Corso di Formazione e Aggiornamento Organizzato dall Ordine Provinciale dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri di Venezia in collaborazione con tecnologie e sistemi integrati Mestre, 27 aprile 2016 Quadro normativo Strumenti e manuali per la gestione dei documenti Maria Guercio Sapienza Università di Roma
i buoni principi per la gestione dei documenti Tutti i provvedimenti hanno sottolineato sulla carta che l archivio pubblico è tutelato dal momento della sua formazione, per garantirne la conservazione permanente in condizioni di accessibilità e di integrità. A partire dalla L 241/90 gli archivi correnti sono trattati dal legislatore come strumento strategico per la gestione efficiente e trasparente dell azione pubblica e quindi componente rilevante delle riforme della pubblica amministrazione Le normative per le politiche pubbliche e l innovazione hanno quindi inevitabilmente investito la formazione, la gestione e la conservazione del patrimonio archivistico concentrandosi sui principi e sugli strumenti che ne consentono/favoriscono la digitalizzazione Le riforme recenti (dlgs 235/2010) hanno confermato l impostazione originaria prevista dal dpr 445/2000
le norme principali sulla gestione informatica dei documenti (2000 - oggi) Dpr 445/2000 Testo unico sulla documentazione amministrativa (dpr 428/1998 e dpr 513/1997), artt. 50-71 (capo IV Gestione informatica dei documenti) Direttiva Dipartimento per l innovazione 27 novembre 2003 Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale poi (principali modifiche) dlgs 152/2006 e dlgs 235/2010 Dpcm 30 marzo 2009 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici poi dpcm 22 febbraio 2013. Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali Dpcm 5 febbraio 2013 Documenti analogici originali unici per i quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale cartaceo oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico Regole tecniche: Dpcm 3 dicembre 2013 (G.U. 12 marzo 2014) sul protocollo informatico (18 mesi per l applicazione) Dpcm 3 dicembre 2013 (G.U. 12 marzo 2014) sulla conservazione digitale(36 mesi per l applicazione) Dpcm 13 novembre 2014 sulla formazione, gestione e tenuta del documento informatico
le disposizioni sulla gestione documentale: continuità e aggiornamento - 1 Le disposizioni approvate dal testo unico del 2000 non hanno subito modifiche sostanziali nel Codice dell amministrazione digitale che (anche nel testo approvato con dlgs 2010) si limita a integrare marginalmente le disposizioni specifiche in materia di: formazione e gestione di documenti digitali (capo III, articoli 40-44-bis), trasmissione informatica (capo IV, articoli 45-49), produzione e gestione di copie e duplicati (articoli 23, 23- bis, 23-ter), istanze e dichiarazioni presentate dai privati alle pp.aa. per via telematica (capo V, articolo 65)
le disposizioni sulla gestione documentale: continuità e aggiornamento - 2 Si mantiene l impianto originario caratterizzato: dalla definizione dei requisiti archivistici e organizzativi per la gestione del sistema documentario e degli strumenti necessari ad assicurarne dall individuazione di una struttura responsabile affidata a personale debitamente formato dal riconoscimento del ruolo svolto da direttive e linee guida definite internamente all amministrazione
regole tecniche delle disposizioni sulla gestione documentale e sulla conservazione Le regole tecniche sul protocollo informatico (dpcm 3 dicembre 2013): introducono poche modifiche, mantengono l impianto originario del dpcm 31 ottobre 2000, propongono indicazioni dettagliate assicurano modalità coerenti di gestione e conservazione dei documenti anche grazie alla elaborazione di un glossario condiviso che per la prima volta propone 75 definizioni comuni Le regole tecniche sulla conservazione digitale (dpcm 3 dicembre 2013) definiscono i requisiti di un sistema di conservazione, individuano ruoli, responsabilità e regole e prevedono l obbligo di accreditamento dei conservatori privati nel caso di conservazione di documenti delle pp.aa Le regole tecniche hanno bisogno di una lettura integrata e di linee guida applicative: un testo unico per le regole tecniche?
