PIANO ANNUALE di RISK MANAGEMENT

PIANO ANNUALE di RISK MANAGEMENT ANNO 2014

INDICE 1. PREMESSA 2. STRATEGIA AZIENDALE 3. ELEMENTI IN INGRESSO 4. OBIETTIVI AZIONI DI MIGLIORAMENTO E RISULTATI ATTESI 5. PROGETTI 6. FORMAZIONE 1

1. PREMESSA Le linee guida relative all attività di Risk Management per l anno 2014 di cui alla nota prot. H1.2014.0000791 del 10/01/2014 della Direzione Generale Sanità confermano la consolidata strategia delineata con la circolare 46/San del dicembre 2004 e succ. aggiornamenti, individuando le priorità per l anno 2014. In particolare nel documento regionale vengono elencate le attività già iniziate negli anni precedenti che si intende prioritariamente consolidare. Tra queste di particolare rilevanza per le ASL l area concernente: rischio da farmaci - attività congiunta con Farmacovigilanza. Inoltre i punti di attenzione individuati per le ASL sono i seguenti: Piano Annuale di Risk Management: redazione entro il 31.03.2014 Realizzazione e rendicontazione di almeno 2 (max 5) progetti operativi scelti in base alle aree ritenute a maggior rischio dalle singole ASL; le Linee Guida indicano come area consigliata per almeno 1 dei progetti 2014 la Farmacovigilanza ed in particolare i seguenti punti realizzazione di iniziative formative rivolte ai professionisti sanitari in tema di sicurezza dei farmaci e di utilità delle segnalazioni di ADR realizzazione di iniziative finalizzate alla condivisione delle informazioni necessarie per migliorare la prescrizione dei farmaci e un adeguato ed attento monitoraggio delle terapie in atto realizzazione di attività mirate ad identificare eventi avversi ed eventuali interazioni tra farmaci integrazione tra le attività di farmacovigilanza e le attività di risk management per la gestione degli effetti nocivi da farmaci Monitoraggio Eventi Sentinella in SIMES, Aggiornamento DB regionale Sinistri, Cadute, Infortuni, Eventi avversi/azioni, Mediaconciliazioni: si chiede di proseguire i monitoraggi attivati negli anni precedenti sia a livello regionale che nazionale garantendo un sempre maggior livello di qualità e completezza, nel rispetto delle modalità e delle scadenze previste Incontri periodici Gruppo di Coordinamento per l attività di gestione del rischio e Comitato Valutazione Sinistri, con autocertificazione del Direttore Generale del numero e della data degli incontri stessi Ascolto e Mediazione Trasformativa: dovranno essere attivati i gruppi di ascolto aziendali e la relativa delibera dovrà essere inviata a Regione entro il 31/07/2014 Raccolta delle Buone Pratiche: contribuire a questa iniziativa di Age.Na.s fornisce elementi informativi utili alla trasferibilità delle esperienze Documentazione Sanitaria:viene ribadito l invito alle Aziende ad attivarsi perché durante le attività di autocontrollo venga effettuata un analisi della correttezza e della completezza della documentazione sanitaria Formazione: si richiede la partecipazione attiva ai Network e agli altri eventi formativi regionali, mentre le iniziative formative aziendali in tema di risk management dovranno, come di consueto, far parte del Piano Annuale ed essere rendicontate entro il 09.01.2015 2

2. STRATEGIA AZIENDALE Lo sviluppo del processo aziendale di gestione del rischio nell ASL di Varese continuerà nel corso del 2014, con riferimento a quanto previsto nelle citate Linee Guida e in ottemperanza ai contenuti della normativa in materia, come, per altro, stabilito dal Documento di Programmazione e Coordinamento dei Servizi Sanitari e Socio Sanitari adottato dall ASL della Provincia di Varese per il corrente anno. Si conferma la metodologia finora adottata, che in un ottica di sistema, consente di identificare, analizzare e monitorare i rischi associati ai processi, consentendo all Organizzazione di implementare azioni di miglioramento continuo finalizzate a ridurre al minimo i rischi individuati, minimizzando le perdite e massimizzando le opportunità, al fine di tutelare i Cittadini Utenti che accedono ai Servizi, gli Operatori e l Organizzazione stessa, in sintonia con la mission aziendale. Si intende, inoltre, proseguire nel processo avviato negli scorsi anni finalizzato a prevenire e gestire il rischio nelle varie accezioni in cui si manifesta in un organizzazione sanitaria ad alta complessità e a valorizzare le sinergie fra sistemi aziendali volti a promuovere la sicurezza e la qualità dei servizi (prevenzione e protezione in materia di salute degli operatori; codice etico; sistema qualità aziendale; norme ISO 9001:2008; Piano delle Performance; Piano triennale per la Prevenzione della Corruzione; etc) 3. ELEMENTI IN INGRESSO La definizione delle azioni di Piano 2014 non può prescindere dall analisi dei dati desumibili dall attività aziendale di incident reporting per il monitoraggio di eventi avversi accaduti o evitati e dei sinistri. Inoltre i risultati raggiunti con l implementazione dei nuovi progetti, il processo di miglioramento delle attività in essere, a livello aziendale, e l analisi delle criticità emerse completano il quadro degli elementi in ingresso per la programmazione 2014. Piano annuale Risk Management anno 2013 Risultati raggiunti e criticità emerse Si fa riferimento alle attività progettuali e formative previste nel Piano 2013, ai risultati raggiunti e alle azioni di miglioramento che i Team di progetto hanno proposto e che andranno consolidate nel corso del 2014, in un ottica di miglioramento continuo dell organizzazione. Progetti 2013 Implementazione programma di prevenzione degli atti di violenza a carico degli operatori: il Gruppo di lavoro multidisciplinare previsto dal progetto ha proceduto ad analizzare le informazioni e i dati già presenti in Azienda relativi all argomento: eventi avversi legati ad atti di violenza; infortuni INAIL; procedure aziendali e bestpractice; interventi organizzativi e strutturali già messi in atto dall ASL in termini preventivi; etc. 3

