La gestione integrata di safety e security in ospedale Focus su: Centrale gestione Allarmi Tecnologici Gas medicali, antincendio, security, controllo accessi, frigoriferi, ascensori, impianti elettrici e idraulici Ferretti Anna Maria Arcispedale S. Maria Nuova
Filosofia di fondo Da una gestione frammentata (negli interventi, nelle modalità, nella parcellizzazione delle responsabilità) Ad una gestione complessiva (integrata, con regole scritte, etc ) che si inserisce in una realtà matura, che agisce per processi e che si dota di strumenti di rilevazione e misurazione. Nuovo modello organizzativo e gestionale Ispirato alle ISO 9001/2008
MISSION DELLA CGE Un punto unico per gestire ogni rischio con competenza e sollecitudine Appaltato h. 24 Guardie accreditate; Personale che supporta anche telefonicamente tutta la fase dell emergenza ed al quale tutto il personale che gestisce l emergenza può far riferimento; Integrazione di tutte le forze impiegate per la sicurezza.
Nuovo modello organizzativo e gestionale: INPUT OUTPUT Piattaforma informatica Software di gestione Impianti di gestione e rilevazione allarmi Risorse umane Centrale Gestione Emergenze Situazioni di rischio gestite con istruzioni concordate e scritte Riduzione del rischio Eventi annotati in report ed inseriti in database Indicatori Non conformità
MIGLIORAMENTO CONTINUO Procedure concordate ed oggettive che impediscono gestioni soggettive dell allarme; Evidenza eventuali lacune della gestione (ad esempio per gli allarmi frigoriferi di notte non sempre si ha personale disposto ad intervenire inoltre manca il chiaro contenuto del frigorifero ed in caso vi sia necessità di trasferire il contenuto del frigorifero non si dispone di frigoriferi sostitutivi, ecc.); Rete di risorse umane con compiti precisi che implica una migliore gestione dell allarme senza disperdere energie e tempo; Responsabile della CGE che supervisiona e coordina l intero processo rendendolo sempre più performante agli obiettivi; Registrazione della gestione degli allarmi con conseguente creazione di database utili per analizzare l andamento generale, gli impianti che presentano maggiore criticità, la tipologia di allarmi che si presentano più frequentemente, ecc. per orientare le scelte future disponendo dello storico eventi
Responsabile di Processo I compiti del responsabile di processo sono: Provvedere a generare o implementare le istruzioni operative Confrontarsi con gli stakeholders ed apporta le modifiche ed i miglioramenti necessari (alle istruzioni operative, etc..); Individuare gli indicatori e gli standard attesi e verificarne il raggiungimento in itinere Misurare il processo attraverso gli strumenti della qualità ed in base ai risultati apportare modifiche ed integrazioni allo stesso per garantirne continuità, efficienza e uniformità.
Responsabile dell Appalto Responsabile di Processo Gli operatori della CGE sono guardie giurate ed hanno un loro responsabile che è ovviamente una figura ESTERNA all ospedale e cura: 1. La selezione del personale più adatto all esecuzione del servizio; 2. La formazione per ricoprire il ruolo ossia conoscenza dei sistemi d allarme e della loro gestione nonché acquisizione della qualifica di addetto alla gestione dell emergenza; 3. La definizione dei turni di lavoro e tutto ciò che è inerente la gestione del personale 4. La trasmissione delle disposizioni impartite dall ospedale. 5. Il controllo dell operato delle guardie giurate in CGE; Il responsabile del processo della Centrale Gestione Emergenze è una figura INTERNA all ospedale i cui compiti sono: 1. Verificare che gli operatori di CGE siano adatti al ruolo; 2. Verificare che le guardie in CGE siano state adeguamente formate sull uso dei sistemi di sicurezza ed abbiamo la qualifica di addetto alla gestione delle emergenze; 3. Controlla la corretta tenuta cartacea ed informatica delle procedure. 4. Controlla che il servizio sia reso nel rispetto delle procedure e delle disposizione impartite. 5. Controlla che il servizio sia reso con la collaborazione di tutte le forze in campo.
INDICATORE DI PROCESSO Verifica attraverso indagine visiva e intervista agli operatori della CGE Misura la bontà del processo ed in particolare: presenza e corretto funzionamento delle strumentazioni di lavoro; presenza delle istruzioni operative e planimetrie acuratamente ordinate in file e cartaceo; SEGUE
INDICATORE DI PROCESSO conoscenza, da parte delle guardie, delle istruzioni operative relative alle diverse tipologie di allarmi; presenza della guardia accreditata, in divisa e con cartellino identificativo; l effettiva integrazione con tutte le forze impiegabili; riservatezza della centrale.