il modello archivistico italiano si basa sul principio della integrazione tra gestione e conservazione Tutti i provvedimenti normativi dello Stato unitario dedicati al patrimonio documentario hanno sottolineato il principio pe cui l archivio pubblico è tutelato dal momento della sua formazione, per garantirne la conservazione permanente in condizioni di accessibilità e di integrità della documentazione (Pastura). Gli archivi sono ritenuti (sulla carta) strumento strategico per la gestione dell azione pubblica e per la trasparenza: sono stati quindi componente non irrilevante delle riforme della pubblica amministrazione negli ultimi 15 anni Dalla legge 241/1990 le normative per le politiche pubbliche e l innovazione hanno investito la formazione, la gestione e la conservazione del patrimonio archivistico digitale in quanto componente abilitante dello sviluppo di un amministrazione digitale
i principi generali del quadro normativo sull amministrazione digitale Gli archivi prodotti dalla pubblica amministrazione devono avere una esclusiva dimensione digitale Il sistema informatico è duplice: (1) sistema per la formazione e gestione di documenti digitali (o digitalizzati) coerente con i flussi di lavoro e (2) sistema di conservazione nel medio e lungo periodo. Le caratteristiche da garantire (finora del tutto assenti nelle soluzioni tecniche di mercato) includono: una formazione corretta dei documenti e degli archivi basata su sistemi di registrazione, classificazione e fascicolazione dei documenti (imputabilità, data certa, integrità dei contenuti e delle informazioni di gestione, accesso, comunicazione/trasmissione) interventi di conservazione degli archivi digitali capacità di gestire la selezione e lo scarto
definizioni comuni alla base della normativa Definizioni incluse nell articolo 1 del dpr 445/2000 Definizioni incluse nell articolo 1 del CAD Definizioni incluse nell Allegato 1. Glossario/definizioni delle regole tecniche approvate con dpcm 13 dicembre 2013 9
principi e definizioni nella normativa: definizioni di documento e copia/duplicato - 1 documento amministrativo : ogni rappresentazione comunque formata del contenuto di atti anche interni delle pp.aa. o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa (dpr 445/2000, art. 1, comma 1, lett. a) documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (CAD, art. 1, comma 1, lett p) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto (CAD, art. 1, comma 1, lett i-bis) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto (CAD, art. 1, comma 1, lett i- ter)
principi e definizioni nella normativa: definizioni di documento e copia/duplicato - 2 Copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari (CAD, art. 1, comma 1, lett i-quater) Duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario (CAD, art. 1, comma 1, lett i-1quinques) Originali non unici: i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (CAD, art. 1, comma1, lett. v)
la funzione probatoria del documento: data certa o validazione temporale Validazione temporale: il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono a uno o più documenti informatici una data e un orario opponibili a terzi (CAD, art. 1, comma 1, lett. bb). La validazione temporale è garantita mediante l impiego di strumenti specifici: marcatura temporale, segnatura di protocollo, posta certificata, Invio di lotti/volumi o singoli documenti al sistema di conservazione
la funzione probatoria del documento: data certa o validazione temporale. La marcatura temporale La marca temporale è una sequenza di caratteri contenenti una data ed un orario preciso, generata da un ente certificatore, terza parte fidata che firma digitalmente il documento con garanzie di data certa. Un file marcato temporalmente contiene al suo interno il documento del quale si è chiesta la validazione temporale, e la marca emessa dall ente certificatore Il sistema di marcatura è sincronizzato con il segnale emesso dall'istituto nazionale di ricerca metrologica di Torino, massima autorità italiana nel settore che garantisce la corrispondenza con la scala di tempo universale (con uno scarto non superiore al minuto). L'apposizione della marca temporale su un documento ne prolunga la validità nel tempo (20 anni).
