7.4 POSTA ELETTRONICA MODULO 7 SEZIONE 2 Utilizzo di Outlook Express 6.0 (Windows XP) prima parte 7.4.1 Concetti e termini 7.4.1.1 Capire come è strutturato un indirizzo di posta elettronica Tre parti compongono un indirizzo di posta elettronica - la prima: nome dell utente o suo nickname (nomignolo) - la seconda: il simbolo @ (chiocciolina) che si legge presso - la terza: il nome del server che smista la posta dell utente (agberra@tiscalinet.it oppure fiorenzocucchetti@hotmail.com oppure maria.faraoni@libero.it) 7.4.1.2 Comprendere i vantaggi della posta elettronica quali: rapidità di consegna, economicità, possibilità di usare la posta elettronica in luoghi diversi attraverso account basati sui siti web I vantaggi della posta elettronica sono identificabili in - rapidità di consegna: il recapito avviene in tempo reale, senza vincoli di orari - economicità: assenza di francobolli e buste, nessun supporto cartaceo, invio contemporaneo a più destinatari, possibilità di gestione della posta (lettura e scrittura di messaggi, salvataggio di allegati) off line - account web: attraverso i servizi di web mail è possibile accedere alla propria casella postale da qualunque computer connesso alla rete 7.4.1.3 Comprendere l importanza della netiquette (educazione nella rete): descrizione accurata dell oggetto dei messaggi di posta elettronica, concisione nelle risposte, controllo ortografico nella posta in uscita Esiste un insieme di regole non scritte, ma dettate da taciti accordi tra gli utenti che prevedono che ogni messaggio sia caratterizzato da - descrizione dell oggetto: in modo sintetico e chiaro definire l argomento del messaggio - concisione: utilizzare nel testo frasi semplici, brevi e mirate - controllo ortografico: servirsene sempre prima di inviare ogni messaggio Per suggerimenti dettagliati sulla netiquette è possibile effettuare una ricerca tra i siti Internet. 7.4.2 Considerazioni sulla sicurezza 7.4.2.1 Essere consapevoli della possibilità di ricevere messaggi non richiesti È possibile controllare in diversi modi i messaggi di posta elettronica e di news ricevuti in Outlook Express, quindi è possibile evitare di ricevere messaggi da determinati persone, nascondere conversazioni indesiderate e tutelarsi contro messaggi di posta pericolosi impostando livelli di protezione. Per ulteriori informazioni vedere gli argomenti relativi nella guida in linea di Outlook. 7.4.2.2 Conoscere il pericolo di infettare il computer con virus aprendo messaggi sconosciuti o allegati presenti nei messaggi Il minimo della prevenzione sulla posta elettronica prevede - installare un buon software antivirus - aggiornare periodicamente il software antivirus utilizzando i files di aggiornamento, messi a disposizione periodicamente dalla casa madre del software, contenenti l'elenco dei virus più recenti in circolazione 1
- impostare l antivirus in modo che effettui automaticamente la scansione di ogni e-mail in entrata e in uscita - non aprire messaggi provenienti da mittenti sconosciuti, senza oggetto e con allegati non richiesti 7.4.2.3 Sapere cosa è una firma digitale La firma digitale, che consente ai destinatari dei messaggi di posta elettronica di verificare l'identità del mittente, può essere aggiunta dal comando Opzioni all interno del menu Strumenti 7.4.3 Primi passi con la posta elettronica 7.4.3.1 Aprire e chiudere un programma di posta elettronica Per aprire il programma fare clic su start, scivolare su Programmi, poi su Outlook Express e fare clic. Per chiudere il programma fare clic sul menu File e scegliere Esci. Oppure portarsi sulla X (Chiudi) che si trova in alto a destra nella barra del titolo e fare clic 7.4.3.2 Aprire la casella di posta di un utente specifico Nella colonna delle cartelle (a sinistra) fare clic sulla cartella dell utente desiderato. Nel riquadro a destra vengono visualizzati i messaggi contenuti in tale cartella. 7.4.3.3 Aprire uno o più messaggi Nella colonna delle cartelle (a sinistra) fare clic sulla cartella Posta in arrivo. Nel riquadro a destra (dove compaiono tutti i messaggi arrivati), posizionarsi sull intestazione del messaggio e fare doppio clic. 2