Si è poi proceduto ad una revisione critica del materiale raccolto anche alla luce di episodi recenti segnalati dagli operatori anche informalmente. Sono state messe in atto le seguenti azioni: vista la specificità della tipologia di evento avverso preso in considerazione è stato implementato un sistema di incident reporting specifico (scheda informatizzata per la segnalazione di nuovi eventi e di eventi pregressi non segnalati) pubblicazione sulla homepage del sito intranet della procedura aziendale che dà indicazioni su come comportarsi in caso di aggressione individuazione di un area di approfondimento da implementare nel 2014, anche a seguito dei risultati dell indagine conoscitiva tramite scheda informatizzata, con la promozione di un indagine aziendale, tramite interviste in aree valutate a maggior rischio, per indagare la percezione della sicurezza da parte degli operatori previsione di corsi relativi al rischio specifico aggressioni nell ambito del Piano di Formazione Aziendale 2014 Analisi del processo vaccinale attraverso audit territoriali finalizzati al miglioramento organizzativo e ad una miglior gestione del rischio: al 31/12/2013 sono stati auditati 13 dei 21 punti di erogazione vaccinale dell ASL (62%), come previsto dal crono programma di progetto; tutti i 21 audit previsti sono stati effettuati entro il mese di febbraio 2014. L analisi complessiva dei dati sarà possibile a conclusione del progetto biennale; tuttavia, in occasione degli incontri con gli operatori territoriali, è emersa la proposta di effettuare esercitazioni sul campo con simulazione in loco di situazioni di emergenze che potrebbero verificarsi in fase post vaccinale. Il progetto si concluderà nel 2014 con la revisione delle procedure che impattano sul processo di erogazione delle vaccinazioni, focalizzando l attenzione sulle azioni di miglioramento rispetto ai fattori di maggior rischio individuati. Il Risk Management nella Medicina Territoriale: si è scelto di coinvolgere in momenti formativi sul territorio i Medici di Assistenza Primaria (MAP), i Pediatri di Famiglia (PdF) e i Medici di Continuità Assistenziale (MCA), con l obiettivo di condividere un linguaggio comune e di evidenziare le sinergie tra Risk Management e Farmacovigilanza, dando la preferenza a docenti interni ASL e a formatori esperti scelti tra i professionisti coinvolti. Si sono svolti n. 4 incontri di cui tre dedicati a MAP e PdF e uno ai Medici di continuità assistenziale. L esito degli incontri è da considerarsi sicuramente positivo. Gli eventi formativi hanno visto la partecipazione di più del 60% dei destinatari e l analisi delle customer (solo 8 con giudizio negativo) confermano un ottimo gradimento dell iniziativa. Da un analisi dei risultati del programma formativo proposto si evince, tuttavia, che il target con un indice di partecipazione inferiore alle aspettative è stato quello dei PdF, che, per altro, presenta alcune peculiarità in tema di profili di rischio potenziali, anche in campo farmacologico. L esito positivo delle azioni di progetto è stata confermata dall aumento del 108% del numero delle schede ADR complessivamente segnalate, nel corso del 2013. L aumento ha riguardato sia i Medici di Assistenza Primaria sia i Pediatri di Famiglia passati da 8 segnalazioni nel 2012 a 24 nel 2013; la compliance di invio schede relativa a questi ultimi è però da considerarsi migliorabile. 4

