Un database è un insieme di tabelle (file) correlate organizzati in base a uno scopo particolare. Consente di immagazzinare, trovare, analizzare, stampare, gestire e condividere informazioni. Include anche gli oggetti collegati ai dati archiviati che ne automatizzano l uso (maschere, report, ). Un database Access è organizzato logicamente secondo la tipologia relazionale che prevede che i dati e le relazioni fra i dati siano rappresentati come tabelle. Le relazioni fra le diverse tabelle sono definite implicitamente attraverso campi comuni alle tabelle stesse. Es. DATABASE LIBRERIA Tabella OPERE Codice_libro Titolo Prezzo D0001 Il lupo della steppa 25000 F0005 Il signore degli anelli 50000 D0007 Il clown 30000 G0006 Giramondo 56000 Tabella SCRITTO Cod_L Cod_A D0001 135 F0005 58 D0007 234 G0006 156 G0006 222 Tabella AUTORI Codice_Autore Cognome Nome Data_nascita 135 Hesse Hermann 22/2/1935 58 Tolkien James 1/1/1927 234 Boll Henrich 12/9/1340 156 Maraini Dacia 11/6/1950 222 Biagi Enzo 24/1/1943
Access rappresenta un Sistema di Gestione di Basi di Dati Relazionale (RDBMS), in grado di creare/aggiornare/manutenere archivi, di definire collegamenti tra essi, di estrarre informazioni secondo modalità standard e flessibili, di fissare vincoli di integrità sui dati, di evitare ridondanze (ripetizioni) nelle archiviazioni, di definire sistemi di sicurezza nell aggiornamento dei dati e di protezione degli accessi. Un database relazionale fornisce gli strumenti per gestire in modo efficace grosse moli di dati che possono essere organizzate anche in modo complesso. La struttura tipica all interno della quale vengono memorizzati i dati è la tabella: un database è in grado di gestire contemporaneamente più tabelle di dati. All interno di ogni database Access possono essere identificati sette tipi di oggetti diversi fra loro e aventi ciascuno una ben precisa funzione. E possibile accedere a tutti gli oggetti che costituiscono il database mediante l omonima finestra che si presenta all utente quando viene aperto un file di database: Oggetti principali: Tabelle, Query, Schede, Report, Pagine, Macro, Moduli. Mentre le tabelle contengono i dati, gli altri oggetti forniscono strumenti di accesso ai dati personalizzati. Ogni strumento di accesso può essere generato automaticamente in forma standard e poi modificato secondo le esigenze. TABELLE Le Tabelle rappresentano un insieme di dati relativi ad un argomento specifico. Una tabella può ad esempio contenere dati relativi a libri o autori. Sono strutturate in righe (record) e colonne (campi). Ciascun campo contiene un informazione relativa all argomento della tabella. Ad esempio può contenere un informazione relativa ad un libro, come il suo titolo, o ad un autore, quale ad esempio il suo nome. Ciascun record contiene tutte le informazioni relative ad un entità di quell argomento, cioè ad es. un determinato libro o autore. E possibile visualizzare una tabella in due modalità: Struttura o Foglio dati.
Visualizzando una tabella con la prima modalità è possibile creare o modificare la struttura della tabella stessa, cioè definire il nome e il tipo dei campi. Visualizzando la tabella in modalità foglio dati è invece possibile modificare o aggiungere dati alla tabella stessa. QUERY Le Query rappresentano richieste di informazioni relative ai dati memorizzati in una o più tabelle. I dati che costituiscono la risposta alla query formano il DYNASET, cioè una vista selettiva e provvisoria dei dati estratti. Ad ogni esecuzione della query, sul dynaset saranno disponibili le informazioni aggiornate. E possibile visualizzare una query in tre modalità: Struttura, Foglio dati, SQL. La prima modalità di visualizzazione viene utilizzata per creare o modificare la struttura di una query. E con questo tipo di visualizzazione che è possibile effettuare una ricerca sui dati, specificando il tipo di dati desiderato ed il loro ordinamento. La seconda modalità di visualizzazione consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati. La terza modalità è il formato di memorizzazione interna di Access per la query, corrispondente al linguaggio SQL standard con alcune integrazioni. MASCHERE Le Maschere servono per personalizzare completamente e rendere più agevole la presentazione e l utilizzo dei dati estratti dalle tabelle. Una maschera presenta i seguenti vantaggi funzionali: efficienza: una maschera visualizza solo determinate informazioni nel modo desiderato; semplicità: in una maschera di Microsoft Access si utilizzano controlli quali le caselle di testo e le caselle di controllo che sono famigliari agli utenti di Windows; veste grafica: una maschera può essere colorata e personalizzata utilizzando un ampia varietà di elementi grafici. Anche le maschere possono essere visualizzate in tre modalità che prendono il nome di Struttura, Maschera e Foglio Dati. La visualizzazione struttura delle maschere consente di creare o modificare la struttura di una maschera. E possibile aggiungere sulla maschera, tramite la casella degli strumenti, dei controlli legati ad un campo di una tabella o di una query (controlli casella di testo) oppure controlli contenenti testo (controlli etichetta) o immagini (controlli immagini). La visualizzazione maschera consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati, accedendo alla tabella un record alla volta. Le maschere possono anche essere visualizzate come Foglio dati; in questo caso i dati vengono rappresentati su righe e colonne come in vis. Foglio dati della tabella ma senza la griglia. Le maschere infine sono anche dotate di un Anteprima di stampa che permette di analizzare il loro aspetto prima di eseguire la stampa su carta. REPORT I Report vengono utilizzati per la formattazione, il calcolo, la stampa e il riassunto/raggruppamento dei dati selezionati.