INDICATORE DI RISULTATO: VERIFICA GESTIONE ALLARME SPECIFICO attraverso la consultazione delle tracce lasciate dagli eventi e le relative soluzioni Misura l iter delle istruzioni operative per appurarne l efficacia (ed apportare le adeguate modifiche); valuta in particolare: arrivo dell allarme a sistema e traccia nella lista eventi attivazione del personale tecnico e / o sanitario come da istruzione operativa annotazione del fatto nel report con cosneguente creazione di un database disponibile per ogni referente di ciascun impianto d allarme.
Prima Dopo Istruzioni operative verbali da cui interventi non sempre efficaci e gestiti con tempestività; Individuazione di istruzioni operative scritte per ciascuna tipologia di allarme con competenze chiare e definite per ciascun soggetto coinvolto. Medesima struttura per tutte le istruzioni operative: stesso format a schema Allarmi gestiti separatamente da ciascun servizio referente Gestione integrata degli allarmi con miglioramenti in termini di intervento Sporadica reportistica con Informazioni trasmesse spesso a voce. Database localizzati e sporadici per documentare il rischio Frammentaria percezione della realtà Presenza di una reportistica continua che documenta gli allarmi che si sono verificati, la loro gestione. Presenza di database che documentino la gestione degli allarmi Supervisione continua del sistema da parte del responsabile del processo gestione allarmi
CONCLUSIONI La Centrale Gestione Emergenze rappresenta per l ospedale una struttura estremamente innovativa la cui progettazione e realizzazione ha sfruttato efficacemente l integrazione delle competenze dell area tecnica logistico alberghiero sicurezza. Le istruzioni operative sono state costruite secondo le norme della qualità ed hanno visto il coinvolgimento di molti servizi aziendali giungendo alla individuazione di percorsi condivisi. Per ottenere i risultati attesi è anche importante l integrazione fra le guardie della Centrale Gestione Emergenze e le guardie in servizio presso la struttura ospedaliera e solido sistema informatizzato di rilevazione dei dati.
Appendice: Principali obiettivi di sicurezza per una struttura ospedaliera per ridurre i rischi Garantire la sicurezza delle persone: pazienti, visitatori, personale Garantire la sicurezza delle cose: strutture, apparecchiature, medicinali, prodotti alimentari, arredi Potere intervenire in tempo reale a fronte di emergenze di safety e/o security Controllare gli accessi per aree e fasce orarie diverse senza creare ostacoli in situazioni di emergenza Poter disporre di documentazioni certe su fatti avvenuti in sintesi Conciliare esigenze di fruibilità con esigenze di sicurezza nell intero insediamento
Il perché della CGE (1) Individuare situazioni di rischio/ malfunzionamento di qualunque elemento periferico: impianti di allarme impianti tecnologici TVCC Inviare alle forze preposte all intervento soltanto le notizie che corrispondono a situazioni di effettivo pericolo Personale dipendente Guardie di ronda Vigili del fuoco
Il perché della CGE (2) Disporre di un sistema di: Individuazione dei rischi e del loro livello di gravità Modalità di intervento predefinite - INTEGRAZIONE SECURITY E SAFETY Disponibilità di dati per la supervisione ed il miglioramento continuo del sistema Analisi continua del contesto: avere il polso della situazione Graduare gli interventi a seconda del rischio:
Il perché della CGE (3) Garantire la supervisione delle attività di monitoraggio e il coordinamento degli interventi fino alla loro conclusione: Procedure, software gestionali, protocolli di comunicazione standardizzati, unico format Istruzioni operative specifiche per ogni sito, area/reparto, tipo di allarme, con personale appositamente addestrato e dedicato Nessuna improvvisazione nella gestione degli allarmi es.: prcedura frigoriferi No zone grigie
Arriva Allarme FRIGORIFERI / CONGELATORI in CGE La struttura è presidiata Telefonare al reparto (vedi file con numeri di telefono) ed informare della presenza di allarme frigorifero L'operatore di CGE riconosce l'allarme su EBI Allarme non rientrato Allarme rientra FINE Allarne rientra L'operatore di CGE vedrà rientrare l'allarme. Annota evento in report Allarme non rientra Il personale del reparto avverte il personale tecnico STB (tel.6792) che si farà carico eventualmente di attivare l'elettricista. La struttura non è presidiata L'operatore di CGE telefona (seguendo l'ordine indicato): Tutti i giorni della settimana dalle ore 7.00 alle ore 20.30 l'elettricista al n. 1700 dalle ore 20.30 alle ore 