il documento come rappresentazione implica la gestione di processi documentali Poiché si tratta di conservare documenti informatici (la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti) i processi di conservazione digitale devono assicurare che sia verificabile con certezza nel tempo l imputabilità dei contenuti originari di ogni documento al suo autore (integrità, data certa, provenienza) la posizione logica originaria che il documento assume rispetto agli altri documenti e al soggetto che produce l archivio nella fase di gestione attiva (vincolo archivistico) l integrità e la stabilità del documento nel tempo e delle sue relazioni di contesto insieme delle relazioni documentali, organizzative, funzionali, giuridicoamministrative e di altro tipo, rilevanti per la produzione, gestione e conservazione del documento informatico (glossario Regole)
la normativa riconosce che l autenticità è assicurata da un sistema documentario affidabile e accurato integrato da un sistema di conservazione L autenticità è assicurata dalla integrità e dalla identificazione univoca e certa dei documenti e delle informazioni per la loro formazione e gestione che ne consentono la comprensione con riferimento al contesto originario di produzione (registrazione di protocollo per tutti i documenti informatici inclusiva dell impronta digitale) L autenticità è verificabile se il sistema documentario e i modi concreti di gestione sono documentati in modo completo in tutte le fasi del ciclo di gestione del documento (manuale di gestione e manuale di conservazione)
il ruolo crescente del protocollo - 1 Il riconoscimento della rilevanza del ciclo di gestione dei documenti e delle relazioni d archivio accresce il ruolo del protocollo e in generale del sistema di gestione documentale: art. 40 - bis (Protocollo informatico): 1. Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell art. 53 del dpr 445/2000 le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47, comma 3, 54 comma 2-ter e 57 bis comma 1. La ricezione delle impronte delle fatture da parte dell Agenzia delle entrate è attestata da un numero di protocollo
il ruolo crescente del protocollo - 2 CAD, articolo 47 comma 3 Le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti di cui all articolo 2, comma 2, provvedono a istituire e pubblicare nell Indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo CAD, articolo 65 Le istanze e le dichiarazioni telematiche sono valide se: a. sono sottoscritte con firma digitale, b. se l autore è identificato con l uso della CNS, c. se l autore è identificato con altri strumenti adeguati (articolo 64, comma 2), c bis. se sono trasmesse mediante propria casella di PEC, purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in suo allegato (PEC-ID).
il sistema per la gestione documentaria (nel CAD) l insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici
le disposizioni di natura archivistica: continuità di metodologia con la tradizione Sistema di classificazione: obbligo delle amministrazioni a definire (nella propria autonomia) le modalità di formazione dell archivio: piani di classificazione e organizzazione dei fascicoli Piano di conservazione: Documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi di attività ed il destino finale dei documenti archivistici Manuale di gestione (regole tecniche, art. 5) ma scarsa applicazione e molte criticità nei sistemi ibridi attuali(cartacei-digitali)
profili di riferimento: coordinatore della gestione documentale; responsabile della gestione documentale Coordinatore della gestione documentale: responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione e archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO (art. 50 c. 4 del dpr 445/2000) nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più AOO Responsabile della gestione documentale: dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione
conferma e aggiornamento delle disposizioni organizzative: il servizio per la gestione documentale (art. 3) Creazione di un Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentale e degli archivi per ogni grande area organizzativa omogenea Affidamento del servizio a un dirigente o a un funzionario comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnicoarchivistica acquisita a seguito di processi di formazione di livello universitario (ovvero provvisto di specifica competenza archivistica) Nomina di un vicario del responsabile per la gestione (in caso di vacanza, assenza o impedimento del responsabile) (Regole tecniche, art. 3, c. 1, lett. b) Nomina (eventuale nel caso di amministrazioni con più AOO) del coordinatore della gestione documentale e di un suo vicario (Regole tecniche, art. 3, c. 1, lett. c) Adozione del manuale di gestione (Regole tecniche, art. 3, c. 1, lett. d)