I report consentono di rappresentare i dati con un accurato profilo estetico grazie alla possibilità di controllare le dimensioni e l aspetto di tutti gli elementi del report (intestazioni, piè di pagina, corpo e titoli). Un report lo si può visualizzare come Struttura, Anteprima di stampa e Anteprima di Layout. La visualizzazione della struttura consente di creare o modificare dei report. E possibile, con questa modalità di visualizzazione, aggiungere dei controlli legati ai campi di una tabella o di una query oppure controlli che calcolano totali o percentuali. L Anteprima di stampa mostra il report esattamente come apparirà una volta stampato, ma senza tutti i dettagli dell Anteprima di Layout.
La Guida di Access Esistono diversi tipi di aiuto forniti con Access, generalmente accessibili tramite la barra dei menu (?) Guida in linea Guida rapida Assistente di Office indicazioni sulla funzionalità dei pulsanti delle barre strumenti Tre possibilità per consultare la Guida in linea: 1. Sommario 2. Ricerca libera 3. Indice (ricerca per parola chiave) Impostazioni predefinite (generali, di visualizzazione, foglio dati, ecc.) Sono di tipo funzionale (es. aspetto delle finestre, modalità operative di utilizzo di Access) e strutturale (incidono sul contenuto e sulla struttura dei campi delle tabelle). Per modificarle: menu Strumenti Opzioni Barre degli strumenti Le barre degli strumenti comprendono una serie di icone/caselle di riepilogo che permettono di eseguire azioni frequenti in modo più rapido. Access dispone di varie barre degli strumenti. Barra degli strumenti Database Access automaticamente personalizza menu e barre strumenti in base alla frequenza di utilizzo dei comandi Per visualizzare una barra strumenti: menu Visualizza - barre degli strumenti selezionare la barra che si intende attivare Per spostare le barre strumenti: si spostano come una qualunque finestra di Windows. Per personalizzare una barra strumenti: menu Strumenti Personalizza
1. Progettazione 2. Definizione in Access 3. Verifica del progetto Progettazione Un database deve essere progettato attorno ad un insieme specifico di operazioni e funzioni correlate, quindi in funzione di quello che dovrà fare si stabilirà se basta un database o se ne occorrono due o più. Per ogni operazione che abbiamo individuato raccogliamo tutti i dati correlati e organizziamoli in argomenti che diventeranno la base per le tabelle successive. Un esempio può essere la gestione dei noleggi di videocassette in una videoteca. Individuiamo le funzionalità che si vogliono ottenere. Gestire l anagrafica dei clienti Gestire l elenco dei film Gestire le transazioni di noleggio Gestire le condizioni di noleggio Produrre un listino dei film Produrre un elenco delle copie di videocassette per ogni film Il database conterrà quindi informazioni : sui clienti sui film sulle videocassette sulle transazioni di noleggio sulle condizioni di noleggio
Come primo passo si può pensare di raccogliere tutte le informazioni sulle operazioni da svolgere in una unica tabella TRANSAZIONI Per ogni richiesta di noleggio memorizziamo le informazioni seguenti in un record: Data Nome cliente Indirizzo IdCassetta Film Prezzo di vendita Genere Costo Noleggio problemi: 1. troppi dati nella tabella, informazioni eterogenee, ricerche difficoltose, sprechi 2. informazioni ripetute (ridondanza), inefficienza 3. eliminando un record (eliminazione del cliente) si possono perdere informazioni su alcuni film (anomalia di aggiornamento) 4. se il cliente cambia indirizzo bisogna modificare tutti i suoi record relativi (anomalia di aggiornamento) Questi obiettivi si risolvono mediante la normalizzazione, ossia mediante una tecnica di verifica dei risultati della progettazione che porta all' organizzazione dei dati omogenei in tabelle correlate con legami efficienti, eliminando ridondanze, inconsistenze e anomalie in aggiornamento. Fasi della normalizzazione. 1. suddividere le informazioni: ognuna un campo; campo Nome campo Cognome campo Nome Ferrari Daniela Ferrari Daniela 2. utilizzare la chiave primaria, cioè uno o più campi della tabella che servono per identificare univocamente il record. I campi candidati per diventare chiave primaria di una tabella sono detti determinanti. X è determinante di Y se, conoscendo X, si può trovare Y. Nel caso della tabella Clienti i candidati sono Cognome e Nome ma per prevedere casi di omonimia si puo lasciare la chiave ID scelta da Access.
3. Spostare le dipendenze parziali in una tabella collegata tramite una Chiave Esterna. La videoteca possiede 20 copie di un film, come gestire quante copie sono state noleggiate e quante ne sono rimaste? Aggiungiamo un ID Videocassetta alla tabella Film, ma otteniamo delle dipendenze parziali: inserimento 20 volte delle informazioni sul film errori nell inserimento delle informazioni se fatte in tempi successivi campi come Giudizio e Genere dipendono da Nome Film e Data rilascio e non da ID Videocassetta. Si deve procedere creando una tabella Videocassette che contenga i campi funzionalmente dipendenti e quindi stabilire la relazione tra Film e Videocassette. Relazioni fra tabelle Una relazione è una corrispondenza tra il campo chiave primaria di una tabella x e il campo chiave esterna di una tabella y. Si distinguono nei seguenti tipi: uno a molti un record univoco in una tabella può avere più record correlati in un altra tabella (Film-Videocassette); uno a uno un record univoco in una tabella è unico anche nell altra (poco usata); molti a molti un record univoco in una tabella può avere più corrispondenze in un altra tabella e viceversa (Clienti-Videocassette). Per realizzare una relazione molti a molti occorre creare una nuova tabella detta tabella di congiunzione che includa dei campi con le stesse definizioni dei campi chiave primaria delle due tabelle ed impostare le relazioni uno a molti tra ciascuna delle due tabelle e la tabella di congiunzione. Access applica il meccanismo dell integrità referenziale per assicurare che le relazioni tra i record delle tabelle correlate siano valide e che non vengano eliminati o modificati, per errore, dei dati correlati. Non è possibile immettere un valore nel campo chiave esterna della tabella correlata che non esista nella chiave primaria della tabella primaria.