Eventi formativi 2013 Nel 2013 si è concluso il percorso di formazione sul campo dei facilitatori L attività sul campo dei facilitatori nell approccio proattivo della gestione del rischio (5 incontri di 3 ore ciascuna). Il sistema aziendale di gestione del rischio può quindi contare su un gruppo di operatori formati di varie professionalità che operano su tutto il territorio aziendale in grado di collaborare con il risk manager per migliorare il processo di incident reporting, collaborare alla conduzione di audit ed RCA e diffondere ulteriormente la cultura preventiva e proattiva in tema di rischio. Inoltre, con deliberazione n. 566 del 21/11/2013, è stato adottato il Piano di Formazione per la salute e la Sicurezza dei Lavoratori - ASL Varese (ex D.lgs 81/08 e s.m.i. ed accordo Stato Regioni del 21/12/2011), con lo scopo di rispondere ai dettami di Legge, dando organicità all intero processo, delineandone l architettura complessiva, entro la quale progettare annualmente le iniziative specifiche. Azioni di Monitoraggio Analisi Dati L analisi dei dati di monitoraggio di incident reporting, eventi avversi, sinistri e infortuni, pur confermando un profilo di rischiosità e sinistrosità comunque contenuto (non sono stati rilevati, nel corso del 2013 eventi sentinella da registrare in SIMES, né sinistri con stima del danno superiore ad 300.000,00), ha fornito alcuni spunti di riflessione e consentito di individuare aree su cui intervenire con azioni di miglioramento. Si indicano sinteticamente alcuni dati commentati utili quali elementi in ingresso alla individuazione degli ambiti oggetto di attenzione del presente Piano. Monitoraggio eventi avversi Segnalazioni operatori Nei grafici sotto riportati si mettono a confronto i dati 2012 e 2013 relativamente alle segnalazioni di eventi avversi e near miss pervenute dalle articolazioni organizzative al Risk Manager. Le segnalazioni riferite al 2011 confermano sostanzialmente sia per numero che per tipologia la situazione 2012 Anno 2013 Anno 2012 5

Pur considerando il sistema di incident reporting migliorabile sia in termini quantitativi che qualitativi, si osserva un incremento complessivo delle segnalazioni (21 nel 2013 12 nel 2012), che, a fronte di una sinistrosità non in incremento, costituisce un positivo indice di sensibilizzazione degli operatori al tema del risk management. In particolare la segnalazione, nel 2013, di 3 near miss, non presenti negli anni precedenti costituisce un segnale, certo ancora esiguo, ma positivo di una maggior sensibilità alla segnalazione dell errore come strumento indispensabile ad un approccio proattivo della gestione del rischio. L analisi delle tipologie delle segnalazioni di eventi avversi evidenzia quanto segue 2013 2012 Aggressione operatore 1 1 Caduta operatore 3 2 Caduta/trauma utente 4 3 Reazione avversa a vaccino 4 4 Malfunzionamento dispositivi medici 2 Errata consegna documentazione 1 Si è poi considerato di rilevante interesse la segnalazione di uno dei near miss 2013 che ha riguardato l errore di consegna di un farmaco per la terapia domiciliare, senza danni per il paziente, in quanto il farmaco non è stato somministrato, ma potenzialmente ad alto rischio. E stata eseguita una RCA che ha fornito elementi per azioni di miglioramento su base aziendale. Monitoraggio Sinistri Nel corso del 2013 presso l ASL della Provincia di Varese non si sono verificati eventi avversi/sinistri ritenuti significativi (con stima del danno superiore ad 300.000,00), tuttavia, anche in relazione ai profondi cambiamenti del mercato assicurativo, l andamento della sinistrosità è monitorata con attenzione prendendo in considerazione anche segnalazioni preventive provenienti da avvocati e/o da utenti anche se non corredate da richieste di risarcimento. Al 31.12.2013 risultano inseriti nel DB regionale Sinistri 5 nuovi eventi di cui 1 sinistro relativo ad un danneggiamento a cose, risarcito ad operatore ASL con 508, un secondo evento chiuso senza seguito e 2 aperti, ma per i quali, ad oggi, non è stata quantizzata alcuna richiesta di risarcimento. Complessivamente la situazione contenzioso sinistri RCT/O al 31/12/2013 vede aperti 18 sinistri, di cui 2 riferiti al 2013 (disservizio Continuità Assistenziale; reazione avversa a vaccino con caduta). L andamento della sinistrosità nell ultimo triennio non ha mostrato significativi cambiamenti. Si segnala inoltre che nel corso del 2013 gli infortuni occorsi ai lavoratori e denunciati all INAIL sono stati 24, 10 dei quali dovuti a infortuni con mezzo di trasporto o in itinere. 6

