PERCHE COMUNICARE? Mettere in risalto l immagine Presentare servizi e iniziative Raccogliere fondi Creare un posizionamento nel mercato non profit Allacciare rapporti con i beneficiari dell offerta (volontari, donatori, enti pubblici, media) Ottenere consenso presso l opinione pubblica Integrare e valorizzare il lavoro dei volontari Ottenere maggior riscontro presso i media
PREMESSE
Una comunicazione riuscita dipende il più delle volte dalla consapevolezza su: Ciò che si vuole comunicare (il messaggio) A chi lo si vuole comunicare (il target) Quali sono l identità e la missione dell ente non profit Obbiettivi finali e reali La quantificazione del pubblico di riferimento I mezzi a disposizione Il budget a disposizione
Per avviare una comunicazione efficace è consigliabile stilare un piano di comunicazione interno all ente/associazione tramite l individuazione di alcuni responsabili È abbastanza assurdo, anche se molto comune, pensare alla comunicazione verso l esterno, ma non avere meccanismi certi e rodati di comunicazione interna. Invece, il poter comunicare con tutti gli appartenenti all associazione di volontariato è necessario per chiunque vi appartenga e, a maggior ragione, per chi si occupa di comunicazione.
Idee e informazioni non condivise alla fonte, una volta distribuite tramite processi di comunicazione su vasta scala, generano catastrofi
PREPARARE UNA CAMPAGNA DI COMUNICAZIONE* *Ogni azione di lungo o di breve periodo volta a promuovere e a far conoscere l'associazione, i suoi progetti e le sue attività tramite media vecchi e "nuovi"
Il piano dovrebbe essere: scritto condiviso realizzabile rispetto al budget comprende la selezione degli argomenti più adatti semplice (così come la comunicazione!) Misurabile (per una verifica post-campagna di comunicazione)
Valutare il destinatario del nostro messaggio (target): Target Interno (Fondatori, Soci, Organi direttivi, Dirigenti/staff, Gruppi di appoggio, Sedi locali/sezioni) Target Esterno (Destinatari dei progetti, Utenti, Amici, Volontari, Simpatizzanti, Donatori, Firmatari di petizioni, Partecipanti a eventi, Mass media, Comunità di appartenenza, Categorie professionali, Altre associazioni, Aziende / Banche)
E importante sapere che ogni uscita pubblica è occasione e forma di comunicazione! Dirette Stampa Televisione Radio Affissioni Poster Pubblicazioni Mailing list e newsletter Indirette Fiere Sponsorizzazioni Dibattiti Conferenze Spettacoli Congressi
Conoscersi prima di tutto! Chi siamo? Perché esistiamo? Dove stiamo andando? Come intendiamo raggiungere quel risultato? Come ci distinguiamo dagli altri operatori? Se dovessimo cessare di esistere ci sarebbe qualche differenza? (Lo faccio perché è importante, e lo faccio bene! ) Buona parte di questi punti ( carta di identità ) dovrebbero essere presenti sinteticamente in ogni forma di comunicazione verso l esterno
Domande da porsi prima di stilare un piano di comunicazione Quali obiettivi bisogna raggiungere (obiettivi sociali, diffusione di un messaggio, raggiungimento dei segmenti target, supporto a campagna di comunicazione, di sensibilizzazione, di fundraising) Che cosa bisogna comunicare? - Non sempre la comunicazione coincide con la mission di lungo termine dell'associazione!!! Quando bisogna comunicare? Come bisogna comunicare? Dove bisogna comunicare? Per quanto tempo bisogna comunicare? Quale livello di personalizzazione il mezzo utilizzato e in grado di dare?
Identificare con chiarezza gli obiettivi che si vogliono raggiungere Non piu di 2 o 3 Indicare la priorità Coerenti con le risorse disponibili Valutare le tempistiche e la copertura territoriale!