Non è possibile eliminare un record da una tabella primaria se esistono record corrispondenti in una tabella correlata. Non è possibile modificare un valore chiave primaria nella tabella primaria se quel record dispone di record correlati. Definizione in Microsoft Access o definire le TABELLE e le RELAZIONI o definire le interrogazioni mediante QUERY o definire MASCHERE per facilitare l'immissione e la visualizzazione dei dati o definire REPORT per generare una copia stampata di informazioni estratte o calcolate dai dati del database
Per aprire Access Click sul pulsante Avvio nella barra delle Applicazioni Selezionare Programmi Selezionare con un click Microsoft Access oppure doppio click sull icona di Access sul desktop Per aprire un db esistente File Apri dalla barra dei menu o da quella degli strumenti standard Selezionare il nome del db dalla finestra di dialogo Click sul pulsante Apri (eventuali opzioni: sola lettura e modalità esclusiva) Nel Menu File sono elencati i nomi degli ultimi 4 db aperti nell'ultima sessione di lavoro. Per aprirli basta selezionarli direttamente. Per inserire un record in una tabella Aprire la tabella in modalità Foglio dati Posizionarsi sull ultimo record vuoto Digitare il contenuto Per modificare un record in una tabella e salvare le modifiche Selezionare la finestra Tabelle doppio click sulla tabella da modificare selezionare il campo con i dati da variare apportare le modifiche spostarsi su un altro record Le modifiche al record vengono salvate: a) quando ci si posiziona su un altro record b) quando si chiude la finestra attiva c) quando si chiude il db corrente d) all uscita da Access Personalizzazione della visualizzazione del Foglio dati di una tabella È Possibile modificare l ampiezza di una colonna o l altezza di una riga, bloccare una colonna, visualizzare o nascondere le linee della griglia, modificare il font, salvare il layout, ecc. Aprire la tabella in modalità Foglio dati Menu Formato Per ordinare i record di una tabella su un determinato campo In visualizzazione Foglio dati, selezionare la colonna sulla quale impostare l ordinamento quindi selezionare menu Record/Ordina
Per impostare un filtro su una tabella In visualizzazione Foglio dati, selezionare il valore del campo su cui applicare il filtro, quindi Menu Record/Filtro/Filtro in base a selezione Per rimuovere definitivamente un filtro/ordinamento In visualizzazione Foglio dati, selezionare menu Record/Filtro/Ordinamento Filtro Avanzato Menu Modifica/Cancella contenuto Griglia Menu Filtro/Applica Filtro-Ordina Per disattivare un filtro/ordinamento In visualizzazione Foglio dati, selezionare menu Record/Rimuovi Filtro-Ordina Per rimettere l ultimo filtro/ordinamento impostato In visualizzazione Foglio dati, selezionare menu Record/Applica Filtro-Ordina Per trovare/sostituire dei dati nelle tabelle In visualizzazione Foglio dati, click su Menu Modifica/Trova/Trova-Sostituisci e impostare la stringa da ricercare e le opzioni della ricerca Per eseguire il controllo ortografico su una tabella (/maschera) In visualizzazione Foglio dati, click su menu Strumenti/Controllo ortografico Zoom su una cella: Shitf + F2 Per salvare un db Access su un altro supporto o per cambiargli nome I file di db Access hanno estensione.mdb Operare da Windows/Esplora Risorse Per chiudere il database File Chiudi Per chiudere Access File Esci
Per creare un nuovo database Menu File Selezionare Nuovo Scegliere Database vuoto nella scheda Generale e confermare con Ok Impostare il nome e il percorso nella finestra di dialogo Click sul pulsante Crea finestra del database Per creare una tabella Click su Tabelle nella finestra di Database Ci sono tre modi possibili: 1. in visualizzazione struttura 2. mediante la creazione guidata 3. tramite l immissione dei dati 4. Importa 5. Collega 1. Si apre una finestra con tre colonne: nome campo, tipo dati, descrizione. La lunghezza massima di un campo nome è di 64 caratteri. Una tabella non può contenere due campi con lo stesso nome. Il tipo dati determina quali valori è possibile memorizzare nel campo. Tipi dati ammessi: testo, memo, numerico, data/ora, valuta, contatore, sì/no, oggetto OLE, collegamento ipertestuale, autocomposizione ricerca (consente di specificare l elenco dei valori ammesso per quel determinato campo). I campi dichiarati come Memo, Oggetto Ole o Collegamento ipertestuale NON possono essere associati a indice. Tipo testo da 1 a 255 caratteri Tipo Memo fino a 65535 caratteri Tipo Numerico Per inserire numeri. Sono previsti formati diversi. Ad es.
