On-line Corsi d Informatica sul Web Corso base di Excel Università degli Studi della Repubblica di San Marino
Capitolo 1 ELEMENTI DELLO SCHERMO DI LAVORO Aprire Microsoft Excel facendo clic su Start/Avvio in basso a sinistra nella barra delle Applicazioni come indicato in Figura 1; posizionarsi su Programmi e nel menù che si apre selezionare Microsoft Excel. Se la voce Microsoft Excel non è presente nell elenco significa che non è stato utilizzato recentemente; per far apparire l intero contenuto del menù fare clic sul simbolo. Figura 1. Avvio di Microsoft Excel All'avvio di Excel, viene creata una nuova cartella di lavoro il cui nome, Cartel1, è predefinito. La nuova cartella di lavoro contiene, inizialmente, tre fogli di lavoro, Foglio1, Foglio2, Foglio3, esplicitati in basso a sinistra, ognuno costituito da una griglia di righe e colonne. Il foglio aperto si distingue dagli altri dall avere il fondo bianco. In Figura 2 è aperto il Foglio1. Ogni cella del foglio di lavoro è individuata da un riferimento che indica la posizione rispettivamente di colonna e di riga. Ad esempio in Figura 2, la cella attiva A1, sta ad indicare la cella che si trova nella colonna A e nella riga 1. Si analizzino le varie sezioni della schermata seguente: 2
Barra dei menù Foglio di lavoro Barra degli Strumenti Formattazione Barra degli Strumenti Standard Nome della cartella di lavoro Cella attiva Nome della casella attiva Barra della Formula Pulsanti per lo scorrimento dei fogli che compongono la cartella. Barre di scorrimento: consentono di spostarsi all interno del foglio di lavoro. Figura 2. Apertura Cartel1 Per spostarsi all interno di un foglio di lavoro esistono diversi metodi: facendo clic col mouse nella cella desiderata, spostandosi con le frecce da tastiera, usando il tasto tabulatore. Provare queste opzioni. Nel testo che segue si incontrerà spesso il termine cliccare che non fa ancora parte del nostro vocabolario. Non me ne vogliano i cultori della lingua italiana se ho preferito l immediatezza di questo termine alla rigorosità che il nostro linguaggio a volte ci impone. Col termine selezionare si intenderà un clic del mouse; rendere attiva una cella equivarrà a un doppio clic del tasto del mouse. 3
1.1 CREARE E PERSONALIZZARE UNA NUOVA CARTELLA DI LAVORO Nel menù a scelta rapida File, si seleziona Nuovo. Figura 3. Nuova cartella di lavoro Nella finestra seguente si clicca su OK per aprire la nuova cartella di lavoro. Figura 4. Nuovo Per personalizzare il nome della cartella di lavoro e chiamarla ad esempio Lezione1, predisporre quanto segue: creare una nuova cartella (non confondere cartella con cartella di lavoro vedi paragrafo 1.3) che chiameremo Corso Excel, all interno ad esempio della cartella Documenti. Per far ciò, occorre fare clic sul pulsante Apri nella barra degli strumenti Standard. Nella finestra che segue, alla voce Cerca in selezionare la cartella Documenti in cui inserire la nostra nuova cartella, successivamente cliccare sull icona Crea nuova cartella, come indicato in Figura 5. 4
Figura 5. Crea nuova cartella Si apre la seguente finestra, in cui è sufficiente digitare il nome della nuova cartella, nel nostro caso Corso Excel e fare clic su OK. Figura 6. Nuova cartella Chiudere la finestra precedente cliccando su. La cartella appena creata dovrà contenere le nuove cartelle di lavoro che creeremo in seguito, ciascuna con i rispettivi fogli di lavoro. 1.2 SALVATAGGIO DELLA CARTELLA DI LAVORO Per salvare la nuova cartella di lavoro denominandola ad esempio Lezione1, in File scegliere Salva con nome. Si apre la seguente finestra 5
