LEGAL MAIL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 1
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Indice La posta elettronica certificata 5 Legalmail: la posta elettronica certificata di Infocert 5 Funzionamento del sistema di posta elettronica certificata 5 Vantaggi di LegalMail 7 Quando usare Legalmail 7 Layout grafico 8 Funzionalità Aggiuntive di Legal Mail 9 Domini personalizzati 9 Spazio aggiuntivo casella 10 Notifica SMS 10 Archivio di Sicurezza 10 Antispam e antivirus 11 Filtri automatici 11 Inoltro Automatico 11 Accesso alla webmail con Business Key 11 Firma e crittografia dei messaggi da webmail 11 Multiutenza 12 Autogestione Caselle 12 Personalizzazione grafica webmail 12 Casella Legal Mail Massiva 12 Funzionalità massive 13 Reportistica e gestione esiti 13 Servizi opzionali 14 Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 3
Conservazione a norma messaggi 14 Librerie per lʼintegrazione applicativa 14 Casella Legal Mail Multiutente 15 Listino configurazione standard 16 Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 4
La posta elettronica certificata La posta elettronica è diventata sempre di più strumento quotidiano di comunicazione tra privati, aziende e Pubbliche Amministrazioni, ma presenta alcuni limiti: manca delle caratteristiche di sicurezza e di tracciabilità dei messaggi che la rendano opponibile a terzi nel caso di contenziosi. Eʼ per questo che fino a ieri, per lʼinvio di documenti formali importanti, ci si è sempre avvalsi del fax o della raccomandata con ricevuta di ritorno. Con il DPR 11 febbraio 2005, n.68 è stato sancito il pieno valore legale della Posta Elettronica Certificata, non solo nei rapporti con la Pubblica Amministrazione ma anche tra privati cittadini o fra imprese. Le regole tecniche previste nel DPR sono state pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale n.266 del 15 novembre 2005. Il Codice dell'amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n 82), in vigore dal 1 gennaio 2006, ribadisce ulteriormente il valore del nuovo strumento di trasmissione telematica. Ciò conferisce alla Posta Elettronica Certificata PEC -un valore mai attribuito finora alle comunicazioni via Internet ed ha reso la ricezione dei messaggi opponibile a terzi in caso di contenzioso. Le Pubbliche Amministrazioni italiane devono dotarsi dal 1/9/2006 di almeno una casella PEC e una casella istituzionale, che possono coincidere o essere distinte. Lo richiede una modifica del Codice dellʼamministrazione Digitale, pubblicata in G.U. il 29/4/2006 (Dec. Legsl. 4/4/2006 n. 159 Art.19). Dal 19 Ottobre 2007 InfoCert è iscritta nellʼelenco Pubblico dei Gestori di Posta Elettronica Certificata, presente e consultabile nel sito del CNIPA. Legalmail: la posta elettronica certificata di Infocert Legalmail è il servizio InfoCert di Posta Elettronica Certificata professionale, con un valore legale superiore a quello della raccomandata A/R ed al fax, in grado di sostituire le tradizionali modalità di comunicazione cartacea. La casella Legalmail non è un semplice strumento di trasmissione, ma è un servizio integrato con un insieme di caratteristiche e funzionalità che garantiscono la massima sicurezza e migliorano la fruibilità. In questo modo, la casella Legalmail diventa un canale di interscambio ufficiale ed efficiente con fornitori, clienti e partner e permette di agevolare attività ancora più delicate quali lʼinvio dei documenti dei bandi di gara o il rapporto con gli enti di previdenza. Legalmail garantisce che un messaggio di posta elettronica arrivi integro al destinatario; certifica lʼavvenuta spedizione e consegna del messaggio; attesta data e ora esatta di spedizione e di consegna del messaggio. Inoltre, la ricevuta di consegna certifica tutto il contenuto del messaggio recapitato, anche eventuali allegati. Funzionamento del sistema di posta elettronica certificata Il funzionamento del servizio di PEC non si differenzia dal normale funzionamento dellʼe-mail, se non per la gestione delle ricevute collegate al messaggio originale ed ai dati di certificazione: Firma elettronica certificata dai gestori come disposto nellʼarticolo 1, D.P.R. n 445/2000; Indicazione temporale di riferimento opponibile a terzi. Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 5
Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito al mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile allʼindirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore. Anche nel caso in cui mittente e destinatario appartengano allo stesso dominio di posta, vengono generati nei passaggi intermedi dei messaggi specifici elaborati in base alla tipologia di messaggio e suddivisi in tre categorie: ricevute, avvisi e buste. Con la certificazione delle fasi del servizio di PEC il mittente riceve dal gestore di posta una ricevuta che costituisce prova legale dellʼavvenuta spedizione del messaggio e dellʼeventuale documentazione allegata. Fig. 1) Meccanismo di trasporto delle mail nellʼipotesi che entrambi i soggetti siano dotati di casella di posta certificata - comunicazione andata a buon fine. Al fine della validità della trasmissione vengono rilasciate: Ricevuta di Accettazione, proveniente dal proprio gestore di posta che attesta lʼinvio della mail; Ricevuta di Presa in Carico che attesta il passaggio di responsabilità dallʼutente al gestore; Ricevuta di avvenuta consegna proveniente dal gestore di posta del destinatario, che attesta che questʼultimo abbia ricevuto la comuncazione. Gli avvisi generati dal sistema possono invece essere: Avviso di non accettazione; Avviso di mancata consegna; Avviso di rilevazione di virus informatici. Le buste invece si distinguono in: Busta di trasporto (che contiene il messaggio originario, i dati di certificazione e la firma del gestore) Busto di anomalia (contiene il messaggio errato e la firma del gestore) Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 6
Tutte le tipologie di messaggi elencate sono sottoscritti dai gestori di posta elettronica certificata mediante la loro firma. I certificati di queste particolari firme sono distribuiti ai gestori di PEC da parte del CNIPA Vantaggi di LegalMail Legalmail mette a disposizione del cliente caselle certificate con caratteristiche e vantaggi aggiuntivi in termini di sicurezza e funzionalità rispetto agli standard normati della PEC: risparmi consistenti rispetto ai costi dei servizi tradizionali di trasmissione dei documenti; costi fissi indipendenti dal numero di invii; maggiore efficienza e velocità grazie all'eliminazione della gestione della carta, delle code agli sportelli e dei tempi di consegna; invio simultaneo a più destinatari; trasmissione dei messaggi svincolata da uno specifico luogo fisico di invio o ricezione ricevute di invio e di consegna, comprensive di ora esatta, con valore legale e opponibili a terzi in caso di contenzioso; presenza di tutto il messaggio originario allegato alla ricevuta di consegna al mittente (come prova di quanto ha spedito ed è stato consegnato), a meno di richiesta diversa da parte del mittente; integrità, riservatezza e certificazione delle comunicazioni; semplice utilizzo attraverso i più comuni strumenti di gestione delle mail (Outlook, Mozilla, eccetera) o via webmail da una qualsiasi postazione collegata ad Internet; conservazione per 30 mesi, da parte di InfoCert, del log degli eventi principali: il codice identificativo del messaggio, la data e l'ora dell'evento, il mittente del messaggio originale, l'oggetto del messaggio, etc. Ed inoltre, Legalmail include i servizi della posta elettronica professionale: supporto di un call center specializzato; notifica via SMS della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata; inoltro automatico dei messaggio in entrata ad altre caselle di posta; integrazione con i servizi di certificazione digitale disponibili nella Business Key di InfoCert; personalizzazione del dominio certificato, in sostituzione di quello standard Legalmail; Archivio di Sicurezza, salvataggio automatico delle ricevute, dei messaggi e degli allegatià; antivirus aggiornato più volte al giorno; antispam ad alte prestazioni; affidabilità e sicurezza superiori allo standard di mercato possibilità di integrare le caselle Legalmail in altre applicazioni; consolle di gestione per chi possiede molte caselle Legalmail. La configurazione standard della casella Legalmail include: 1 Gigabyte di spazio disco casella, espandibili a richiesta 1 Gigabyte di Archivio di Sicurezza per il back-up automatico dei messaggi e delle ricevute notifica via SMS della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata casella aperta alla ricezione di messaggi di posta non certificata Antivirus e antispam Webmail innovativa sviluppata in Web 2.0 Quando usare Legalmail I messaggi Legalmail permettono di sostituire da subito la raccomandata, il fax o altri strumenti tradizionali : nei rapporti ufficiali con soggetti che dispongono di posta certificata; nella consegna di documenti ad Enti e Pubbliche Amministrazioni; Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 7