Tipo Data-Ora Tipo Valuta Tipo Contatore Tipo Sì/NO Oggetto Ole byte: per valori da 0 a 255 intero: per valori da 32768 a 32767 intero lungo: per valori da 2.147.483.648 e 2.147.483.647,... Per memorizzare data e/o ora Corrisponde al formato numerico con, decimale e simbolo di valuta È un campo numerico aggiornato automaticamente dal programma quando si crea un nuovo record Campo di un solo carattere per memorizzare due soli valori possibili: sì/no Per inserire o collegare oggetti (fogli Excel, immagini, suoni, ecc.) esterni all archivio La descrizione del campo è opzionale e viene visualizzata nella barra di stato quando si seleziona il campo sulla form. Le proprietà dei campi si impostano per personalizzare il campo e variano a seconda del tipo di dati scelto per il campo. Formato: riguarda la visualizzazione del campo sullo schermo e nella stampa, non controlla come sono memorizzati. Maschera di input: controlla l immissione dei dati quando il campo è vuoto e il formato in cui essi vengono memorizzati. L è richiesta l immissione di un carattere alfabetico? è consentita l immissione di un carattere alfabetico 9 valore numerico facoltativo 0 valore numerico obbligatorio C è consentita l immissione di qualsiasi carattere o spazio --------------------------------------------------- < rende in testo minuscolo > rende il testo maiuscolo! allinea il testo a sinistra Valore predefinito: è possibile usare un espressione del tipo = date() = Time = null = MI Generatore di Espressioni Consente di comporre un espressione in alcune proprietà del campo. Fare clic sul pulsante Genera ( ) Espressioni Un espressione è costituita da operatori, nomi di campo o di controlli (identificatori), valori alfanumerici, costanti (null, si, ), funzioni Es. Somma([prezzo unitario] * [quantita] * 0,9 Le espressioni prevedono i seguenti caratteri di controllo: [ ] prima o dopo nomi di maschere, report, campi e controlli es. [nome] # prima e dopo le date es. [data] > #13/1/96#
prima e dopo un testo Access, in alcuni casi, inserisce automaticamente i caratteri di controllo Gli operatori si suddividono in: operatori aritmetici (*, /, +, -, ^) operatori di concatenazione (&) operatori di confronto (>, <, >=, <=, =, <>) operatori logici (and, or, not) operatori vari (between, in, is (null), is not (null), like) operatori di identificazione (!,.) (es. Maschere![clienti]![codice cliente]) caratteri jolly:? (un singolo carattere), # (una singola cifra), * (un qualsiasi numero di caratteri). Valori Null Campo che non contiene nessun valore. È diverso da una stringa di lunghezza zero ( ) o da un campo contenente il valore 0. Non è possibile immettere un valore null in una chiave primaria, mentre è possibile metterlo in una chiave esterna. Una proprietà molto utile è indicizzato. Un indice rappresenta una tabella ausiliaria creata da Access che serve per usare i record di una tabella in ordine logico (alfabetico, numerico, cronologico) cioè basato sul contenuto dei campi anziché in ordine fisico (ordine di inserimento). Quando si usa una tabella con un file indice, essa appare ordinata secondo le chiavi. Lo scopo di un indice è quello di velocizzare le ricerche (ottimizzazione) e l ordinamento, ma cala la velocità di aggiornamento della tabella. Access crea automaticamente un indice per ogni chiave primaria definita. Non si possono indicizzare campi Memo, Ole e Hyperlink. Per creare indici multicampo Selezionare Indici sulla barra strumenti Tabella Impostare al massimo 10 campi Una chiave primaria è costituita da un campo o da un gruppo di campi che identificano univocamente ogni record della tabella. In una relazione di tipo 1 1 o 1 N il campo coinvolto della tabella primaria DEVE essere definito come chiave. Non possono esistere record con chiave nulla. Se non esiste una chiave primaria per una tabella, è possibile far generare in automatico ad Access un campo chiave primaria di tipo contatore. Non possono essere definiti campi chiave i campi di tipo Ole, Yes/No e Hyperlink. Per creare una chiave primaria: In visualizzazione struttura selezionare il/i campi chiave (tasto CTRL per selezioni multiple) Menu Modifica Chiave primaria
Come creare una relazione fra due tabelle Menu Strumenti - Relazioni Selezionare le tabelle della relazione e clic sul pulsante Aggiungi impostare i campi di collegamento trascinando il campo comune della parte a uno sul campo corrispondente della seconda tabella (parte molti ) impostare le opzioni della relazione attivare l integrità referenziale per mantenere la consistenza dei dati memorizzati nelle due tabelle collegate. Se si attivano le altre due opzioni (Aggiorna/Elimina campi correlati a catena) verranno automaticamente aggiornati i record della tabella correlata a seguito di modifiche/eliminazioni fatte nella tabella primaria. Se le due opzioni sono disabilitate non è possibile modificare il campo utilizzato nella relazione dalla tabella primaria e non è neppure possibile eliminare un record da tale tabella se è collegato a qualche record della tabella correlata. Impostare il tipo di relazione da utilizzare quando le tabelle vengono impiegate in una query. Equi join: dalla query vengono restituiti solo quei record aventi il contenuto del campo collegato perfettamente uguale; join esterno 1: include tutti i record della tabella primaria e quei record della tabella correlata aventi il contenuto del campo collegato uguale; join esterno 2: include tutti i record della tabella correlata e quei record della tabella primaria aventi il contenuto del campo collegato uguale. Crea Per eliminare una relazione fra due tabelle Selezionare la linea di unione Modifica - Elimina Per modificare una relazione fra due tabelle Selezionare la linea di unione Relazioni Modifica Navigare in una tabella Aprire la tabella in modalità foglio dati Utilizzare il mouse (barra di navigazione, barre di scorrimento), oppure la tastiera (tasti di direzione, Pgup, Pgdown, tabulatore) Inserire record in una tabella Aprire la tabella in modalità foglio dati Record Immissione dati oppure click sul pulsante Nuovo Record nella barra strumenti oppure click sul pulsante con l asterisco nella barra di navigazione Per eliminare un record Selezionare il record Modifica Elimina record oppure click sul pulsante Elimina Record nella barra strumenti
Per eliminare lo stesso campo in tutti i record del foglio dati Selezionare la colonna Modifica Elimina colonna Per modificare dati in un campo Posizionarsi sul campo Modificare le informazioni Per annullare le modifiche a un campo Menu Modifica Annulla digitazione oppure utilizzare pulsante relativo nella barra strumenti Per cancellare dati in un campo di una tabella In visualizzazione foglio dati, selezionare tutto il campo portando il puntatore del mouse a inizio campo; quando assume la forma di una croce, fare click Premere pulsante Canc oppure menu Modifica Elimina I dati dei campi di tipo Contatore e Logici non possono essere eliminati. Per eliminare un record Selezionare il record cliccando sul pulsante a sinistra del record stesso Menu Modifica Elimina record oppure pulsante relativo nella barra strumenti oppure menu contestuale L operazione, una volta confermata, è irreversibile. È possibile eliminare più record insieme purchè siano consecutivi. N.B. Eliminando un record con un campo contatore, quel valore non sarà più utilizzato nella stessa tabella.