Figura 7. Salva cartella di lavoro Alla voce Salva in occorre selezionare la posizione in cui si desidera salvare la cartella di lavoro (o file) Lezione1 e precisamente all interno della cartella Corso Excel. (Molto probabilmente alla voce Salva in compare già la cartella Corso Excel perché è stata creata ora; si consiglia di effettuare comunque i passi indicati per esercitarsi). Facendo clic su si selezioni la cartella Documenti, successivamente fare due clic sulla cartella Corso Excel per aprirla. In corrispondenza di Nome file digitare il nome che si vuole attribuire alla cartella di lavoro, nel nostro caso digitare Lezione1. Quindi cliccare sul pulsante Salva come indicato in Figura 7; in questo modo il file di nome Lezione1 sarà posizionato all interno della Cartella Corso Excel. Successivamente, poiché è consigliabile salvare frequentemente, si clicca sull icona Salva. Si osservi che il nome della nuova cartella di lavoro, indicato sulla striscia blu, Barra del titolo, è ora Lezione1. Esercizio: Creare, ripetendo i passaggi indicati nei paragrafi 1.1 e 1.2, una seconda cartella di lavoro e denominarla Lezione2. 1.3 DISTINZIONE TRA CARTELLA, CARTELLA DI LAVORO E FOGLI DI LAVORO Una cartella è un contenitore di file di qualsiasi tipo ed, eventualmente, di altre cartelle (dette anche sottocartelle). Una cartella di lavoro è un file in formato Excel che contiene al suo interno tre o più fogli di lavoro. I fogli di lavoro sono gli effettivi contenitori dei dati. Prima di iniziare a lavorare sul foglio di lavoro esercitiamoci nelle seguenti operazioni. 6
1.4 OPERAZIONI DI CHIUSURA E APERTURA DI UN FILE Si chiudano tutte le cartelle aperte: la cartella Lezione2, la cartella Lezione1 e Cartel1, facendo clic sull icona Chiudi finestra, nella barra del menù Foglio di lavoro. Figura 8. Chiudi cartella di lavoro Per aprire la cartella di lavoro Lezione1, dal menù File selezionare Apri. Figura 9. Apri cartella di lavoro Si apre la seguente finestra in cui nel menù a scelta rapida Cerca in, occorre selezionare la directory in cui è stato memorizzato il file. Ricordarsi di aver salvato la cartella Corso Excel all interno della cartella Documenti. Si selezioni quindi Documenti e successivamente fare doppio clic sulla cartella Corso Excel. Qui selezionare Lezione1 nell elenco dei file esistenti e fare clic su Apri come indicato in Figura 10. 7
Figura 10. Apri 1.5 INSERIRE UN NUOVO FOGLIO DI LAVORO Come si è precedentemente osservato, ciascuna cartella di lavoro contiene al suo interno, tre fogli. Per spostarsi da un foglio all altro è sufficiente fare clic su ognuno di essi; il foglio attivato si apre sopra gli altri ed è riconoscibile dal fatto che ha lo sfondo bianco; ogni volta che si apre una cartella di lavoro verrà attivato il foglio di lavoro in cui, per ultimo, si hanno apportato delle modifiche. Per inserire un nuovo foglio di lavoro, dal menù a scelta rapida Inserisci, selezionare Foglio di lavoro. Il nuovo foglio, Foglio4, verrà inserito nella posizione del foglio che si stava visualizzando precedentemente. Se si desidera spostarlo e mantenere, ad esempio, la successione numerica crescente, cioè Foglio1, Foglio2, Foglio3 e Foglio4, si clicca sulla scheda Foglio4 e si tiene premuto il tasto del mouse, compare un foglio bianco e una piccola freccia nera, spostando il foglio si sposta anche la freccia nera. Rilasciare quando la freccia nera si trova dopo il Foglio3. Figura 11 Nuovo foglio di lavoro In alternativa, un altro metodo per inserire un foglio di lavoro è il seguente: si clicca col tasto destro del mouse su Foglio3. 8
