PROCEDURA DI GESTIONE DELLE COMUNICAZIONI INTERNE ED ESTERNE PER IL PERSONALE DOCENTE, ATA, LE CLASSI E LE FAMIGLIE (PRC-002-SPAGGIARI) Rev. Data Oggetto Elaborato Verificato Approvato 0 16/09/2019 Emesso per commenti P. Nappo; G. Palmisano; L. Rosato N. Palmisano M. Convertino 1
INDICE 1 GENERALITA... 3 1.1 SCOPO DEL DOCUMENTO... 3 1.2 CONTESTO... 3 2 COMUNICAZIONI INTERNE... 4 2.1 GESTIONE ATTUALE... 4 2.2 GESTIONE FUTURA... 5 3 CRONOPROGRAMMA... 6 3.1 FASI DI ATTUAZIONE... 6 3.2 SUPPORTO E FORMAZIONE... 7 4 ALLEGATI... 8 4.1 ALLEGATO 1: PROCEDURA ADDETTO DI SEGRETERIA... 8 4.2 ALLEGATO 2: PROCEDURA UTENTE... 10 2
1 GENERALITA 1.1 Scopo Del Documento Lo scopo del documento è quello di descrivere la procedura per implementare la GESTIONE DIGITALE delle comunicazioni interne ed esterne con il personale Docente, il personale ATA, le Classi e le Famiglie dell IISS G. Salvemini di Fasano (BR). La nuova procedura utilizzerà la piattaforma software ClasseViva del Gruppo Spaggiari su Smartphone/Tablet o PC e sostituirà la GESTIONE TRADIZIONALE realizzata prevalentemente in formato cartaceo. 1.2 Contesto L IISS G. Salvemini è composto di tre plessi: - ITET che ospita l ufficio del DS, l ufficio del DSGA e gli uffici Amministrativi oltre alle classi dell Indirizzo Tecnico Economico e Tencologico - IPSEOA che ospita l ufficio del 1 Collaboratore del DS/Figura di Supporto alla Gestione Organizzativa e le classi dell Indirizzo Professionale Servizi Enogastronomici e Ospitalità Alberghiera. - IPSIA che ospita l ufficio delle Figura di Supporto alla Gestione Organizzativa e le classi dell Indirizzo Professionale Servizi Industria e Artigianato. L istituto dispone della piattaforma software ClasseViva del Gruppo Spaggiari attualmente utilizzata da tutti i docenti dell istituto per il registro elettronico personale e per gli scrutini on line; la stessa piattaforma è utilizzata dalle famiglie degli studenti per le comunicazioni scuolafamiglia (valutazioni, note, ecc.). Tra i servizi presenti nella piattaforma ma al momento non utilizzati c è la Bacheca On Line che consente di gestire le Comunicazioni Interne con tutti gli Utenti registrati (Docenti, Ata, Famiglie degli Studenti). 3
2 COMUNICAZIONI INTERNE 2.1 Gestione Attuale Di seguito si descrive la modalità di gestione attuale delle comunicazioni interne verso il personale Docente, il personale ATA e le Classi relativamente ai tre plessi di cui è composto l IISS G. Salvemini. - La produzione e l emissione della comunicazione interna avviene presso gli uffici Amministrativi e l ufficio del DS del plesso ITET; - i collaboratori scolastici del plesso ITET provvedono alla copia e all inserimento nel registro comunicazioni per la firma del personale Docente e/o ATA; - una copia della comunicazione viene inviata via mail oppure in forma cartacea tramite corriere interno alle Figure di Supporto alla Gestione Organizzativa del plesso IPSEOA e IPSIA dove vengono inserite nel registro Comunicazioni per la firma del personale Docente e/o ATA. - se la comunicazione è indirizzata anche alle Classi, altra copia viene portata dal collaboratore scolastico nelle classi, viene firmata dal docente in orario e annotata sul registro di classe. Pertanto, in ognuno dei tre plessi c è un registro dove sono raccolte tutte le comunicazioni e per ogni comunicazione c è l elenco del personale con la relativa firma. Relativamente alle comunicazioni esterne verso le Famiglie degli Studenti esse vengono gestite prevalentemente in formato cartaceo tranne che per le valutazioni degli studenti per le quali viene utilizzato la piattaforma software ClasseViva Famiglia. In alcuni casi quando le comunicazioni interne ed esterne riguardano gli Utenti di un solo plesso, come ad esempio le convocazioni dei consigli di classe straordinari, la modalità di gestione adotta è