RETTE TRASPORTI, FREQUENZA MENSA, C.R.E., CORSI, CENTRO SOCIO EDUCATIVO, ASSISTENZA PERSONALE, SOGGIORNI TERZA ETA, SERVIZI VARI Questo pacchetto software si prefigge lo scopo della gestione di tutti quei servizi a domanda individuale erogati dall Ente Pubblico; oltre ai ben noti servizi di scuolabus, di frequenza e di mensa, sono gestibili realtà e servizi diversi quali ad esempio il Centro Ricreativo Estivo, la Ludoteca, lo Spazio Giochi oltre che i servizi di accompagnamento, le richieste di contributo, etc.. L interfaccia amichevole dell ambiente Windows, conforme agli standard di mercato, favorisce la facilità d uso, mentre la piattaforma di sviluppo utilizzata a 32 bit garantisce massima efficienza con elevate prestazioni in termini di velocità di esecuzione e di affidabilità nella gestione dei dati elaborati. Inoltre l utilizzo di Microsoft Word per la gestione dei documenti, rende il pacchetto aperto a libere personalizzazioni da parte dell utente stesso. La struttura dell applicativo è quindi particolarmente flessibile e consente un ampia scelta di personalizzazioni per far fronte alle differenti necessità organizzative per ogni servizio fornito. La gestione tabellare di tutte le informazioni permette di intervenire in modo immediato nella configurazione dei criteri di gestione adottati ed alle successive variazioni; qualsiasi tipo di impostazione potrà quindi essere sempre modificata dall utente per soddisfare nuove e svariate esigenze. L organizzazione tabellare permette di definire: RETTE definisce il tipo di servizio erogato TARIFFE tariffario per singola retta; può variare per singolo periodo DETRAZIONI PERIODI DI EROGAZIONE TIPOLOGIE SCUOLE / CORSI DETTAGLIO SCUOLE / CORSI COMUNI STRADARIO CONDIZIONI PROFESSIONALI SCAGLIONI DI REDDITO BANCHE tipologia e criteri di detrazione definisce i periodi del servizio erogato; anno scolastico, anno solare, periodo estivo, archivio fornito con l applicativo: consente il calcolo automatico del codice fiscale dell utente e del tutore permette la composizione del percorso dello scuolabus per le salite e discese degli utenti archivio fornito con l applicativo: permette la gestione dettagliata dei pagamenti nel caso in cui vengano gestiti con addebito su C/C bancario I dati degli utenti verranno quindi così gestiti: ANAGRAFICA UTENTI scheda completa delle informazioni sugli utenti suddivisi in: anagrafici, residenza, scuola, classe, corso, dati reddituali, bancari ANAGRAFICA TUTORI/GENITORI indispensabile nel caso che l utente sia un minore DATI DI FREQUENZA per singola retta/periodo DATI CONTABILI con dettaglio per singola retta/periodo Internet: www.tcsconsulting.it - E-Mail: info@tcsconsulting.it Pag. 1 di 5
RETTE E TARIFFE Le rette possono essere impostate per scaglioni di reddito definendo un importo fisso e/o un importo per presenza. Così facendo si potranno specificare rette ad importo fisso come lo Scuolabus, che in molti Comuni viene fatto pagare secondo la fascia di reddito come unico importo con una formula di pagamento di una o più rate. Altri servizi potranno essere quantificati secondo le effettive presenze dell utente. Il calcolo prevederà una tariffa giornaliera che verrà moltiplicata per il numero esatto delle presenze nel periodo. Parallelamente alle rette possono essere gestiti anche i criteri di riduzione delle tariffe sul numero delle assenze. Un esempio tipico è il servizio di trasporto alunni quando viene riconosciuta una riduzione del X1% o di un importo fisso nel caso in cui il numero delle assenze superi un primo tetto. Ed ancora del X2% quando superi un altro tetto, etc.. Internet: www.tcsconsulting.it - E-Mail: info@tcsconsulting.it Pag. 2 di 5
La gestione dei tipi di rette, delle relative tariffe con correlata modalità di calcolo e riduzione, è totalmente libera. Tale flessibilità ha riscontro, tra le altre cose, anche nella definizione dei periodi di erogazione del servizio. Alcuni servizi, per esempio, potranno avere attuazione secondo il calendario scolastico, altri secondo quello solare, altri ancora in periodi limitati dell anno come il C.R.E. che viene svolto nel solo periodo estivo. Altri servizi potranno non avere alcun periodo di validità, in quanto servizi o contributi spot. L esempio qui a fianco riportato illustra il caso di un servizio erogato durante l anno scolastico la cui tariffa verrà conteggiata sulla base di un costo mensa a giornata e contabilizzata sulla effettiva presenza dell utente. Come si può intuire l importo della retta può variare nel periodo oltre che per scaglione selezionato. Internet: www.tcsconsulting.it - E-Mail: info@tcsconsulting.it Pag. 3 di 5