Figura 12. Inserisci nuovo fog lio di lavoro Nella finestra di dialogo che si apre, scegliere Inserisci e nella successiva finestra, scegliere Foglio di lavoro; infine, fare clic su OK. Esercizio: Inserire 9 fogli di lavoro e posizionarli in ordine crescente. Se si è soliti realizzare cartelle di lavoro contenenti un numero di fogli diverso da tre, è possibile farlo in modo predefinito, scegliendo dal menù Strumenti, Opzioni; qui, aprire la scheda Generale, e alla voce Fogli nella nuova cartella, selezionare il nuovo numero, ad esempio 5. Da questo momento in avanti, le nuove cartelle che si creeranno, si apriranno con un numero predefinito di fogli di lavoro uguale a 5. Il numero predefinito massimo di fogli che è possibile definire in questo modo è 255; in realtà è possibile inserirne altri manualmente con le modalità viste sopra. Fare clic su OK per tornare al foglio di lavoro. 1.6 ACCEDERE AD UN FOGLIO DI LAVORO NON PRESENTE SUL MONITOR Se una cartella di lavoro ha numerosi fogli, come nel nostro caso, si ha che non tutti vengono visualizzati. Per renderli visibili è necessario farli scorrere tramite i 4 pulsanti per lo scorrimento dei fogli indicati in Figura 13. I pulsanti alle estremità permettono di visualizzare subito l inizio o la fine della lista dei fogli di lavoro, i pulsanti più interni scorrono di uno alla volta. Provare a spostarsi con tutti questi pulsanti. Figura 13. Pulsanti di scorrimento fogli Se questa operazione non risulta conveniente, è possibile fare clic col pulsante destro del mouse sui pulsanti di scorrimento dei fogli; si apre un menù in cui compare l elenco di tutti i fogli presenti nella cartella. Il foglio attualmente aperto ha a fianco il segno di spunta, nel nostro caso il foglio aperto è il Foglio3 9
Figura 14. Fogli di lavoro Qui è sufficiente selezionare il foglio al quale si desidera accedere, nel nostro esercizio aprire il Foglio9. 1.7 ELIMINARE UN FOGLIO DI LAVORO Se si desidera eliminare un foglio da una cartella di lavoro, ad esempio il Foglio9, occorre cliccare col pulsante destro del mouse sul foglio che si vuole eliminare e nella finestra di dialogo che si apre, (vedi Figura 12) selezionare Elimina, quindi fare clic su OK nel messaggio di richiesta conferma di eliminazione. Il Foglio9 è stato eliminato. In alternativa, dopo aver selezionato il foglio da eliminare (Foglio8), dal menù a scelta rapida Modifica, scegliere Elimina foglio e fare clic su OK. I fogli sono stati eliminati definitivamente e non potranno più essere recuperati. Esercizio: Eliminare il Foglio7 e inserire tre nuovi fogli in successione. Si osservi che i nuovi fogli si chiamano Foglio10, Foglio11 e Foglio12 a testimonianza del fatto che il Foglio7, Foglio8 e il Foglio9 sono stati definitivamente eliminati. 1.8 RINOMINARE I FOGLI Per personalizzare il nome del foglio di lavoro Foglio1 e dare quindi un nome più significativo, si clicca su Foglio1 col tasto destro del mouse; si sceglie Rinomina nella finestra di dialogo, (Figura 12) quindi si digita il nuovo nome che si vuole assegnare al foglio; nel nostro esercizio digitare Operazioni con i fogli" In alternativa, è sufficiente fare doppio clic ad esempio su Foglio2, il testo si annerisce, quindi digitare il nuovo nome Inserimento di testo. Esercizio: Rinominare il terzo foglio con il titolo: Le successioni predefinite. 1.9 COPIARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL INTERNO DELLA STESSA CARTELLA Se si desidera fare una copia del foglio di lavoro Operazioni con i fogli, è necessario cliccare su di esso mantenendo premuto il tasto del mouse e contemporaneamente tenere premuto il tasto Ctrl. Compare un foglio bianco con sopra il segno + e una piccola freccia nera; il segno + indica che si sta facendo una copia. Trascinare e rilasciare fin dopo il foglio Inserimento di testo. Viene creata una copia di tutto il contenuto del foglio, compreso il testo e la formattazione, il cui nome è Operazioni con i fogli (2) (vedi Figura 15). I fogli vengono copiati con tutto il loro contenuto; al momento ciò non è verificabile perché sono vuoti. Figura 15 10