conferma e aggiornamento delle disposizioni organizzative: compiti del responsabile e del coordinatore (art. 4) Il responsabile della gestione documentale ha il compito di predisporre lo schema del manuale di gestione (regole tecniche, art. 5) predisporre i tempi del piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici attivare la casella PEC istituzionale per ogni AOO ed eventuali caselle per registrazioni particolari comunicare i dati all indice degli indirizzi delle pp.aa. Il coordinatore della gestione documentale definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico, di classificazione e archiviazione nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee
il peso e le potenzialità dei nuovi obblighi: l archivio corrente è digitale CAD, art. 40 (Formazione dei documenti informatici) 1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all art. 71 2. Con apposito regolamento, su proposta dei ministri per la funzione pubblica e per i beni e le attività culturali si individuano le categorie di documenti amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare (?) valore di testimonianza storica ed archivistica che sono idonei ad assumere
fascicolo informatico e procedimento CAD, art. 41 (Procedimento e fascicolo informatico) 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente. 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati 2-bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa
le direttive tecniche per gli archivi digitali (art. 5) Le regole tecniche stabiliscono le indicazioni che devono guidare la formazione/organizzazione dei documenti (da definire nel manuale di gestione): piano della sicurezza modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione e lo scambio dei documenti informatici, ivi comprese le caselle di PEC descrizione e uso di ulteriori formati in casi particolari insieme minimo dei metadati relativo alla registrazione e alle informazioni di contesto per ogni tipologia di documento descrizione del flusso di lavorazione dei documenti elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare i registri particolari il sistema di classificazione e le modalità di aggiornamento le indicazioni sulla conservazione e sullo scarto le modalità sulla produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico indicazioni sulle soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire l immodificabilità
le regole per assicurare integrità, sicurezza e qualità del sistema documentario regole dettagliate di annullamento delle registrazioni e obbligo di memorizzazione delle registrazioni annullate (art. 8) contemporaneità della segnatura/registrazione (dpr 445/2000) sviluppo di sistemi di cooperazione applicativa per lo scambio di documenti (regole tecniche, art. 17) obbligo di collegamento della casella PEC al sistema di protocollo (CAD, art. 40-vis) indicazioni della struttura e del formato della segnatura (regole tecniche, art. 20) tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate nel protocollo informatico e individuazione dell autore; protezione delle registrazioni da modifiche non autorizzate (regole tecniche, art. 7, c.3) riversamento del contenuto del registro informatico di protocollo su supporti informatici alla fine della giornata lavorativa garantendone l immodificabilità e la conservazione a cura di un soggetto diverso dal responsabile della gestione documentale appositamente nominato da ciascuna amministrazione (art. 7) impronta calcolata con una funzione di hash per ogni documento registrato (art. 19)
le regole per la registrazione, la trasmissione e lo scambio (artt. 16 e 18) Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 o messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045 e 2049 e successive modificazioni Regole sulle modalità di registrazione dei documenti informatici ricevuti o spediti mediante messaggi di posta elettronica: a ogni messaggio deve corrispondere un unica operazione di registrazione di protocollo che si riferisce all intero messaggio ricevuto o spedito alla registrazione di protocollo devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico incluse le eventuali ricevute rilasciate dal sistema di posta certificata I sistemi di posta elettronica sono finalizzati allo scambio di informazioni e non alla gestione e tenuta dei documenti
