La presente nota ha come scopo quello di fornire alcune informazioni e definire alcune regole da seguire per la corretta gestione del mandato informatico. E una sintesi dell allegato tecnico alla convenzione aggiuntiva stipulata con Unicredit Banca e del manuale operativo che verrà distribuito a tutti gli operatori che è comunque consigliabile leggere. DEFINIZIONI Ordinativi Informatici: sono tutti i mandati di pagamento e le reversali di incasso recanti firma digitale. Pacchetto: è l insieme di - uno o più ordinativi informatici contrassegnati con la firma digitale e trasmessi al tesoriere; - uno o più messaggi di ritorno firmati digitalmente dalla banca. L operatore, una volta creati i mandati e le reversali con il sistema tradizionale e accertatane la correttezza, dovrà provvedere all invio degli stessi al Sistema UniIt di firma digitale. Tale invio si effettua dal Menù Tesoreria (08), Scelta Mand./Rev. da trasmettere in cassa (01), selezionando i numeri dei mandati e delle reversali da trasmettere e premendo il pulsante F9 Invio documenti alla firma elettronica. La procedura restituisce il numero del flusso generato. Da questo momento i mandati / le reversali sono nel Sistema UniIt quindi - possono essere firmati - non possono essere manutenzionati direttamente nella procedura di contabilità La trasmissione dei mandati e delle reversali avviene automaticamente con l apposizione della seconda firma. I pacchetti inviati si considerano ricevuti dalla banca nello stesso giorno dell invio se trasmessi (cioè firmati dal secondo firmatario) entro le ore 18,30 ovvero il giorno lavorativo successivo se trasmessi dopo tale orario. SOGGETTI FIRMATARI Sono i soggetti autorizzati a firmare l ordinativo informatico con firma digitale. Primo firmatario: il segretario amministrativo Secondo firmatario: il direttore del dipartimento MESSAGGI DI RITORNO Per ogni mandato/reversale trasmessi in banca, il cassiere genera dei Messaggi di ritorno. Si distinguono in messaggi di ricezione/rifiuto del flusso (ricevuta di servizio) e messaggi di esito applicativo (ricevuta applicativa). 1
Ricevuta di servizio E il messaggio telematico che conferma all Ente l avvenuta ricezione (ovvero il rifiuto) del pacchetto trasmesso. Questa ricevuta attesta semplicemente che non ci sono errori di sintassi nel tracciato record, che siano state rispettate le norme di sicurezza e che nel tracciato di trasmissione siano stati valorizzati tutti i campi obbligatori (identificativo e data del pacchetto; tipo di messaggio, numero, progressivo, esercizio, tipo operazione e codice ente). Sostituisce la distinta di accompagnamento e, come tale, rappresenta la dichiarazione di avvenuta presa in carico da parte del cassiere. La ricevuta viene spedita dalla banca quasi contestualmente alla ricezione del flusso e comunque di norma ENTRO LE ORE 9,00 del giorno lavorativo successivo a quello di ricezione ATTENZIONE: 1) qualora non pervenga alcuna ricevuta entro l orario indicato, bisognerà darne comunicazione telefonica (al numero @@@@@) e scritta (mediante messaggio di posta elettronica all indirizzo @@@@@@@@) al Cassiere; 2) qualora ci sia un errore nel tracciato record, l intero pacchetto di ordinativi informatici trasmessi viene respinto. Ricevuta applicativa: è un messaggio creato e firmato dal cassiere in cui viene riportato l esito del trattamento riferito ad ogni singolo beneficiario (o versante per le reversali). Si distinguono: a) ricevute applicative di carico e diniego (si riferiscono alla fase di caricamento): 1. Ricevuta applicativa di carico corretto con la quale la banca conferma l avvenuta acquisizione del mandato informatico o della richiesta di annullamento dello stesso; 2. Ricevuta applicativa di carico errato con la quale la banca comunica la presenza di anomalie nell acquisizione dei dati trasmessi; b) ricevute applicative di incasso/pagamento (si riferiscono alla fase del pagamento): 1. Ricevuta applicativa di pagamento con la quale la banca comunica l esecuzione del pagamento del mandato; questa ricevuta ha valore di QUIETANZA. 2. Ricevuta applicativa di non eseguito impagato con la quale la banca comunica la mancata esecuzione dei pagamenti o degli incassi. NOTA BENE: i mandati che hanno avuto una ricevuta applicativa di carico corretto possono comunque ricevere una ricevuta di non eseguito/impagato ed essere scartati dal sistema. E il caso, per esempio, in cui ci siano degli errori nelle coordinate bancarie Particolare importanza rivestono le ricevute di esito negativo in quanto evidenziano una condizione di impossibilità a proseguire nel trattamento da parte del cassiere e richiedono un intervento da parte dell operatore che ha emesso il mandato o la reversale. Il cassiere trasmette di norma entro le ore 13,00 del giorno lavorativo successivo a quello di ricezione del pacchetto (ricevuta di servizio) LE RICEVUTE DI CARICO ERRATO nelle quali sono riportate le MOTIVAZIONI dello scarto. 2