MASCHERE Creazione di una maschera Selezionare il pulsante Maschere nella finestra del database; Scegliere creazione guidata (consigliata per le maschere basate su tabelle) oppure creazione (manuale) in visualizzazione struttura. Nella creazione guidata, impostare: i campi della tabella o della query che devono apparire in maschera il layout da applicare alla maschera (es. a colonne, tabellare, ecc.) lo stile per le caselle di testo il titolo da assegnare alla maschera la modalità di apertura della maschera Ogni informazione all interno di una maschera è contenuta in un controllo. Una maschera può essere suddivisa in 5 sezioni: intestazione maschera intestazione pagina corpo piè di pagina pagina piè di pagina maschera. Di default viene visualizzato solo il corpo. Ogni oggetto all interno delle maschere (comprese le sezioni) è dotato di proprietà che ne determinano e ne personalizzano la struttura e l aspetto. Per impostare/visualizzare le proprietà, selezionare l oggetto (o la zona vuota della finestra struttura maschera per le proprietà della maschera) e click sul pulsante Proprietà della barra degli strumenti oppure doppio click sull oggetto. La maschera reperisce/archivia i dati visualizzati nei controlli da una tabella o da una query (controlli legati). Altri controlli possono visualizzare dati calcolati mediante un espressione (controlli calcolati) oppure dati non collegati a tabelle o a espressioni (controlli non legati). Per aggiungere i controlli alle maschere Si utilizza la casella degli strumenti, che si ottiene facendo clic sull'apposito pulsante nella barra degli strumenti. Si riporta di seguito un elenco degli strumenti con una breve descrizione.
Strumento Selezione oggetti Autocomposizione controllo Etichetta Casella di testo Gruppo di opzioni Interruttore Pulsante di opzione Casella di controllo Casella combinata Casella di riepilogo Pulsante di comando Immagine Descrizione della funzione È lo strumento predefinito all'apertura della casella degli strumenti. Serve a selezionare o a deselezionare uno strumento. È utile a progettare controlli complessi, come Caselle di riepilogo, Caselle combinate o gruppi di opzioni. Crea una casella contenente testo descrittivo Crea una casella che consente di visualizzare e modificare i dati. Crea un quadro nel quale è possibile inserire altri controlli: interruttori, pulsanti opzione e caselle di controllo. Selezionando uno di questi oggetti, gli altri vengono disattivati Crea un pulsante che viene attivato o disattivato facendo clic su di esso. Lo stato attivo del pulsante corrisponde a Sì (o Vero, o Attivo), lo stato inattivo corrisponde a No (o Falso, o Inattivo). Crea un pulsante rotondo della stessa funzione dell'interruttore, e viene normalmente utilizzato all'interno di un gruppo di opzioni. Crea una casella che attiva o disattiva un oggetto; viene impiegato all'esterno di un gruppo di opzioni per selezionare più di un oggetto per volta. Crea una casella composta da due elementi: un elenco a tendina da cui selezionare un elemento e una casella di testo in cui digitare. È simile alla casella composta, ma non prevede la casella di testo per la digitazione: in sua vece è possibile fare clic su un elenco a tendina da cui scegliere un elemento. Crea un pulsante di comando che consente di eseguire una macro o una procedura Access VBA. Permette di inserire una immagine nella maschera. Una volta che è stata inserita non è più possibile modificarla (non è un'immagine di
tipo OLE). Cornice oggetto non associato Aggiunge il contenuto di un oggetto OLE, realizzato da applicazioni server OLE, come Windows Paint, Excel, Microsoft WordArt. Cornice oggetto associato Contenitore OLE all'interno del quale è inserita un'immagine grafica o animata, un filmato video o un suono. Interruzione pagina Struttura a schede Durante la stampa, provoca un salto a nuova pagina nel punto in cui è selezionato. Crea una maschera a schede. Sottomaschera/sottoreport Aggiunge una sottomaschera ad una maschera principale. Prima di usare questo controllo è necessario che la sottomaschera sia già stata creata. Linea Rettangolo Altri controlli Disegna una linea retta che può essere spostata e dimensionata. Si può inoltre modificare lo spessore e il colore della linea tramite la barra di formattazione. Disegna un rettangolo che, analogamente alla linea appena vista, si può spostare, ridimensionare, modificare nello spessore del bordo e nel colore. Facendo clic su questo controllo si apre un elenco a discesa di controlli aggiuntivi. Allineamento dei controlli Utilizzare gli strumenti Righello e Griglia, visualizzabili tramite menu Visualizza Righello/Griglia. Per impostare la densità dei punti della griglia Attivare le proprietà della maschera Impostare un valore per x griglia e y griglia espresso in punti per cm; se il valore è > 6 si ridurranno notevolmente gli spazi nella griglia che risulterà invisibile. Per selezionare più controlli contemporaneamente Tenere premuto il tasto SHIFT e click col pulsante sinistro, oppure
