuale della consegna). La legge prevede che eventuali note di variazione possono essere compensate con le fatture fino alla consegna della comunicazione anche se questa nota è stata emessa nell anno successivo all anno della comunicazione (es. fattura di del 20/12/2010 e nota d accredito di del 15/01/2011: in questo caso è possibile compensare la nota d accredito con la fattura e sarà effettuato un inserimento di = ). Dopo la consegna della comunicazione invece la nota d accredito verrà inserita disgiuntamente nella comunicazione. Con il bottone [Calcola] vengono calcolati i dati per la comunicazione. Qui vengono effettuati a seconda del contenuto del campo Inserimento elenco clienti/fornitori i calcoli precedentemente descritti (vedi Gestione di fatture parziali e pagamenti periodici e Gestione di note di variazione): Selezione delle registrazioni IVA non escluse; Ricerca di contratti collegati:(ordini clienti, ordini fornitori); Ricerca di contratti periodici; Ricerca di eventuali note di variazione collegate; Controllo dei limiti di importo. La procedura di calcolo comporta complesse operazioni di ricerca e calcolo dati, e per questo motivo può richiedere del tempo. Durante il calcolo viene visualizzato il progresso attraverso una barra. Alla fine del calcolo potete emettere la comunicazione, cioè controllare gli importi calcolate ed in caso modificarli. Importante: in caso di modifiche negli inserimenti della registrazione (ovvero nei codici IVA) deve essere rilanciato questo programma, in modo da aggiornare i dati dell elenco clienti/fornitori. ACS Data Systems AG/spa 22 / 27

23 EMISSIONE ELENCO CLIENTI E FORNITORI Dopo il calcolo la comunicazione può essere emessa con il programma Comunicazione elenco clienti/fornitori (Menù Contabilità > Elenco clienti/fornitori). Sono previsti i seguenti campi: Campo Gruppi liquidazione IVA Dati azienda per gruppo liquidazione Descrizione Normalmente è previsto solo un gruppo. Attraverso la checkbox nella prima colonna è possibile includere oppure escludere un gruppo. I dati della ditta vengono normalmente ripresi dalla tabella anagrafica dei dati propria ditta. In caso di più gruppi liquidazione questi possono essere estrapolati dal gruppo liquidazione. Tipologia di invio Invio ordinario: selezione normale Invio sostitutivo: questa trasmissione sostituisce un invio già effettuato Annullamento: questa trasmissione annulla quelle già effettuate. Negli ultimi due casi deve essere inserito anche il numero di protocollo ed il numero di documento della comunicazione inviata in precedenza. Dati intermediario Nel caso in cui la comunicazione viene emessa tramite un intermediario (commercialista, CAF) devono essere inseriti i suoi dati (partita IVA, registrazione CAF e data dell impegno). ACS Data Systems AG/spa 23 / 27

24 Tipo di emissione Numero massimo records Liste/modulo Cartella: Esistono 2 possibilità di emissione: File: viene creato il file utilizzando il formato ufficiale previsto dalla Agenzia Entrate Lista di controllo: il contenuto della comunicazione viene stampato in forma tabellare per poter eseguire dei controlli. Si raccomanda di stampare la lista in ogni caso. Come standard possono essere presenti fino ad un massimo di records per file ed il file non deve superare un determinato volume. Di solito questi valori non vengono superati. Si raccomanda di lasciare il valore su 0. Scelta della lista di controllo (non per export su file) Viene inserito il nome della cartella e a destra il nome del file per l export. Il nome del file viene proposto automaticamente dal programma. A seconda della impostazione del campo Tipo di emissione cliccando su [Stampa], [Anteprima] e [Esporta] si emette la lista di controllo o cliccando su [Esporta] si crea il file. Per creare il file secondo la struttura prevista per l invio telematico, settare il campo Tipo di emissione su file e poi cliccare su *Esporta] (si prega di non esportare la lista di controllo (Tipo emissione = Lista di controllo + [Esporta]). In ogni caso vengono emesse solo le registrazioni contabili calcolate (vedi Calcolo elenco clienti/fornitori). Se nei dati sono presenti degli errori (p.es. partita IVA inesistente nei soggetti IVA) il programma emette un messaggio specifico. Con [Continua] viene creata la comunicazione; le righe con errore vengono ignorate. Con [Cancella] vengono evidenziati in una tabella i clienti e fornitori con indicazione dell errore. Con un doppioclick sulla riga si accede direttamente ai dati anagrafici dei clienti/fornitori per correggere gli errori. Per i clienti e fornitori non residenti verificate anche il contenuto del campo Codice stato estero nella tabella dei paesi (vedi Definizione dei codici stato estero e paradisi fiscali). Non dimenticare di rilanciare il programma di calcolo dopo aver effettuato delle modifiche (vedi Calcolo elenco clienti/fornitori), per aggiornare i dati. Se non sono presenti degli errori, si può procedere alla trasmissione del file. Si consiglia in ogni caso di controllare il file con il programma di controllo dell Agenzia delle Entrate, come descritto sotto. ACS Data Systems AG/spa 24 / 27

25 CONTROLLO DATI IN INTERNET L Agenzia delle Entrate mette a disposizione il programma di verifica che controlla il formato del file. Il programma è scaricabile da internet ( gratuitamente. Il programma è disponibile anche sul Download ACS. La funzione [Controlla file] controlla il file creato. Si sceglie la cartella e il file, creato con Radix e si conferma questa selezione. Nella maschera seguente si sceglie il tipo di controllo Spesometro e si conferma con [OK]. Confermate eventuali messaggi, per arrivare alla finestra del risultato del controllo. ACS Data Systems AG/spa 25 / 27

26 Controllate per cortesia soprattutto la riga Records scartati. Con [Visualizza esito] si può visualizzare un riepilogo della dichiarazione completa anche con gli eventuali errori. Eventuali errori devono essere corretti nei dati di Radix. In caso di correzione deve essere ripetuta la procedura descritta sopra (vedi Calcolo elenco clienti e fornitori ); in questo modo i dati vengono aggiornati. ACS Data Systems AG/spa 26 / 27

27 INSERIMENTO MANUALE / IMPORTAZIONE DATI PER ELENCO CLIENTI/FORNITORI Per utenti che non hanno i dati completi per la comunicazione in Radix (p.es. perché hanno iniziato a lavorare con Radix durante l anno), esiste un programma specifico per la registrazione dei dati con una funzionalità di importazione da file CSV. Il programma si chiama Inserimento/Importazione dati per elenco clienti e fornitori (menù Contabilità > Elenco clienti/fornitori). Questo programma può essere utilizzato anche per la registrazione di scontrini e ricevute fiscali da inserire nell elenco clienti/fornitori. I movimenti registrati oppure importati vengono riportati nell elenco clienti e fornitori, insieme ad eventuali registrazioni IVA. Per informazioni aggiuntive su questa parte di programma è a disposizione il ns. supporto software. ACS Data Systems AG/spa 27 / 27