gestione di gare di appalto; inoltro di circolari e direttive; convocazioni di Consigli e Giunte; gestione di comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni e imprese complesse; invio/ricezione di offerte, contratti e ordini. Nelle trasmissioni in cui sia importante la ricevuta dell'inoltro della comunicazione, ma non si richieda la notifica della consegna: spedizione fatture; invio paghe e stipendi; comunicazione listini; convocazioni assemblee. Layout grafico Fig. 2) Grafica della casella Legal Mail - versione standard. Fig. 3) Composizione dei messaggi Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 8
Fig. 4) Opzione avviso tramite SMS Funzionalità Aggiuntive di Legal Mail Domini personalizzati Il Cliente ha la possibilità di richiedere lʼattivazione di un dominio di posta diverso da quello previsto nellʼofferta standard: @legalmail.it Esistono due diverse modalità di configurazione: utilizzando un ulteriore livello nei domini esistenti di InfoCert, oppure utilizzando un dominio proprio. Dominio personalizzato interno Legalmail Il sottodominio interno Legalmail è configurato come un dominio di terzo livello del tipo @nomedominio.legalmail.it all'interno del quale verranno definite caselle di posta elettronica certificata del tipo nome.cognome@nomedominio.legalmail.it Il nome del dominio è proposto dal Cliente, ma deve essere confermato da InfoCert sulla base di verifiche di congruità (Domini/Nominativi già registrati, ecc.). La scelta di questo tipo di sottodominio non comporta nessun coinvolgimento operativo da parte del provider/maintainer del cliente. InfoCert provvederà a: pubblicare i domini nellʼindice CNIPA (come previsto dalla Normativa) attivare le caselle di Posta Certificata, allʼinterno del nuovo Dominio personalizzato. Dominio personalizzato esterno La personalizzazione di un sottodominio esterno consiste nella definizione di un dominio del tipo legal.propriodominio.it (o simile), all'interno del quale verranno definite caselle di posta elettronica certificata del tipo nome.cognome@legal.propriodominio.it Il gestore del dominio del Cliente (provider/maintainer) deve configurare i server DNS in modo che la posta del dominio certificato venga indirizzata correttamente verso i server InfoCert. Il mantenimento del reindirizzamento nel tempo è un prerequisito necessario per il corretto funzionamento delle caselle di Posta Elettronica Certificata InfoCert e rimane sotto la responsabilità del provider/manteiner del Cliente. Ad avvenuto completamento di tali attività, InfoCert provvederà a: Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 9
Inserire i domini configurati nei sistemi InfoCert pubblicare i domini nellʼindice CNIPA (come previsto dalla Normativa) attivare le caselle di Posta Certificata, allʼinterno del nuovo Dominio personalizzato. All'interno del dominio personalizzato (interno o esterno) il Cliente potrà richiedere/acquistare un numero indefinito di caselle di Posta Elettronica Certificata. Eventuali variazioni del nome del sottodominio (interno o esterno) comporterà il riacquisto di tutte le caselle già attive sul vecchio sottodominio (a meno di cessazione delle stesse). Spazio aggiuntivo casella La casella standard Legalmail è di 1GigaByte di dimensione. Richiesta di caselle di dimensione maggiore sono valutate a preventivo. Notifica SMS I messaggi di Posta Elettronica Certificata hanno valenza legale e si intendono ricevuti al momento del deposito nella propria casella certificata: quindi è importante verificare frequentemente il contenuto della propria casella. Legalmail mette a disposizione il servizio di notifica SMS per informare l'utente della presenza di nuovi messaggi in arrivo nella sua casella. Il servizio controlla quotidianamente, ad un'ora prestabilita dal cliente, la presenza di messaggi di posta certificata non letti e, in caso positivo, invia un messaggio SMS di notifica della ricezione al numero di cellulare indicato dal Cliente. Si fa presente che il servizio non controlla le ricevute e i messaggi di posta non certificata. Il servizio prevede non più un messaggio di notifica al giorno, per un massimo di 365 