Guida all'uso di ENDNOTE basic Ultimo aggiornamento: Aprile 2015 1
Sommario 1. Cos è EndNote... 3 2. Primi passi... 3 3. Importare citazioni da Web of Science... 4 4. Importare citazioni da banche dati diverse da Web of Science... 5 5. Aggiungere citazioni manualmente... 5 6. Organizzare e Ricercare le citazioni importate... 6 7. Strumenti di gestione... 7 8. Creare ed esportare bibliografie in uno stile bibliografico personalizzato... 7 9. Usare EndNote con Microsoft Word... 8 10. Usare EndNote in documenti diversi da Microsoft Word... 9 11. Manuscript match: come individuare la miglior rivista su cui pubblicare... 9 12. Configurazioni delle impostazioni di EndNote... 10 13. Comunicazione e confronto con gli altri utenti di EndNote... 10 2
1. Cos è EndNote EndNote Web è un applicazione che permette di gestire bibliografie personali: il primo passo è l importazione di citazioni bibliografiche che possono poi essere formattate nello stile citazionale desiderato e quindi nuovamente importate in un documento di testo. EndNote è parte della licenza d'uso di Web of Science, la piattaforma di ricerca multidisciplinare Thomson Reuters. Nel 2013, pur senza modificare sostanzialmente le funzionalità del programma, Thomson Reuters ha scelto di cambiare il nome da EndNote Web a EndNote basic, solo Online. Il programma consente di condividere le proprie bibliografie con i colleghi e di importare in modo organizzato fino a 50.000 riferimenti bibliografici in un ambiente personalizzabile e raggiungibile ovunque tramite una semplice connessione ad Internet. Con EndNote è possibile raccogliere informazioni bibliografiche da numerose fonti di dati online, come ad esempio PubMed e ISI Web of Science, semplicemente importando file di testo, esportandoli direttamente o eseguendo ricerche online. Attraverso l'applicazione Cite While You Write è inoltre possibile inserire e formattare istantaneamente le citazioni bibliografiche in un documento di Microsoft Word o PowerPoint. È anche prevista la possibilità di allegare ai record fino ad un massimo di 5 file o grafici (fino a 2GB di memoria). Lo scopo di questa guida è fornire all utenza le informazioni basilari per l utilizzo di EndNote basic: per ulteriori informazioni è sempre possibile utilizzare l help interno al programma (è sufficiente cliccare sul pulsante help in alto a destra). 2. Primi passi Per utilizzare il programma e poter creare una libreria protetta da password è necessario registrarsi gratuitamente alla URL http://myendnoteweb.com, se invece si possiede già un account su ISI Web of Science, è possibile saltare questo passaggio e utilizzare le medesime credenziali per autenticarsi. Da ogni indirizzo di posta elettronica possono essere gestiti fino a 50.000 riferimenti bibliografici. 1 Se si desidera installare in questa fase il componente aggiuntivo Cite While You Write per Microsoft Word o le barre degli strumenti per Internet Explorer o Firefox, è possibile scaricarli selezionando la voce Download installers dal menu Options. La prima volta che verrà effettuato l accesso con il proprio account, verrà proposta la breve guida Getting started. È possibile interrompere la presentazione ed accedervi nuovamente in seguito cliccando sul link Show/Hide Getting start Guide in alto a destra. 3
3. Importare citazioni da Web of Science Per cercare direttamente da EndNote basic su Web of Science (WOS), PubMed e altri database o cataloghi online è necessario cliccare su Collect Online Search e selezionare dall elenco che verrà presentato la voce desiderata, ci si collegherà così alla risorsa che sarà interrogabile rimanendo all interno di EndNote. Per una più agile consultazione, è possibile creare un elenco delle risorse preferite (massimo 25) tramite il link Select favorites. 2 Durante la ricerca su WOS è possibile in ogni momento salvare i risultati desiderati nella libreria personale EndNote basic, è sufficiente essersi già autenticati e cliccare sul pulsante Save to EndNote Web, se il salvataggio è andato a buon fine tali risultati verranno salvati nel proprio spazio EndNote basic nella cartella [Unfiled] e saranno d ora in poi contrassegnati con l icona EndNote Web. NOTA: L operazione di esportazione delle citazioni da WOS è possibile solo se l accesso a EndNote basic viene effettuato da una postazione in rete d Ateneo o mediante il servizio Proxy. 3 4