4. OBIETTIVI AZIONI DI MIGLIORAMENTO E RISULTATI ATTESI Nel corso dell incontro del Gruppo di Coordinamento per l attività di gestione del rischio del 20.02.2014 sono state presentate le Linee Guida regionali e si è condiviso il percorso di individuazione delle nuove progettualità sulla base degli elementi in ingresso esposti nel presente Piano e delle condizioni a contorno, con la finalità di migliorare le perfomance di sistema e di proseguire nell implementazione di azioni di miglioramento mirate. Nella scelta degli ambiti oggetto della progettualità 2014 si intende dare continuità alle iniziative in corso, traendo spunto dai risultati ottenuti e dalle criticità rilevate nella realizzazione dei progetti 2013. Si approfondirà, quindi, l analisi del rischio aggressione agli operatori, sperimentando la tecnica della Safety Walk Round, recentemente presentata in Regione e si porterà a compimento il progetto di audit dei punti vaccinali con l elaborazione di proposte migliorative rispetto alla gestione del rischio, in particolare nella fase post-vaccinale. Inoltre l indicazione regionale relativa alla tematica della Farmacovigilanza trova significativa convergenza con l analisi degli elementi in ingresso al presente Piano, che individua l ambito del rischio farmaci come prioritario sia per proseguire un iter iniziato nel 2013 di informazione/formazione capillare dei professionisti del territorio sui temi del rischio farmaci e del corretto invio delle schede ADR sia per individuare ed attuare azioni di miglioramento nel processo di distribuzione farmaci a domicilio, area in cui nel 2013 è stato segnalato un significativo near miss. Si rimanda per una più dettagliata disamina dei progetti 2014 al punto 5. del presente Piano e alle schede (All.i 1-2-3-4) Per quanto riguarda le attività proprie del risk management, si evidenziano alcune aree in cui ci si impegna a continuare nel processo di miglioramento in atto ormai da alcuni anni. Sistema organizzativo/gestionale della sicurezza: l ASL di Varese intende proseguire il percorso intrapreso finalizzato a implementare un sistema aziendale integrato di gestione del rischio, che valorizzi le sinergie tra i sistemi di qualità e sicurezza presenti in Azienda (sicurezza dei lavoratori, codice etico, qualità certificata, Piano triennale per la Prevenzione della Corruzione; etc.). Risulta pertanto indispensabile valorizzare gli elementi di trasversalità e capillarità da cui i sistemi di gestione del rischio non possono prescindere per ottenere risultati efficaci e duraturi. Ci si avvarrà, in tal senso, sia dell opportunità fornita dal Piano Organizzativo Aziendale (POA), che ha previsto una Unità Operativa Complessa a cui afferiscono le funzioni di risk management, sistema qualità aziendale e sistemi di sicurezza del lavoratori, sia della rete di facilitatori, referenti qualità e attori del sistema prevenzionistico. L obiettivo è quello di migliorare le sinergie già in essere e di razionalizzare, per quanto possibile, la rete degli operatori formati e/o incaricati di compiti/funzioni in tema di prevenzione del rischio. Inoltre verranno ulteriormente potenziati i momenti di confronto e di collaborazione con la UOC Farmaceutica Territoriale, sia nell attuazione dei progetti comuni identificati nel presente Piano, sia per ottimizzare i flussi informativi atti a completare ed 7

integrare i dati deducibili dall incident reporting del risk management e dalle attività di farmacovigilanza (schede ADR). Monitoraggi, reportistica, analisi dei dati: anche a supporto di quanto precedentemente esposto, assume sempre maggior rilevanza strategica poter disporre, anche a livello locale, di un sistema informativo quanto più possibile esaustivo e facilmente fruibile. L impegno è di continuare il percorso iniziato in tal senso, migliorando anche l aspetto informatico e avvalendosi della rete dei facilitatori (risk management) e della rete prevenzionistica aziendale (ex D.Lgs 81/2008). Di tale sistema informativo costituiscono parte integrante e sostanziale i monitoraggi regionali e ministeriali a cui l Asl di Varese garantisce il proprio costante contributo. Comitato Valutazione Sinistri e Gruppo di Coordinamento per l attività di gestione del rischio: proseguiranno i lavori di entrambi i gruppi, che vedono la presenza di tutte le figure che, oltre a dare l apporto delle proprie competenze professionali specifiche, possono veicolare le decisioni assunte nell organizzazione. Le nuove esigenze imposte dai mutamenti del mercato assicurativo sollecitano una revisione delle procedure di gestione dei sinistri e un potenziamento del CVS a cui l ASL di Varese ha già per altro provveduto. Il progetto assicurativo regionale non coinvolge, per il 2014, le ASL, tuttavia in occasione del primo incontro del Comitato Valutazione Sinistri e del Gruppo di Coordinamento per l attività di gestione del rischio i componenti hanno concordato sull opportunità che venga attivato un tavolo regionale sulle tematiche assicurative peculiari delle ASL. Ascolto e Mediazione Trasformativa: con del. 444 del 25/07/2012 l ASL della Provincia di Varese ha approvato la composizione del Team di Ascolto e le procedura generale della gestione dell attività di ascolto e gestione dei conflitti. Uno dei due componenti a suo tempo formati opera, attualmente, in altro Ente, per cui si stanno valutando le modalità per l integrazione del Team con un altra figura. L attività di ascolto/mediazione, ad oggi, ha presentato poche occasioni di utilizzo all interno dell ASL, anche in considerazione dell erogazione diffusa sul territorio soprattutto delle attività a fruizione diretta da parte del cittadino. Si valuterà, nel corso del 2014, quali concrete possibilità ci siano di attivare scambi interaziendali che consentano di valorizzare le professionalità a suo tempo formate e creare sinergie positive sul territorio. Consenso informato: si tratta di un argomento che, negli anni, è stato oggetto, anche in sintonia con le indicazione regionali, di particolare attenzione. In ASL sono in uso modelli personalizzati di consenso per i SERT, i consultori e i punti vaccinali aggiornati e perfezionati nel tempo. Le azioni di monitoraggio si sono concentrate nel 2013 sui punti vaccinali, in occasione degli audit previsti dal progetto Analisi del processo vaccinale attraverso audit territoriali finalizzati al miglioramento organizzativo e ad una miglior gestione del rischio. L analisi dei dati raccolti consentirà di rivedere il processo di acquisizione del consenso, se necessario, e fornirà spunti per definire i contenuti delle verifiche nelle altre aree 8