ATTENZIONE Nel caso di problemi riscontrati in fase di caricamento, il mandato viene bloccato da parte del Cassiere. Una volta bloccato, il mandato non può più essere riabilitato, ma solo annullato da parte dell'ente con un successivo messaggio. Analogamente si procede in caso di problemi riscontrati all'atto del pagamento. E importante quindi controllare bene gli ordinativi (mandati e reversali) PRIMA di trasmetterli alla firma. Per evitare inoltre che alcuni ordinativi rimangano sospesi per troppo tempo, è bene che ogni operatore controlli lo stato degli ordinativi trasmessi. Per verificare lo stato del mandato occorre andare in interrogazione mandati, ricerca parametrizzata, inserire il proprio nome nel campo operatore (è sufficiente qualche lettera del cognome) e selezionare una di queste due causali nel campo stato del documento (aprire la tendina, selezionare l opzione e chiudere la tendina con la crocetta) 12 Firmati e trasmessi Bloccati per cui non è emesso annullamento Tutti i mandati in elenco dovranno essere annullati per vedere tutti gli ordinativi firmati e trasmessi al Cassiere per i quali è stata emessa la ricevuta di servizio, MA oppure oggetto di rifiuto di caricamento; con ricevuta applicativa di carico errato; con ricevuta applicativa di pagamento errato (impagato/non eseguito per errore per esempio nelle coordinate bancarie) per vedere tutti gli ordinativi bloccati da parte di un firmatario e che dovranno quindi essere annullati. 15 Firmati e trasmessi Non pagati Comprende tutti i casi elencati al punto 12 e in più: tutti gli ordinativi firmati e trasmessi al Cassiere per i quali è stata emessa la ricevuta di servizio, MA che non hanno ancora avuto ricevuta applicativa di carico; oppure regolarmente caricati dal cassiere ma privi di ricevuta applicativa di pagamento; oppure che sono stati bloccati o annullati dall ente dopo la trasmissione in banca. 3
La principale differenza tra le due opzioni è che la prima evidenzia i mandati che dovranno necessariamente essere annullati. Nel secondo caso invece, la mancanza di ricevuta applicativa di carico o pagamento non implica necessariamente un errore nel documento ma può più semplicemente indicare che la banca non li ha ancora lavorati. Una volta verificata la presenza di un proprio mandato in questo elenco, per verificare la causa del mancato caricamento o pagamento, è sufficiente cliccare sull icona ITER. In allegato sono elencati, con una breve descrizione, tutti gli stati del documento e i più significativi motivi di scarto. CASI PARTICOLARI MANDATI/REVERSALI CON ALLEGATI Nel caso di mandati o reversali con allegati cartecei la procedura da seguire è la seguente: una volta emesso il mandato nella procedura di contabilità, dal menù GESTIONE MANDATI/REVERSALI, cliccare su F20, richiamare il mandato o la reversale e inserire nel campo Note/Allegati la seguente dicitura: segue allegato cartaceo: con indicazione del documento da allegare (es. F24, bollettino postale, ecc.) A regime il tasto F20 dovrebbe venire inserito all interno della maschera dei mandati per evitare di doverli poi richiamare uno a uno per inserire le note. N.B. Il mandato in questo caso deve essere emesso con codice di pagamento 01 cassa Gli allegati devono essere consegnati al Cassiere entro le ore 9,00 del giorno lavorativo successivo a quello dell invio del pacchetto accompagnati da una distinta in duplice copia di cui una ci viene restituita sottoscritta per ricevuta dal Cassiere. La distinta deve contenere: l intestazione dell ente, il numero e l importo del mandato di riferimento. Per rispettare i termini, il consiglio è quello di preparare subito l allegato da mandare in banca non appena si emettono i mandati, a prescindere da quando verranno firmati. MANDATI CON QUIETANZANTE DIVERSO DAL BENEFICIARIO I mandati di pagamento a favore di persone giuridiche, ditte, associazioni o con quietanzante diverso dal beneficiario, devono riportare l indicazione del soggetto autorizzato a rilasciare quietanza per conto dei beneficiari di cui sopra. L indicazione va posta nella riga della descrizione aggiuntiva nelle modalità di pagamento seguendo le seguenti istruzioni: nei primi 16 caratteri il codice fiscale e nei restanti preceduti da un carattere distintivo Individuato nella '/' il nome e cognome del quietanzante. Nel caso in cui l'ente non conosca il codice fiscale o la partita IVA del quietanzante, dovrà scrivere la sola ragione sociale preceduta dal carattere '/'. Esempio: AAAAAA11A11A111A/MARIO ROSSI 11111111111/MARIO ROSSI /MARIO ROSSI 4
