Traduzione fornita solo per vostra comodità in caso di conflitto la versione in inglese ha la priorità. Codice di condotta dei Fornitori del gruppo TUI Travel PLC Guida per i Fornitori ( Fornitori ) del Gruppo TUI Travel PLC e dei suoi affiliati ( TUI Travel PLC ) I. Ambito dell impegno di TUI Travel PLC TUI Travel PLC si impegna a praticare attività commerciali sostenibili ed etiche conformemente a leggi, convenzioni e regolamenti applicabili. Mantenere l integrità nei rapporti con i dipendenti, i partner commerciali, gli azionisti e il pubblico generale rappresenta una parte indispensabile della cultura di TUI Travel PLC, ed è essenziale nel mantenere i nostri elevati principi morali e creare prodotti e servizi affidabili e innovativi. TUI Travel PLC aderisce a un codice di condotta interno, oltre a regole e procedure che orientano le nostre attività e azioni quotidiane, come le linee guida contro l abuso d ufficio di TUI Travel PLC. TUI Travel PLC cerca di sostenere gli sforzi messi in atto per tutelare i diritti umani e si batte per sviluppare catene di responsabilità adeguate, sostenibili dal punto di vista ambientale e sociale e meccanismi di risposta entro la nostra sfera di influenza. II. Ambito dell impegno dei Fornitori Il presente Codice funge da linea guida per una condotta, valori e principi etici standard che TUI Travel PLC si auspica siano rispettati dai Fornitori quando trattano con operai, agenti, Fornitori e clienti per conto di TUI Travel PLC. Il presente codice di condotta per Fornitori ( questo codice ) definisce gli standard minimi che TUI Travel PLC si aspetta dai Fornitori e dai loro dipendenti, appaltatori, agenti e affiliati quando lavorano per conto di TUI Travel PLC. I Fornitori di TUI Travel PLC devono appoggiare i nostri principi: adottando regole e procedure accessibili e chiare per rispettare i diritti umani e il diritto del lavoro; supportando le comunità locali; individuando e monitorando gli impatti ambientali negative e introducendo/mantenendo politiche e procedure di controllo qualità e salute e sicurezza nelle proprie attività commerciali laddove è possibile. I Fornitori devono garantire l adesione alle disposizioni di questo codice, e laddove non possano garantire l adesione, devono promuovere attivamente questo codice (ad esempio nei confronti dei loro subappaltatori e Fornitori). Tuttavia, le disposizioni di questo codice sono linee guida e sono distinte da qualsiasi accordo contrattuale tra TUI Travel PLC e il Fornitore. Le responsabilità dei Fornitori qui definite possono essere applicate contrattualmente solo se nate dalla relazione creatasi tra i Fornitori e TUI Travel PLC. III. Anti-corruzione Quando si stipula un accordo in collaborazione con TUI Travel PLC: a) Integrità commerciale 1
divulgare accuratamente e completamente a TUI Travel PLC qualsiasi informazione richiesta o rilevante riguardante le loro attività commerciali, struttura, situazione finanziaria e prestazioni per conto di TUI Travel PLC, che potrebbe influenzare negativamente le prestazioni del loro contratto con TUI Travel PLC, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili e delle pratiche del settore; e (ii) Appoggiare standard commerciali equi nella pubblicità, vendita e concorrenza quando agiscono per conto di TUI Travel PLC. b) Divieto di concussione e corruzione I Fornitori devono rispettare le disposizioni dello UN Global Compact, del Bribery Act 2010 del Regno Unito, del Foreign Corrupt Practices Act 1977 statunitense, norme e legislazioni anti-corruzione nazionali applicabili e convenzioni anti-corruzione internazionali di volta in volta in vigore, nella misura in cui tali disposizioni siano applicabili al lavoro del Fornitore per conto di TUI Travel PLC. I Fornitori non devono: offrire o accettare tangenti o altri mezzi per ottenere un vantaggio non dovuto o improprio per conto di TUI Travel PLC; (ii) cercare di influenzare la realizzazione e l adozione di decisioni commerciali accettando od offrendo favori, benefici, omaggi o altro tipo di ospitalità che siano sproporzionati o al di fuori della normale linea di condotta commerciale; e (iii) esercitare corruzione, estorsione o frode in qualsiasi forma. IV. Condizioni di lavoro a) Diritti generali dei lavoratori trattare i lavoratori con dignità e rispetto come inteso e definito dall International Labour Organisation (ILO) o dalla legge applicabile; (ii) fare in modo che i lavoratori possano avere facilmente accesso a informazioni rilevanti sui loro diritti di dipendenti; e (iii) garantire che agenzie terze che mettono a disposizione forza lavoro siano conformi alle leggi dei paesi che inviano e ricevono forza lavoro, quale delle due è più severa nella sua tutela dei lavoratori. b) Divieto di lavoro forzato e involontario I Fornitori non devono: impiegare nessuno contro la propria volontà; (ii) svolgere traffico di persone o adottare alcuna forma di schiavismo, lavoro forzato o vincolato; 2