messaggi annui. Il servizio Notifica SMS viene incluso gratuitamente nella configurazione standard della casella Legalmail. Archivio di Sicurezza La normativa impone a InfoCert di tenere traccia (log) per 30 mesi dei messaggi in entrata ed uscita dalla caselle di Posta Elettronica Certificata. Tale obbligo non si estende al contenuto dei messaggi e pertanto, dato il valore degli stessi, InfoCert mette a disposizione dei clienti il servizio di salvataggio - backup - automatico e sicuro dei messaggi, dei loro allegati e delle ricevute. Il servizio viene offerto in modalità remota: i messaggi archiviati sono depositati presso i Data Center di InfoCert. Il cliente attraverso Webmail può configurare le diverse opzioni di salvataggio, che permettono di coprire tutte le esigenze Il cliente può decidere autonomamente di archiviare: tutti i messaggi in entrata tutti i messaggi in uscita oppure alcune tipologie specifiche degli stessi, quali: i messaggi certificati in entrata; i messaggi non certificati in entrata; tutte le ricevute; le ricevute di accettazione; le ricevute di consegna; i messaggi inviati ad un destinatario certificato; i messaggi inviati a destinatari non certificati. E' possibile scegliere una combinazione fra le diverse tipologie. Il cliente può modificare nel tempo e a suo piacimento la combinazione scelta dei nuovi messaggi da salvare. Tramite specifiche funzioni, l'utente può effettuare una ricerca dei messaggi archiviati utilizzando un'ampia serie di parametri: dalla ricerca nei singoli campi (o una combinazione degli stessi) alla ricerca testuale sull'intero messaggio. I messaggi archiviati possono eventualmente anche essere cancellati dall'utente. Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 10
Antispam e antivirus La casella di Posta Elettronica Certificata Legalmail può riceve messaggi proveniente da caselle non certificate e quindi anche spam. InfoCert mette a disposizione delle caselle Legalmail un servizio antispamming ad alte prestazioni, configurabile da webmail. E' possibile scegliere che tutti i messaggi ritenuti spam dal sistema Legalmail vengano direttamente eliminati o automaticamente spostati un una cartella di posta indesiderata. Inoltre, le caselle Legalmail dispongono di antivirus aggiornato più volte al giorno. I servizi sono incluso nel canone della casella. Filtri automatici Le funzioni di filtro presenti in webmail consentono di preimpostare una serie di condizione multiple, a livello di mittente, oggetto e contenuto che, una volte soddisfatte, indirizzino o copino i messaggi in ingresso su diverse cartelle. Sarà disponibile a breve anche la funzione che permette di configurare la casella Legalmail riservata al mondo PEC cioè abilitata a ricevere solo messaggi PEC e non da posta ordinaria. Il servizio è incluso nel canone della casella. Inoltro Automatico La funzione di Inoltro Automatico consente di reinviare automaticamente i messaggi in entrata nella casella Legalmail verso un'altra casella, standard o certificata. Questa funzione è molto importante in quanto la casella PEC è usualmente una casella utilizzata per attività specifiche e probabilmente meno consultata rispetto alle caselle standard. Il servizio è incluso nel canone della casella. Accesso alla webmail con Business Key L'accesso alla webmail può essere effettuato utilizzando la classica user e password o attraverso Business Key di InfoCert (o smartcard specifica) con a bordo certificato di autenticazione. Richiesta l'apposita autorizzazione, che permette di associare la Business Key allʼutenza proprietaria della casella, l'utente può accedere a webmail utilizzando la Business Key e digitando la sola password. Rispetto alla user e password standard, l'accesso con Business Key ha il vantaggio di una maggiore sicurezza e riservatezza; per cessare la sessione di lavoro, è sufficiente estrarre la Business Key dalla stazione di lavoro. Il servizio è incluso nel canone della casella una volta disponibile la Business Key di InfoCert con apposito certificato di autenticazione a bordo. Firma e crittografia dei messaggi da webmail Uno dei più gravi problemi nel mondo mail è la non certezza della paternità del messaggio (chi è il vero mittente). Nel mondo PEC esiste la certezza dell'autenticità della casella mittente ma non esistono ulteriori certificazioni sul titolare della stessa, pur essendo obbligatorio, a livello normativo, il riconoscimento