CAMPO NOTE In generale in tutti i casi in cui è necessario dare qualche informazione aggiuntiva al cassiere, occorre compilare il campo note che si trova nel menù gestione mandati/reversali (F20). Quando è valorizzato il campo note infatti, la banca tratta manualmente l ordinativo. Così, per esempio, se si chiede l emissione di un assegno da consegnare alla Ragioneria, nel campo note bisognerà specificare: Assegno N.T: da restituire all ufficio ragioneria. Lo stesso nel caso di F24. La dicitura Quietanza da restituire all ufficio ragioneria andrà anch essa specificata nel campo note. MANDATI A SCADENZA Per il pagamento di mandati particolari da estinguersi in forma diversa dal bonifico bancario (es. F24, INPDAP, ecc.) ovvero per i mandati per i quali si richiede l esecuzione del pagamento ad una data prefissata, è necessario compilare il campo scadenza (posto all interno della fattura sotto il C. Resp). In questi casi il cassiere eseguirà il pagamento alla data indicata purché la scadenza sia successiva alla data di inoltro del mandato di almeno un giorno lavorativo. Qualora la data di scadenza indicata nel mandato non rispetti tale termine, la banca eseguirà il pagamento il primo giorno utile successivo all invio. PAGAMENTI URGENTI Su richiesta scritta dell Ente (sottoscritta dal direttore di ragioneria), il cassiere può dar corso a pagamenti urgenti provvedendo entro il giorno lavorativo successivo alla data di consegna della richiesta. In questi casi il mandato informatico verrà inoltrato successivamente a copertura: dovrà essere emesso con codice di pagamento 01 e riportare, nel campo Bolletta Tesoriere (che si trova nella maschera del mandato), la data e il numero dei provvisori di pagamento emessi dal Cassiere per il pagamento anticipato. MANDATI A COPERTURA I mandati a copertura devono essere trattati come i pagamenti urgenti ovvero essere emessi con codice di pagamento 01 e riportare nel campo Bolletta Tesoriere la data e il numero dei provvisori di pagamento emessi dal Cassiere per il pagamento anticipato. Es. Impegno : Capitolo..: 1 2185000 Des.: CONTRIBUTI PER BIBLIOTECHE Numero...: 2005 0002603 Disponibilità: 0,00 Descrizione: LIBRI PER DIDATTICA - MARCIAL PONS - Mandato : Numero.: 0004002 del 28/06/2005 Importo: 140,63 Fornitore 0001883 MARCIAL PONS LIBRERO Gestione dettaglio fatture..: N (S/N) Divisa: E Descrizione...: LIBRI - DOC. 4122 - Fondi infruttiferi...: N (S/N) C.Res.-?-: 0001. 5
Codice atto...: Num. Atto: Data: Bolletta Tesoriere...: (scrivere. data contabile banca) Codice CUP...: Elenco trasmissione..: del: Numero..: (scrivere n. provvisorio banca) MANDATI CON RITENUTE O REVERSALI ASSOCIATE Il mandato informatico non cambia l operatività solita dell utente. I firmatari invece devono ricordarsi di firmare sempre PRIMA le REVERSALI e poi i mandati. Nel caso di mandati con reversali vincolate, il vincolo deve apparire su entrambi i documenti. @@@@@ attenzione il mandato informatico non gestisce il vincolo con F8. SOSPENSIONE / BLOCCO / ANNULLO / SOSTITUZIONE Queste funzioni sono a disposizione dei soli firmatari. Sospensione E la funzione che permette di escludere temporaneamente un ordinativo (mandato o reversale) dalla firma per esempio perché si ritiene necessario qualche approfondimento o verifica o perché la documentazione cartacea non è ancora pronta, ecc. Successivamente alla sospensione sarà possibile riabilitare l ordinativo e reinserirlo nel flusso dei mandati/reversali da firmare o procedere con il blocco e il successivo annullamento. Attenzione! Per i firmatari: nella ricerca dei mandati e reversali da firmare, per evitare di firmare mandati sospesi da altri firmatari, è necessario che sia selezionato il riquadro NON SOSPESI che trovate in fondo alla schermata in corrispondenza del campo Stato dei mandati. Blocco da parte dell ente (università) = prenotazione di annullo Questa funzione è irreversibile nel senso che al blocco può fare seguito solo l annullamento dell ordinativo. Il blocco quindi è una funzione che può essere utilizzata quando ci si accorge di errori formali nel mandato o reversale. La funzione di blocco può essere esercitata in due momenti: Caso a) a) dal primo firmatario PRIMA di firmare; b) dopo la trasmissione in banca ma prima dell incasso o pagamento. (ATTENZIONE! In questo caso il blocco deve essere disposto da entrambi i firmatari. In caso di urgenza e irreperibilità del secondo fimatario, è bene avvisare il cassiere chiedendogli di non eseguire il pagamento del mandato in attesa del blocco del secondo firmatario) Non ci sono grossi problemi posto che il mandato non è ancora stato trasmesso al cassiere. All atto del blocco viene compilata una nota giustificativa che resterà associata a quell ordinativo. Al blocco dovrà seguire l annullo. L annullo di questo ordinativo emesso ma che non è mai stato firmato né trasmesso, andrà notificato al cassiere per consentirgli di effettuare il controllo di continuità sulla numerazione attribuita agli ordinativi. 6