col puntatore del mouse disegnare una scatola attorno agli oggetti da selezionare, quindi applicare le formattazioni. Per raggruppare più controlli contemporaneamente per spostarli/ridimensionarli Tenere premuto il tasto SHIFT e selezionare menu Formato/Raggruppa (menu Formto/Separa per togliere il raggruppamento) Modificare le dimensioni trascinando i bordi con il mouse. Per attivare l allineamento alla griglia dei nuovi controlli Menu Formato Attivare blocca sulla griglia (n.b. premere tasto CTRL per disegnare un controllo non allineato alla griglia) Per inserire un controllo legato in una maschera Visualizzazione struttura maschera. Selezionare dalla casella degli strumenti il tipo di controllo da inserire Menu Visualizza/Elenco campi e selezionare uno o più campi (tasti Shift Ctrl) Trascinarli nella maschera Per modificare l ordine di tabulazione Maschera in visualizzazione struttura Menu Visualizza/Ordine di tabulazione Per impostare un controllo calcolato Maschera in visualizzazione struttura Creare una casella di testo e trascinarla in maschera Visualizzare le proprietà del controllo Selezionare la scheda Dati - Origine del controllo Digitare l espressione preceduta da = Uso del control wizard per creare una list box o una combo box Maschera in visualizzazione struttura Selezionare dalla casella degli strumenti il pulsante wizard del controllo Selezionare il tipo di controllo da inserire e trascinarlo in maschera Specificare le opzioni desiderate Intestazioni/piè di pagina pagina/scheda Possono essere visualizzate mediante menu Visualizza
Per inserire un oggetto OLE tramite maschera nel database Un Oggetto OLE può essere costituito da un immagine, un documento Word, un foglio elettronico Excel, un suono o un filmato comunque realizzato con software che supporta la tecnologia OLE. Selezionare il controllo Cornice Oggetto Legato Menu Inserisci/Oggetto Creare un nuovo oggetto o utilizzarne uno esistente Oggetto incorporato l oggetto viene archiviato all interno del database Oggetto collegato l oggetto resta memorizzato solo nel formato del programma originale che deve supportare la tecnologia OLE Proprietà cornice oggetto mantieni le dimensioni = visualizza l oggetto nella sua dimensione originale ridimensiona = ridimensiona l oggetto fino a riempire il controllo. Può distorcere le proporzioni dell oggetto. Zoom = visualizza l oggetto intero, mantenendo le proporzioni originali. Le Sottomaschere Vengono usate soprattutto per visualizzare i record contenuti in tabelle collegate con relazioni del tipo uno a molti. Per crearle: maschera principale in visualizzazione struttura; selezionare, dalla casella degli strumenti, il pulsante Sottomaschera/Sottoreport e disegnare la sottomaschera nella maschera principale, in un area vuota del corpo, trascinando il puntatore del mouse; impostare i dati per la creazione guidata verificare che nelle proprietà della sottomaschera le proprietà collega campi secondari e collega campi master contengano i campi che collegano la maschera principale alla sottomaschera
QUERY Le Query selezionano dati, da una o più tabelle in un database, che soddisfano determinati requisiti e visualizzano i risultati in un foglio dati. I dati richiesti vengono visualizzati in un recordset (insieme dinamico di dati) e la loro struttura viene salvata come un oggetto del database per essere facilmente riutilizzabile in futuro. Le Query si auto-aggiornano ogni qualvolta vengono aggiornate le tabelle originali. Esistono vari tipi di query: di selezione: è una interrogazione al database che può essere considerata come una tabella virtuale. Query di selezione, Query di selezione parametriche, Query di ricerca duplicati, Query di ricerca di dati non corrispondenti; di comando: a differenza della query di selezione, le query di comando consentono di apportare delle modifiche ai dati contenuti nel nostro database, mediante un unica azione che agisce su interi gruppi di dati. Si suddividono in: query di creazione tabella: inserisce il risultato della query in una nuova tabella; query di aggiornamento: aggiorna il valore dei campi della tabella di partenza in base alle istruzioni della query; query di accodamento: accoda i campi dei record risultanti dall elaborazione della query ai campi di una tabella già esistente; i campi dovranno essere dichiarati allo stesso modo; query di eliminazione: elimina dalla tabella i record selezionati mediante le istruzioni della query. a campi incrociati: consentono di calcolare totali e ridisporre i dati per una più facile analisi SQL specifico: offre all utente la possibilità di creare una query con il linguaggio standard per l interrogazione dei database; inoltre, è possibile vedere/modificare la traduzione SQL dell interrogazione creata mediante gli strumenti della griglia QBE (menu Visualizza/SQL specifico). Per creare una Query: 1) Selezionare l oggetto Query dalla finestra del database 2) Click sul pulsante nuovo
1) Autocomposizione : consente di creare query del tipo Semplice, a Campi Incrociati, per la Ricerca di dati duplicati e per la Ricerca di dati non corrispondenti. 2) Nuovo/Visualizzazione struttura: consente di creare una query personalizzata. Attivando la visualizzazione struttura della query, si attiva la griglia QBE (Query by Example) La griglia QBE è suddivisa in colonne (campi di tabella/e) e in righe che specificano, per ogni campo:
1) nome del campo 2) nome della tabella di appartenenza 3) ordinamento (sì/no) e tipo ordinamento (asc, desc) 4) mostra, per visualizzare o meno il campo nel foglio dati della query (recordset) 5) criteri di selezione/oppure 6) formula per inserire raggruppamenti/campi di totali Per impostare tutti i campi nella griglia QBE Trascinare l * dalla casella della tabella oppure doppio click sul titolo della tabella e trascinamento sulla griglia con il mouse Per impostare alcuni campi nella griglia QBE Selezionarli dalla tabella e trascinarli sulla griglia QBE Ordinamento A seconda del tipo di dato del campo, l ordinamento viene eseguito in modalità diverse: alfabetico per nome cronologico per data numerico per valore L ordinamento (crescente o decrescente) può essere eseguito su più campi, ma viene applicato consecutivamente da sinistra a destra, pertanto i campi devono essere disposti nella stessa sequenza dell ordinamento voluto. Originale Ordinamento come campo testo ordinamento come campo numerico 1 1 1 1234 11 2 23 12 3 3 1234 4 11 2 5 22 22 11 12 23 12 4 3 22 2 4 23 5 5 1234
