L orientamento della cultura aziendale verso gli obiettivi di compliance.

L orientamento della cultura aziendale verso gli obiettivi di compliance. La leva della formazione per promuovere una cultura improntata ai principi di onestà, correttezza e rispetto delle norme Carlo Appetiti Country Head of Compliance Italy & Regional Head of P&BC Compliance (exc Germany) Compliance in Banks 2011 - Roma, 11 Novembre 2011

Agenda Contesto per la Funzione di Conformità Elementi di un Programma di Formazione L esperienza Quale beneficio per il sistema dei controlli interni? 1

Contesto per la Funzione di Conformità La Banca d Italia nelle Istruzioni di Vigilanza sulla Funzione di Conformità contestualizza il ruolo della Funzione:. è necessario... promuovere una cultura aziendale improntata a principi di onestà, correttezza e rispetto non solo della lettera, ma anche dello spirito, delle norme ed indica le conseguenti aspettative sull attività svolta: Rientrano nell ambito della funzione di conformità... la collaborazione nell attività di formazione del personale sulle disposizioni applicabili alle attività svolte al fine di diffondere una cultura aziendale improntata ai principi di onestà, correttezza e rispetto dello spirito e della lettera delle norme. La Banca d Italia indica la formazione nel continuo come uno degli strumenti per dotare la Funzione di Conformità di risorse qualitativamente adeguate. 2

Contesto per la Funzione di Conformità La formazione obbligatoria è prevista in materia di: Antiriciclaggio - I destinatari degli obblighi adottano misure di adeguata formazione del personale. al fine della corretta applicazione. (art 54, D. Lgs. 231/07). Obbligo similare adesso esteso anche al personale appartenente alla Funzione Antiriciclaggio. Privacy - interventi formativi degli incaricati del trattamento, per renderli edotti dei rischi. (art 19, Codice in materia di protezione dei dati personali) Specifiche Best Practice (Linee Guida ABI, Confindustria) indicano i requisiti per la formazione su L. 231/01 Ad oggi non sembra esistere un obbligo normativo similare per la formazione su materie specifiche di compliance 3

Elementi di un Programma di Formazione Obiettivi del Programma di Formazione Esigenze formative Struttura e contenuti dei corsi Erogazione e follow up Attività Identificare gli obiettivi del programma di formazione tenuto conto del contesto interno ed esterno di riferimento Identificare le esigenze formative dato il modello organizzativo ed operativo e definire il Piano di Formazione Definire struttura dei corsi e contenuti dei moduli formativi Erogare la formazione e gestire i dati dei partecipanti / non partecipanti Input Definire il perimetro normativo interno ed esterno e le relative responsabilità Individuare procedure e strumenti di supporto agli adempimenti Individuare priorità aree di intervento Analisi operatività e ruoli e responsabilità interne Definizione popolazione di riferimento Valutazione modalità erogazione tra aula ed e-learning Offerta di corsi generalisti e specialistici Apprendimento guidato da contenuti, casi pratici e test finale Docenza affidata a specialisti Feedback su qualità dei corsi Reporting Output Obiettivi di formazione coerenti con il contesto di riferimento e condivisi con la struttura Piano di Formazione Piattaforma e-learning Materiale di training Reporting per Management su risultati attività formativa 5

L esperienza di 2 1 3 4 Attività Identificare gli obiettivi del programma di formazione tenuto conto del contesto interno ed esterno di riferimento Input Analisi nel continuo delle novità normative in materia di Compliance, AML, Privacy e L. 231/01 materie rientranti nel perimetro della FdC di DB. ( presidio normativo ) Analisi delle procedure e degli strumenti esistenti a supporto degli adempimenti normativi Partecipazione a progetti innovativi e di cambiamento organizzativo ed operativo (es piano apertura nuovi sportelli, campagna reclutamento PF) Conduzione di un risk assessment annuale focalizzato sui rischi di Compliance alle normative di riferimento Svolgimento attività di monitoraggio e di controllo ex post Output Definizione obiettivo: diffondere adeguata conoscenza della normativa e delle relative responsabilità e consentire piena consapevolezza su strumenti e procedure di supporto nell esecuzione degli adempimenti Identificazione aree/attività prioritarie su cui indirizzare attività di formazione Condivisione interventi formativi con referenti aziendali 7

