REGIONE SICILIANA Assessorato Bilancio e Finanze Dipartimento Bilancio e Tesoro Ragioneria Generale Servizio Tesoro Unità Operativa 5.1 Gestione di Cassa Piattaforma Telematica Integrata della Regione Siciliana - Sistema Informativo Interno, Controllo, Gestione e Finanziario ALLEGATO B Protocollo per l introduzione del mandato informatico Questo documento contiene informazioni di proprietà della Regione Sicilia e deve essere utilizzato esclusivamente dal destinatario in relazione alle finalità per le quali è stato ricevuto. E vietata qualsiasi forma di riproduzione o di divulgazione senza l esplicito consenso della Regione Sicilia Pagina 1 di 6
Protocollo interno e disposizioni per l uso dell ordinativo informatico in Regione Siciliana Punto 1 - Oggetto del mandato informatico 1. L ordinativo informatico è lo strumento per regolare i pagamenti della Regione Siciliana. Esso costituisce la rappresentazione informatica di un ordine di pagamento, emesso dalla Regione Siciliana che l Istituto Cassiere deve eseguire sulla base della convenzione di cassa. La Regione Siciliana introduce il mandato informatico adottando quanto previsto dal D.P.R. n. 367 del 1994, dal Regolamento di contabilità di Stato e dalle I.G.S.T, se ed in quanto compatibili con l ordinamento della Regione Siciliana in virtù del rinvio dinamico della L.R. n. 47 del 1977. 2. Agli ordinativi informatici della Regione Siciliana si applicano le disposizioni contenute nel DPR 28 dicembre 2000, n. 445, nel decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e nel Protocollo sulle regole tecniche e lo standard per l emissione dei documenti informatici relativi alla gestione dei servizi di tesoreria e di cassa degli enti del comparto pubblico (in seguito denominato Circolare ABI) emanato dall ABI con circolare serie tecnica - n. 80 del 29.12.2003 in quanto compatibili con le vigenti norme e principi dell ordinamento contabile e finanziario della Regione Siciliana. 3. Gli ordinativi informatici possono essere individuali o collettivi, ossia ordinare il pagamento di somme a favore di uno o più soggetti. 4. Gli ordinativi di pagamento sono denominati mandati informatici. 5. Ai sensi dell articolo 1 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e dell articolo 10 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, gli ordinativi informatici individuati nel presente protocollo, sono documenti informatici che costituiscono la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, soddisfano il requisito legale della forma scritta e hanno efficacia probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice civile. Punto 2 - Ordinativo informatico 1. L ordinativo informatico Mandato informatico è il documento che sostituisce i mandati di pagamento cartacei emessi dalla Regione Siciliana per regolare i propri pagamenti e possiede, almeno, gli stessi contenuti dei mandati di pagamento emessi in forma cartacea. 2. L ordinativo informatico è sottoscritto con firma digitale da parte dello specifico responsabile coinvolto nel processo di creazione e gestione del mandato. 3. Il nuovo processo prevede l utilizzo della firma digitale in ogni fase del procedimento per la gestione del mandato informatico. In particolare, firmano digitalmente il mandato, per quanto concerne i processi interni alla Regione Siciliana, il Dirigente titolare della spesa, nella fase d inserimento e/o annullamento del mandato, il Direttore Capo della Ragioneria che controfirma l atto rendendolo esecutivo, il Dirigente Responsabile del Servizio Tesoro per la firma della busta contenente i mandati da inviare all Istituto cassiere per il pagamento. Per quanto concerne i processi esterni, l Istituto cassiere utilizza la firma digitale per gli esiti applicativi sui singoli mandati. 4. Il formato previsto per il nuovo mandato informatico comprende i requisiti di seguito elencati: Amministrazione Tipo titolo Numero mandato Pagina 2 di 6
Data mandato Capitolo Competenza o residui Modalità di pagamento Tipo mandato Importo lordo Importo netto Collettivo Territorio Numero beneficiari Provincia Comune Beneficiari Piazzatura beneficiario (Dipendentemente dalla modalità di pagamento) Rappresentanti (Dipendentemente da mandato e beneficiario) Ritenute del mandato Dati aggiuntivi (Dipendentemente dalla modalità di pagamento) Tale lista è suscettibile d ulteriori integrazioni che si dovessero rendere necessarie, in futuro, per sopperire ad eventuali nuove esigenze contabili. Per il dettaglio si potrà fare riferimento all allegato 8) denominato disegno funzionale di dettaglio relativo al tracciato xml. Punto 3 - Firma digitale 1. La firma digitale è un sistema di autenticazione di documenti digitali analogo alla firma autografa su carta; con l apposizione della firma digitale si effettua quindi la sottoscrizione a norma di un documento informatico. Nello specifico del processo di mandato informatico, con la firma digitale potrà essere sottoscritto digitalmente un singolo ordinativo informatico o la busta degli ordinativi firmati inviati per il pagamento all Istituto Cassiere. In ogni caso, il sistema di gestione informatica dei documenti, come definito all art. 1 del Testo Unico approvato con Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, deve rappresentare senza ambiguità gli elementi di ciascun ordinativo informatico cui la firma si riferisce. 