7.4.3.4 Spostarsi tra messaggi aperti I messaggi aperti vengono visualizzati in icona nella barra delle applicazioni di Windows nella voce Outlook Express. Per spostarsi da uno all altro, fare clic sul piccolo triangolino a destra della scritta, spostarsi sul messaggio desiderato e fare clic per attivarlo. 7.4.3.5 Chiudere un messaggio Posizionarsi sulla X (chiudi) nell angolo in alto a destra della barra del titolo del messaggio attivo e fare clic. 7.4.3.6 Usare le funzioni di guida in linea (help) del programma Facendo clic sul menu? si aprono le funzione di Help: Sommario e indice: si possono trovare spiegazioni e aiuti sui vari comandi del programma Leggimi: in questo documento vengono fornite informazioni aggiornate o complementari alla Guida in linea del programma di posta elettronica Microsoft sul web: permette di collegarsi al sito della Microsoft per porre questioni o ricercare soluzioni a problemi Informazioni sul Outlook Espress: informazioni sulla versione e sul copyright 3
7.4.4 Modificare le impostazioni Differenti sono i livelli di modifica delle impostazioni e quindi è possibile: - dal menu Strumenti scegliere Opzioni e scegliere le impostazioni relative a Generale, Lettura, Conferme, Invio, Composizione,. 7.4.4.1 Aggiungere, eliminare le intestazioni dei messaggi dalla casella di posta, quali: mittente, oggetto, data All interno del menu Visualizza fare clic su Colonne e all interno della finestra attivare o disattivare per mezzo della spunta le intestazioni delle colonne. È anche possibile, attraverso i comandi Sposta su e Sposta giù la posizione delle colonne. 4
7.4.4.2 Mostrare, nascondere le barre degli strumenti dal menu Visualizza fare clic sulla voce Visualizzazione corrente e selezionare il modo desiderato. Scegliendo Layout all interno del menu Visualizza e si può mostrare o nascondere gli elementi di Outlook in base alla proprie esigenze. 5
MODULO 7 SEZIONE 2 Utilizzo di Outlook Express 6.0 (Windows XP) seconda parte 7.5 MESSAGGI 7.5.1 Leggere un messaggio 7.5.1.1 Marcare, smarcare un messaggio di posta elettronica Per marcare un messaggio, evidenziarlo con un clic, andare nel menu Messaggio e scegliere Contrassegna messaggio: a fianco del messaggio compare una bandierina rossa. Per smarcare, evidenziare con un clic un messaggio che ha il contrassegno della bandierina, andare nel menu Messaggio e con un clic disattivare la spunta da Contrassegna messaggio: sparisce la bandierina rossa. 7.5.1.2 Marcare un messaggio come già letto, non ancora letto Evidenziare un messaggio con un clic, andare nel menu Modifica e scegliere Segna come già letto oppure Segna come da leggere Quando un messaggio è da leggere, è caratterizzato dall'icona di una busta chiusa e l'intestazione è 6
scritta in grassetto; quando invece è già stato letto, la busta è aperta e il carattere è normale. 7.5.1.3 Aprire e salvare un allegato su un unità disco Aprire un messaggio e nella casella Allega fare clic con il tasto di destra del mouse: scegliere in base alle proprie esigenze Apri oppure Salva con nome 7.5.2 Rispondere a un messaggio 7.5.2.1 Usare le funzioni Rispondi e Rispondi a tutti Nell elenco dei messaggi selezionare il messaggio al quale si desidera rispondere. Per rispondere fare clic sull icona Rispondi nella barra degli strumenti. Scrivere il messaggio, quindi fare clic sull icona Invia nella barra degli strumenti del messaggio attivo. Aprire il messaggio e scegliere Rispondi a tutti. Scrivere il messaggio, quindi fare clic sull icona Invia nella barra degli strumenti del messaggio attivo.. 7.5.2.2 Rispondere inserendo, senza inserire il messaggio originale Selezionare il messaggio a cui si vuoi rispondere e utilizzare la funzione Rispondi. Inserire il proprio testo sopra a quello riportato. Selezionare il messaggio a cui si vuoi rispondere e utilizzare la Rispondi. Selezionare la parte rappresentante il messaggio originale e cancellarla, quindi scrivere il proprio messaggio. 7