Nota: i mandati emessi nel programma di contabilità e mai trasmessi alla firma, possono essere annullati dall operatore senza nessuna particolarità. Per evitare però che il cassiere abbia dei buchi nella numerazione, anche per questi mandati il programma produce una notifica alla banca. La notfica al cassiere dell avvenuto annullamento di un mandato, sia nel caso a) che nel caso descritto nella nota, è automatica e avviene unitamente alla trasmissione dei mandati annullati del caso b). Caso b) In questo caso occorre anzitutto verificare se l ordinativo non sia già stato pagato o incassato dal Cassiere. È possibile attivare questa procedura infatti, solo per gli ordinativi che siano: - pervenuti al cassiere; - che siano in stati firmati e presi in carico dal cassiere (presenza di ricevuta di servizio); - che non siano ancora stati pagati/incassati. Prima quindi di procedere al blocco di un mandato occorre verificare la presenza di questi requisiti: nel menù iniziale cliccare su Mandati (ovvero Reversali), quindi su Blocco mandati prima firma e su Ricerca mandati firmati da bloccare. Avviare la ricerca e bloccare l ordinativo interessato. All operazione di blocco è associata una NOTA (una per ogni mandato bloccato) che viene compilata automaticamente e archiviata. Occorre dare conferma se si vuole procedere al blocco. Alla conferma della nota, viene generato un messaggio contenente la Prenotazione di blocco che va a sua volta firmata. Una volta firmata la prenotazione di blocco, il cassiere verificherà lo stato dell ordinativo precedentemente trasmesso e produce una ricevuta applicativa di esito positivo o negativo se il mandato è già stato pagato o la reversale incassata. Se la ricevuta applicativa riporterà un esito POSITIVO allora si dovrà procedere con l ANNULLO. Se la ricevuta applicativa riporterà un esito NEGATIVO non si potrà procedere oltre e occorrerà aspettare l esito del pagamento. N.B. I mandati annullati vanno trasmessi al cassiere: con la trasmissione dei mandati annullati viene spedita automaticamente al cassiere la notifica di annullamento che comprende anche tutti i mandati annullati e mai trasmessi (caso a e nota) Per trasmettere in banca i mandati annullati, nella scelta dei mandati e reversali da trasmettere in cassa occorrerà indicare i seguenti parametri: SEDEPROVA * Trasmiss. in Cassa Mandati e Reversali * Euro Anno: 2005 C.I.E.Lo. CPA0315R 7/09/05-16:51:36 Tipo operazione...: 1 1=Inserimento 2=Eliminazione Tipo mandati/revers. : 2 1=Nuovi 2=Variati/Annullati Tipo...: Numero iniziale..-?-: Numero finale...-?-: 0=Reversali 1=Mandati 7
F3=Fine Invio=visualizza lista F8=stampa di controllo F9=Invio alla firma Nella maschera successiva Invio mandati alla firma elettronica indicare sempre 1- Nuovo invio e non 2 - Ritrasmissione Blocco su iniziativa del Cassiere Oltre che su iniziativa dell università, un ordinativo può essere bloccato dal cassiere. Ciò avviene per esempio in tutti i casi di problemi riscontrati in fase di caricamento o di pagamento (come già spiegato sopra a proposito della ricevuta di servizio e applicativa). Annullo Questa operazione deve sempre seguire a: un operazione di inserimento o di pagamento per la quale il cassiere abbia rilasciato una ricevuta applicativa (di carico o pagamento) con esito negativo; un operazione di prenotazione di annullo per la quale il cassiere abbia rilasciato una ricevuta applicativa con esito positivo. Per individuare tutti gli ordinativi che devono essere necessariamente annullati, occorre andare in Interrogazione mandati (o reversali) Ricerche parametrizzate selezionare nel campo stato documento lo stato 12 Firmati e trasmessi Bloccati per cui non è emesso annullamento. Al messaggio di annullo segue una ricevuta applicativa che riporta l esito dell operazione, analogamente a quanto previsto per l inserimento. NOTA Vista la macchinosità delle operazioni di blocco e annullo si ribadisce ancora una volta che è bene controllare attentamente i mandati e le reversali prima di trasmetterli alla firma. Si consiglia massima attenzione alle modalità di pagamento e alle anagrafiche dei fornitori. Sostituzione (rettifica) Questa operazione si riferisce SOLO a mandati già quietanzati o reversali già incassate e NON DEVE MAI ORIGINARE UN NUOVO PAGAMENTO/INCASSO. Si usa questa funzione per mantenere allineati gli archivi della contabilità e del mandato informatico (con l ordinativo informatico mandati e reversali non verranno più stampati su carta e quindi avrà pieno valore il documento archiviato informaticamente). E allora necessario emettere una sostituzione quando per esempio si fa una modifica che, pur essendo ininfluente sul pagamento/incasso, varia alcuni degli elementi del documento: Es. l ordinativo è stato trasferito su altro impegno o dai residui alla competenza ecc.. Ogni ordinativo può essere modificato e quindi sostituito più volte. A seguito dell emissione di una sostituzione, il cassiere trasmetterà all ente una ricevuta applicativa. 8