(iii) richiedere ai lavoratori di rinunciare a qualsiasi forma di identificazione emessa dal governo, passaporti o permessi di lavoro come condizione di impiego; o (iv) richiedere ai lavoratori di sottoporsi a lavori a debito: ovvero, laddove ai lavoratori viene richiesto di pagare una tassa unitamente all ottenimento di un impiego, spese associate al reclutamento, all elaborazione o al piazzamento di lavoratori sia diretti che a contratto, i Fornitori devono essere responsabili del pagamento di tasse e spese al di là di una parte accessibile del salario di un lavoratore (indicativamente un mese della retribuzione netta anticipata del lavoratore). garantire che i propri dipendenti siano liberi di accettare l impiego autonomamente e lasciare il lavoro o terminare l impiego con ragionevole preavviso, senza penalità alcuna; (ii) garantire che siano presenti il corretto permesso di soggiorno e la corretta documentazione di lavoro per ogni dipendente assunto; (iii) garantire che esistano contratti scritti sia per lavoratori diretti che per quelli a contratto, che trasmettano chiaramente le condizioni di impiego in una lingua comprensibile al lavoratore; e (iv) informare tempestivamente le autorità appropriate qualora sospettino ragionevolmente che individui associati con le loro attività commerciali siano a rischio di traffico umano o sfruttamento simile. c) Lavoro minorile I Fornitori possono assumere giovani di età inferiore a 18 anni, purché: vengano impiegati secondo la legislazione e i regolamenti nazionali o la convenzione delle NU sui Diritti dei Bambini, quale delle due fornisca maggiore protezione; (ii) il Fornitore rispetti le convenzioni ILO n. 138 e 182 (vedere www.ilo.org); (iii) i bambini non vengano impiegati per svolgere lavoro inadeguato normalmente svolto da adulti, e ci siano condizioni di lavoro adeguate all età per i bambini che lavorano nell attività commerciale; (iv) i bambini non svolgano lavori che possono mettere a rischio la loro salute, sicurezza o morale; e (v) il Fornitore vigili sui dipendenti di età inferiore a 18 anni, sui loro orari di lavoro e su qualsiasi condizione speciale di lavoro correlata al lavoro che stanno svolgendo. d) Tutela dei bambini contro lo sfruttamento sessuale implementare misure e procedure preventive per garantire che i bambini vengano tutelati dallo sfruttamento sessuale correlato al turismo e da tutte le potenziali forme di abuso; (ii) essere in grado di dimostrare (ad esempio attraverso pratiche, training e/o comunicazioni con lo staff) in che modo i bambini sono tutelati dallo sfruttamento sessuale legato al 3
turismo o altre potenziali forme di abuso, sfruttamento e molestie a cui i bambini potrebbero essere esposti con la loro attività; (iii) formare dipendenti chiave sulla tutela dei minori dallo sfruttamento sessuale legato al turismo, compreso come riferire incidenti alle autorità locali; e (iv) riferire qualsiasi incidente e stimolare la consapevolezza di qualsiasi rischio identificato per la sicurezza dei bambini che coinvolga ospiti e/o dipendenti nel luogo o vicino al luogo alle autorità locali responsabili. e) Anti-discriminazione garantire che i dipendenti non siano discriminati nelle pratiche di assunzione come domande di lavoro, promozioni, ricompense, accesso a formazione e posizioni senior, assegnazione di incarichi, condizioni di impiego incluso salari, benefit, disciplina o termine sulla base del loro sesso, razza, età, disabilità, etnicità, religione/credenze o orientamento sessuale; (ii) ampliare le opportunità di impiego a popolazioni indigene ove possibile; e (iii) non richiedere alle lavoratrici di sottoporsi a test di gravidanza, a meno che non sia richiesto dalle leggi o dai regolamenti applicabili per la sicurezza sul luogo di lavoro. f) Orari di lavoro e remunerazione garantire che gli orari di lavoro siano conformi agli standard legali applicabili o agli standard del settore, quale dei due offra al lavoratore maggiore tutela; V. Salute e sanità (ii) essere in grado di dimostrare che pagano ai dipendenti un salario uguale o superiore al minimo legale; (iii) fornire come minimo tutti i benefici legalmente obbligatori, periodi di assenza, periodi di permesso e ferie; (iv) pagare i lavoratori entro i tempi stabiliti e comunicare chiaramente la base sulla quale i lavoratori vengono pagati; e (v) non usare riduzioni di salario come misura disciplinare. I Fornitori accettano di lavorare con TUI implementando le norme di sanità e sicurezza TUI e gli standard minimi, leggi, regolamenti e codici di buon pratica professionale, inclusi quelli relativi a igiene, incendi, sicurezza, sicurezza delle persone, programmazione e licenze. a) Controlli su salute e sanità Unitamente agli obblighi contrattuali del Fornitore, i Fornitori devono; prevedere, individuare, valutare e controllare il rischio comprese le situazioni e circostanze di emergenza; 4