Quando si utilizza il comando Rispondi o Rispondi a tutti, l'oggetto del messaggio è preceduto da Re: 7.5.3 Inviare un messaggio 7.5.3.1 Creare un nuovo messaggio Nella barra dei menu fare clic su Messaggio, scivolare su Nuovo messaggio e fare nuovamente clic. Il testo del messaggio va inserito nell ampia parte bianca in basso. 7.5.3.2 Inserire un indirizzo nel campo Destinatario Nelle caselle A: (destinatario) digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari, separati da una virgola (,) o da un punto e virgola (;). 8
Per aggiungere i nomi di posta elettronica dalla Rubrica, fare clic sull icona a forma di libro nella finestra di dialogo Nuovo messaggio accanto alla casella A. Nella finestra Selezione destinatari fare clic sul nome dei destinatari nella parte di sinistra, fare clic sul pulsante A: e, dopo la comparsa del nome desiderato nella parte di sinistra, confermare con OK 7.5.3.3 Inviare copie per conoscenza (Cc) e copie silenti (Ccn) di un messaggio a un altro indirizzo/altri indirizzi 9
Dopo aver attivato un nuovo messaggio da inviare, nella casella Cc digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari, separati da una virgola (, ) o da un punto e virgola ( ; ). Per inserire gli indirizzi di posta elettronica selezionandoli dalla Rubrica, fare clic sull icona a forma di libro nella finestra di dialogo Nuovo messaggio accanto alla casella Cc, quindi selezionare i nomi dei destinatari. Per mandare copie silenti occorre utilizzare la casella Ccn; per rendere visibile questa casella nella barra degli indirizzi, scegliere Tutte le intestazioni dal menu Visualizza. Nella casella Ccn digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari, separati da una virgola (,) o da un punto e virgola (;). Per inserire gli indirizzi di posta elettronica selezionandoli dalla Rubrica, fare clic sull icona a forma di libro nella finestra di dialogo Nuovo messaggio accanto alla casella Ccn, quindi selezionare i nomi dei destinatari. 7.5.3.4 Inserire un titolo nel campo Oggetto Nella casella Oggetto digitare il titolo del messaggio. 7.5.3.5 Usare gli strumenti di controllo ortografico, se disponibili, ed effettuare le modifiche quali: correggere gli errori, cancellare le ripetizioni 10
Dopo aver digitato il testo del messaggio, è possibile avviare la correzione ortografica facendo clic su Strumenti e poi su Controllo ortografia. Utilizzando i pulsanti presenti sulla finestra del controllo ortografico si può scegliere di sostituire i termini servendosi di Cambia (se riferito alla singola parola evidenziata) o con Cambia tutto (se riferito alla stessa parola ricorrente in tutto il testo), aggiungere termini con Aggiungi, ignorare l evidenziazione dell errore con Ignora (se riferito alla singola parola evidenziata) o con Ignora tutto (se riferito alla stessa parola ricorrente in tutto il testo), eliminare parole ripetute con Elimina (il comando appare solo in presenza di parole ripetute). 7.5.3.6 Allegare un file a un messaggio All interno della finestra del messaggio attivo, fare clic sul menu Inserisci, scivolare su Allegato, quindi cercare il file da allegare utilizzando la finestra di dialogo. Selezionare il file evidenziandolo e fare clic sul pulsante Allega. L icona e il nome dell allegato vengono visualizzati nella casella Allega dell intestazione del messaggio (la casella appare solo quando l allegato è già stato inserito.) Più velocemente si può fare anche clic sull icona Allega nella barra degli strumenti. 7.5.3.7 Inviare un messaggio con alta/bassa priorità 11