ATTENZIONE!! AL MOMENTO LA FUNZIONE NON E PREVISTA PER NOI. Se facciamo un trasferimento mandato o reversale, si produce un disallineamento tra quanto è presente nel programma di contabilità e nell archivio del mandato informatico. Per procedere alla sostituzione infatti occorre annullare il mandato trasferito. Attualmente noi facciamo i trasferimenti e non comunichiamo nulla al cassiere. Il problema è la quietanza: fino ad ora abbiamo fatto i trasferimenti, preso i mandati stampati e quietanzati e corretti a penna. Con il mandato informatico la quietanza è archiviata informaticamente perciò se vogliamo che sia corretta occorre chiedere a Estesys di implementare la nostra procedura che funzionerebbe così: con la funzione trasferimento la procedura effettua un annullo del vecchio numero mandato e ne produce un altro mantenendo la stessa data del primo mandato emesso. Il nuovo mandato andrà trasmesso al cassiere come descritto al caso b) del paragrafo Blocco da parte dell ente (università) = prenotazione di annullo N.B Per i dipartimenti, ai quali capita spesso di fare trasferimenti da un fondo all altro di ricerca e che devono rendicontare questi fondi, potrebbe essere importante avere gli archivi allineati. NOTA D USO E importante quando si esce dalla procedura del mandato informatico, farlo correttamente per evitare che alcuni ordinativi rimangano di fatto bloccati dal sistema. Per uscire correttamente dalla procedura occorre cliccare sempre sull icona home e quindi, una volta arrivati al menù principale, sull icona esci. In particolare può succedere che, per motivi tecnici o per distrazione dell utente, la sessione di firma venga interrotta in maniera anomala. Se si erano già selezionati degli ordinativi per la firma, essi rimangono bloccati dal firmatario. Per renderli di nuovo disponibili a tutti gli utenti, il firmatario deve rientrare in ricerca dei mandati (ovvero reversali) da firmare, effettuare una ricerca e poi uscire regolarmente dalla procedura (cliccando sull icona home ) 9
GRIGLIA STATO DOCUMENTI PER LE RICERCHE PARAMETRIZZATE descrizione stati Restituiti al Sistema contabile Mandati bloccati sul sistema di firma e per i quali sono pervenuti gli annulli dalla contabilità. degli ordinativi che sono stati: - Bloccati dall Ente con l apposita funzione del Mandato Informatico; - Annullati dall Ente tramite l invio del messaggio di Annullo. Alla Firma (Tutti) mandati presenti sul sistema di firma e non ancora presi in carico da nessun firmatario o vistatore. degli ordinativi che sono: - Disponibili per il visto e la firma e che non sono presi in carico da altri vistatori/firmatari per il visto/firma,(si tratta di tutti gli ordinativi firmabili, quindi compresi i Sospesi ed esclusi i bloccati - che non potranno mai essere firmati ma solo annullati) Alla Firma - Presi in carico Alla Firma - Sospesi Alla Firma - Bloccati da annullare Alla Firma - Non presi in carico Alla Firma - Non bloccati e non vistati Firmati e trasmessi (Tutti) Firmati e trasmessi - non vistati Mandati selezionati da parte di un utente per apporre il visto o la firma degli ordinativi che sono: - Disponibili per il visto e la firma ma presi in carico da altri vistatori/firmatari per il visto/firma. Mandati esaminati e messi momentaneamente da parte in attesa di completare le verifiche. degli ordinativi che sono stati: - Oggetto della funzione di sospensione. Mandati bloccati, in attesa di annullo dalla contabilità. degli ordinativi che sono stati: - Oggetto della funzione di Blocco prima della Firma.. mandati sospesi non ancora presi in carico da nessun firmatario o vistatore degli ordinativi che sono: - disponibili per la firma (compresi i Sospesi) mandati sospesi, presi in carico o non, risultanti privi di visto. degli ordinativi che sono: - Disponibili per il visto e la firma, escludendo i bloccati ed i vistati. mandati firmati e inviati in tesoreria. degli ordinativi che sono stati: - Firmati e trasmessi al Cassiere, senza alcuna esclusione; mandati privi di visto, firmati e inviati in tesoreria. degli ordinativi che sono stati: 10