ad erogazione diretta, in cui il consenso informato riveste importanza strategica quale base del corretto rapporto operatore sanitario-paziente. 5. PROGETTI In relazione a quanto esposto, tenuto conto delle indicazioni regionali, delle valutazione del Gruppo di Coordinamento per la Gestione del Rischio e della attività progettuale degli anni passati le iniziative progettuali che l ASL della Provincia di Varese intende implementare, descritti in dettaglio nella schede allegate al Piano (All.1 All.2 All. 3 All.4), riguardano le seguenti tematiche: Il Risk Management nella Medicina Territoriale- La Farmacovigilanza nel nuovo contesto normativo: Progetto MEAP dell'asl di Varese: lo scorso anno si è iniziato un iter di maggior coinvolgimento della rete d offerta sanitaria territoriale sulle tematiche relative alla gestione del rischio ed in particolare del rischio farmaci, con l obiettivo di condividere un linguaggio comune e di evidenziare le sinergie tra Risk Management e Farmacovigilanza. L iniziativa ha riscontrato un buon successo complessivo evidenziando tuttavia alcune aree di possibile miglioramento in particolare nell area della Pediatria di Famiglia che presenta caratteristiche specifiche sia per profili di rischio che per tipologia di utenza. Si propongono pertanto iniziative mirate volte a sensibilizzare ulteriormente i Pediatri di Famiglia alle problematiche inerenti il rischio farmaci e alla segnalazione di reazioni avverse anche in considerazione della partecipazione dell ASL di Varese al progetto Monitoraggio Eventi Avversi in Pediatria (MEAP). Inoltre si intendono implementare ulteriori iniziative informative e formative rivolte al territorio, con il coinvolgimento anche degli operatori delle RSA. Un secondo obiettivo che ci si propone di raggiungere è il rafforzamento delle sinergie già messe in atto tra risk manager e UOC Farmaceutica Territoriale su obiettivi comuni. Implementazione di azioni di miglioramento del processo aziendale di distribuzione farmaci e consegna ad utenti esterni - fase distrettuale: negli ultimi anni l evoluzione normativa ed organizzativa ha determinato un incremento del numero e della tipologia di farmaci ad erogazione diretta ASL, aumentando la complessità del processo di distribuzione capillare a livello distrettuale. In risposta alla necessità di rivedere le procedure in essere in un ottica di miglioramento continuo anche in considerazione di un quasi evento verificatosi nel 2013 si attueranno audit congiunti tra risk manager e UOC Farmaceutica Territoriale al fine di monitorare l attività di distribuzione farmaci a livello distrettuale, recentemente supportata da un software gestionale al cui utilizzo si intende, tra l altro, sensibilizzare gli operatori. Lo scopo è di analizzare le possibilità di errore, introducendo, se necessario, azioni correttive e migliorare il sistema di monitoraggio dell intero processo già esistente. Il progetto avrà durata biennale. 9

Sperimentazione della Safety Walk Round quale ulteriore strumento di identificazione del rischio ed individuazione di misure preventive nell'ambito del processo di miglioramento continuo del programma di prevenzione degli atti di violenza a carico degli operatori sanitari: nell ambito della progettualità 2013 è stata data organicità alle azioni già in essere a livello aziendale relativamente all "Implementazione programma di prevenzione degli atti di violenza a carico degli operatori sanitari" (Raccomandazione Ministeriale n. 8). I risultati di tale progetto hanno evidenziato la difficoltà di reperire informazioni/segnalazioni da parte degli operatori in quest'ambito di rischio, in cui la componente emotiva è molto accentuata, a fronte di una percezione diffusa, nell'organizzazione, di aumento del fenomeno. La partecipazione all iniziativa formativa regionale Safety Walk Round Strumento per l assessment ha suggerito di sperimentare tale tecnica per meglio identificare le situazioni di rischio aggressione, la vulnerabilità del sistema e la conoscenza da parte degli operatori delle procedure aziendali. Si prosegue inoltre con il seguente progetto iniziato del 2013 e a durata biennale Analisi del processo vaccinale attraverso audit territoriali finalizzati al miglioramento organizzativo e ad una miglior gestione del rischio: si prefigge l obiettivo di analizzare criticità e best practice emersi dagli audit condotti a livello distrettuale, per condividere standard aggiornati relativi al processo vaccinale con particolare riguardo agli aspetti organizzativi, al fine di migliorare l'omogeneità di comportamento sul territorio provinciale, riducendo ulteriormente i fattori di rischio nell ambito di un area sensibile tipica dell Asl come è quelle dell erogazione diretta di prestazioni di prevenzione ai cittadini. 6. FORMAZIONE Nell approccio alla gestione del rischio, l ASL continuerà a rivolgere un attenzione particolare alle azioni formative. Conclusa la fase tesa a diffondere fra tutti gli operatori una capillare formazione sia sui principi generali del Risk Management che, in una successiva prospettiva di maggior approfondimento, su metodi e strumenti di analisi del rischio, si intende focalizzare gli interventi formativi, in modo mirato, a supporto delle iniziativa progettuali. In considerazione di quanto esposto le aree individuate, suscettibili di modifiche ed integrazioni nel corso dell anno, anche in relazione a spunti offerti dalla partecipazione agli eventi formativi regionali, sono le seguenti: Elementi di Farmacovigilanza nel nuovo contesto normativo - Corso residenziale rivolto agli operatori sanitari delle RSA Incontri in plenaria e a livello distrettuale rivolti ai Pediatri sulla sicurezza dei farmaci e sui benefici che il sistema di segnalazione spontanea può apportare alla comunità; previsto un focus sui casi clinici di maggiore interesse, con approfondimenti sui fattori che predispongono l'insorgenza delle reazioni avverse e cenni di quanto riportato in letteratura al riguardo Formazione/addestramento per la gestione delle emergenze post-vaccinali, con la metodica della formazione sul campo; previsti incontri di operatori SITRA e 10