7.00 l'elettricista al n. 1702 Il problema è risolto L'operatore di CGE vedrà rientrare l'allarme. Annota evento in report Il problema non è risolto L'elettricista deve avvertire l'operatore di CGE al n. di tel. 5117 che deve telefonare nell'ordine: 1) Reperibile della Direzione Medica Presidio Ospedaliero al n. di cell. 334 60 33 613 (nelle ore notturne); 2) Reperibile della Direzione Infermieristica al n. di cell. 334 60 33 614 (nelle ore notturne); 3) Dirigente Responsbaile del Servizio Attività tecniche al n. di tel. 329 38 15 259 (nelle ore notturne); L'elettricista provvede a togliere alimentazione al frigorifero fuori servizio e a rimuovere la spina d'allarme. L'operatore di CGE se necessario supporta le operazioni di emergenza telefonando alle persone indicate dal Personale Reperibile allertato ed al termine dell'attività annoterà l'evento in report. L'operatore di CGE invia email al STB di segnalazione del guasto con indicazione del numero d'inventario frigorifero indicato da elettricista. L'operatore di centrale effettua reset dell'allarme in EBI REFERENTE: FINE Approvato da: DATA DIRIGENTE MEDICO DMPO DIRIGENTE SERVIZIO ATTIVITA' TECNICHE DIRIGENTE SERVIZIO LOGISTICO ALBERGHIERO DIRIGENTE SERVIZIO TECNOLOGIE BIOMEDICHE
Presupposti alla CGE in AOSMN Tecnologici (piattaforma, pochi sistemi, ) Organizzativi (area tecnica - logistico alberghiera - SPP con esperti per settori) Esperienza consolidata di gestione per la qualità anche per quanto riguarda la security Appaltatore esperto ed interessato Contesto favorevole (pensionamento portineria, maggiore consapevolezza dei rischi) Volontà della direzione aziendale di migliorare la sicurezza
Caratteristiche della CGE (1) Realizzazione resa obbligatoria dal D.M. 18/09/02 per strutture sanitarie con più di 100 posti letto. D. LGS 81/08; Deve essere un unità separata dalla portineria Deve essere collocato in un area dell edificio direttamente raggiungibile dai Vigili del Fuoco in caso di necessità Deve essere attiva h.24
Caratteristiche della CGE (2) E costituito da apparati hardware e software e procedure atte a ricevere e gestire segnalazioni di allarme intrusione, incendio, tecnologici, video e coordinare il pronto intervento dei soggetti preposti (gpg, squadre antincendio, manutentori, ecc.) al tipo di emergenza specifica, fino alla conclusione dell evento
Caratteristiche della CGE (3) Deve essere protetto da idonee blindature antisfondamento e antiproiettile, sistemi di controllo accessi, impianti antintrusione, anticendio, TV.CC Deve essere garantita la continuità di funzionamento elettrico di tutti gli apparati con gruppi statici di continuità e gruppi elettrogeni
Attrezzature e documentazione presente nella CGE Planimetrie dettagliate (anche su sw gestionali) Schemi funzionali degli impianti tecnici con indicazione dei dispositivi di arresto (anche su sw gestionali) Piani di emergenza Procedure operative Elenco completo del personale Numeri telefonici necessari in caso di emergenza N.2 autorespiratori pronti all uso Armadio con dispositivi di protezione antincendio Armadio con attrezzature ed utensili manuali
Il personale addetto (ditta appaltatrice) Qualifiche e formazione operatori Guardie Particolari Giurate per attività di security Formazione di base ad indirizzo tecnico/informatico: formazione specifica per gestire allarmi tecnici ed incendio Addetto gestione emergenze Formazione specifica su funzionamento dei sistemi di supervisione degli allarmi disposizioni di servizio a carattere generale procedure operative specifiche per le diverse aree dell Ospedale lay-out struttura da vigilare
Attività conseguenti svolte dagli operatori della CGE Gestione permessi di accesso in caso di emergenza (es. cambio improvviso di destinazione di lavoro) Analisi statistica delle tipologie e cause di allarme Gestione dei dati rilevati dalla ronda notturna Report della vigilanza ispettiva Verifica dati del controllo accessi per recuperare le criticità (es. effrazioni varco, errati comportamenti, etc ) Controllo di chi accede privo di badge
I mutamenti conseguenti all avvento della CGE Momento di dialogo fra i servizi per definire istruzioni operative d intervento a fronte dei vari allarmi Unico punto in ospedale per gestire le emergenze e tutti gli allarmi (piattaforma ed organizzazione ) Revisione dei servizi di vigilanza rendendoli maggiormente integrati con la CGE Potenziamento dell informatizzazione dei servizi di vigilanza Individuazione e mantenimento di personale dedicato della ditta appaltatrice Misurazione del processo e dei risultati