Requisiti funzionali per la gestione di archivi digitali
l organizzazione di documenti digitali NON È RIDUCIBILE alle procedure cartacee
ma i metodi in uso nei sistemi documentari tradizionali offrono soluzioni affidabili
il ruolo crescente di procedure condivise e di strumenti archivistici - 1 La criticità principale riguarda: la qualità (accuratezza e completezza) nella formazione dei documenti e delle aggregazioni d archivio (i fascicoli e le serie), ad esempio nel caso di archivi ibridi, ovvero di pratiche/procedimenti gestiti sulla base sia di documenti cartacei digitalizzati sia di documenti digitali nativi di tipo testuale ma anche di informazioni desunte da database interni o esterni all organizzazione (ad esempio nel caso dei fascicoli di persona o di documentazione contabile)
il ruolo crescente delle procedure condivise e di strumenti archivistici - 2 Servono strumenti per l organizzazione archivistica dei documenti: la classificazione integrata da linee guida per la fascicolazione o aggregazione documentale e coerente con la gestione dei processi di lavoro manuali di gestione dei documenti in grado di applicare con efficienza le policy interne del soggetto e fornire l occasione per linee guida operative (chi classifica, chi fascicola, come si formano e trattano gli archivi) Il sistema di classificazione e il piano di fascicolazione, le regole per utilizzare il protocollo informatico devono essere più qualificati e precisi di quanto non sia stato necessario nel passato: devono essere in grado di descrivere in forma normalizzata le modalità di aggregare documenti in ambienti caratterizzati da multicanalità e dalla perdita di sistemi centralizzati di gestione e tenuta degli archivi
fascicolo archivistico e fascicolo informatico (CAD) Il fascicolo archivistico è uno strumento di sedimentazione/aggregazione funzionale dei documenti Il fascicolo informatico (definito dal CAD) è uno strumento per la gestione della trasparenza
fascicolo archivistico nella normativa sulla gestione dei documenti dpr 445/2000, art. 52 il sistema di gestione informatica dei documenti deve: c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato.
il fascicolo: che cosa è (nella pratica d archivio) E un insieme coerente di documenti relativi a un determinato affare, una materia, un singolo procedimento o una persona. E entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica nel caso di documenti elettronici. E costituito dall aggregazione non arbitraria, ma funzionale (completa e accurata) di singole unità documentarie
i fascicoli nel sistema di classificazione Il piano di classificazione (che identifica e descrive le funzioni e le attività dell ente) guida la formazione di fascicoli coerenti e funzionali al lavoro quotidiano dell amministrazione In particolare nei fascicoli i documenti devono essere accorpati in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative I fascicoli possono essere cartacei, digitali (nativi o in copia informatica), ibridi (in parte cartacei, in parte digitali)
aggregazione di documenti singoli (serie documentaria) Il piano di classificazione guida la formazione di tutte le aggregazioni documentarie incluse le serie tipologiche di documenti La serie di documenti è costituita da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia di riferimento (contratti, determinazioni, deliberazioni, circolari, segnalazioni, ecc.) Anche la serie documentaria è oggetto di classificazione e di trattamento (repertoriazione) nel piano di formazione dell archivio
aggregazione (serie) di fascicoli Maria Guercio - Sapienza Università di Roma È costituita da fascicoli accorpati per ragioni funzionali in base alla classe di riferimento, al tipologia di fascicoli (ad esempio la serie dei fascicoli dei dipendenti, la serie dei fascicoli dei fornitori) Le regole per la formazione delle serie deve essere indicato nel piano di fascicolazione e formazione dell archivio Fascicoli appartenenti a serie diverse possono essere collegati tra loro (ad esempio perché riferiti a procedimenti collegati, ma diversamente classificati) utilizzando opportunamente l applicativo o con l uso controllato di denominazioni