Esempi di criteri di selezione, impostabili anche mediante generatore di espressioni Criteri Univ? Univ* Spiegazione Il? è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi carattere alfabetico. L * è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi numero di caratteri. 1## Il # è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi carattere numerico <100 Valore < di 100 >=1 Valore > o = a 1 <>"MO" Between 1 and 10 Is Null Is Not Null Like "a*" Diverso da MO Numeri da 1 a 10 Trova records nessun valore Trova tutti i records che hanno un valore Tutte le parole che iniziano con "a" >0 And <=10 Tutti i numeri > 0 e <= 10 "Bob" Or "Jane" Valori = Bob o Jane In ( MO, BO ) Deve essere = MO oppure = a BO N.B. Inserendo un espressione nella riga Criteri della griglia QBE ed altre espressioni nelle righe Oppure vengono selezionati tutti i record che rispettano almeno una delle condizioni immesse (la griglia QBE così utilizzata simula pertanto l operatore logico OR). Inserendo più espressioni nella riga Criteri (ogni espressione ovviamente relativa ad un campo) vengono selezionati solo quei record che rispettano tutte le condizioni immesse (la griglia QBE così utilizzata simula pertanto l operatore logico AND). Il terzo operatore logico, ovvero il NOT, lo si può utilizzare digitando il nome dell operatore stesso all interno delle righe Criteri o Oppure della griglia QBE. Riga della Formula nella griglia QBE Si attiva dal menu Visualizza/Totali. Questa nuova riga contraddistinta dal nome Formula, permette di realizzare delle query di selezione che eseguono dei calcoli sui dati presenti all interno di ogni singolo campo della tabella. Selezionare per trovare Somma somma dei valori di un campo(numerico, valuta) Media Media dei valori di un campo (numerico, valuta) Min Il minimo valore in un campo (no per OLE e memo) Max Il massimo valore in un campo (no per OLE e memo)
Conteggio DevST Var Primo Ultimo Raggruppamento Dove Espressione Conteggio dei valori in un campo, non conteggia i valori Null Deviazione standard dei valori del campo (numerico, valuta) Varianza dei valori contenuti in un campo (numerico, valuta) Primo record contenente il valore Ultimo record contenente il valore Definire i gruppi per i quali si desidera eseguire i calcoli (raggruppa per valori uguali del campo) Specificare dei criteri per un campo che si sta utilizzando per definire dei raggruppamenti Utilizzare un espressione come criterio in un calcolo Query di ricerca dati corrispondenti/non corrispondenti Le prime trovano records con valori duplicati in uno o più campi specificati, le seconde, al contrario, visualizzano records da una tabella che non hanno valori corrispondenti in un altra tabella. Query parametriche Con query di selezione parametriche si intendono quelle interrogazioni che richiedono di volta in volta all utente il valore da ricercare nel campo specificato. La richiesta del valore da ricercare avviene attraverso l uso di una finestra come da esempio: Il modo più semplice per creare una query di questo tipo è quello di inserire nella riga Criteri della griglia QBE, in corrispondenza del campo su cui si vuole effettuare la ricerca, la stringa che richiede all utente il valore da trovare, inserita fra parentesi quadre. Esempio di query parametrica elastica: LIKE [Inserisci il nome del dipendente] & * Questa espressione permette di eseguire delle ricerche di tipo parziale, ovvero offre la possibilità all utente di digitare solamente le lettere iniziali di un nome; le ricerche di tipo parziale possono avvenire solamente con campi di tipo testo. Query di comando Si suddividono in: 1. Query di creazione tabella 2. Queri di aggiornamento
3. Query di eliminazione 4. Query di accodamento Da una query di selezione in visualizzazione struttura, selezionare il menu Query/tipo di query di comando. Specificare quindi eventuali criteri aggiuntivi nelle righe della griglia QBE ed eseguire la Query
REPORT I report vengono utilizzati per stampare/visualizzare informazioni raggruppate e/o riepilogate secondo determinati criteri, derivanti da tabello o query. Possono essere creati mediante: 1. creazione guidata 2. in visualizzazione struttura I dati contenuti in un report possono essere suddivise in sezioni, ciascuna delle quali ha uno scopo specifico: si ha una prima sezione in alto che costituisce l'intestazione del report: questa sezione figura una sola volta all'inizio del report e viene utilizzata per immettere un titolo, un logo, una data di stampa, ecc. segue un'intestazione di pagina, visualizzata nella parte superiore di ogni report (ad eccezione della prima pagina in cui segue immediatamente l'intestazione del report): viene di norma utilizzata per mostrare le intestazioni delle colonne; il corpo costituisce la parte più consistente del report ed è composto dai dati delle tabelle o delle query d'origine; in fondo a ciascuna pagina si ha il piè di pagina pagina utilizzato per mostrare elementi quali il numero di