la seguente: - la produzione e l emissione della comunicazione avviene all interno del plesso; - la comunicazione viene inviata via mail oppure in forma cartacea tramite corriere interno alla sede ITET per la firma del DS; - se si stratta di comunicazione esterna verso le Famiglie questa viene inviata tramite posta ordinaria o raccomandata dalla sede ITET - se si tratta di comunicazione interna essa torna in forma cartacea tramite corriere dalla sede ITET al plesso di origine; i collaboratori scolastici del plesso provvedono all inserimento nel registro comunicazioni per la firma del personale Docente e/o ATA; se la comunicazione è indirizzata anche alle Classi, altra copia viene portata dal collaboratore scolastico nelle classi, viene firmata dal docente in orario e annotata sul registro di classe. 4
2.2 Gestione Futura Di seguito si descrive la modalità di gestione futura delle comunicazioni interne ed esterne con il personale Docente, il personale ATA, le classi e le famiglie relativamente ai tre plessi di cui è composto l IISS G. Salvemini. 1) La produzione e l emissione della comunicazione interna avviene presso gli uffici Amministrativi e l ufficio del DS del plesso ITET; 2) Un addetto del personale di segreteria inserisce il documento nella piattaforma ClsseViva con Procedura Addetto di Segreteria descritta in Allegato 1; tale operazione è preceduta dalla scansione se il documento è in formato cartaceo. 3) Ciascun utente, Docente e/o Ata, scaricherà sul proprio smartphone/tablet l App ClsseViva e visualizzerà la comunicazione con Procedura Utente descritta in Allegato 2; 4) Ciascun utente, Docente, Ata, Classe, Famiglia destinatario della comunicazione riceverà notifica su proprio smartphone/tablet, aprirà l App ClsseViva, prenderà visione della comunicazione, scaricherà eventuali allegati; tale operazione viene registrata dal sistema e sostituisce la firma cartacea. 5) Nel caso la comunicazione riguardi la partecipazione ad assemblea sindacale, l utente avrà la possibilità di scegliere l opzione Adesione nel caso intende partecipare. 5
3 CRONOPROGRAMMA 3.1 Fasi di Attuazione Le fasi per il passaggio dalla Gestione Attuale alla Gestione Futura sono di seguito riportate. Fase Descrizione Periodo Personale Coinvolto n 1 Test su ClasseViva per verificare le funzionalità presenti e che possono essere utilizzate dal nostro istituto Dal 6 al 16 Settembre 2019 Team Innovazione e Animatore Digitale Organizzazione Didattica 2 Redazione della Procedura di Gestione Comunicazioni Interne ed Esterne Dal 6 al 16 Settembre 2019 Team Innovazione e Animatore Digitale 3 Presentazione della proposta al DS, allo Staff e agli Organi Collegiali (Collegio Docenti) Dal 16 al 17 Settembre 2019 4 Aggiornamento Data Base Utenti, associazione Docenti alle Classi In ClasseViva Dal 17 al 20 Settembre 2019 5 Ritiro delle Credenziali di ClasseViva Dal 20 al 25 Settembre 2019 6 Sperimentazione della Gestione Digitale in Dal 30 Sett. al parallelo alla Gestione Tradizionale delle 11 Ottobre 2019 Comunicazioni Interne 7 Sperimentazione e Implementazione di eventuali modifiche nella nuova procedura di Gestione Digitale a seguito di rilievi pervenuti durante il periodo di sperimentazione Dal 07 al 11 Ottobre 2019 8 Gestione Digitale a Regime Dal 14 Ottobre 2019 Organizzazione Didattica DS, DSGA, Staff, Team Innovazione e Animatore Digitale Segreteria Amministrativa Nuovi Utenti (Personale Docente, ATA, Famiglie) Docenti, ATA, Classi, Famiglie Team Innovazione e Animatore Digitale Tutti gli Utenti (Personale Docente, ATA, Classi, Famiglie) 6
3.2 Supporto e Formazione Durante le fasi di Sperimentazione (n 6-7) il Team Innovazione e l Animatore Digitale saranno disponibili per attività di supporto e formazione nei confronti del personale Addetto di Segreteria e di tutti gli Utenti interni (personale Docente e ATA). 7