4. Importare citazioni da banche dati diverse da Web of Science Volendo importare citazioni recuperate durante la ricerca su banche dati non presenti nel menu Online search (img. 4) è necessario innanzitutto salvare in un file di testo i risultati restituiti dalla risorsa desiderata, entrare in EndNote basic e selezionare dalla scheda Collect la sezione Import References (img. 5). Dopo aver individuato il file di testo salvato bisogna selezionare nel menu Import Option la banca dati di origine e successivamente selezionare la cartella in cui importare le citazioni del file. A conferma dell avvenuta importazione, verrà indicato il numero di citazioni importate. Per sapere quale filtro deve essere scelto per le diverse banche dati è possibile consultare la pagina Import formats della guida di EndNote basic. 5 4 5. Aggiungere citazioni manualmente È anche possibile digitare manualmente le referenze bibliografiche desiderate: in questo caso bisognerà cliccare su Collect New Reference (img. 6) e procedere alla compilazione dei campi appropriati, per effettuare un salvataggio è necessario cliccare sul pulsante Save disponibile sia in alto che in fondo alla pagina. 6 5
6. Organizzare e Ricercare le citazioni importate Nella scheda My References (img. 7) viene visualizzato l elenco delle citazioni presenti: è possibile organizzarle in gruppi personalizzati mediante il menu a tendina Add to group (img 7.1) e selezionare così un gruppo esistente oppure crearne uno nuovo tramite la voce New group. Ciascun elemento può inoltre essere eliminato mediante l apposito tasto oppure spostato nella cartella Quick list (img 7.2). 7.1 7.2 7 Cliccando sull intestazione delle colonne è possibile riordinare le citazioni in ordine crescente o decrescente, cliccando sul nome di un autore è possibile visualizzare solo le referenze relative a tale autore, cliccando su di un titolo è infine possibile visualizzare o modificare i dettagli relativi alla relativa citazione bibliografica. L elenco di citazioni può essere riordinato anche selezionando una delle voci del menu Sort by. Il pannello Quick search (img. 7) visibile a sinistra dello schermo consente di effettuare una ricerca tra le citazioni salvate: è possibile inserire una parola chiave e limitare l ambito di ricerca ad uno specifico gruppo/cartella. 8 6
7. Strumenti di gestione Nella sezione Organize Manage My Groups viene visualizzato un elenco contenente i gruppi presenti e il numero di referenze associate a ciascuno (img. 9). Ogni gruppo può essere eliminato, rinominato oppure condiviso con i colleghi che utilizzano EndNote, quest ultima funzione è accessibile mediante il pulsante Manage sharing (img. 10): è però necessario specificare gli indirizzi e-mail dei colleghi e il tipo di condivisione desiderata (sola lettura/lettura e scrittura). Per interrompere la condivisione è sufficiente deselezionare la casella posizionata accanto al pulsante Manage sharing. 9 10 Nella sezione Organize Others Groups sono invece visualizzati i gruppi che i colleghi hanno condiviso con noi. Se si desidera eliminare i doppioni eventualmente presenti nella propria libreria è sufficiente entrare nella sezione Organize Find Duplicates e selezionare manualmente gli elementi che si desidera cancellare tenendo però presente che il sistema riconoscerà come duplicate solo le citazioni che presentano autore/anno/titolo/tipo di referenza bibliografica uguali. L elenco dei file o dei grafici allegati ai record è consultabile nella sezione Organize Manage Attachments, da qui è anche possibile scaricarli, eliminarli e verificare la percentuale di spazio ancora disponibile. 8. Creare ed esportare bibliografie in uno stile bibliografico personalizzato Le varie sezioni della scheda Format consentono di creare, esportare o inviare via e-mail i riferimenti bibliografici desiderati. Più in particolare, la sezione Bibliography consente di produrre bibliografie scegliendo la cartella contenente i riferimenti bibliografici che si vogliono includere dal menu a tendina References e selezionando poi uno stile bibliografico tra quelli proposti alla voce Bibliographic style; sarà inoltre possibile specificare il formato del file che verrà creato (html, txt o rtf). Allo stesso modo le citazioni bibliografiche possono essere esportate dalla scheda Export References, in questo caso sarà però possibile selezionare solo la cartella da includere e lo stile di esportazione. Entrambe le procedure consentono di inviare la bibliografia tramite e-mail, di salvarla sul computer oppure stamparla dopo averla visualizzata in un anteprima. 11 7