(ii) implementare piani di emergenza e procedure di risposta, compresi reporting sulle emergenze, avvisi ai lavoratori e procedure di evacuazione, training ed esercitazioni dei lavoratori, adeguate forniture di primo soccorso, adeguati equipaggiamenti per il rilevamento di incendi e la loro estinzione, uscite adeguate e piani di recupero; (iii) fornire un adeguato riscaldamento e ventilazione; (iv) fornire controlli adeguati laddove i pericoli chimici, biologici e fisici non possono essere eliminati; e (v) garantire che qualsiasi servizio fornito al cliente di TUI Travel PLC sia sicuro e idoneo allo scopo. b) Condizioni di lavoro I Fornitori devono impegnarsi a creare condizioni di lavoro sicure e un ambiente di lavoro salutare per tutti i propri lavoratori, e devono: garantire che gli standard igienici sufficientemente elevati di igiene e pulizia siano mantenuti in loco; (ii) Implementare le linee guida e le procedure di sicurezza sul lavoro, e istruire di conseguenza i propri dipendenti, agenti e appaltatori per ridurre e prevenire incidenti e malattie occupazionali; (iii) fornire ai lavoratori bagni puliti e sicuri, accesso all acqua potabile e, se applicabile, strutture per la preparazione di pietanze e per lo stoccaggio; (iv) garantire che ogni alloggio fornito al lavoratore sia pulito e sicuro; e (v) non sanzionare i lavoratori per avere comunicato problemi in materia di sicurezza. c) Sistemi di sicurezza e training I Fornitori devono prevedere, individuare, valutare e controllare l esposizione dei lavoratori a incarichi fisicamente pesanti, e devono: fornire ai lavoratori adeguate informazioni sulla salute e la sicurezza sul posto di lavoro e fornire una formazione nella prima lingua del lavoratore; (ii) affiggere, nella prima lingua dei propri lavoratori, schede tecniche di sicurezza dei materiali per qualsiasi sostanza pericolosa o tossica usata sul posto di lavoro; (iii) formare i lavoratori che entreranno in contatto con condizioni pericolose sul posto di lavoro; (iv) istituire procedure e sistemi per gestire, tracciare e riferire lesioni e malattie occupazionali; (v) indagare sui casi e implementare azioni correttive per eliminarne le cause; (vi) fornire, agevolare o, se non possono fornire o agevolare, autorizzare, consentire e non impedire ai lavoratori l accesso al necessario trattamento medico senza alcun indugio; e (vii) agevolare il rientro al lavoro del lavoratore. 5
VI. Ambiente e comunità a) Ambiente e comunità impegnarsi a ridurre il proprio impatto ambientale generale, coinvolgendo la comunità nell incoraggiare lo sviluppo sociale ed economico; (ii) contribuire alla sostenibilità delle comunità in cui operano, con valutazioni dei progressi sui problemi della comunità in linea con gli standard industriali; (iii) impegnarsi ad agire attivamente per ridurre il consumo di energia e acqua; e (iv) implementare politiche e procedure di acquisto che favoriscano i beni e i servizi sostenibili e prodotti localmente, preferendoli ai prodotti importati laddove sia possibile e ragionevole. b) Permessi, politiche e procedure mantenere un registro di requisiti applicabili a livello internazionale, nazionale e locale in relazione all ambiente, contenente le copie attuali di tutte le licenze e permessi; e (ii) monitorare le proprie attività in modo da garantire che i propri prodotti, servizi e procedure siano conformi alle revisioni e alla nuova legislazione o codici che potrebbero di tanto in tanto applicarsi al settore commerciale di loro competenza per conto di TUI Travel PLC. c) Impegno a ridurre i pericoli ambientali I Fornitori devono monitorare, controllare, e trattare e impegnarsi a ridurre o eliminare i rifiuti solidi, le acque reflue, le sostanze chimiche pericolose per l ambiente, e le emissioni di aria come richiesto dalle leggi e dai regolamenti applicabili, comprese le emissioni di aria indirette correlate all energia, mettendo in atto quanto segue: implementando adeguate misure conservative nella propria produzione, manutenzione e procedure dello stabilimento; e riciclando, riutilizzando o sostituendo i materiali. VII. Sicurezza delle informazioni implementare adeguate misure di riservatezza per proteggere la privacy dei clienti e dei dipendenti; e (ii) salvaguardare le informazioni dei clienti e dei dipendenti e il trasferimento di tecnologia, servizi e know-how in maniera tale da tutelare qualsiasi diritto applicabile di tutela dei dati e della proprietà intellettiva a livello internazionale, nazionale e locale. VIII. Implementazione 6
I fornitori devono disporre di una procedura per la tempestiva correzione di qualsiasi mancanza identificata dal proprio audit interno o esterno, investigazione o esame. È di responsabilità dei Fornitori garantire di operare secondo tutti i requisiti legislativi e normativi internazionali, nazionali e locali, convenzioni e standard internazionali che possono applicarsi a loro di volta in volta. 7