il piano di fascicolazione e di formazione delle aggregazioni documentarie Strumento di organizzazione dell archivio finalizzato a integrare il piano di classificazione e il piano di conservazione e a gestire archivi ibridi Guida alla sedimentazione dei documenti, alla definizione e gestione delle tipologie di documenti Esempio: il caso del sistema documentario dei Comuni italiani (http://archivio.digitpa.gov.it/sites/default/files/pubblicazioni/linee%20guida%20per %20fascicoli%20e%20serie%20nei%20Comuni%20%282005%29.pdf) (http://www.archivi.beniculturali.it/index.php/cosa-facciamo/progetti-ditutela/progetti-conclusi/item/551-archivi-dei-comuni )
archivio ibrido: definizioni e criticità - 1 Nonostante la spinta continua del legislatore verso il paperless office, il concetto sarà a lungo applicato nel senso tradizionale della convivenza (non sempre sufficientemente governata) di documenti cartacei e digitali La conversione digitale invece di produrre coerenza e uniformità ha finora spesso determinato, paradossalmente, più frammentazione e disallineamento del passato
archivio ibrido: definizioni e criticità - 2 Le criticità riguarderanno l allineamento e la duplicazione/ridondanza della produzione gestita ancora a lungo su un doppio binario, ma soprattutto la parcellizzazione di archivi prodotti da sistemi verticali autonomi, disallineati, non governati in tutte le fasi di gestione (archivio del personale, sistemi di contabilità, sistemi di linea e archivi di prodotto) Le criticità sono significative non tanto in termini di quantità, ma soprattutto per la crescente perdita di controllo nella produzione di dati non strutturati o mal strutturati (e-mail, documenti e dati conservati in dischi condivisi e PC, copie di backup, ambienti web): il problema della governance dei dati è destinato a superare il nodo della quantità con una proporzione di 100 a 1 (http://barclaytblair.com/2010/11/02/informationgovernance-problem-growing-faster/)
le sfide impegnative della conversione digitale Policy e procedure: I problemi sono di natura organizzativa e di cultura giuridica e documentaria, non tecnologica Sono cruciali la definizione di procedure adeguate all interno dell organizzazione (coerenti con i modelli di business) e l adozione di policy e linee guida finalizzate alla normalizzazione delle pratiche, ad esempio: sull uso delle caselle e-mail (disciplinare da allegare al manuale) sulla denominazione dei file (regole nel piano di fascicolazione) sugli oggetti da dare ai documenti (allegato al manuale e vocabolari) sulla struttura dei fascicoli e delle aggregazioni (piano di fascicolazione)
il ruolo crescente delle procedure e degli strumenti archivistici - 1 Una criticità significativa riguarda la qualità (accuratezza e completezza) nella formazione e tenuta delle aggregazioni documentarie (dei fascicoli e delle serie documentarie) con riferimento: alla corretta e qualificata gestione dei dati di registrazione/protocollo (oggetto e corrispondenti) all uso coerente e sistematico del titolario che dovrebbe includere nella descrizione anche gli ambienti web e la gestione di db di valore archivistico (carriera dello studente) alla formazione (apertura, gestione e chiusura) dei fascicoli
il ruolo crescente delle procedure e degli strumenti archivistici - 2 Gli strumenti essenziali sono: la classificazione integrata da linee guida per la fascicolazione e coerente con la gestione dei processi di lavoro, di facile applicazione manuali di gestione dei documenti in grado di applicare con coerenze le policy e le procedure interne del produttore e fornire l occasione per linee guida operative (chi classifica, chi fascicola, come si formano e trattano gli archivi, che valore hanno le copie digitali, come si annotano i documenti, quali formati sono accettati, ecc.)
i rischi dell integrazione manuale Se l integrazione è manuale e i documenti non sono acquisiti dal sistema di gestione documentale alla fonte i rischi di disallineamento, di errore e di incertezza sull integrità e sull autenticità dei documenti sono rilevanti e i costi elevati: ad esempio un messaggio stampato, scansionato e inserito nel fascicolo digitale in forma di immagine messaggi conservati nelle caselle personali o funzionali documenti mantenuti nei dischi condivisi o in device esterni
policy e procedure come strumenti di qualità e di integrazione - 1 Policy Manuale di gestione Policy per la gestione delle e-mail Policy sulla gestione dei rischi Manuale operativo della sicurezza Manuale di conservazione