Assegnare una priorità a un messaggio significa far sapere al destinatario che il messaggio deve essere letto immediatamente (priorità alta) o appena possibile (priorità bassa). I messaggi inviati con priorità alta saranno contrassegnati da un punto esclamativo, mentre quelli inviati con priorità bassa da una freccia rivolta verso il basso. Per impostare la priorità di un messaggio, nella finestra Nuovo messaggio fare clic sul triangolino a destra dell icona Priorità sulla barra degli strumenti, quindi selezionare la priorità desiderata. In alternativa, scegliere Imposta priorità dal menu Messaggio, quindi l opzione desiderata. 7.5.3.8 Inviare un messaggio usando una lista di distribuzione Dopo aver creato un nuovo messaggio, fare clic sull icona della rubrica (il libro aperto) a sinistra di A:. Scegliere nella rubrica il nome del gruppo. Comporre il messaggio e fare clic sull icona Invia. Il messaggio verrà inviato a tutti gli appartenenti al gruppo distribuzione. 7.5.3.9 Inoltrare un messaggio Nell elenco dei messaggi ricevuti selezionare il messaggio che si desidera inviare ad un altro utente. Per inoltrare fare clic sull icona Inoltra nella barra degli strumenti. Inserire il destinatario, scrivere un eventuale aggiunta o commento al messaggio, quindi fare clic sull icona Invia nella barra degli strumenti del messaggio attivo. Quando si utilizza il comando Inoltra, l'oggetto del messaggio è preceduto da Fw: o da I: 7.5.4 Duplicare, spostare e cancellare 7.5.4.1 Copiare e spostare del testo all interno di un messaggio o tra messaggi aperti 12
Per copiare del testo, selezionare le parole da duplicare, fare clic sul menu Modifica e scegliere Copia (oppure clic con il tasto destro del mouse e scegliere Copia, oppure premere la combinazione di tasti della tastiera Ctrl+C). Posizionarsi nel punto di destinazione dello stesso messaggio o di un altro messaggio e scegliere Incolla dal menu Modifica (in alternativa tasto destro e Incolla oppure Ctrl+V). Per spostare del testo da un messaggio ad un altro, selezionare le parole da spostare, fare clic sul menu Modifica e scegliere Taglia (oppure clic col tasto destro del mouse e scegliere Taglia, oppure premere la combinazione di tasti della tastiera Ctrl+X). Posizionarsi nel punto di destinazione dello stesso messaggio o di un altro messaggio e scegliere Incolla dal menu Modifica (in alternativa tasto destro e Incolla oppure Ctrl+V). 7.5.4.2 Copiare testo da un altra fonte in un messaggio Aprire il documento origine. Selezionare il testo da copiare, fare clic sul menu Modifica e scegliere Copia (oppure clic col tasto destro del mouse e scegliere Copia oppure premere la combinazione di tasti della tastiera Ctrl+C). Posizionarsi nel punto di destinazione del nuovo messaggio e scegliere Incolla dal menu Modifica (in alternativa tasto destro e Incolla oppure Ctrl+V). 7.5.4.3 Cancellare testo da un messaggio In un nuovo messaggio evidenziare la parte di testo da cancellare. Premere il tasto Canc della tastiera. 7.5.4.4 Cancellare un file allegato da un messaggio in uscita In un nuovo messaggio selezionare la riga dell allegato e premere il tasto Canc sulla tastiera, oppure fare clic col tasto destro del mouse e scegliere Rimuovi. 13
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Modulo 7 sezione 2 Utilizzo di Outlook Express 6.0 (Windows XP) terza parte 7.6. Gestione dei messaggi 7.6.1 Tecniche 7.6.1.1 Conoscere alcune tecniche per gestire efficacemente i messaggi, come creare e nominare cartelle, spostare messaggi nelle cartelle più adatte, cancellare i messaggi non desiderati, usare indirizzari Per creare una cartella, scegliere File, Cartella, Nuova quindi. Digitare il nome desiderato nella casella Nome cartella e specificare la posizione della nuova cartella. Fare clic sul pulsante OK. Selezionare il messaggio che si desidera spostare o copiare. Scegliere Sposta nella cartella oppure Copia nella cartella dal menu Modifica, quindi selezionare la cartella di destinazione. Per spostare un messaggio è possibile anche selezionarlo dall elenco dei messaggi e trascinarlo nella cartella di destinazione. Selezionare il messaggio dall elenco e premere il tasto Canc della tastiera oppure fare clic sull icona Elimina nella barra degli strumenti. Per eliminare definitivamente il messaggio occorre svuotare la cartella della posta eliminata: selezionarla e scegliere Svuota cartella posta eliminata dal menu Modifica. 7.6.2. Usare un indirizzario 7.6.2.1 Creare un nuovo indirizzario/lista di distribuzione Scegliere Rubrica nel menu Strumenti. Nella finestra che si apre fare clic sull icona Nuovo nella barra degli strumenti, quindi scegliere Nuovo gruppo. Viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà. Nella casella Nome gruppo digitare il nome del gruppo. Fare clic sul pulsante OK. 15
