UNIONCOOP Reggio Emilia Oggetto: La gestione delle trasferte dei dipendenti e dei collaboratori Obiettivo della presente informativa è quello di fornire tutti gli elementi utili per consentire di sfruttare al meglio la vigente normativa fiscale in materia di indennità e rimborsi spese connessi a trasferte fuori sede. Non sempre, infatti, si ha piena conoscenza delle opportunità concesse dal legislatore. La disciplina delle trasferte (altrimenti dette missioni) è applicabile a: lavoratori subordinati (con qualunque qualifica e tipologia di contratto); collaboratori coordinati e continuativi (oramai solo a progetto); amministratori con prospetto paga (che non fatturano, quindi, il proprio compenso). INDENNITÀ DI TRASFERTA (TUIR, ART. 51, C. 5) Al lavoratore può essere erogata, per ogni giorno in cui si trova in trasferta fuori dal territorio comunale, una indennità in denaro che, entro certi limiti di importo, non è soggetta a tassazione e contribuzione. Invece le indennità o i rimborsi spese per le trasferte nell ambito del territorio comunale concorrono sempre a formare il reddito del lavoratore dipendente, ad eccezione dei rimborsi spese di trasporto comprovati da documenti provenienti dal vettore. Nell ambito del lavoro dipendente tale indennità è di solito quantificata dai CCNL. Ciò non avviene per gli amministratori e per quei collaboratori in cui mancano CCNL di settore. In questi casi l indennità spettante è frutto della libera contrattazione tra cooperativa e lavoratore. Nella maggior parte dei casi, viene utilizzata l indennità massima prevista fiscalmente. Fermo restando la misura dell indennità giornaliera stabilità dal CCNL (che può essere comunque derogata in meglio a favore del lavoratore), ovvero concordata con il collaboratore, la parte esente da tassazione e contribuzione cambia in base al fatto che il lavoratore abbia ottenuto il rimborso (dietro presentazione della relativa documentazione): delle spese di vitto e/o alloggio; ovvero se il vitto e/o l alloggio siano stati forniti gratuitamente dal datore di lavoro. Occorre sottolineare che il rimborso delle spese viaggio (aereo, treno, pullman, autobus, metro, taxi, noleggio auto) comprovato da documentazione rilasciata dal vettore, nonché il rimborso dell utilizzo dell auto propria in base alla tariffa ACI, non forma reddito né base imponibile previdenziale al lavoratore.
Modalità di rimborso (Tuir, articolo 51) ITALIA Indennità giornaliera esente ESTERO Indennità giornaliera esente Erogazione della indennità piena Nessun rimborso per vitto e alloggio Erogazione della indennità media In caso di rimborso analitico del vitto o dell alloggio (oppure vitto o alloggio fornito gratuitamente) Erogazione della indennità minima In caso di rimborso analitico sia del vitto sia dell alloggio (oppure vitto e alloggio forniti gratuitamente) Nessuna indennità Integrale rimborso di spese di vitto, alloggio e viaggio. Rimborso spese non documentate ma attestate 46,48 77,47 30,99 51,65 15,49 25,82 15,49 25,82 Come sopra evidenziato, laddove il dipendente/collaboratore non dovesse ottenere alcuna indennità in denaro posto che il datore/committente rimborsa l intero importo delle spese di vitto, alloggio e trasporti, il dipendente/collaboratore può comunque ottenere, in esenzione, un rimborso per spese non documentate sempreché attestate, fino ad un massimo di 15,49 (trasferta Italia) e 25,82 (trasferta estera). Esempio modulo trasferta compilato dal dipendente: Dipendente: Marco Risi Trasferta: Roma del 28 e 29 /10/2012 Ora inizio trasferta: 9,30 del 28/10/12 - Ora fine trasferta: 16,40 del 29/10/12 Motivo: Congresso Confcooperative Percorso Bologna- Roma- Bologna Treno:. 90,00 (vedi biglietti allegati) Taxi:. 48,00 (n. 2 ricevute allegate) Ristorante: 54,00 (n. 2 fatture allegate) Albergo:. 115,00 (n. 1 fattura allegata) Bar:. 6,00 (vedi scontrino) Spese non documentate: 10,00 (mancia albergo) Totale da rimborsare: 90,00+48,00+54,00+115,00+6,00+10,00= 323,00 **** NB: compete indennità di trasferta (a cura dell Ufficio amministrativo) n. 2 giornata: zero con rimborso del solo vitto: No con rimborso del solo alloggio: No con rimborso del vitto e dell alloggio: SI