- Firmati e trasmessi al Cassiere MA senza visto preventivo. Firmati e trasmessi - Bloccati x mandati bloccati in conseguenza di errore rilevato in fase di caricamento/pagamento o di cui non è emesso prenotazione di blocco inoltrata da parte del firmatario. annullamento degli ordinativi che sono stati: - firmati e trasmessi al Cassiere; - che hanno avuto ricevuta di Servizio MA - oggetto di rifiuto di caricamento (Ra di carico KO) oppure - oggetto di ineseguibilità del pagamento (impagato) da parte del Cassiere (RA di pagamento Ko); oppure - prenotati per il blocco da parte dell Ente. Nota: permette di individuare tutti i mandati che per iniziativa del Cassiere o dell Ente, sono da annullare. E la principale verifica giornaliera da effettuare. Firmati e trasmessi - Annullati mandati bloccati per i quali è stato firmato e inviato l'annullo. degli ordinativi che sono stati: - firmati e trasmessi al Cassiere; - oggetto di Annullo da parte dell Ente. Firmati e trasmessi - Pagati mandati pagati. Comprende mandati per i quali sia stata evasa una successiva sostituzione. degli ordinativi che sono stati: - firmati e trasmessi al Cassiere; - oggetto di Ricevuta Applicativa di pagamento. Firmati e trasmessi - Non pagati mandati privi di Ricevuta Applicativa o bloccati o annullati. degli ordinativi che sono stati: - firmati e trasmessi al Cassiere; - oppure oggetto di blocco; - o di Annullo; Nota: in sostanza, tutti i mandati che sono stati firmati e trasmessi per i quali non è stata emessa una ricevuta di pagamento. Quindi, anche un mandato che è stato appena firmato e trasmesso per il quale non è ancora pervenuta la ricevuta di servizio) Firmati e trasmessi - Rettificati mandati pagati, per i quali risulti eseguita la sostituzione. degli ordinativi che sono stati: - firmati e trasmessi al Cassiere; - pagati (esiste quindi una Ricevuta Applicativa di Pagamento); - oggetto di Sostituzione per la variazione dei dati Finanziari (es mandati o reversali trasferiti su altro capitolo o impegno, ecc). Firmati e trasmessi - Evasi Annullamenti - Non firmati e trasmessi documenti di annullo, sostituzione, notifica o prenotazione blocco, eseguiti da parte del cassiere (presenza di Ricevuta Applicativa). dei messaggi di Annullo (A), Sostituzione (S), Notifica di annullo (N) e Prenotazione di blocco (Z) che sono stati: - oggetto di Ricevuta Applicativa da parte del Cassiere (evasi) documenti di annullo prodotti dalla contabilità a seguito di blocco effettuato sul sistema di firma. Daranno origine alla notifica di annullo. 11
degli Annulli emessi su mandati non Firmati. Per tali documenti viene automaticamente emesso un messaggio di Notifica di annullamento (N) da inoltrare al cassiere (quindi, da firmare) per coprire il buco di numerazione. Firmati e trasmessi - Non trattati Firmati e trasmessi - SOST respinte Firmati una sola volta documenti firmati non ancora pervenuti o presi in carico dal cassiere (assenza di ricevute di Pagamento) degli ordinativi che sono stati: - firmati e trasmessi al Cassiere; Oppure - firmati e trasmessi al Cassiere - Oggetto di ricevuta di Servizio (sia di ricezione che di rifiuto) Oppure - firmati e trasmessi al Cassiere - Oggetto di ricevuta di Servizio - Oggetto di ricevuta di Caricamento (sia corretta che di carico errato) MA NON ANCORA PAGATI mandati in sostituzione non andati a buon fine. delle Sostituzioni che non sono state accettate dal Cassiere. mandati firmati solo dal prima firmatario. degli ordinativi in attesa della firma del secondo firmatario. CODICI DI ERRORE RICEVUTE DI SERVIZIO Codice Descrizione 00 Flusso corretto 01 Errore base64 flusso 02 Errore decifrazione flusso 03 Errore verifica firma flusso 04 Errore verifica XML flusso (b) 05 Errore verifica firma estremi flusso (b) 06 Errore verifica firma ordinativo (b) 07 Firmatario non autorizzato 08 Certificato firmatario revocato 09 Errore verifica XML flusso (a) 10 Errore verifica XML estremi flusso (b) 11 Errore verifica XML ordinativo (b) 12 Ente errato 13 ID flusso gia presente 14 Numero documento valorizzato (c) 15 Numero documento non valorizzato (d) 16 Numero documento ripetuto nell' interchange 17 Numero documento gia presente 18 Progressivo ripetuto in documento 19 Nessun ordinativo in flusso 20 Errore base64 estremi flusso (b) 21 Errore base64 ordinativo (b) 22 Dati a disposizione ente eccedenti 12
23 Numero errato di certificati 24 Numero errato di firme 25 Doppia firma con uguale firmatario (e) 26 Profili firmatari non corretti (f) Note: (a) : codici ritornati nel caso di flussi firmati a pacchetto (b) : codici ritornati nel caso di flussi in cui vengono firmati i singoli ordinativi (c) : codice ritornato nel caso in cui l Ente abbia scelto di non valorizzare il numero documento (d) : codice ritornato nel caso in cui l Ente abbia scelto di valorizzare il numero documento (e) : codice ritornato nel caso in cui i cui i pacchetti dell Ente vengano sottoscritti da due firmatari (f) : codice ritornato nel caso in cui i cui i pacchetti dell Ente vengano sottoscritti da due firmatari e sia stata richiesta la verifica dei loro profili CODICI ERRORE RICEVUTE APPLICATIVE 01 BILANCIO ASSENTE IN ARCHIVIO O ERRATO 02 ANNO COMPETENZA ERRATO 03 CODICE CAUSALE SCONOSCIUTO 04 CONTO SCONOSCIUTO 05 TIPO CONTABILITA" ERRATA 06 DESTINAZIONE T.U. ERRATA 07 IMPORTO DOCUMENTO NON SIGNIFICATIVO 08 REVERSALE NON PRESENTE 09 DATA PRENOTAZIONE PAGAMENTO ERRATA 10 DESCRIZIONE CAUSALE