L esperienza di 1 2 3 4 Attività Identificare le esigenze formative dato il modello organizzativo ed operativo e definire il Piano di Formazione Requisiti normativi interni ed esterni su formazione obbligatoria Iniziative di formazione pianificate dalla struttura internazionale Input Definizione popolazione di riferimento Indicazione tempistica di erogazione del training, al fine di minimizzare sovrapposizioni con altre attività formative ed iniziative di business Valutazione costi / benefici tra formazione in aula ed e-learning Output Piano di Formazione approvato dal Consiglio di Gestione della Banca Condivisione con struttura internazionale su erogazione corsi nell ambito di Programmo Globali per assicurare coerenza con specificità locali 8

L esperienza di 1 2 3 4 Attività Definire struttura dei corsi e contenuti dei moduli formativi Selezione materie da sviluppare nell ambito dei corsi Input Strutturazione corsi e-learning sulla base di contenuti, case study/business games, test finale di apprendimento Interazione e condivisione struttura e contenuti con funzioni aziendali competenti per la Formazione Output Corsi generalisti finalizzati a diffondere i principi di base della materia Corsi specialistici finalizzati ad approfondire un tema significativo Corso inserito sulla piattaforma e-learning proprietaria DB 9

L esperienza di 1 2 3 4 Attività Erogare la formazione e gestire i dati dei partecipanti/non partecipanti Pianificazione formazione da erogare definita nell ambito del Piano di Formazione Input Condivisione tempistiche di dettaglio per lo svolgimento dei corsi d aula / iscrizione ai corsi online Raccolta dati su frequenza dei corsi rispetto alla popolazione di riferimento Raccolta feedback su corsi erogati Output Management Reporting su stato di realizzazione del Piano di Formazione e su dati di partecipazione ai corsi Procedura per gestione soggetti non presenti ai corsi Revisione offerta formativa in funzione dei feedback ricevuti 10

L esperienza di 1 2 3 4 Erogare la formazione e gestire i dati dei partecipanti/non partecipanti Tipologia di corsi Titoli corsi E-learning 1) Principi di base per la rete commerciale sul territorio 2) Iniziative globali 1) Chinese Walls 2) Abusi di Mercato 3) Gestione Rischio Reputazionale 4) Operazioni personali in strumenti finanziari Corsi d aula 1) Principi di base per la Direzione 2) Corsi specialistici 3) Corsi di inserimento nuovi dipendenti (1-2-1) 1) Principi di Base Compliance, AML (copertura totale dipendenti ogni 2 anni), Privacy, L.231 2) Supervisione del personale % Piano 2010 55% 45% Gestione non presenti Invio automatico di 3 richiami via mail per segnalare corsi scaduti Invio mensile lista dipendenti non presenti ai COO/Responsabili Presentazione al Comitato Rischi Operativi dati su corsi non completati 11

Quale beneficio per il sistema dei controlli interni? In sintesi, il Programma di Formazione: è un presidio operativo per creare conoscenza, consapevolezza e sensibilità di fenomeni ad alto rischio normativo, regolamentare e reputazionale deve adeguarsi alla realtà della Banca seguendone le evoluzioni operative ed organizzative in ottica di compliance ex ante beneficia dell utilizzo di piattaforme di e-learning in termini di efficacia di apprendimento e attestazione della formazione erogata fornisce dati utili per altri Programmi aziendali, quali il Sistema di Valutazione della Performance ed il Sistema Premiante L attività Revisione Interna potrebbe prevedere anche la verifica dell esistenza e realizzazione del Programma di Formazione 13