LA DEDUCIBILITÀ PER LA COOPERATIVA (art. 95 del Tuir) Affinché la cooperativa possa detrarre l Iva concernente l albergo e il ristorante, è indispensabile che il dipendente/collaboratore richieda la fattura fornendo tutti i dati anagrafici della cooperativa e integri la fattura stessa indicando il proprio cognome e nome (per le fatture d albergo, normalmente compare il nominativo dell ospite che ha alloggiato). Diversamente l iva non sarà detraibile e formerà costo. Al riguardo, si segnala che il 15/09/2011 la Commissione imposte dirette e indirette del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili ha pubblicato il documento Individuazione di un limite oggettivo adeguato a soddisfare il requisito posto dalla circolare n. 25/e del 19 maggio 2010 per riconoscere la deducibilità dell iva assolta e non detratta sulle prestazioni alberghiere e sulle somministrazioni di alimenti e bevande. Posto che il costo lavorazione fattura risulterebbe pari a 3 euro, il break even di convenienza economico gestionale si verifica per un importo della singola fattura pari ad euro 33,00 (I.V.A. compresa). In altre parole, fino ad un ammontare di spesa di 33,00 euro, la scelta economicamente più conveniente sarebbe quella di non richiedere la fattura e di non esercitare il diritto alla detrazione. Evidentemente ogni cooperativa anche in base alla proprio organizzazione amministrativa effettuerà in piena libertà le proprie scelte di convenienza. Merita di essere segnalato che, ai fini Ires, i costi concernenti rimborsi spese di vitto e alloggio a favore di dipendenti sono integralmente deducibili (senza la limitazione al 75%), ma entro prefissati limiti di plafond giornalieri. TRASFERTE EFFETTUATE FUORI DEL TERRITORIO COMUNALE Spese di vitto e alloggio Limite massimo di deducibilità per il datore/committente Trasferte fuori del Comune 180,76 al giorno (ma in Italia) Trasferte all estero 258,23 al giorno IL CONCETTO DI TRASFERTA E diverso tra lavoratore dipendente e collaboratore (escluso, si ripete, l amministratore professionista che fa fattura, al quale non è riferibile la presente informativa). Trasferta dipendente - è in trasferta se per motivi di lavoro si reca fuori del comune ove svolge la propria attività lavorativa (come risultante dalla documentazione INPS). Esempio trasferta dipendente Il dipendente Luca Valeri è residente a Pordenone Si reca, per conto della Cooperativa per cui lavora che ha sede a Modena, in trasferta a Bologna. Il dipendente è da considerarsi in trasferta e può fruire delle indennità in denaro di cui alla tabella precedente in esenzione di tassazione e contribuzione.
Trasferta collaboratore - (compreso amministratore non professionista) è in trasferta se per motivi di lavoro si reca fuori del Comune ove egli risiede, a meno che il contratto di collaborazione (ovvero la delibera assembleare di nomina) non indichi espressamente che la sede di lavoro è quella ove è ubicata la cooperativa. Esempio trasferta collaboratore Il collaboratore Giuseppe Nardini risiede a Genova Si reca ogni giorno presso la Cooperativa per cui lavora che ha sede a Imperia Ogni giorno di effettiva presenza in cooperativa si considera giorno di trasferta e, dunque, il collaboratore può fruire in esenzione d imposta e contribuzione delle indennità nei limiti indicati in tabella DURATA DELLA TRASFERTA La possibilità di ottenere le predette indennità in esenzione è completamente svincolata: Esempio dalla durata della trasferta (può essere anche pochi minuti); dalla distanza percorsa fuori del comune di riferimento (può essere anche solo di pochi metri). Il dipendente Vincenzo Stabili viene incaricato di recarsi da Carpi, sede della Cooperativa, a Soliera (distanza 7,3 Km) per acquisire della documentazione presso un cliente della cooperativa. Con auto propria parte la mattina alle ore 11,30 dalla sede di Carpi e si reca a Soliera. Fa ritorno in cooperativa alle ore 12,20. Il dipendente si considera in trasferta e ha diritto (se previsto dal contratto di lavoro o comunque se è stato concordato con il datore) all indennità di trasferta di 46,48, su cui non pagherà imposte e non si verseranno contributi. Gli verranno inoltre rimborsati a tariffa ACI: 18 Km. X 0, 31 = 5,58 (i dati sono di fantasia). Il dipendente dovrà compilare un modulo trasferta indicando: Dipendente: Vincenzo Stabili Trasferta: Soliera del 15/11/2012 Ora inizio trasferta: 11,30 Ora fine trasferta: 12,20 Motivo: incontro cliente Giuffredi snc Percorso: Carpi- Soliera Carpi Km percorsi: 18 X 0,31 = 5,58 Totale da rimborsare: 5,58 **** Indennità di trasferta (a cura dell Ufficio amministrativo) n. 1 giornata: 46,48 con rimborso del solo vitto: NO con rimborso del solo alloggio: NO con rimborso del vitto e dell alloggio: NO
CONCLUSIONI Merita di essere evidenziato che, ad esempio, nell ipotesi in cui il collaboratore (l amministratore della cooperativa) dovesse risiedere in un comune diverso da quello in cui è ubicata la cooperativa e gli fosse riconosciuta un indennità di trasferta pari a quella stabilita dall articolo 51 del Tuir, il suddetto amministratore potrebbe fruire in esenzione ogni mese della seguente somma: 46,48 x 5 gg la settimana x 4 settimane = 929,60