2. La firma digitale può essere apposta esclusivamente mediante un dispositivo sicuro di firma contenente un certificato rilasciato da un soggetto che deve essere scelto tra i certificatori attivi ricompresi nell Elenco pubblico conservato ed aggiornato dal Centro Nazionale per l informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA). 3. Gli ordinativi informatici sono codificati in messaggi di formato XML così come riportato nella Circolare ABI, rispetto alla quale sono stati tuttavia omesse alcune informazioni non utili ai fini del processo di mandato informatico e ne sono state aggiunte altre a copertura delle specifiche peculiarità dell ordinamento contabile della Regione. 4. Per la consultazione del singolo ordinativo informatico, viene applicato allo stesso un foglio di stile al fine di presentare in formato più familiare all utente le informazioni organizzate in formato XML. Il foglio di stile applicato all XML, non effettua alcuna trasformazione delle informazioni presenti ma agisce solamente formattandole; nell ottica di una maggiore possibile trasparenza verso gli utenti il foglio di stile è pubblicato sul sito per la consultazione e la verifica, sia in chiaro che firmato digitalmente dal responsabile del servizio. 5. Il complesso dei dati firmati riferiti ad uno o più ordinativi informatici inviati all Istituto cassiere per il pagamento viene definito flusso. Pagina 3 di 6
6. I flussi di ordinativi informatici trasmessi al cassiere e le relative ricevute di avvenuta ricezione del flusso e di esito applicativo del singolo ordinativo, sono firmate con l apposizione della firma digitale, come definita dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Punto 4 - Poteri di firma 1. Il potere di firma del mandato informatico è attribuito a tutti i Dirigenti aventi potere di spesa sui capitoli di competenza del Dipartimento di appartenenza o sui capitoli della propria amministrazione nel caso di Aree/Servizi interdipartimentali, al Direttore capo di ciascuna Ragioneria e ai responsabili del Servizio Tesoro. 2. L assegnazione del potere di firma avviene, attraverso apposito atto amministrativo, ad opera del Dirigente generale di ciascun Dipartimento. 3. Nel caso gli utenti coinvolti appartengano al Servizio Tesoro con potere di firma sulle buste, dovranno necessariamente essere abilitati dal Ragionerie generale del Dipartimento Bilancio e Tesoro che non potrà delegare alcuno, in quanto unico responsabile riconosciuto dall Istituto cassiere. 4. Il Ragioniere generale è l unico soggetto la cui firma è riconosciuta dall Istituto cassiere in quanto sottoscritta con atto notarile. 5. La revoca del potere di firma ha origine dalla variazione del profilo e/o del ruolo associato ad un utente. Il Dirigente generale, o un soggetto delegato, predispone un atto con cui revoca i poteri di firma agli utenti individuati. 6. Nel caso in cui la revoca coinvolga un responsabile del Servizio Tesoro, la procedura esclude qualsiasi delega e prevede, inoltre, la controfirma del Ragionerie generale del Dipartimento Bilancio e Tesoro in qualità di responsabile riconosciuto dall Istituto cassiere. Tale variazione è notificata all Istituto Cassiere, tramite apposito flusso informatico. 7. Il Ragionerie Generale è responsabile di designare l insieme dei soggetti del Servizio Tesoro preposti alla firma della busta dei mandati informatici. D altra parte, l Istituto Cassiere identificherà il responsabile per designare l insieme dei soggetti che apporrà la firma sull esito dei mandati ricevuti. 8. Le variazioni accorse alla lista contenente i soggetti abilitati alla firma della busta dei mandati informatici dovranno essere tempestivamente comunicate all Istituto cassiere e viceversa. 9. Ogni variazione dei responsabili delle designazioni dei firmatari dovrà essere portata a conoscenza degli uffici interessati. Le liste rimarranno valide fino all occorrere di eventuali effettivi mutamenti stabiliti dai nuovi responsabili. 10. E prevista comunque, in casi straordinari, la possibilità, a richiesta della Ragioneria Generale - Servizio Tesoro di inibire o sospendere, anche temporaneamente, la validità della firma di un dirigente con potestà di spesa, (esempio su richiesta di autorità giudiziarie, in caso di inerzia o impossibilità del Dirigente Generale preposto etc..). Punto 5 - Trasmissione ordinativi informatici ed acquisizione ricevute di esito applicativo 1. Le modalità di scambio dei documenti informatici tra Regione Siciliana e cassiere sono gestite avvalendosi di diversi strumenti e funzionalità. Tali strumenti possono prevedere: a) che più disposizioni e/o ricevute dei medesimi siano aggregate ai fini trasmissivi in flussi; Pagina 4 di 6