Rinominare il nuovo foglio con un nome più significativo, ad esempio Le formule e spostarlo dopo il foglio Le successioni predefinite. Ora la successione dei fogli è la seguente Operazioni con i fogli, Inserimento di testo, Le successioni predefinite, Le formule. 1.10 COPIARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL INTERNO DI UN ALTRA CARTELLA Per copiare un foglio di lavoro in un altra cartella di lavoro, occorre aprire anche la cartella di lavoro che deve ricevere il nuovo foglio. Nel nostro esercizio, si vuole copiare il foglio di lavoro Operazione con i fogli nella cartella Lezione2 dopo il Foglio1. Si apra quindi la cartella Lezione2, per far ciò da File selezionare Apri e nella cartella Corso Excel aprire il file Lezione2; ritornare alla cartella Lezione1, selezionandola dal menù a scelta rapida Finestra, come in Figura 16. Figura 16 Cliccare col tasto destro del mouse sul foglio da copiare Operazione con i fogli ; si apre la finestra seguente: Figura 17. Sposta o copia In questa finestra cliccare su Sposta o copia. Si apre la seguente finestra in cui è necessario selezionare Lezione2 nella casella Alla cartella e nella casella Prima del foglio, è possibile decidere la posizione che deve occupare il nuovo foglio, ad esempio prima del Foglio2 come indicato in Figura 18. 11
Figura 18. Sposta o copia Se non si spunta la casella Crea una copia, il foglio viene spostato e non copiato. Nel nostro caso, poiché si vuole realizzare una copia, spuntare la casella come in Figura 18. Fare clic su OK. Per controllare l avvenuta copiatura, si apra dal menù a scelta rapida Finestra la cartella Lezione2 qui verificare che il secondo foglio è Operazione con i fogli. Chiudere la Lezione2 rispondendo Sì alla domanda di salvataggio delle modifiche. 1.11 SELEZIONARE UNA RIGA O UNA COLONNA INTERA Impareremo ora delle importanti operazioni riguardanti la Selezione le cui applicazioni verranno viste in seguito. Si apra la cartella di lavoro Lezione1. Per selezionare ad esempio l intera riga 2 ci si posiziona sul numero di riga 2 e si clicca. Viene evidenziata in colore grigio tutta la riga 2 come indicato in Figura 19. Figura 19. Seleziona una riga Analogamente, per selezionare una colonna ci si posiziona sulla lettera e si clicca. 1.12 SELEZIONARE DUE O PIU CELLE CONSECUTIVE Per selezionare una serie di celle consecutive, si clicca sulla prima cella da selezionare e tenendo premuto il tasto del mouse trascinare fino a selezionare tutte le celle consecutive dell intervallo desiderato. Selezionare ad esempio l intervallo di celle B5-F5. 12
1.13 SELEZIONARE DUE O PIU CELLE NON CONSECUTIVE Per selezionare celle non consecutive si clicca col mouse sulla prima cella da selezionare, e mantenendo premuto il tasto Ctrl si clicca col mouse sulle altre celle che si desidera selezionare. Dopo aver premuto Invio, diventa attiva la prima cella che inizialmente si aveva selezionato, ribattendo Invio la successione si sposta alla seconda cella selezionata e così via seguendo l ordine di selezione iniziale. Esercizio: selezionare nell ordine le celle A4, B6, C1, D5, F3, E2. Battere Invio ripetutamente, per osservare che viene rispettato l ordine di selezione iniziale. 1.14 SELEZIONARE TUTTO IL FOGLIO Per selezionare tutto il foglio, è sufficiente fare clic sul primo quadratino grigio in alto a sinistra della tabella. Figura 20. Seleziona tutto il foglio 1.15 DISATTIVARE LA GRIGLIA La griglia consente di individuare in modo più chiaro ciascuna cella; se lo si desidera, può essere disattivata scegliendo dal menù Strumenti la voce Opzioni, nella scheda Visualizza accertarsi che non sia spuntata la casella Griglia. E comunque consigliabile, almeno per le prime lezioni, lasciare la griglia visualizzata, quindi fare clic sul pulsante Annulla per chiudere la finestra. 1.16 STAMPARE LA GRIGLIA Normalmente la griglia non viene stampata, nel caso in cui risultasse utile stamparla, occorre selezionare dal menù File, Imposta pagina e nella scheda Foglio, spuntare la casella relativa a Griglia. Fare clic su Annulla per non rendere operative le modifiche. 13