7.6.2.2 Aggiungere un indirizzo all elenco Scegliere Rubrica nel menu Strumenti. Nella finestra che si apre fare clic sull icona Nuovo nella barra degli strumenti, quindi scegliere Nuovo contatto. Nella scheda Nome digitare nome del contatto. Aggiungere le informazioni desiderate in ciascuna delle altre schede. Includere ovviamente l indirizzo di posta elettronica del contatto. Alla fine fare clic sul pulsante Aggiungi e confermare con OK. 7.6.2.3 Cancellare un indirizzo dall elenco Nell elenco dei contatti selezionare quello che si desidera eliminare, quindi fare clic sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti della finestra Rubrica. 7.6.2.4 Aggiornare un indirizzario con la posta in arrivo Per aggiungere un contatto direttamente all indirizzario senza inserire il nome nella Rubrica, fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del mittente e scegliere Aggiungi il mittente alla rubrica dal menu di scelta rapida. 16
7.6.3 Organizzare i messaggi 7.6.3.1 Cercare un messaggio per mittente, oggetto, contenuto Per cercare un messaggio fare clic su Trova, nella Barra degli strumenti di Outlook si aprirà una finestra con vari campi da riempire. Dopo aver riempito i campi desiderati fare clic su Trova. Nella parte inferiore della finestra attiva vengono evidenziati i messaggi trovati 7.6.3.2 Creare una nuova cartella di posta Per creare una cartella, scegliere Cartella dal menu File, quindi Nuovo. Digitare il nome desiderato nella casella Nome cartella, specificare la posizione della nuova cartella utilizzando la parte inferiore della finestra e fare clic su OK. 7.6.3.3 Spostare messaggi in una nuova cartella Selezionare il messaggio che si desidera spostare o copiare. Scegliere Sposta nella cartella dal menu Modifica, quindi selezionare la cartella di destinazione. Confermare con OK. Per spostare un messaggio è possibile anche selezionarlo dall elenco dei messaggi e trascinarlo nella cartella di destinazione tenendo premuto il tasto sinistro del mouse 17
7.6.3.4 Ordinare i messaggi per nome, per data Fare clic su Ordina per nel menu Visualizza e impostare il criterio di ordinamento. 7.6.3.5 Cancellare un messaggio Evidenziare il messaggio dall elenco e premere il tasto Canc della tastiera oppure fare clic sull icona Elimina nella barra degli strumenti. 7.6.3.6 Recuperare un messaggio dal cestino Per ripristinare un messaggio eliminato, aprire la cartella posta eliminata, quindi trascinare il messaggio nella cartella Posta in arrivo o in un'altra cartella tenendo premuto il tasto sinistro del mouse 7.6.3.7 Svuotare il cestino Per rimuovere manualmente tutti i messaggi eliminati, selezionare la cartella posta eliminata. Scegliere Svuota cartella posta eliminata dal menu Modifica. 18
Prepararsi alla stampa 7.6.3.8 Visualizzare l anteprima di stampa di un messaggio Per visualizzare l anteprima di un messaggio, fare clic su Visualizza nella barra dei menu, scegliere Layout e fare nuovamente clic. Nella parte inferiore della finestra proprietà attivare con la spunta il comando Visualizza riquadro di anteprima. Confermare con OK. Il messaggio selezionato apparirà in anteprima nella parte inferiore destra di Outlook. 7.6.3.9 Scegliere tra opzioni di stampa come: messaggio intero, testo selezionato, numero di copie e stampare Per scegliere le opzioni di stampa andare su File, Stampa. Nella parte in basso a sinistra della finestra si può optare se stampare tutto il documento, la parte selezionata o le pagine desiderate. Nella parte in basso a destra è possibile indicare il numero di copie da stampare. 19