4 ALLEGATI 4.1 Allegato 1: Procedura Addetto di Segreteria A. Caricamento comunicazione interna 1) Scansionare in pdf, se necessario, la Comunicazione interna firmata; 2) Accedere a ClasseViva con account Amministratore di Segreteria; 3) Selezionare il servizio SCUOLATTIVA Comunicazioni e servizi per la famiglia/bacheca Web; 4) Selezionare il tasto verde per inserire una Nuova Comunicazione; 8
5) Impostare i campi della Comunicazione Titolo: riportare l Oggetto della Comunicazione; Testo: riportare eventuale sintesi o il testo integrale della comunicazione; Pubblicazione: impostare la data di pubblicazione; di default il sistema presenta la data di inserimento comunicazione; si può inserire una comunicazione da pubblicare in differita. Scadenza: impostare la data entro cui è necessario visualizzare la comunicazione per dare conferma di lettura. Di default il sistema presenta la data di inserimento+7 giorni; Tipologia: Selezionare la tipologia della comunicazione tra Scuola/Famiglia, Modulistica, News, Circolare. Per tutte le tipologie di comunicazione è possibile impostare la Richiesta di Risposta. Richiesta di risposta: selezionare Adesione (se la risposta alla comunicazione è affermativa), Testo (Risposta data con un testo), File (Risposta data con file allegato) Destinatari: Docenti (raggruppabili per Classe, Materia, Coordinatori); ATA; Registri di Classe; Studenti; Genitori. Allegati: inserire eventuali allegati (massimo 10 file di qualunque formato, pdf, word, excel) 6) Quando tutte le impostazioni sono completate cliccare sul pulsante Conferma 7) La casella di controllo Nascondi non Attivi consente di non visualizzare o visualizzare eventuali comunicazioni inserite ma non ancora pubblicate. B. Visualizzazione e controllo lettura da parte degli Utenti 1) Accedere a Accedere a ClasseViva con account Amministratore di Segreteria; 2) Selezionare il servizio SCUOLATTIVA Comunicazioni e servizi per la famiglia/bacheca Web; 3) Dal tasto Export in alto a destra è possibile esportare in formato excel l elenco delle comunicazioni inserite a sistema in cui è possibile visualizzare per ogni comunicazione il Titolo, il Testo e l elenco allegati 4) Selezionare il pulsante Risposte su una determinata comunicazione; compare riepilogo sulla situazione delle riposte. 9
5) Selezionare Esporta per esportare tutte le risposta in file excel in cui sono visibili tutte le informazioni visualizzate precedentemente compreso il Codice Fiscale dell Utente. 4.2 Allegato 2: Procedura Utente 1) Scaricare su smartphone o Tablet ClsseViva; 2) Accedere a ClasseViva con account Docente/Ata/Famiglia; 3) Selezionare il servizio Bacheca online/consulta la bacheca; in alternativa cliccare su New Messaggi in alto a destra (pulsante attivo quando ci sono nuovi messaggi da visualizzare) da dove si può visualizzare la comunicazione. Nel caso di richiesta di conferma è necessario cliccare su Vai alla Bacheca e dare la conferma di Adesione. N. B. La conferma di Adesione data da New Messaggi non viene registrata dal sistema. 4) Le comunicazioni sono suddivise in due gruppi: Da leggere e Tutte le Comunicazioni 5) Selezionare Visualizza per vedere il contenuto della Comunicazione ed eventualmente scaricare gli allegati. Selezionare Chiudi. In questo modo il sistema registra che la comunicazione è stata letta. Nel Caso è richiesta una conferma di adesione (Es. Assemblea Sindacale) selezionare Conferma Confermi l adesione? Conferma. Compare Adesione confermata. 6) Nella bacheca è possibile impostare due filtri Nascondi/Mostra comunicazioni non attive; Tipologia Comunicazione 7) Tutte le operazioni fatte sulla piattaforma vengono registrate e possono essere visualizzate dalla segreteria. In particolare viene registrata la Lettura della comunicazione e l Adesione nel caso di assemblea sindacale. 10