formatori interni di primo soccorso con le equipe territoriali presso gli ambulatori vaccinali. La tecnica proposta è quella della simulazione Formazione dei lavoratori sul rischio aggressioni, secondo quanto previsto dal programma di implementazione della Raccomandazione Ministeriale n. 8 Inoltre, nel dare attuazione ai contenuti della deliberazione n. 566 del 21/11/2013, con cui è stato adottato il Piano di Formazione per la salute e la Sicurezza dei Lavoratori - ASL Varese (ex D.lgs 81/08 e s.m.i. ed accordo Stato Regioni del 21/12/2011), si valorizzeranno gli elementi atti a diffondere ulteriormente la cultura della gestione del rischio e le sinergie tra prevenzione del rischio lavoratore e prevenzione del rischio utente, particolarmente rilevante in ASL dove il rischio strutturale è spesso causa di danni ad entrambe le categorie (cadute, traumi, danni a cose,etc.) Varese, RISK MANAGER dr.ssa Daniela Piotti Allegati: 1. Scheda Progetto Il Risk Management nella Medicina Territoriale- La Farmacovigilanza nel nuovo contesto normativo: Progetto MEAP dell'asl di Varese 2. Scheda Progetto Implementazione di azioni di miglioramento del processo aziendale di distribuzione farmaci e consegna ad utenti esterni - fase distrettuale 3. Scheda Progetto Sperimentazione della Safety Walk Round quale ulteriore strumento di identificazione del rischio ed individuazione di misure preventive nell'ambito del processo di miglioramento continuo del programma di prevenzione degli atti di violenza a carico degli operatori sanitari 4. Scheda Progetto Analisi del processo vaccinale attraverso audit territoriali finalizzati al miglioramento organizzativo e ad una miglior gestione del rischio 11