da parte del provider del titolare della casella. E' possibile risolvere tale problema utilizzando i servizi di Certification Authority di InfoCert. L'indirizzo Legalmail dell'utente viene associato al certificato di autenticazione e può essere utilizzato per firmare il messaggio PEC in partenza, attraverso la specifica funzione presente su webmail; in tal modo il destinatario ha la possibilità di riconoscere con certezza il mittente con tutte le informazioni certificate. Inoltre, i messaggi in partenza possono essere crittografati da webmail, utilizzando la chiave pubblica del certificato di autenticazione del destinatario, garantendo in tal modo l'assoluta riservatezza della trasmissione. Il certificato di autenticazione di InfoCert viene rilasciato all'utente con una procedura di riconoscimento devisu, seguendo le stesse regole definite dalla normativa sulla firma digitale. Il servizio di firma e crittografia è incluso nel canone della casella una volta disponibile la Business Key InfoCert con apposito certificato di autenticazione a bordo. Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 11
Multiutenza E' possibile richiedere caselle Legalmail alle quali possono accedere utenti diversi con la propria user/password. Tale servizio è utile in particolare per le caselle di ufficio che spesso sono consultate/utilizzate da più utenti. L'accesso alla casella con più user rende possibile tracciare in modo puntuale l'utilizzo della casella Legalmail ottimizzandone l'uso e il controllo. (Vedi pag 15) Autogestione Caselle I clienti che acquistano un numero elevato di caselle hanno spesso la necessità di gestirle in autonomia. InfoCert mette a disposizione di tali clienti lo strumento internet di Autogestione delle caselle Legalmail attraverso il quale gli utenti abilitati (gli amministratori del servizio Legalmail) hanno la possibilità di: ricercare le richieste di caselle e le caselle esistenti; gestire le caselle e i relativi servizi; definire caselle; definire nuovi domini o sotto-domini; configurare il servizio di gestione scadenze Personalizzazione grafica webmail Per clienti significativi, InfoCert permette di modificare alcuni elementi in webmail se di un dominio diverso da quello standard Legalmail. Gli elementi modificabili sono: le immagini (banner e loghi) nella parte superiore delle pagine i colori di molti degli elementi delle pagine Le modifiche che vengono apportate da InfoCert sono realizzate inserendo in webmail gli elementi forniti dal cliente. Il servizio non prevede lo sviluppo di nuovi elementi grafici o nuove soluzioni, ma si limita ad applicare quanto ricevuto. Modifiche più rilevanti sono valutate con progetti specifici. Casella Legal Mail Massiva La casella Legalmail massiva ha una dimensione pari a 2 GigaByte di spazio, ulteriormente ampliabile a richiesta, e comprende il servizio di Archivio di Sicurezza con 2 GigaByte di spazio anchʼesso ampliabile a richiesta. Legalmail massiva permette di inviare e ricevere grandi quantità di messaggi utilizzando sistemi automatici collegati ai sistemi di posta elettronica. Il numero di messaggi che possono essere gestiti dalla casella nella sua configurazione base sono i seguenti: - invio/ricezione massivo: sino a 60 messaggi inviati/ricevuti al minuto - invii/ricezioni giornalieri: sino a 1.000 messaggi al giorno. Tali valori possono essere ampliati a richiesta. Nel numero di messaggi inviati/ricevuti sono escluse e non vengono conteggiate le ricevute inviate dal sistema di PEC. Diversamente dalle caselle standard, Legalmail massiva mantiene la piena funzionalità e operatività e non viene bloccata, anche se viene superata per brevi periodi ed in situazioni particolari (es. problemi nello svuotamento casella), la quota dimensionale casella o la quota dimensionale Archivio di Sicurezza. Legalmail massiva permette di gestire in inbox (posta in arrivo) fino a 10.000 messaggi. Eʼ possibile definire autonomamente sottocartelle interne che possono contenere sino a 10.000 messaggi ciascuna. Il totale dei messaggi presenti nella casella non può comunque eccedere i 100.000 messaggi. Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 12