policy e procedure come strumenti di qualità e di integrazione - 2 Procedure Sistema di registrazione di protocollo Piano di classificazione Piano di fascicolazione Repertorio dei fascicoli Piano della sicurezza Piano di conservazione Disaster plan Altro? regole sulla registrazione dei documenti (oggetti e corrispondenti): le raccomandazioni di Aurora http://www.unipd.it/archivio/progetti/aurora/download/aurora%20- %201_0%202009.pdf) e le pillole (http://www.unipd.it/archivio/progetti/aurora/download/le%20pillole%20di%20aurora%20- %20ACarli.pdf)
Progetto AURORA per la redazione degli oggetti e delle anagrafiche nel protocollo informatico Aurora propone alcune Raccomandazioni per la redazione dell anagrafica dei corrispondenti e dell oggetto nel protocollo informatico Le raccomandazioni hanno l obiettivo di definire un insieme omogeneo di principi da applicare per garantire la normalizzazione della descrizione delle anagrafiche dei corrispondenti e la redazione dell oggetto nei rispettivi campi di protocollo http://www.unipd.it/archivio/progetti/aurora/download/le%20pillole%20di%20aur ora%20-%20acarli.pdf http://www.unipd.it/archivio/progetti/aurora/download/download.htm
i modelli organizzativi: il sistema di responsabilità a più livelli L articolo 6 delle regole tecniche sulla conservazione definisce un sistema di responsabilità a più livelli; prevede che le modalità operative di trasferimento dei pacchetti di versamento siano descritte nel manuale di conservazione si definiscano accordi formali tra i diversi attori del processo. Si chiariscono in particolare i compiti del responsabile della conservazione (cui si attribuisce la funzione generale di stabilire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e governarne la gestione in relazione al modello organizzativo), le modalità di definizione e limitazione della delega che deve essere formalizzata e motivata e, in caso di affidamento a terzi, gestita con un contratto/convenzione di servizio che preveda l obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della conservazione. Non è per nulla chiaro il rapporto tra responsabile della gestione documentale e il responsabile della conservazione
i modelli organizzativi di dettaglio: procedure e manuali La flessibilità è possibile se si governa il sistema con procedure concordate e rese pubbliche: deleghe formalizzate tra i diversi attori dei processi di informatizzazione (regole tecniche sulla conservazione art. 6 commi 6 e 7) e, nel caso di affidamento a terzi, un contratto/convenzione di servizio che preveda l obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della conservazione (regole tecniche sulla conservazione art. 6 commi 6 e 7) manuale per la gestione documentale (regole tecniche sul protocollo informatico, art. 5) manuale per la conservazione e processo di conservazione (regole tecniche sulla conservazione, artt. 8 e 9) piano di conservazione (selezione e scarto) (dpr 445/2000, art. 68)
i modelli organizzativi: il nodo irrisolto della duplicazione e del controllo dei costi la frammentazione e moltiplicazione dei sistemi informatici non sono risolte dal doppio sistema della gestione/conservazione-consolidamento Devono essere definiti con chiarezza (ancor più nel caso di affidamento a terzi): quali documenti si inviano in conservazione/consolidamento (ad esempio, con esclusione dei documenti destinati a uno scarto in tempi brevi?) quanto precoce debba essere il processo di consolidamento (in giornata? mensilmente? al momento della chiusura dei fascicoli?) se e quale debba essere il ruolo dell archivio di deposito rispetto al sistema di conservazione (definizione di workflow per tipologie gestibili e ben definite di aggregazioni documentarie) 51
la crescente responsabilità delle pp.aa. nella definizione di modelli sostenibili E sempre più un compito esclusivo delle organizzazioni definire e adottare criteri e regole che sottraggano la produzione, gestione e tenuta dei documenti informatici a margini di incertezza, discrezionalità e inaffidabilità, riducano la frammentazione e i rischi di perdita, ma anche l inutile duplicazione che il processo di conservazione-consolidamento implica definiscano con chiarezza i modi concreti per formare e gestire documenti, fascicoli e sedimentazioni documentarie significative Lo strumento principale è la descrizione delle procedure nel manuale di gestione (con particolare attenzione alla descrizione dei problemi più critici e costosi) e in quello di conservazione Il piano di conservazione è parte integrante e cruciale dei manuali Sono strumenti tecnici fondamentali; sono anche sufficienti?