ASSENTE 11 MANCA CAPIENZA STANZ. SU BILANCIO 12 MANCA CAPIENZA CASSA SU BILANCIO 13 SALDO DI DIRITTO INSUFFICIENTE 14 DISPONIBILITA" DI CASSA NON CAPIENTE 15 TOTALE MULTIPLO DIVERSO DALLA DISTINTA 16 DATI FINANZIARI NON CORRETTI 17 MANDATO NUMERO O.A. ASSENTE SU ENTE DI RAGGRUPPAMENTO 18 CODICE MECCANOGRAFICO OBBLIGATORIO 19 DATI FINANZIARI NON CORRETTI 20 CODICE MECCANOGRAFICO INESISTENTE 21 VOCE ECONOMICA INESISTENTE 22 INDICATIVO DIVISA INCONGRUENTE CON DISTINTA 23 INDICATIVO DIVISA ERRATO 24 TIPO ENTE ASSENTE 25 VALUTA INCASSO ERRATA 26 INCONGRUENZA TRA RITENUTE/REV.ASS 27 DOCUMEN. O.A. ASSENTE PER FUNZIONARIO DELEGATO 28 DATA EMISSIONE O DATA SCADENZA ASSENTE 29 DATA SCADENZA ERRATA 30 DATA EMISSIONE ERRATA 31 IMPORTO IN LETTERE ASSENTE 32 INCONGRUENZA TRA ANNO IMPEGNO E ANNO COMPET. 33 IMPOSSIBILE VARIARE IMPORTO PER DOCUM.MULTIPLO 34 DISTINTA NON PRESENTE 35 MANDATO DA SOSTITUIRE NON PRESENTE 36 MANDATO DA SOSTITUIRE NON PAGATO 37 MANDATO IN SOSTITUZ. CON IMPORTO ERRATO 13
38 MANDATI IN SOSTITUZ. SQUADRATI 39 DOCUMENTI IN SOSTITUZ. CON ERRORI A1 TIPO PAGAMENTO/INCASSO ERRATO A2 INDICATIVO BOLLI ERRATO A3 BOLLO ERRATO A4 INDICATIVO COMMISSIONI ERRATO A5 BENEFICIARIO/VERSANTE ASSENTE A6 C/C POSTALE ASSENTE A7 INDICATIVO SPESE ERRATO A8 SPESE ERRATE A9 ABI ASSENTE O ERRATO B1 CAB ASSENTE O ERRATO B2 VALUTA BENEFICIARIO ERRATA B3 VALUTA BANCA CORRISP. ERRATA B4 INDIRIZZO BENEFICIARIO ERRATO O MANCANTE B5 C/C BENEFICIARIO ERRATO B6 ENTE RICEVENTE ERRATO B7 DESTINAZ. ENTE RICEVENTE ERRATA B8 INDICATIVO ALLEGATI ERRATO B9 DATI RELATIVI AL TIPO PAGAMENTO NON PRESENTI C1 FILIALE ENTE BENEFICIARIO ASSENTE O ERRATO C2 NUMERO BONIFICO ASSENTE C3 VALUTA BENEFICIARIO INFERIORE ALLA VALUTA BANCA CORRISP. C4 ABI/CAB ERRATO O INESISTENTE C5 ENTE NON ADERENTE AL POOL: UTILIZZARE TIPO PAG. 03 C6 BANCA DESTINATARIA IN PROVINCIA: UTILIZZARE TIPO PAG. 03 C7 PROVINCIA ERRATA D1 PROGRESSIVO REVERSALE ERRATO D2 ISTITUTO NON CENSITO D3 FILIALE NON CENSITA D4 ENTE NON CENSITO D5 NUMERO DOCUMENTO ASSENTE D6 DOCUMENTO GIA" REGISTRATO D7 DOCUMENTO GIA" REGISTRATO COME SINGOLO/MULTIPLO D8 RECORD DOPPIO D9 TIPO DOCUMENTO ERRATO E1 NUMERO COBENEFICIARIO ASSENTE E2 NUMERO COBENEFICIARIO GIA" CARICATO E3 TIPO PAGAMENTO ERRATO E4 IMPORTO NEGATIVO O NON NUMERICO E5 COD. ABI NON CONGRUENTE CON TIPO PAGAMENTO E6 INDICATIVO DIVISA CLIENTE ERRATO E7 ENTE RAGGRUPPAMENTO DEVE ESSERE UGUALE A ENTE ORDINANTE J2 DATA PRENOTAZIONE ERRATA J3 VALUTA PAGAMENTO ERRATA M1 DATI LIQUIDAZIONEASSENTI M2 DATI FINANZIARI ENTE ERRATI M3 DOCUMENTI DA ANNULLARE CON IMPORTO ERRATO M4 DOCUMENTO DA VARIARE GIA PAGATO M5 MANDATI INFORMATICI NON PREVISTI PER ENTE M6 TIPO FLUSSO ERRATO M7 MANDATO INESISTENTE (MODIFICA O ANNULLO) M8 INFORMAZIONI AGGIUNTIVE PRESENTI M9 DATI CHIAVE ERRATI MB INDIRIZZO DESCRIZIONE ENTE ASSENTE 14
MC MD ME NQ DI COD.FISCALE ENTE BENEF. ASSENTE DESCRIZIONE BOLLO ASSENTE MANDATO MULTIPLO CON SUB IN ERRORE MANDATO MULTIPLO SQUADRATO MANDATO MULTIPLO NON COERENTE 15
Esempi di ricevute di servizio e applicative 12 mandato con ricevuta di servizio CORRETTA e ricevuta applicativa di carico ERRATO. Iter di mandato Estremi Titolo Numero del mandato 0002640 Progressivo del mandato 0000001 Data del mandato 03/05/2005 Beneficiario PURI ARAN KUMAR Importo Lordo 200,00 Numero Ritenute 1 Estremi di firma Estremi di Prima Firma Data di firma 02/08/2005 12:44:52 Firmatario del mandato CAVICCHI MARIA ELENA Estremi di Firma e Invio Data di firma 02/08/2005 13:27:18 Firmatario del mandato COLOMBARI INGRID Estremi Ricevuta di Servizio Data di preso in carico dal Tesoriere 02/08/2005 15:41:57 Data di ricezione ricevuta 02/08/2005 15:50:51 Esito ricevuta Flusso corretto Estremi ricevuta per problema di carico mandato Descrizione B1 CAB assente o errato; ; Data creazione ricevuta 08/08/2005 12:25:59 16
applicativa Data ricezione ricevuta applicativa 08/08/2005 12:40:24 Data dell'operazione 08/08/2005 12:21:56 15 mandato con ricevuta di servizio, ricevuta applicativa di carico corretto, mancanza di ricevuta applicativa di pagamento Iter di mandato Estremi Titolo Numero del mandato 0000553 Progressivo del mandato 0000001 Data del mandato 25/01/2005 Beneficiario CASSIERE UNIVERSITA' Importo Lordo 1,35 Numero Ritenute 0 Estremi di firma Estremi di Prima Firma Data di firma 02/08/2005 12:44:52 Firmatario del mandato CAVICCHI MARIA ELENA Estremi di Firma e Invio Data di firma 02/08/2005 13:27:18 Firmatario del mandato COLOMBARI INGRID Estremi Ricevuta di Servizio Data di preso in carico dal Tesoriere 02/08/2005 15:41:57 Data di ricezione ricevuta 02/08/2005 15:50:51 17