All. 1 Linee Guida Risk Management anno 2014 SCHEDA DI PROGETTO 2014 Azienda Risk Manager 1. Titolo del Progetto 2. Motivazione della scelta 3.a Area di intervento per AO/IRCCS A.S.L. VARESE DR.SSA PIOTTI DANIELA Il Risk Management nella Medicina Territoriale La Farmacovigilanza nel nuovo contesto normativo: Progetto MEAP dell'asl di Varese Costituiscono elementi in ingresso alla scelta: - partecipazione da parte dei PdF agli eventi formativi organizzati nel 2013 inferiore all'attesa - compliance invio schede segnalazione ADR da parte dei PdF migliorabile - partecipazione dell'asl di Varese al progetto progetto nazionale di farmacovigilanza denominato MEAP (Monitoraggio Eventi Avversi in Pediatria) che si propone di promuovere la formazione continua sulla sicurezza e sull appropriatezza d uso dei medicinali in ambito pediatrico - necessità di proseguire cion iniziative informative/formative rivolte al territorie in tema di prevenzione del rischio e farmacovigilanza in continuità con la positiva esperienza del 2013 3.b Area di intervento per ASL 4. Ambito di intervento 5. Nuovo/Prosecuzione Farmacovigilanza: realizzazione di iniziative formative rivolte ai professionisti sanitari in tema di sicurezza dei farmaci e di utilità delle segnalazioni di ADR. Pediatria territoriale (PdF) NUOVO 6. Multiaziendale NO 6.a Se Sì indicare le Aziende compartecipanti al progetto: 7. Obiettivo specifico 8. Strumenti e metodi Il progetto si propone in particolare la sensibilizzazione dei Pediatri di Famiglia alla segnalazione di reazioni avverse anche alla luce della nuova legislazione di Farmacovigilanza entrata in vigore il 2 Luglio 2012 e della nuova modalità di inserimento on line delle schede ADR. Ci si propone anche di valutare la fattibilità di un incontro formativo rivolto al personale sanitario delle RSA Complessivamente saranno proposti ai Pediatri di Famiglia 1 incontro in plenaria e 2 incontri distrettuali dove: -Saranno forniti spunti di educazione continua sulla sicurezza dei farmaci e sui benefici che il sistema di segnalazione spontanea può apportare alla comunità sia in termini di riduzione del rischio per i pazienti sia in termini di risparmio delle risorse per la cura delle ADR. A tale scopo è previsto un focus sui casi clinici di maggiore interesse, con approfondimenti sui fattori che predispongono l'insorgenza delle reazioni avverse e cenni di quanto riportato in letteratura al riguardo. -Saranno condivisi i Reports bimestrali, che consistono in dati riassuntivi di tutte le segnalazioni di sospette reazioni avverse pediatriche pervenute nell'ambito del progetto Meap; fornendo un analisi particolareggiata sui farmaci maggiormente imputati e sulle reazioni avverse maggiormente riscontrate, secondo i dati emersi dalla Rete Nazionale di Farmacovigilanza. - Saranno diffuse eventuali nuove Note informative emessa da AIFA, con riferimenti ad eventuali modifiche di alcuni aspetti prescrittivi e raccomandazioni relative a particolari precauzioni d'uso di specifiche categorie di Farmaci. Inoltre sono previsti aggiornamenti mensili via mail a tutti ipdf del territorio atti a fornire spunti di aggiornamento riguardanti argomenti di Farmacovigilanza in particolare ritiri di farmaci dal mercato, indicazioni e/o restrizioni d'uso dei Farmaci etc. 9. Realizzazione/prodotto Organizzazione e realizzazione di incontri formativi ai PdF 10. Durata 1 anno Risultato Indicatore 11. Risultati e indicatori Maggiore coinvolgimento dei Pediatri alla Partecipazione del 50% dei PdF ad almeno il 75% degli eventi segnalazione di sospette reazioni formativi organizzati in plenaria o in ambito locale avverse a farmaci in ambito pediatrico

All. 1 Linee Guida Risk Management anno 2014 SCHEDA DI PROGETTO 2014 Azienda Risk Manager 1. Titolo del Progetto 2. Motivazione della scelta 3.a Area di intervento per AO/IRCCS 3.b Area di intervento per ASL 4. Ambito di intervento 5. Nuovo/Prosecuzione A.S.L. VARESE DR.SSA PIOTTI DANIELA Implementazione di azioni di miglioramento del processo aziendale di distribuzione farmaci e consegna ad utenti esterni - fase distrettuale Costituiscono elementi in ingresso alla scelta: - near miss 2013: rischio di errata somministrazione farmaco per errata consegna in distretto di fornitura farmaci per terapia domiciliare ; - incremento negli ultimi anni del numero e della tipologia di farmaci ad erogazione diretta ASL, con distribuzione capillare a livello distrettuale; - Linee Guida regionali attività di Risk Mangement anno 2014 area tematica consigliata: farmacovigilanza - necessità di proseguire nella processo di miglioramento delle modalità di integrazione tra risk managemnt e UOC Farmaceutico, anche attraverso momenti operativi comuni (audit congiunti) se altro specificare Farmacovigilanza: integrazione tra le attività di farmacovigilanza e le attività di risk management UOC Farmaceutico Aree Distrettuali Socio Sanitarie NUOVO 6. Multiaziendale 6.a Se Sì indicare le Aziende compartecipanti al progetto: 7. Obiettivo specifico 8. Strumenti e metodi NO Monitorare la distribuzione ai pazienti del territorio e la contestuale rendicontazione del flusso File F attraverso il gestionale informatico messo a disposizione agli operatori sanitari dei distretti che permette di verificare la corrispondenza della fornitura allestita in sede centrale, ad opera della UOC Farmaceutica Territoriale, con il momento della consegna a paziente effettuato dall'operatore di distretto che rappresenta il momento finale di verifica e di identificazione di eventuali criticità e sensibilizzare alla segnalazione di eventi avversi e near miss. Sensibilizzare gli operatori all'utilizzo del software e far emergere i rischi potenziali nel processo distrettuale di distribuzione farmaci Eventuale revisione delle relative procedure aziendali in essere con stesura di istruzioni operative da implementare in tutte le aree distrettuali Audit congiunti Risk Manager/UOC Farmaceutico e personale informatico per gli aspeti di utilizzo del software nelle sedi distrettuali 9. Realizzazione/prodotto 10. Durata Pianificazione e realizzazione del programma di monitoraggio Stesura e comunicazione agli operatori distrettuali di istruzione operativa 2 anni Risultato Indicatore 11. Risultati e indicatori Esecuzione audit congiunti Almeno un audit per area distrettuale = 6 incontri Eventuale revisione procedure/istruzioni aziendali Evidenza comunicazione alle Aree distrettuali di eventuali modifiche