9. Usare EndNote con Microsoft Word Nel caso si sia deciso di non installare precedentemente Cite While You Write è possibile procedere ora tramite i link presenti nella relativa sezione della scheda Format. Il plugin, utilizzabile con Word, aggiunge la scheda EndNote alla barra multifunzione (img. 12). 12 Una volta autenticati in EndNote basic, è necessario posizionarsi nel punto in cui si desidera inserire una citazione o una nota a piè di pagina, cliccare sul pulsante Insert Citation (fig. 13) dalla barra di EndNote, e lanciare infine una ricerca che darà come risultato alcune citazioni. A questo punto è possibile selezionare quelle d interesse e importarle nel testo e in calce al documento, nello spazio riservato alla bibliografia, semplicemente premendo il pulsante Insert (fig. 14). 13 14 In qualsiasi momento mediante il menu a tendina Style contenuto nel gruppo Bibliography è possibile personalizzare lo stile citazionale applicarlo a tutta la bibliografia (Update Citations and Bibliography). La guida in linea può essere visualizzata premendo il pulsante EndNote Help presente nel gruppo Tools. 8
10. Usare EndNote in documenti diversi da Microsoft Word Volendo importare citazioni con EndNote basic da un programma diverso da Microsoft Word, è necessario accedere alla sezione Format Format Paper (img. 15) che consente di formattare correttamente il file applicando uno tra gli stili citazionali proposti; verrà a questo punto salvata una nuova versione del file con la bibliografia e le citazioni formattate come richiesto. Il link Show format paper preferences visualizza un pannello da cui è possibile configurare alcuni parametri, ad esempio i marcatori e i caratteri delimitatori per le citazioni. 15 11. Manuscript match: come individuare la miglior rivista su cui pubblicare EndNote basic ha recentemente introdotto una funzionalità che, attraverso un algoritmo di ricerca brevettato da Thomson Reuters, permette di individuare le riviste che potrebbero offrire maggior probabilità di pubblicare un determinato articolo. È sufficiente indicare nella scheda Match il titolo e l abstract dell articolo che si desidera pubblicare e selezionare il gruppo di citazioni EndNote appropriato: dopo aver premuto il pulsante Find Journals si otterrà l elenco delle riviste che nell anno corrente e negli ultimi 5 anni hanno dimostrato interesse per una tipologia di contenuto similare (fig. 16). 16 9
12. Configurazioni delle impostazioni di EndNote Nella scheda Options sono presenti una serie di sezioni che consentono di modificare i dati inseriti nel profilo utente (ad esempio: password, indirizzo e-mail, nome e cognome e lingua da applicare all interfaccia grafica). Nella sezione Download Installers sono presentati gli strumenti informatici che possono essere installati per ottenere funzionalità aggiuntive. Il pulsante Capture Reference consente di aggiungere agilmente un riferimento individuato durante la navigazione Internet: presenta i medesimi campi già analizzati nel capitolo 5 Aggiungere citazioni manualmente; per utilizzarlo è però necessario trascinarlo nella barra dei preferiti del browser. Nel paragrafo Cite While You Write sono indicati i link che permettono di installare i plug-in per Internet Explorer, Firefox e Apple MacOs. La sezione Account Information riporta per ciascun tipo di account attivo i giorni rimasti di utilizzo e la data di scadenza. 13. Comunicazione e confronto con gli altri utenti di EndNote L ultima sezione, Connect, offre la possibilità di accedere ad una community globale di utenti di EndNote, allo scopo di condividere informazioni con studenti, ricercatori ed esperti. Si offre così l opportunità di avere uno scambio di opinioni utile alla risoluzione di dubbi e quesiti. È necessario registrarsi inserendo i dati richiesti e premere il pulsante Connect (fig. 17). Verrà proposto un breve tour guidato (fig. 18) che potrà essere ripetuto in qualunque momento premendo l icona posizionata nell area superiore, accanto alla casella di ricerca. Le funzionalità offerte sono quelle tipicamente presenti all interno di un blog evoluto, ovvero l aggiunta di nuovi post, la ricerca di commenti inseriti da altri utenti, l inserimento di riferimenti (#hashtag), e la possibilità di scambiare opinioni con altri utenti (fig. 19). 17 NB: al momento della stesura di questa guida, la funzionalità Connect è allo stadio di Beta. 18 19 10
A cura di Monica Sandrini Guida EndNote TM by Siba - Monica Sandrini - Apr 2015 is licensed under a Creative Commons Attribuzione non commerciale Condividi allo stesso modo 3.0 Italia 11