Esito ricevuta Flusso corretto Estremi ricevuta di carico mandato Descrizione Data creazione ricevuta applicativa Data ricezione ricevuta applicativa ESEGUITO 04/08/2005 13:33:28 04/08/2005 14:01:16 Data dell'operazione 04/08/2005 13:28:44 15 mandato con ricevuta di servizio ma privo di ricevuta applicativa di carico e pagamento Iter di mandato Estremi Titolo Numero del mandato 0000144 Progressivo del mandato 0000001 Data del mandato 06/04/2005 Beneficiario BALDI SIMONETTA Importo Lordo 21,00 Numero Ritenute 0 Estremi di firma Estremi di Prima Firma Data di firma 24/05/2005 15:21:40 Firmatario del mandato CAVICCHI MARIA ELENA Estremi di Firma e Invio Data di firma 24/05/2005 16:30:13 Firmatario del mandato COLOMBARI INGRID 18
Estremi Ricevuta di Servizio Data di preso in carico dal Tesoriere 24/05/2005 16:34:49 Data di ricezione ricevuta 24/05/2005 16:45:02 Esito ricevuta Firmatario non autorizzato 19
CASI PARTICOLARI 0 pagamenti urgenti 1 mandati con allegati 2 annullo mandati/blocco/sospensione 3 quietanzante diverso dal beneficiario 4 mandati a scadenza 5 mandati a copertura (es. estero?????? O solo per mandati urgenti???) 6 mandati con ritenute (scrivi note per fimatario prima rev e poi mand e scrivi per vincolo da inserire su entrambi i documenti) 7 mandati con valuta fissa (dove inseriamo il dato????) 8 CAMPO NOTE 9 BLOCCO PROCEDURA (P. 15 MANUALE UTENTE) 10 griglia stato documenti per ricerche parametrizzate 01 BILANCIO ASSENTE IN ARCHIVIO O ERRATO 02 ANNO COMPETENZA ERRATO 03 CODICE CAUSALE SCONOSCIUTO 04 CONTO SCONOSCIUTO 05 TIPO CONTABILITA" ERRATA 06 DESTINAZIONE T.U. ERRATA 07 IMPORTO DOCUMENTO NON SIGNIFICATIVO 08 REVERSALE NON PRESENTE 09 DATA PRENOTAZIONE PAGAMENTO ERRATA cos è la data prenotazione pagamento? 10 DESCRIZIONE CAUSALE ASSENTE 11 MANCA CAPIENZA STANZ. SU BILANCIO 12 MANCA CAPIENZA CASSA SU BILANCIO 13 SALDO DI DIRITTO INSUFFICIENTE 14 DISPONIBILITA" DI CASSA NON CAPIENTE 15 TOTALE MULTIPLO DIVERSO DALLA DISTINTA 16 DATI FINANZIARI NON CORRETTI cosa si intende per dati finanziari?? 17 MANDATO NUMERO O.A. ASSENTE SU ENTE DI RAGGRUPPAMENTO cioè????? 18 CODICE MECCANOGRAFICO OBBLIGATORIO 19 DATI FINANZIARI NON CORRETTI che diff c è con codice 16??? 20 CODICE MECCANOGRAFICO INESISTENTE 21 VOCE ECONOMICA INESISTENTE cosa si intende?? Cod siope??? 22 INDICATIVO DIVISA INCONGRUENTE CON DISTINTA 23 INDICATIVO DIVISA ERRATO 24 TIPO ENTE ASSENTE 25 VALUTA INCASSO ERRATA 26 INCONGRUENZA TRA RITENUTE/REV.ASS 27 DOCUMEN. O.A. ASSENTE PER FUNZIONARIO DELEGATO cioè?? 28 DATA EMISSIONE O DATA SCADENZA ASSENTE 29 DATA SCADENZA ERRATA 30 DATA EMISSIONE ERRATA 31 IMPORTO IN LETTERE ASSENTE 32 INCONGRUENZA TRA ANNO IMPEGNO E ANNO COMPET. 33 IMPOSSIBILE VARIARE IMPORTO PER DOCUM.MULTIPLO 34 DISTINTA NON PRESENTE 35 MANDATO DA SOSTITUIRE NON PRESENTE 36 MANDATO DA SOSTITUIRE NON PAGATO 37 MANDATO IN SOSTITUZ. CON IMPORTO ERRATO 38 MANDATI IN SOSTITUZ. SQUADRATI 20
39 DOCUMENTI IN SOSTITUZ. CON ERRORI A1 TIPO PAGAMENTO/INCASSO ERRATO A2 INDICATIVO BOLLI ERRATO A3 BOLLO ERRATO A4 INDICATIVO COMMISSIONI ERRATO A5 BENEFICIARIO/VERSANTE ASSENTE A6 C/C POSTALE ASSENTE A7 INDICATIVO SPESE ERRATO A8 SPESE ERRATE A9 ABI ASSENTE O ERRATO B1 CAB ASSENTE O ERRATO B2 VALUTA BENEFICIARIO ERRATA B3 VALUTA BANCA CORRISP. ERRATA B4 INDIRIZZO BENEFICIARIO ERRATO O MANCANTE B5 C/C BENEFICIARIO ERRATO B6 ENTE RICEVENTE ERRATO cosa si intende per ente ricevente?? Che diff con benefic? B7 DESTINAZ. ENTE RICEVENTE ERRATA B8 INDICATIVO ALLEGATI ERRATO B9 DATI RELATIVI AL TIPO PAGAMENTO NON PRESENTI C1 FILIALE ENTE BENEFICIARIO ASSENTE O ERRATO C2 NUMERO BONIFICO ASSENTE C3 VALUTA BENEFICIARIO INFERIORE ALLA VALUTA BANCA CORRISP. C4 ABI/CAB ERRATO O INESISTENTE C5 ENTE NON ADERENTE AL POOL: UTILIZZARE TIPO PAG. 03????????? C6 BANCA DESTINATARIA IN PROVINCIA: UTILIZZARE TIPO PAG. 03 C7 PROVINCIA ERRATA D1 PROGRESSIVO REVERSALE ERRATO D2 ISTITUTO NON CENSITO Istituto bancario??? D3 FILIALE NON CENSITA D4 ENTE NON CENSITO cosa vuol dire??? D5 NUMERO DOCUMENTO ASSENTE che documento?? D6 DOCUMENTO GIA" REGISTRATO D7 DOCUMENTO GIA" REGISTRATO COME SINGOLO/MULTIPLO D8 RECORD DOPPIO cioè??? D9 TIPO DOCUMENTO ERRATO E1 NUMERO COBENEFICIARIO ASSENTE E2 NUMERO COBENEFICIARIO GIA" CARICATO E3 TIPO PAGAMENTO ERRATO che diff con A1??? E4 IMPORTO NEGATIVO O NON NUMERICO E5 COD. ABI NON CONGRUENTE CON TIPO PAGAMENTO E6 INDICATIVO DIVISA CLIENTE ERRATO E7 ENTE RAGGRUPPAMENTO DEVE ESSERE UGUALE A ENTE ORDINANTE????? J2 DATA PRENOTAZIONE ERRATA che diff con 09??? J3 VALUTA PAGAMENTO ERRATA che diff con B2??? M1 DATI LIQUIDAZIONEASSENTI M2 DATI FINANZIARI ENTE ERRATI M3 DOCUMENTI DA ANNULLARE CON IMPORTO ERRATO M4 DOCUMENTO DA VARIARE GIA PAGATO M5 MANDATI INFORMATICI NON PREVISTI PER ENTE cioè??? M6 TIPO FLUSSO ERRATO M7 MANDATO INESISTENTE (MODIFICA O ANNULLO) M8 INFORMAZIONI AGGIUNTIVE PRESENTI M9 DATI CHIAVE ERRATI cioè???? MB INDIRIZZO DESCRIZIONE ENTE ASSENTE MC COD.FISCALE ENTE BENEF. ASSENTE 21
MD ME NQ DI DESCRIZIONE BOLLO ASSENTE MANDATO MULTIPLO CON SUB IN ERRORE MANDATO MULTIPLO SQUADRATO MANDATO MULTIPLO NON COERENTE 22