All. 1 Linee Guida Risk Management anno 2014 SCHEDA DI PROGETTO 2014 Azienda Risk Manager 1. Titolo del Progetto 2. Motivazione della scelta A.S.L. VARESE DR.SSA PIOTTI DANIELA Sperimentazione della Safety Walk Round quale ulteriore strumento di identificazione del rischio ed individuazione di misure preventive nell'ambito del processo di miglioramento continuo del programma di prevenzione degli atti di violenza a carico degli operatori sanitari. Costituiscono elementi in ingresso alla scelta: - risultati progetto 2013 "Implementazione programma di prevenzione degli atti di violenza a carico degli operatori sanitari": è emerso dall'analisi dei dati raccolti da fonti "tradizionali", tra cui un sistema di incident reporting mirato, la difficoltà di reperire informazioni/segnalazioni da parte degli operatori in quest'ambito di rischio, in cui la componente emotiva è molto accentuata, a fronte di una percezione diffusa nell'organizzazione di aumento del fenomeno; - corso di formazione regionale "Safety Walk Round, strumento per l'assesment" del 21/01/2014: l'innovativo strumento SWR è stato presentato e sperimentato tramite role playing in una sessione formativa specifica per le ASL, con l'indicazione a sperimentarlo per verificarne la fruibilità ed il grado di utilità. 3.a Area di intervento per AO/IRCCS 3.b Area di intervento per ASL 4. Ambito di intervento 5. Nuovo/Prosecuzione se altro specificare: Raccomandazione Ministeriale n. 8 - Prevenzione atti di violenza a danno degli operatori sanitari Area Distrettuale NUOVO 6. Multiaziendale 6.a Se Sì indicare le Aziende compartecipanti al progetto: 7. Obiettivo specifico 8. Strumenti e metodi 9. Realizzazione/prodotto 10. Durata Interviste strutturate in piccoli gruppi Sperimentazione tecnica di SWR Analisi applicabilità metodica e risultati ottenuti NO Sperimentare la tecnica di Risk Assessment Safety Walk Round in ambito ASL. Verificare la possibilità di affiancare agli strumenti già mesi in atto la tecnica citata per meglio identificare le situazioni di rischio aggressione, la vulnerabilità del sistema e la conoscenza da parte degli operatori delle azioni intraprese e delle procedure aziendali. In caso di esito positivo della sperimentazione estendere l'utilizzo della SWR ad altre aree aziendali e ad altri profili di rischio. 1 anno Risultato Indicatore 11. Risultati e indicatori Sperimentazione tecnica di SWR Interviste pianificate/interviste realizzate = 100% Analisi applicabilità metodica e risultati ottenuti Stesura e presentazione relazione finale entro dicembre 2014

SCHEDA DI PROGETTO 2014 All. 1 Linee Guida Risk Management anno 2014 Azienda Risk Manager 1. Titolo del Progetto 2. Motivazione della scelta A.S.L. VARESE DR.SSA PIOTTI DANIELA Analisi del processo vaccinale attraverso audit territoriali finalizzati al miglioramento organizzativo e ad una miglior gestione del rischio. Il processo vaccinale costituisce, nell'ambito delle funzioni oggi attribuite alle ASL, un'area particolarmente sensibile per i rischi potenziali ad esso connessi ed è stato oggetto, negli anni passati, di numerose iniziative che ne hanno normato i singoli aspetti rilevanti. Lo scorso anno, attraverso la metodologia della formazione sul campo, i facilitatori che operano nel settore si sono confrontati sull'analisi dei processi organizzativi e su root cause analysis di alcuni eventi avversi. Dal lavoro svolto è emersa la necessità di confrontarsi in modo sistematico soprattutto sulla declinazione organizzativa a livello distrettuale di procedure e istruzioni operative, con particolare riguardo alla fase postvaccinale. 3.a Area di intervento per AO/IRCCS 3.b Area di intervento per ASL 4. Ambito di intervento 5. Nuovo/Prosecuzione altro SMPC - Aree distrettuali Prosecuzione dal 2013 6. Multiaziendale NO 6.a Se Sì indicare le Aziende compartecipanti al progetto: 7. Obiettivo specifico Ci si propone di analizzare criticità e best practice che emergeranno dagli audit condotti a livello distrettuale, per condividere standard aggiornati relativi al processo vaccinale con particolare riguardo agli aspetti organizzativi, al fine di migliorare l'omogeneità di comportamento sul territorio provinciale, riducendo ulteriomente i fattori di rischio. 8. Strumenti e metodi 9. Realizzazione/prodotto Audit presso tutti i punti di erogazione di vaccinazioni. aziendale in uso Condivisione standard aggiornati di processo. Eventuale revisione procedure, istruzioni operative e modulistica 10. Durata 2 anni Risultato 11. Risultati e indicatori Audit presso tutti i punti di erogazione di vaccinazioni Indicatore Rapporti di audit per il 60% delle sedi entro il 28/02/2014 Rapporti di audit per il 100% delle sedi entro il 31/05/2014 Analisi risultati audit Relazione conclusiva entro 30/04/2014 Condivisione standard di processo aggiornati e revisione procedure, istruzioni operative e modulistica Emissione aggiornamenti entro 31/07/2014