pagina; infine, il piè di pagina report appare una sola volta al termine del report e visualizza generalmente i totali. Le sezioni di un report, in visualizzazione struttura, sono rappresentate sotto forma di fasce ciascuna delle quali è destinata a contenere controlli analoghi a quelli delle maschere. Le sezioni sono tutte dimensionabili posizionando il puntatore del mouse sul bordo di sezione e trascinandolo quando assume la forma di una freccia verticale a due punte. Il report dispone di tre tipi di visualizzazione: visualizzazione anteprima di layout, permette di controllare rapidamente il tipo e la dimensione dei caratteri e il layout generale del report, in quanto mostra solo un esempio limitato di dati della tabella o della query; visualizzazione anteprima di stampa, consente di esaminare l'intero documento, pagina per pagina, che andrà alla stampa; visualizzazione struttura, viene usata per modificare il layout di un report o per crearne uno nuovo. La struttura del report realizzata con l'autocomposizione presenta già un aspetto organizzato e professionale, tuttavia si può rendere necessario apportare qualche modifica. Per cambiare o personalizzare l'aspetto di un report e per crearne uno nuovo senza ricorrere all'autocomposizione occorre: 1. fare clic su Visualizzazione Struttura (eventualmente dopo avere scelto Nuovo dalla scheda Report, se si vuole realizzare un report a partire da zero); 2. selezionare il nome della tabella o della query sui cui dati si desidera basare il report e fare clic su OK;
3. apparirà la visualizzazione struttura del report nella quale effettuare tutte le operazioni. I controlli utilizzati per realizzare il collegamento tra il report e la relativa fonte dei dati possono essere: le caselle di testo, in cui sono visualizzati nomi e numeri; le cornici, che visualizzano immagini e grafici; le etichette, che riportano i titoli dei report; le linee e i rettangoli, che hanno la funzione di migliorare l'aspetto grafico del report. Le osservazioni e le distinzioni fatte a proposito dei controlli per le maschere (controlli associati, non associati e calcolati) valgono anche per i report; utilizzare la casella degli strumenti per aggiungere controlli alla struttura: per aggiungere un'etichetta o un altro controllo, selezionare l'apposito pulsante nella casella degli strumenti, fare clic sulla struttura e premere INVIO dopo avere digitato un testo sull'etichetta; per creare un qualsiasi controllo con l'autocomposizione controllo assicurarsi che questo strumento sia già selezionato, quindi fare clic sul pulsante relativo al controllo che si desidera inserire e posizionarlo sulla struttura. Si possono aggiungere altri campi dai record di origine dei report: è necessario selezionarli dall'elenco dei campi posto sulla barra degli strumenti e trascinarli nei punti della struttura nei quali si vuole inserirli.
Per modificare il testo o i dati di un controllo, procedere come segue: modificare il testo di un'etichetta: scegliere l'etichetta, selezionarne il testo col mouse e digitare il nuovo testo; modificare il campo associato ad una casella di testo o a un altro controllo: selezionare il controllo, fare doppio clic per aprire la finestra delle proprietà, far scorrere l'elenco della proprietà Origine controllo e fare clic sul campo desiderato; modificare una casella di testo contenente un'espressione: ripetere le operazioni del punto precedente e sulla proprietà Origine controllo digitare la nuova espressione, oppure fare clic sui tre puntini posti sulla destra della casella per modificare l'espressione fin qui svolta tramite il Generatore di espressioni. Impostazioni Di Pagina Per modificare i margini e l orientamento di pagina: - menu File/Imposta Pagina Raggruppamenti Un gruppo è un insieme di record simili corredato di informazioni introduttive e di riepilogo: ciò facilita la comprensione di chi visiona il report. Inoltre all'interno del gruppo è possibile ordinare i dati in ordine alfabetico oppure dal valore minore al massimo o viceversa. I gruppi si creano impostando le proprietà nella finestra di dialogo Ordinamento e raggruppamento da aprire sulla barra degli strumenti: tale finestra elenca nella prima colonna i campi o le espressioni che si vuole raggruppare (o ordinare), e nella seconda il criterio di ordinamento: 1. selezionare il nome di un campo o digitare un'espressione nella prima riga della colonna Campo o espressione; 2. scegliere il Criterio ordinamento nella seconda colonna (crescente o decrescente); 3. selezionare il campo o l'espressione di cui si desidera impostare le proprietà di gruppo; 4. impostare a Sì la proprietà Intestazione (gruppo) (e eventualmente la proprietà Piè di pagina (gruppo)) di un campo o di un'espressione. Si aggiungerà automaticamente una sezione intestazione (e una sezione piè di pagina di gruppo) alla struttura del report; 5. se si raggruppano dati di un campo di tipo Data/Ora, impostare la proprietà Raggruppa secondo con i valori Anno, Trimestre, Mese, Settimana, Giorno, Ora e Minuto; se invece i dati si raggruppano in base ad un tipo di campo Testo, la proprietà va impostata a Caratteri iniziali, per raggruppare i dati nei vari gruppi secondo le loro lettere iniziali, oppure a Ogni valore per raggruppare i record che contengono lo stresso valore nel campo o nell'espressione; 6. con la proprietà Stampa sezione unita si decide se stampare un gruppo su una stessa pagina (scegliere Gruppo intero) oppure anche in più pagine (scegliere No).