considerazioni conclusive Maria Guercio - Sapienza Università di Roma
archivio digitale o archivio ibrido? La regolamentazione appena approvata prevede una rapida conversione delle pp.aa. (soprattutto nei confronti delle imprese) ma anche dei privati verso la formazione di archivi digitali: obblighi di digitalizzazione si applicano anche ai privati (CAD, art. 2, ambito di applicazione e finalità, comma 3) e il processo (lento) sarà inarrestabile (agosto 2016: applicazione del dpcm sul documento informatico) I margini per la produzione di documenti cartacei sono destinati a restringersi come dimostra la modesta attenzione dedicata dalle amministrazioni all applicazione dell articolo 40, comma 3 (documenti di particolare valore archivistico e storico) e al dpcm 21.3.2013 (categorie di documenti amministrativi originali unici che richiedono la presenza del pubblico ufficiale per l attestazione di conformità all originale in caso di digitalizzazione): normativa in via di ulteriore semplificazione
considerazioni generali Percorso lungo e complesso con riferimento alla normativa sulla validità giuridica del documento alle disposizioni sulla conservazione sostitutiva (processo di digitalizzazione di documenti analogici) ai costi e alle modalità della conservazione a lungo termine Difficoltà del giurista in assenza di un quadro consolidato e di esperienze: inevitabile tendenza a rapportare problemi e soluzioni alla dimensione analogica
disposizioni da approfondire integrare e qualificare ulteriormente le responsabilità e i controlli previsti (responsabile per il Servizio documentario e responsabile per la conservazione) definire il rapporto tra manuale di gestione e manuale di conservazione (da adottare nell ambito della normativa tecnica ai sensi dell articolo 71) definire le modalità operative per creare aggregazioni archivistiche da inviare in conservazione (i volumi della passata regolamentazione) da versare nei depositi di conservazione: tempistica e contenuti anticipare i tempi del versamento nell archivio storico, creando perciò archivi intermedi nella forma di depositi digitali certificati adeguati nelle risorse umane e finanziarie
le condizioni di sostenibilità per la memoria digitale E necessario disporre di un buon sistema di gestione dei documenti (strumenti archivistici, manuali di gestione, applicativi di qualità) linee direttive interne ai soggetti produttori che definiscano un modello di smaterializzazione sostenibile, stabiliscano priorità e criteri di gestione (ad esempio sui tempi e modi per accumulare/aggregare documenti e versarli) responsabilità certe (interne ed esterne al soggetto produttore) e personale qualificato e motivato procedure interne di certificazione dei processi di conservazione o l affidamento delle aggregazioni archivistiche a un deposito digitale fidato (accreditato e dotato di processi di conservazione certificati)
e non basta Maria Guercio - Sapienza Università di Roma Un intervento di digitalizzazione per avere successo richiede soluzioni coerenti, sostenibili e operative (facili da applicare e immediatamente comprensibili) reale cooperazione all interno della struttura sia nella definizione delle policy che nella predisposizione dei piani (di classificazione e fascicolazione) per formare l archivio, attenzione agli aspetti organizzativi, al monitoraggio sull applicazione delle regole adottate e alla formazione/sensibilizzazione continue il buon esempio dei dirigenti
questioni aperte Maria Guercio - Sapienza Università di Roma Quando e cosa inviare in conservazione/archiviazione (informazioni di registrazione e gestione archivistica dei documenti): bisogna evitare la duplicazione e la frammentazione I processi di digitalizzazione del cartaceo e le modalità adottate per assicurare la validità giuridica delle copie (copia per immagine, copia informatica, duplicato) in presenza di originali unici e non unici e nella comunicazione di documenti spediti per PEC: servono linee guida univoche e chiare Identità digitale: servono indicazioni per gestire le istanze dei cittadini/utenti (art. 65 del CAD) Non bisogna trascurare e sottovalutare le aree di opacità (il ruolo del manuale di gestione)
Non si manda via un abitudine buttandola dalla finestra, ma occorre farle scendere le scale, un gradino dopo l altro Mark Twain Maria Guercio - Sapienza Università di Roma soprattutto la consapevolezza che i processi di informatizzazione sono complessi