Una possibile classificazione degli utenti consente di identificare lo scaglione di reddito concordato per il nucleo familiare. L identificazione dello scaglione avverrà in modo automatico, a seguito della impostazione della relativa tabella. Particolare attenzione viene posta alle diverse modalità di pagamento. Oltre al pagamento presso la tesoreria si potranno emettere bollettini di conto corrente postale, bollettini POSTEL o addebiti direttamente sul conto corrente bancario dell utente o del tutore. A tal riguardo viene fornito con l applicativo l archivio delle banche e degli sportelli bancari italiani. Tutte le informazioni archiviate potranno essere ricercate in modo intuitivo e stampate in diverso formato con più chiavi di ordinamento (cognome e nome, codice, codice fiscale, via di residenza e via di salita scuolabus, ) Sono previste le seguenti stampe: prospetti ed etichette utenti, ruoli periodici, stampa mensile dei registri di classe nel formato atto alla rilevazione delle assenze mediante mark (vedi paragrafo LETTURA OTTICA), situazione dei pagamenti per singolo utente, riepiloghi per singoli incassi mensili e/o annuali suddivisi per scuola e classe, riepiloghi morosi, statistiche varie (numero rette, numero pasti, numero assenze, numero ritiri, numero di agevolazioni per periodo, per scuola, ecc.), prospetti contabili. Procedure parametriche consentiranno di ricercare qualsiasi tipo di dato sia sull archivio anagrafico degli utenti sia sull archivio rette e pagamenti, il tutto utilizzando ogni campo presente in archivio. E altresì prevista la gestione dei morosi con relativa stampa dei solleciti, diffide e ingiunzioni di pagamento (realizzata con un integrazione automatica con Microsoft Word); è prevista inoltre l emissione di comunicazioni varie agli utenti. Per i corsi scolastici è disponibile una procedura automatica per il cambio di classe. Internet: www.tcsconsulting.it - E-Mail: info@tcsconsulting.it Pag. 4 di 5
MODULI OPZIONALI RILEVAZIONE PRESENZE MEDIANTE TERMINALI PER LA GESTIONE DI TESSERE-BADGE La procedura di gestione rette è già predisposta per acquisire i dati di presenza da un sistema generico di rilevazione presenze, mediante utilizzo di badge personali. In questo caso verrà assegnato ad ogni singolo utente una tessere badge che strisciata giornalmente nell apposito lettore, determinerà la presenza dell utente stesso. Si precisa che questa modalità potrà funzionare anche solo per determinati gruppi di utenti (per esempio utenti delle scuole medie). Per realizzare quanto detto è ipotizzata una soluzione che prevede l utilizzo di un sistema di rilevazione presenze con terminali/orologi che verranno interrogati in via del tutto automatica dal software di gestione rette tramite modem su linea telefonica commutata. LETTURA OTTICA PROSPETTI PRESENZE Per velocizzare le operazioni mensili di inserimento presenze degli alunni proponiamo opzionalmente l utilizzo di un sistema di lettura ottica; tale sistema consente, mediante l utilizzo di uno scanner, di leggere ed interpretare il contenuto dei fogli di presenza (prodotti dal software) in modo del tutto automatizzato. Per semplificare le operazioni sia di annotazione che di interpretazione dei dati di assenza, si è pensato di utilizzare un sistema a marcature (mark) dove verranno annerite le caselle relative alle presenze/assenze degli alunni (in modo analogo al sistema di giocata delle schedine totocalcio o enalotto). Per attuare quanto detto viene proposto un sistema di Data-entry Assistito da Scanner che prevede le seguenti attività guidate: Acquisizione registri presenze da scanner (precedentemente prodotti dal programma RETTE e quindi compilati dagli operatori nelle singole scuole) mediante caricatore automatico di fogli (ADF); Correzione immagine; Riconoscimento dei Mark; Rilascio dei dati letti ed integrazione con programma RETTE. LETTURA CODICI A BARRE Per migliorare l aspetto operativo proponiamo inoltre l utilizzo di una penna/pistola ottica per la lettura dei codici a barre posti sui bollettini di pagamento; tale penna consentirà di velocizzare, in modo privo di errori, l inserimento degli avvenuti pagamenti. Anche questa funzione è perfettamente integrata con il software RETTE. Internet: www.tcsconsulting.it - E-Mail: info@tcsconsulting.it Pag. 5 di 5