Funzionalità massive Vengono messe a disposizione una serie di funzionalità, aggiuntive rispetto alle caselle Legalmail standard, peculiari e di grande utilità per chi gestisce un numero elevato di messaggi in casella e in Archivio di Sicurezza: spostamento massivo: la possibilità di spostare intere cartelle o liste di messaggi (selezionati per range di date, mittente, oggetto, ecc.) dalla casella in Archivio di Sicurezza; cancellazione massiva: è possibile la cancellazione massiva di liste di messaggi (selezionati per range di date, mittente, oggetto, ecc.) o di intere cartelle presenti in casella o nell'archivio di Sicurezza; download massivo: la possibilità di chiedere da webmail lo scarico massivo di liste di messaggi presenti in casella o in Archivio di Sicurezza (selezionati per range di date, mittente, oggetto, ecc.) o di intere cartelle da effettuare in un'area riservata di download; mass mailing: possibilità di definire e gestire da webmail liste di distribuzione per invii massivi scegliendo gli indirizzi da una rubrica generale oppure acquisendo una lista di indirizzi da file esterni; viene effettuato un controllo ed una eventuale gestione degli esiti di tale invii massivi; il servizio si configura come un valido strumento di mass mailing Reportistica e gestione esiti Quando si inviano o si ricevono centinaia o migliaia di messaggi, non è possibile verificare puntualmente l'andamento delle spedizioni, ma è comunque essenziale poter effettuare un controllo sui messaggi effettivamente andati a buon fine, su quelli che hanno avuto problemi ed eventualmente procedere ad un reinvio. Legalmail massiva permette da un lato la realizzazione di report che consentono di avere un quadro riepilogativo immediato degli invii/ricezioni effettuati e dall'altro la possibilità di effettuare reinvii dei messaggi non andati a buon fine. In generale si possono distinguere due macro tipologie di report: Report giornaliero Report storico Il report giornaliero comprende le informazioni principali sugli invii/ricezioni effettuati due giorni antecedenti alla data di richiesta del report stesso (tale finestra temporale permette di coprire le 24 ore indicate dalle norme come tempo massimo per certificare la mancata consegna del messaggio PEC): numero totale dei messaggi inviati/ricevuti (distinti fra PEC e non PEC); numero di destinatari/mittenti (distinti fra PEC e non PEC); lista dei destinatari (distinti fra PEC e non PEC) per i quali si ritiene fallito l'invio del messaggio. Il report storico comprende le informazioni principali sugli invii e/o ricezioni effettuati fino ad un max di 3 mesi precedenti; i report storici possono essere richiesti su base settimanale o mensile. Quando si effettuano invii massivi è probabile che alcuni messaggi non giungano a destinazione per i più svariati motivi: casella del destinatario piena, server destinatario spento, casella inesistente, ecc. Per permettere al cliente di valutare immediatamente l'andamento degli invii, vengono messe a disposizione in webmail funzionalità che consentono di verificare l'esito degli invii ed eventualmente di procedere ad un re-invio, puntuale o complessivo, dei messaggi non andati a buon fine. Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 13
Servizi opzionali Conservazione a norma messaggi A richiesta, viene resa disponibile la conservazione a norma dei messaggi (con eventuali allegati) e/o delle ricevute PEC, sulla base delle impostazione definite dal cliente. Una volta abilitato al servizio, il cliente, attraverso le diverse opzioni presenti in Webmail, può decidere autonomamente di inviare in conservazione tutti i messaggi (in entrata e/o in uscita), oppure alcune tipologie degli stessi: i messaggi certificati in entrata o in uscita; i messaggi non certificati in entrata; le diverse ricevute (accettazione, consegna, ecc.); E' possibile scegliere una combinazione fra le diverse tipologie e modificare nel tempo la combinazione scelta dei nuovi messaggi da conservare. I messaggi (e gli allegati) inviati in conservazione vengono ricevuti negli Internet Data Center di InfoCert e conservati a norma di legge, attraverso il servizio LegalDoc, per tutta la durata prevista per la conservazione. La ricerca di un messaggio conservato viene effettuata dalla webmail attraverso molteplici parametri di selezione (range date, mittente, oggetto, ecc.); effettuata la ricerca, il messaggio conservato viene richiamato, in modo trasparente per lʼutente, dal servizio di conservazione sostitutiva LegalDoc, con garanzia della sua opponibilità a terzi. Il servizio di conservazione a norma LegalDoc integrato in Legalmail, garantisce piena