Attenzione ai destinatari del messaggio Comunicazione all opinione pubblica stampa generica, televisione, radio, affissione e poster Comunicazione ai destinatari dell offerta Richiede una comunicazione più mirata, occorre dare tutte le informazioni sui servizi offerti, sulle caratterizzazioni qualitative Comunicazione ai volontari, ai donatori e ai sostenitori La comunicazione indirizzata ai donatori/sostenitori dovrà tenere conto di quanto il fundraising richiede: - scopi, tempi e modalità delle iniziative e dei progetti da sostenere - periodici riscontri dei risultati ottenuti - rendiconto della raccolta fondi - rendiconto dell iniziativa
Occhio alle tempistiche! non troppo presto o troppo tardi - considerare il periodo di realizzazione e distribuzione del materiale informativo
Parole e Immagine Non solo le parole che si usano sono importanti, ma anche l'immagine Messaggi coordinati dal punto di vista dell immagine e della veste grafica > Logo - Marchio (brand) fisso e ben riconoscibile > Stesso marchio su tutti i canali comunicativi visuali (carta, web, tv) > Indirizzo sito, e-mail, i numeri di riferimento per eventuali contatti > conto corrente
VALUTAZIONE E SCELTA DEI CANALI DA UTILIZZARE
Il mittente deve essere in grado di esprimere lo stesso concetto con il maggior numero di mezzi di trasmissione diversi È, però, importante ricordare che il mezzo usato condiziona la forma stessa da dare al messaggio Ad esempio, un comunicato telefonico ha delle regole completamente diverse da una e-mail
La scelta del medium da utilizzare, tenuto conto di tutti i punti del piano di comunicazione enunciati in precedenza, deve considerare: Grado di diffusione Grado di ripetizione (uno spot è diverso da una news) Grado di pervasività
Medium impersonali Stampa TV Radio Affissioni Poster Pubblicazioni Sponsorizzazioni Eventi Medium personali Contatti diretti (iniziative) Mail Spazi di comunicazione e condivisione su internet (siti e social network: Facebook, ecc)
Punti di debolezza TELEVISIONE Punti di forza Alto costo Bassa incisività e ricordo del messaggio a causa dei numerosi spot pubblicitari Coniuga immagine e suono (anche internet) Raggiunge numero elevato di pubblico Rende visibile e conferisce prestigio (forse) all ONP
RADIO Punti di forza Costi contenuti Seleziona l audienc Punti di debolezza Si basano solo sull ascolto Un lasso di tempo ridotto che riduce l efficacia del messaggio
Punti di forza E letto da un gran numero di persone In contesti provinciali è molto spesso il canale principale e più diffuso STAMPA Punti di debolezza Scarsa possibilità di selezionare il target di riferimento I messaggi per farsi notare devono avere dimensioni significative La validità temporale del giornale è breve
INTERNET Punti di forza Punti di debolezza Rapporto costi-benefici E il piu flessibile dei mezzi di comunicazione E possibile mirare I messaggi al target di riferimento Il messaggio puo essere multimediale (testo, grafica, suono, video) La comunicazione è interattiva In Italia la penetrazione di internet è bassa Essere presenti (è necessario e imprescindibile) ma non è garanzia di visibilità Richiede aggiornamenti e creatività
AFFISSIONE Punti di forza Bassi costi rispetto agli altri mezzi di comunicazione Il messaggio è attivo 24 ore su 24 Punti di debolezza Il messaggio deve essere breve e coinciso Posto in luoghi frequentati
Volantino (forma di affissione più popolare e diffusa) - Strumento di informazione a metà strada tra un comunicato stampa e un manifesto pubblicitario - Non dovrebbe mai essere usato al posto del comunicato stampa, perché non contiene tutti quegli elementi utili per elaborare una notizia. - Il volantino si caratterizza per l utilizzo di vari elementi grafici Per tanto stratagemmi per rendere il messaggio più visibile (A DIFFERENZA DEL COMUNICATO STAMPA) sono consigliati: - Colori - Grafiche - Cambi di dimensione - Inserire CONTO CORRENTE PER DONAZIONI (sempre e comunque sui volantini, in prima pagina sul sito internet, sul fondo delle mail insieme ai contatti di riferimento)
EVENTI IN PIAZZA Punti di forza Ottima occasione per coinvolgere Ii volontari Punti di debolezza La difficoltà nel saper organizzare un evento Se mal organizzato può dare una cattiva immagine