b) che i flussi tra Regione Siciliana e cassiere siano scambiati attraverso un canale trasmissivo protetto. 2. Gli ordinativi informatici firmati digitalmente sono automaticamente trasmessi e messi a disposizione del cassiere sulla base degli intervalli di tempo indicati al successivo comma 5. 3. Contestualmente alla trasmissione di ciascun flusso, il cassiere rilascia ricevuta di conferma ricezione flusso attestante che il flusso è arrivato nel perimetro della Banca e la sua validità ai fini dell elaborazione; tale validità presuppone la verifica dell autorizzazione alla firma del soggetto firmatario del flusso, la validità del certificato con cui il flusso è stato firmato e la verifica di consistenza tecnica di tutto ciò che è contenuto nel flusso. La ricevuta in questione, costituisce inoltre messaggio di acquisizione e presa in carico da parte del cassiere dei singoli ordinativi informatici contenuti nel flusso; l eventuale mancata conferma della ricezione del flusso costituisce messaggio di non acquisizione e presa in carico da parte del cassiere della busta di ordinativi informatici trasmessa. 4. Per ciascun ordinativo informatico contenuto in un flusso trasmessogli, il cassiere rilascia i messaggi di ritorno (esiti applicativi) previsti dal cap. 3 della Circolare ABI ed in particolare le seguenti ricevute: a) ricevuta attestante che l'ordinativo è stato eseguito a saldo da parte del cassiere ed attesta l avvenuto pagamento; b) ricevuta attestante che l'ordinativo è stato eseguito in acconto da parte del cassiere ed attesta l avvenuto pagamento della quota; c) ricevuta attestante che l'ordinativo non è stato eseguito da parte del cassiere, contenente l indicazione del motivo del rifiuto; d) Ricevuta attestante che l ordinativo non è stato eseguito da parte del cassiere causa richiesta esplicita da parte dell amministrazione attiva mittente. 5. La trasmissione telematica al cassiere dei flussi avviene giornalmente con schedulazione giornaliera che verrà concordata con l Istituto cassiere. Agli orari indicati, i mandati informatici presenti nei flussi trasmessi passano dallo stato Mandato imbustato ed inviato" allo stato "Mandato in carico al cassiere", nel caso di corretta ricezione da parte del cassiere, o allo stato Mandato da rinviare per corruzione busta nel caso di riscontro negativo alla ricezione del flusso. Punto 6 - Annullamento ordinativo informatico 1. L ordinativo informatico già sottoscritto con firma digitale può essere annullato secondo i casi previsti dal presente punto. 2. L atto di annullamento è anch esso documento informatico. 3. La disposizione di annullamento, valida solo per gli ordinativi non eseguiti, deve contenere tutti gli elementi contenuti negli ordinativi informatici che si vogliono annullare. Per procedere all annullamento del titolo lo stato del mandato deve rientrare in uno dei seguenti stati di processo: Mandato firmato dall'amministrazione (non ancora preso in carico dalla Ragioneria di riferimento) Mandato predisposto per annullamento su rilievo Ragioneria Mandato predisposto per annullamento su rilievo Tesoro Mandato da annullare per mancato pagamento Mandato da annullare per restituzione Pagina 5 di 6
Mandato predisposto ad annullamento su rilievo CdC 4. Ai fini delle disposizioni del presente punto, per ordinativo eseguito dal cassiere si intende l ordinativo per il quale lo stesso ha rilasciato la ricevuta di cui al precedente punto 5, comma 4, lett.a). 5. Per gli ordinativi non ancora eseguiti dal cassiere, in tutti i casi in cui occorre modificare il soggetto debitore/beneficiario e/o l importo dell ordinativo informatico, si provvede con la disposizione di annullamento del relativo ordinativo informatico a seguito di una esplicita richiesta extra-sistema di restituzione titolo per revisione. Punto 7 - Conservazione 1. L ordinativo informatico costituisce informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare riproduzioni e copie cartacee. 2. Gli obblighi di conservazione e riproduzione degli ordinativi informatici si intendono soddisfatti con il ricorso a soluzioni tecnologiche e procedure conformi alle regole tecniche dettate dal Centro Nazionale per l informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), in base a quanto disposto dall articolo 6 e dall articolo 8 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Punto 8 - Disposizioni transitorie e finali 1. La Regione Siciliana adotta l ordinativo informatico, come definito dai precedenti punti, a tutti gli effetti di legge, in sostituzione degli ordinativi di pagamento cartacei, quale documento ufficiale per ordinare al cassiere il pagamento di somme iscritte nel proprio bilancio, anche con riferimento agli effetti del rendiconto generale dell esercizio finanziario cui si riferiscono gli ordinativi informatici emessi. 3. Per quanto non espressamente disciplinato dal presente ordinamento si applicano: a) le disposizioni del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, per ciò che concerne la normativa sulla documentazione amministrativa; b) le disposizioni della legge regionale n 47 del 1977 e del D.P.R. n. 367 del 1994 e, per ciò che concerne la normativa contabile e finanziaria della Regione Siciliana e le disposizioni contenute nella Convenzione di cassa per la gestione del servizio di cassa regionale della Regione Siciliana; c) le disposizioni contenute nel Protocollo emanato dall ABI con circolare serie tecnica n. 80 del 29.12.2003, in quanto applicabili e compatibili con le vigenti norme dell ordinamento finanziario e contabile della Regione Siciliana. d) Dal Regolamento di contabilità di Stato e dalle I.G.S.T. se ed in quanto compatibili con l ordinamento contabile e finanziario della Regione Siciliana. Pagina 6 di 6