aderenza alla normativa in materia di conservazione sostitutiva dei documenti (Delibera CNIPA 11/2004) e il continuo adeguamento normativo; è inoltre prevista la delega ad InfoCert delle responsabilità sul procedimento di conservazione. Librerie per lʼintegrazione applicativa Vengono rese disponibili a richiesta le Librerie proprietarie Java CRML API (CeRtified MaiL Application Program Interface) per velocizzare e semplificare la realizzazione di applicazioni che si interfacciano ai servizi Legalmail. Le librerie implementano le funzionalità di accesso e di invio, consentendo di: comporre messaggi; inviare messaggi; accedere alle caselle Legalmail accedere alle caratteristiche dei messaggi ricevuti in casella Le librerie consentono l'invio e la ricezione dei messaggi attraverso i server PEC di InfoCert, gestendo in automatico tutte le problematiche di sicurezza sottostanti ed in particolare la verifica dei certificati server. Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 14
Casella Legal Mail Multiutente Nelle Pubbliche Amministrazioni e nelle organizzazioni strutturate vengono spesso utilizzate caselle di posta elettronica intestate agli uffici che per loro stessa definizione vengono gestite, in consultazione e invio messaggi, da più persone che appartengono allo stesso ufficio. In questo contesto è importante che ogni utente abbia proprie credenziali personali per lʼaccesso alla casella comune in modo da tenere traccia di chi effettivamente utilizza la casella; questa esigenza diventa ancora più importante per le caselle di Posta Elettronica Certificata i cui messaggi hanno una valenza nettamente superiore rispetto alle mail normali. InfoCert mette a disposizioni dei Clienti la casella Legalmail multiutente che include funzionalità peculiari aggiuntive alle caratteristiche professionali già presenti nel servizio Legalmail standard: possibilità di avere più user/password per lʼaccesso alla casella Legalmail; definizione di una user master : lʼunica che può configurare le diverse opzioni, i filtri e i servizi aggiuntivi quali ad esempio lʼarchivio di Sicurezza e la Notifica SMS; definizione di più user base che possono accedere alla casella, leggere/inviare messaggi e consultare lʼarchivio di Sicurezza; tracciatura degli utenti che hanno utilizzato la casella Legalmail. Ed inoltre: - lʼaccesso alla casella può avvenire sia da client (Outlook, Thunderbird, ) che da webmail; - le diverse user hanno una gestione della password separata: ogni utente definisce/modifica la propria password; - nei log di sistema vengono registrate e mantenute separate le operazioni effettuate dalle varie userid; In particolare: da webmail vengono registrati, per singola user, le informazioni (log) relative a: login/logout invio dei messaggi prima lettura di un messaggio cancellazione di un messaggio; da client di posta (Outlook, Thunderbird, ecc.) vengono registrati, per singola user, le informazioni (log) relative a: login/logout invio dei messaggi La configurazione della casella multiutente prevede una user master e una o più user base, sino ad un massimo di 25 user in totale. Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 15
Listino configurazione standard La configurazione della casella Legalmail standard è: 1 GB spazio disco, aperta alla ricezione della posta non certificata, antispam, 1 GB di Archivio di Sicurezza incluso, Notifica SMS inclusa. Il termine attivazione indica il momento in cui viene creata la casella di posta elettronica certificata indipendentemente dalla modalità di fatturazione prevista per le varie componenti. (prezzi IVA esclusa) Descrizione Attivazione Prezzo casella standard Archivio di sicurezza aggiuntivo da 1 Gbyte (nota 1) Personalizzazione sottodominio interno a legalmail (nota 2) Prersonalizzazione sottodominio esterno Casella Massiva (nota 3) 49/anno 49/anno 120 u.t. 350 u.t. 950/anno 1) Il canone del primo anno per singolo blocco aggiuntivo di sicurezza è collegato alla data di scadenza della casella Legal Mail alla quale è associato. 2) Richieste da parte dei clienti di successivi re-indirizzamenti dei sottodomini verranno fatturati come nuova personalizzazione. 3) La configurazione della casella massiva prevede: 2GB spazio disco casella; 2GB Archivio di Sicurezza; max 60 messaggi inviati/ricevuti al minuto; max 1.000 messaggi inviati/ricevuti al giorno. Polo dellʼinnovazione della Valtellina - Marzo 2009 16